Wenn eine Katastrophe eintritt: Pläne zur Geschäftskontinuität 101

Ein Unternehmen zu gründen und zu pflegen ist keine leichte Aufgabe. Bei all der Arbeit, die Sie in Ihr Unternehmen gesteckt haben, ist das Letzte, was Sie wollen, dass alles in Rauch aufgeht. Unabhängig davon, ob Sie sich einer Naturkatastrophe, einem Cyberangriff oder einem anderen unvorhergesehenen Notfall gegenübersehen, kann ein Business-Continuity-Plan für das Überleben Ihres Unternehmens entscheidend sein.

In diesem Beitrag erklären wir, was ein Business-Continuity-Plan ist und warum es für Sie wichtig ist, einen zu haben. Dann teilen wir Ihnen sechs Schritte mit, die Sie unternehmen können, um Ihre zu erstellen, und seien Sie auf alles vorbereitet, was Ihnen in den Weg kommt.

Lass uns anfangen!

Eine Einführung in Business-Continuity-Pläne

Ein Business-Continuity-Plan beschreibt, wie Ihr Unternehmen während und nach einer Katastrophe oder Krise weiter funktioniert. Starke Pläne beinhalten Vorkehrungen für eine Reihe möglicher Ereignisse, die die Funktionsfähigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigen könnten.

Dies könnte beinhalten:

• Naturkatastrophen wie Überschwemmungen, Brände, Hurrikane, Tornados oder andere schwere Stürme
• Cyberangriffe, die dazu führen, dass Ihre Websites oder die Websites Ihrer Kunden kompromittiert werden
• Verlust von Servern, Daten, Strom oder Diensten von Drittanbietern
• Unerwartete Nichtverfügbarkeit einer großen Anzahl von Mitarbeitern aufgrund weit verbreiteter Krankheit oder anderer Ursachen

Unabhängig davon, mit welchen Schwierigkeiten Ihr Unternehmen konfrontiert ist, benötigen Kunden Ihre Produkte, Dienstleistungen und Ihren Support. Mit einem Plan hat Ihr Unternehmen die besten Chancen, eine Katastrophe würdevoll zu überstehen und weiterhin sowohl die Bedürfnisse Ihrer Kunden als auch Ihren Lebensunterhalt zu unterstützen.

Ihr Kontinuitätsplan muss mehrere Elemente enthalten, um Sie und Ihre Mitarbeiter erfolgreich auf alles vorzubereiten, was kommen könnte. Es sollte die Maßnahmen, die Sie zum Schutz wichtiger Aspekte Ihres Unternehmens ergreifen, im Voraus vermerken und klare Schritte enthalten, die Sie bei verschiedenen möglichen Katastrophen befolgen müssen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie dieser Prozess in Aktion aussehen könnte.

So erstellen Sie einen Business-Continuity-Plan (in 6 Schritten)

Es kann schwierig sein, so viele verschiedene mögliche Krisen zu erklären. Um sicherzustellen, dass Ihr Plan umfassend ist, empfehlen wir Ihnen, zusätzliche Ressourcen zu konsultieren und sich Checklisten und Vorlagen für Business-Continuity-Plans anzusehen:

Darüber hinaus helfen Ihnen die folgenden sechs Schritte, Ihren Plan auf den Weg zu bringen!

Schritt 1: Stellen Sie Ihr Business Continuity-Team zusammen

Als erstes müssen Sie festlegen, wer an der Erstellung Ihres Business-Continuity-Plans beteiligt ist. Wenn Sie zusätzliche Perspektiven zur Verfügung haben, können Sie die größtmögliche Anzahl möglicher Probleme berücksichtigen, mit denen Ihr Unternehmen in einem Notfall konfrontiert sein könnte.

Im Allgemeinen besteht ein abgerundetes Business-Continuity-Team aus Mitgliedern der verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist, kann dies bedeuten, dass Ihr gesamtes Unternehmen im Team ist. Größere Unternehmen können Vertreter aus jeder Abteilung rekrutieren.

Auf diese Weise kann jedes Mitglied des Business-Continuity-Teams die Bedürfnisse seines speziellen Fachgebiets bekannt machen. Sie haben eine umfassendere Abdeckung Ihres Unternehmens und vermeiden hoffentlich Situationen, in denen Unternehmensbereiche auf eine bestimmte Art von Katastrophe nicht vorbereitet sind.

