Saat Bencana Menyerang: Rencana Kesinambungan Bisnis 101

Memulai dan mempertahankan bisnis bukanlah tugas kecil. Dengan semua pekerjaan yang telah Anda curahkan ke dalam perusahaan Anda, hal terakhir yang Anda inginkan adalah semuanya musnah. Baik Anda menghadapi bencana alam, serangan siber, atau keadaan darurat tak terduga lainnya, memiliki rencana kelangsungan bisnis dapat menjadi sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan Anda.

Dalam posting ini, kami akan menjelaskan apa itu rencana kelangsungan bisnis dan mengapa penting bagi Anda untuk memilikinya. Kemudian kami akan membagikan enam langkah yang dapat Anda ambil untuk membuatnya, dan bersiaplah untuk apa pun yang Anda hadapi.

Mari kita mulai!

Pengantar Rencana Kontinuitas Bisnis

Rencana kesinambungan bisnis menggambarkan bagaimana perusahaan Anda akan terus berfungsi selama dan setelah bencana atau krisis. Rencana yang kuat mencakup ketentuan untuk berbagai kemungkinan peristiwa yang dapat memengaruhi kemampuan bisnis Anda untuk berfungsi.

Ini mungkin termasuk:

• Bencana alam seperti banjir, kebakaran, angin topan, angin puting beliung, atau badai hebat lainnya
• Serangan siber yang menyebabkan situs web Anda atau klien disusupi
• Hilangnya server, data, daya, atau layanan pihak ketiga Anda
• Ketidaktersediaan sejumlah besar karyawan yang tidak terduga, karena penyakit yang meluas atau penyebab lainnya

Terlepas dari kesulitan apa yang dihadapi bisnis Anda, klien akan tetap membutuhkan produk, layanan, dan dukungan Anda. Memiliki rencana memberikan perusahaan Anda kesempatan terbaik untuk menanggung bencana dengan anggun, dan terus mendukung kebutuhan klien dan mata pencaharian Anda.

Rencana kesinambungan Anda perlu memasukkan beberapa elemen agar berhasil mempersiapkan Anda dan karyawan Anda untuk apa pun yang mungkin terjadi. Ini harus mencatat tindakan yang akan Anda ambil sebelumnya untuk melindungi aspek vital bisnis Anda, dan memberikan langkah jelas yang harus Anda ikuti selama berbagai kemungkinan bencana. Di bawah ini, kami akan menunjukkan kepada Anda seperti apa proses ini dalam tindakan.

Cara Membuat Rencana Kontinuitas Bisnis (Dalam 6 Langkah)

Mungkin sulit untuk menjelaskan begitu banyak kemungkinan krisis yang berbeda. Untuk membantu memastikan bahwa rencana Anda komprehensif, kami sarankan untuk berkonsultasi dengan sumber daya tambahan serta melihat daftar periksa dan template rencana kesinambungan bisnis:

Selain itu, enam langkah berikut akan membantu Anda mewujudkan rencana Anda!

Langkah 1: Kumpulkan Tim Kesinambungan Bisnis Anda

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menentukan siapa yang akan terlibat dalam pembuatan rencana kelangsungan bisnis Anda. Memiliki perspektif tambahan yang tersedia dapat membantu Anda memperhitungkan kemungkinan masalah terbesar yang mungkin dihadapi bisnis Anda dalam keadaan darurat.

Secara umum, tim kelangsungan bisnis yang lengkap akan terdiri dari anggota dari berbagai departemen perusahaan Anda. Jika bisnis Anda sangat kecil, ini mungkin berarti bahwa seluruh perusahaan Anda ada dalam tim. Bisnis yang lebih besar dapat merekrut perwakilan dari setiap departemen.

Dengan cara ini, setiap anggota tim kelangsungan bisnis dapat membuat kebutuhan khusus mereka diketahui. Anda akan memiliki cakupan yang lebih lengkap dari bisnis Anda, dan mudah-mudahan akan menghindari situasi di mana sektor perusahaan tidak siap untuk jenis bencana tertentu.