Schritt 2: Bewerten Sie Ihre Risiken und möglichen Auswirkungen von Katastrophen

Bevor Sie planen können, was Sie im Krisenfall tun werden, müssen Sie die Schwachstellen Ihres Unternehmens ermitteln und beurteilen, wie sich verschiedene Szenarien darauf auswirken könnten. Einige häufige Überlegungen umfassen:

• Welche Technologie oder Ressourcen werden nicht verfügbar sein, wenn Ihr stationärer Standort von einer Naturkatastrophe betroffen ist? Sind Sie versichert und was deckt diese ab?
• Verfügen Sie über Cybersicherheitsmaßnahmen? Was sind ihre Schwächen? Welche Kundendaten haben Sie gespeichert, die geschützt werden müssen?
• Kann Ihr Unternehmen weiterarbeiten, wenn ein Drittanbieterdienst oder eine Software, auf die es angewiesen ist, plötzlich nicht mehr verfügbar ist?
• Wenn ein erheblicher Teil Ihrer Mitarbeiter gleichzeitig arbeitsunfähig ist, welche wichtigen Verfahren müssen eingehalten werden? Wer ist in der Lage, sie zu pflegen?

Diese Fragen sind keineswegs umfassend, aber sie sollten einen guten Ausgangspunkt bieten. Dieser Prozess wird wahrscheinlich einige Zeit in Anspruch nehmen, und Sie sollten jedes potenzielle Risiko untersuchen. Prüfen Sie, wie dringend jedes Problem ist und welche Auswirkungen es auf Ihr Unternehmen haben würde. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Maßnahmen und Verfahren priorisiert werden sollen.

Schritt 3: Legen Sie Backups und andere vorbeugende Maßnahmen an

Der beste Aktionsplan, wenn es um Business Continuity geht, ist einer, der Probleme löst, bevor sie entstehen. Mit anderen Worten: Nachdem Sie Ihre potenziellen Risiken und deren Auswirkungen bewertet haben, sollten Sie zunächst planen, eine Krise zu verhindern, anstatt sich von einer Krise zu erholen.

Eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie ergreifen sollten, ist eine Methode zum Erstellen und Speichern von Backups aller Dateien Ihres Unternehmens. Dazu gehören Backups Ihrer Website, Datenbanken, Projektdateien, Dokumentationen, Verträge und andere rechtliche Vereinbarungen, Finanzinformationen und fast alle anderen Dateien, die Ihr Unternehmen verwendet.

Denken Sie daran, die Best Practices beim Erstellen von Backups zu befolgen und sie an mehreren Orten zu speichern. Idealerweise möchten Sie digitale und gedruckte Kopien von allem. Die Verwendung von Cloud-Speicher und automatischen Backup-Diensten kann bei diesem Prozess helfen.

Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie über solide Cybersicherheitstools sowie eine regelmäßige Sicherheitsüberwachung verfügen. Die Implementierung einer Web Application Firewall (WAF) zusätzlich zu regelmäßigen Sicherheitsscans und einem Aktivitätsprotokoll kann Ihnen helfen, Angriffe zu verhindern. Zumindest sollten Sie in der Lage sein, sie früh genug zu fangen, um zu verhindern, dass erheblicher Schaden entsteht.

Wenn Sie einen stationären Standort haben, sollten Sie sich wahrscheinlich um eine Versicherung kümmern, die Sie im Falle einer Naturkatastrophe abdeckt. Sie können auch erwägen, alle von Ihnen verwendeten Geräte oder Maschinen zu versichern. Dies hilft Ihnen, alle physischen Ressourcen zu ersetzen oder zu reparieren, ohne die Sie nicht funktionieren können.

Schritt 4: Entwickeln Sie Strategien und Verfahren zur Notfallreaktion

Auch wenn Ihr Unternehmen in einer Krise steckt, müssen Sie Ihre Kunden wahrscheinlich weiterhin unterstützen. Ein Teil Ihres Business-Continuity-Plans sollte festlegen, wie Sie dies tun. Zunächst benötigen Sie einen Plan zum Schutz der körperlichen Sicherheit Ihrer Mitarbeiter.

Sie sollten zwar an anderer Stelle Evakuierungs- und Sicherheitsverfahren zusammengestellt haben, Sie können jedoch in Ihrem Kontinuitätsplan darauf verweisen. Sie können auch Verfahren zur Stabilisierung Ihrer Einrichtung und Ausrüstung einbeziehen, aber denken Sie daran, dass die Sicherheit der Mitarbeiter immer an erster Stelle steht.

Sie benötigen auch einen Plan für die Bereitstellung des fortlaufenden Kundensupports. Dies kann bedeuten, dass Anrufe, E-Mails und Supportanfragen an einen sekundären Standort umgeleitet werden. Sie könnten auch in Erwägung ziehen, automatische Reaktionen für Situationen wie Serverausfälle oder Sicherheitsverletzungen einzurichten.

Wenn Sie Hilfe von außen benötigen (z. B. wenn ein Drittanbieterdienst ausfällt), stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Kontakte zusammengestellt und organisiert haben, damit Sie wissen, an wen Sie sich wenden müssen. Es ist auch ratsam, nach Möglichkeiten zu suchen, Kundendaten vor Cyberangriffen und anderen möglichen Krisen zu schützen.

Darüber hinaus sollten Sie einen Kommunikationsplan erstellen. Ihre übliche Methode, um Ihre Teammitglieder und/oder Kunden zu erreichen, ist während eines Notfalls möglicherweise nicht verfügbar, daher ist es ideal, mehrere Optionen zu haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden benachrichtigt werden, wenn Sie eine Krise erleben, und halten Sie sie auf dem Laufenden, während Sie daran arbeiten, sie zu beheben.

Schritt 5: Legen Sie die Schritte für die Wiederherstellung fest

Sobald die unmittelbare Bedrohung vorüber ist, müssen Sie wahrscheinlich etwas Schadensbegrenzung betreiben. Eine Krise zu meistern kann überwältigend sein. Das Umreißen der Schritte, die Sie zur Wiederherstellung unternehmen werden, kann Ihnen einen klaren Weg nach vorne zeigen, wenn Sie sonst möglicherweise nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

Ihr Wiederherstellungsprozess kann Folgendes umfassen:

• Wiederherstellen Ihrer Website, Datenbanken und Dateien aus Ihren Backups
• Reparatur oder Austausch beschädigter Einrichtungen und Geräte
• Patchen von Schwachstellen in Ihrem Cybersicherheitsplan
• Wechsel zu neuen Drittanbietern, vorübergehend oder dauerhaft

Denken Sie daran, Ihre Wiederherstellungsaufgaben zu priorisieren. Je nach Situation kann es sein, dass nicht alles sofort wieder in den ursprünglichen Zustand zurückversetzt werden kann. Gehen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst an und konzentrieren Sie sich auf die dringendsten Bedürfnisse Ihrer Kunden.

Schritt 6: Testen und üben Sie Ihren Plan

Sobald Ihr Team einen gründlichen Business-Continuity-Plan erstellt hat, müssen Sie ihn mit den anderen Mitarbeitern teilen. Es ist auch eine gute Idee, ein Meeting abzuhalten, um den Plan zu besprechen und den Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, Fragen zu seinem Inhalt zu stellen.

Darüber hinaus ist es wichtig, Ihren Plan regelmäßig zu testen und zu üben. Dies hat zwei Zwecke. Erstens hilft Übung Ihren Mitarbeitern, im Katastrophenfall unter Druck gelassener zu reagieren, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Plan erfolgreich umgesetzt wird.

Darüber hinaus kann das Durcharbeiten Ihres Plans Lücken oder Inkonsistenzen aufdecken, die den Erfolg verhindern könnten. Wenn Sie diese Probleme im Voraus erkennen, haben Sie die Möglichkeit, sie zu beheben, bevor Sie Ihren Plan wirklich nutzen müssen. Auch jährliche Audits können helfen, Ihren Plan in Topform zu halten.

Abschluss

Ein Business-Continuity-Plan ist der Schlüssel zur Vermeidung größerer Verluste im Katastrophenfall. Bei all der Zeit und Mühe, die Sie in Ihr Unternehmen gesteckt haben, ist es nur sinnvoll, alles zu tun, um es im Notfall zu schützen.

In diesem Artikel haben wir sechs Schritte für den Einstieg in Ihren Business-Continuity-Plan beschrieben:

1. Stellen Sie Ihr Business-Continuity-Team zusammen.
2. Bewerten Sie Ihre Risiken und möglichen Auswirkungen von Katastrophen.
3. Setzen Sie Backups und andere vorbeugende Maßnahmen ein.
4. Entwickeln Sie Notfallstrategien und -verfahren.
5. Legen Sie Schritte zur Wiederherstellung fest.
6. Testen und üben Sie Ihren Plan.

Haben Sie Fragen zur Erstellung eines starken Business-Continuity-Plans? Lassen Sie sie in den Kommentaren unten!

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