Langkah 2: Evaluasi Risiko dan Potensi Dampak Bencana Anda

Sebelum Anda dapat merencanakan apa yang akan Anda lakukan jika terjadi krisis, Anda harus menentukan kerentanan bisnis Anda dan menilai bagaimana berbagai skenario dapat memengaruhinya. Beberapa pertimbangan umum meliputi:

• Teknologi atau sumber daya apa yang akan menjadi tidak tersedia jika lokasi fisik Anda terkena dampak bencana alam? Apakah Anda memiliki asuransi, dan apa yang dicakupnya?
• Apakah Anda memiliki langkah-langkah keamanan siber? Apa kelemahan mereka? Data klien apa yang Anda simpan yang perlu dilindungi?
• Apakah bisnis Anda dapat terus beroperasi jika layanan atau perangkat lunak pihak ketiga yang diandalkannya tiba-tiba tidak tersedia?
• Jika sebagian besar karyawan Anda tidak dapat bekerja pada saat yang sama, prosedur kunci apa yang perlu dipertahankan? Siapa yang mampu memelihara mereka?

Pertanyaan-pertanyaan ini sama sekali tidak komprehensif, tetapi mereka harus memberikan titik awal yang baik. Proses ini kemungkinan akan memakan waktu cukup lama, dan Anda sebaiknya melakukan penelitian terhadap setiap potensi risiko. Lihat untuk menentukan seberapa mendesak setiap masalah, dan apa dampaknya terhadap bisnis Anda. Ini akan membantu Anda memutuskan tindakan dan prosedur apa yang harus diprioritaskan.

Langkah 3: Pasang Cadangan dan Tindakan Pencegahan Lainnya

Rencana tindakan terbaik dalam hal kelangsungan bisnis adalah yang memecahkan masalah sebelum dimulai. Dengan kata lain, setelah Anda mengevaluasi potensi risiko dan dampaknya, rencana pertama Anda adalah mencegah krisis, bukan memulihkannya.

Salah satu langkah utama yang harus Anda lakukan adalah metode untuk membuat dan menyimpan cadangan semua file bisnis Anda. Ini termasuk cadangan situs web Anda, basis data, file proyek, dokumentasi, kontrak, dan perjanjian hukum lainnya, informasi keuangan, dan hampir semua file lain yang digunakan perusahaan Anda.

Ingatlah untuk mengikuti praktik terbaik saat membuat cadangan, dan menyimpannya di banyak tempat. Idealnya, Anda menginginkan salinan digital dan hard copy dari semuanya. Menggunakan penyimpanan cloud dan layanan pencadangan otomatis dapat membantu proses ini.

Anda juga ingin memastikan bahwa Anda memiliki alat keamanan siber yang solid, serta pemantauan keamanan rutin. Menerapkan Firewall Aplikasi Web (WAF) selain pemindaian keamanan reguler dan log aktivitas dapat membantu Anda mencegah serangan. Setidaknya, Anda harus dapat menangkap mereka cukup awal untuk menghentikan kerusakan yang signifikan terjadi.

Jika Anda memiliki lokasi batu bata dan mortir, Anda mungkin ingin mencari asuransi untuk melindungi Anda jika terjadi bencana alam. Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk mengasuransikan peralatan atau mesin apa pun yang Anda gunakan. Ini akan membantu Anda mengganti atau memperbaiki sumber daya fisik yang tidak dapat berfungsi tanpanya.

Langkah 4: Kembangkan Strategi dan Prosedur Tanggap Darurat

Bahkan ketika bisnis Anda sedang mengalami krisis, Anda mungkin harus terus mendukung klien Anda. Bagian dari rencana kesinambungan bisnis Anda harus menjelaskan bagaimana Anda akan melakukannya. Sebagai permulaan, Anda memerlukan rencana untuk melindungi keselamatan fisik karyawan Anda.

Meskipun Anda harus memiliki prosedur evakuasi dan keselamatan yang disusun di tempat lain, Anda dapat merujuknya dalam rencana kesinambungan Anda. Anda juga dapat memasukkan prosedur untuk menstabilkan fasilitas dan peralatan Anda, tetapi ingatlah bahwa keselamatan karyawan selalu diutamakan.

Anda juga memerlukan rencana untuk menyediakan dukungan pelanggan yang berkelanjutan. Ini mungkin berarti mengubah rute panggilan, email, dan permintaan dukungan ke lokasi sekunder. Anda juga dapat melihat pengaturan respons otomatis untuk situasi seperti kegagalan server atau pelanggaran keamanan.

Jika Anda memerlukan bantuan dari sumber luar (misalnya, ketika layanan pihak ketiga gagal), pastikan Anda telah mengumpulkan dan mengatur semua kontak Anda sehingga Anda tahu siapa yang harus dihubungi. Juga bijaksana untuk mencari cara agar Anda dapat melindungi data klien dari serangan siber dan kemungkinan krisis lainnya.

Selain itu, Anda pasti ingin memiliki rencana komunikasi. Metode Anda yang biasa untuk menjangkau anggota tim dan/atau klien Anda mungkin tidak tersedia selama keadaan darurat, jadi memiliki beberapa opsi sangat ideal. Pastikan untuk memberi tahu klien saat Anda mengalami krisis, dan beri tahu mereka saat Anda berupaya memperbaikinya.

Langkah 5: Lay Out Langkah-langkah untuk Pemulihan

Setelah ancaman langsung berlalu, Anda mungkin perlu melakukan pengendalian kerusakan. Melewati krisis bisa sangat melelahkan. Menguraikan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk memulihkan dapat memberi Anda jalan yang jelas ke depan, ketika Anda mungkin tidak tahu harus mulai dari mana.

Proses pemulihan Anda mungkin termasuk:

• Memulihkan situs web, database, dan file dari cadangan Anda
• Memperbaiki atau mengganti fasilitas dan peralatan yang rusak
• Menambal kerentanan dalam paket keamanan siber Anda
• Pindah ke penyedia layanan pihak ketiga baru, sementara atau permanen

Ingatlah untuk memprioritaskan tugas pemulihan Anda. Tergantung pada situasinya, mungkin tidak mungkin untuk mengembalikan semuanya seperti semula. Selesaikan tugas yang paling penting terlebih dahulu, dengan fokus pada pemenuhan kebutuhan klien Anda yang paling mendesak.

Langkah 6: Uji dan Latih Rencana Anda

Setelah tim Anda menulis rencana kesinambungan bisnis yang menyeluruh, Anda harus membaginya dengan seluruh karyawan Anda. Ada baiknya juga untuk mengadakan pertemuan untuk membahas rencana tersebut, dan memberikan kesempatan kepada anggota tim untuk bertanya tentang apa isinya.

Selain itu, menguji dan mempraktikkan rencana Anda secara teratur adalah kuncinya. Ini memiliki dua tujuan. Pertama, latihan akan membantu karyawan Anda bereaksi lebih tenang di bawah tekanan jika terjadi bencana, sehingga kemungkinan besar rencana Anda akan berhasil diterapkan.

Plus, menjalankan rencana Anda dapat memperjelas celah atau inkonsistensi apa pun yang mungkin mencegahnya untuk berhasil. Menemukan masalah ini sebelumnya memberi Anda kesempatan untuk memperbaikinya sebelum Anda perlu menggunakan rencana Anda secara nyata. Audit tahunan juga dapat membantu menjaga rencana Anda dalam kondisi prima.

Kesimpulan

Rencana kelangsungan bisnis adalah kunci untuk mencegah kerugian besar jika terjadi bencana. Dengan semua waktu dan upaya yang telah Anda lakukan untuk bisnis Anda, masuk akal untuk melakukan apa pun yang Anda bisa untuk melindunginya jika keadaan darurat muncul.

Dalam artikel ini, kami memaparkan enam langkah untuk memulai rencana kelangsungan bisnis Anda:

1. Kumpulkan tim kelangsungan bisnis Anda.
2. Evaluasi risiko Anda dan potensi dampak bencana.
3. Letakkan cadangan dan tindakan pencegahan lainnya.
4. Mengembangkan strategi dan prosedur tanggap darurat.
5. Susun langkah-langkah untuk pemulihan.
6. Uji dan latih rencana Anda.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang menyusun rencana kelangsungan bisnis yang kuat? Tinggalkan mereka di bagian komentar di bawah!

Artikel Gambar Thumbnail Bakhtiar Zein / shutterstock.com