Când crizele de dezastru: planuri de continuitate a afacerii 101

Începerea și întreținerea unei afaceri nu este o sarcină mică. Cu toată munca pe care ați turnat-o în compania dvs., ultimul lucru pe care îl doriți este ca totul să devină fum. Fie că vă confruntați cu un dezastru natural, un atac cibernetic sau orice altă situație de urgență neprevăzută, să aveți un plan de continuitate a activității în loc poate fi crucial pentru supraviețuirea companiei dvs.

În această postare, vă vom explica ce este un plan de continuitate a afacerii și de ce este vital pentru dvs. să aveți unul. Apoi vă vom împărtăși șase pași pe care îi puteți face pentru a vă crea dvs. și vom fi pregătiți pentru orice vi se întâmplă.

Să începem!

Introducere în planurile de continuitate a afacerii

Un plan de continuitate a activității descrie modul în care compania dvs. va continua să funcționeze în timpul și după un dezastru sau criză. Planurile puternice includ prevederi pentru o serie de evenimente posibile care ar putea afecta capacitatea afacerii dvs. de a funcționa.

Aceasta poate include:

• Dezastre naturale, cum ar fi inundații, incendii, uragane, tornade sau alte furtuni severe
• Atacuri cibernetice care determină compromiterea site-urilor dvs. web sau ale clienților
• Pierderea serverului (serverelor) dvs., a datelor, a alimentării sau a serviciilor de la terți
• Indisponibilitatea neașteptată a unui număr mare de angajați, din cauza unei boli răspândite sau a altor cauze

Indiferent de dificultățile cu care se confruntă afacerea dvs., clienții vor avea în continuare nevoie de produsele, serviciile și asistența dvs. Având un plan în loc, compania dvs. are cea mai bună șansă de a suporta un dezastru cu grație și de a continua să sprijine atât nevoile clienților, cât și mijloacele de trai.

Planul dvs. de continuitate va trebui să includă mai multe elemente pentru a vă pregăti cu succes pe dvs. și angajații dvs. pentru orice ar putea veni. Ar trebui să noteze acțiunile pe care le veți întreprinde din timp pentru a proteja aspectele vitale ale afacerii dvs. și să ofere pași clari pe care va trebui să îi urmați în timpul diferitelor dezastre posibile. Mai jos, vă vom arăta cum ar putea arăta acest proces în acțiune.

Cum să creați un plan de continuitate a afacerii (în 6 pași)

Poate fi dificil să dai seama de atâtea crize posibile. Pentru a vă asigura că planul dvs. este cuprinzător, vă recomandăm să consultați resurse suplimentare, precum și să căutați liste de verificare și șabloane ale planului de continuitate a activității:

În plus, următorii șase pași vă vor ajuta să vă dezvoltați planul!

Pasul 1: Strângeți-vă echipa de continuitate a afacerii

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să determinați cine va fi implicat în crearea planului dvs. de continuitate a afacerii. Având la dispoziție perspective suplimentare vă poate ajuta să vă explicați cel mai mare număr posibil de probleme cu care afacerea dvs. s-ar putea confrunta în caz de urgență.

În general, o echipă completă de continuitate a afacerii va fi formată din membri din diferitele departamente ale companiei dumneavoastră. Dacă afacerea dvs. este foarte mică, acest lucru ar putea însemna că întreaga companie face parte din echipă. Companiile mai mari pot recruta reprezentanți din fiecare departament.

În acest fel, fiecare membru al echipei de continuitate a activității poate face cunoscute nevoile specialității lor. Veți avea o acoperire mai completă a afacerii dvs. și sperăm să evitați situațiile în care sectoarele companiei nu sunt pregătite pentru un anumit tip de dezastru.

Pasul 2: evaluați-vă riscurile și impactul potențial în caz de dezastru

Înainte de a putea planifica ceea ce veți face în caz de criză, va trebui să determinați vulnerabilitățile companiei dvs. și să evaluați modul în care diverse scenarii le-ar putea afecta. Unele considerații comune includ:

• Ce tehnologie sau resurse vor deveni indisponibile în cazul în care locația dvs. de cărămidă și mortar este afectată de un dezastru natural? Aveți asigurare și ce acoperă aceasta?
• Aveți măsuri de securitate cibernetică în vigoare? Care sunt punctele lor slabe? Ce date despre clienți aveți stocate și care trebuie protejate?
• Va putea afacerea dvs. să continue să funcționeze dacă un serviciu terț sau software pe care se bazează devine brusc indisponibil?
• Dacă o parte semnificativă a angajaților dvs. nu poate lucra în același timp, ce proceduri cheie trebuie menținute? Cine este capabil să le întrețină?

Aceste întrebări nu sunt deloc cuprinzătoare, dar ar trebui să ofere un bun punct de plecare. Acest proces va dura probabil destul de mult timp și veți dori să faceți cercetări pentru fiecare risc potențial. Căutați să determinați cât de presant este fiecare problemă și ce impact ar avea asupra afacerii dvs. Acest lucru vă va ajuta să decideți ce măsuri și proceduri să acordați prioritate.

Pasul 3: puneți copiile de rezervă și alte măsuri preventive la locul lor

Cel mai bun plan de acțiune în ceea ce privește continuitatea activității este acela care rezolvă problemele înainte ca acestea să înceapă. Cu alte cuvinte, odată ce ați evaluat riscurile potențiale și impacturile acestora, primul dvs. plan ar trebui să fie prevenirea unei crize, mai degrabă decât recuperarea după una.

Una dintre măsurile cheie pe care ar trebui să le aveți la dispoziție este o metodă pentru crearea și stocarea copiilor de rezervă ale tuturor fișierelor companiei dvs. Aceasta include copii de rezervă ale site-ului dvs. web, baze de date, fișiere de proiect, documentație, contracte și alte acorduri legale, informații financiare și aproape orice alte fișiere pe care le folosește compania dvs.

Nu uitați să urmați cele mai bune practici atunci când vine vorba de crearea copiilor de rezervă și să le salvați în mai multe locuri. În mod ideal, veți dori copii digitale și pe hârtie ale tuturor. Utilizarea stocării în cloud și a serviciilor de backup automat poate ajuta la acest proces.

De asemenea, veți dori să vă asigurați că aveți la dispoziție instrumente solide de securitate cibernetică, precum și monitorizare regulată a securității. Implementarea unui firewall pentru aplicații web (WAF), pe lângă scanările regulate de securitate și un jurnal de activitate, vă poate ajuta să preveniți atacurile. Cel puțin, ar trebui să le puteți prinde suficient de devreme pentru a opri producerea daunelor semnificative.

Dacă aveți o locație din cărămidă și mortar, probabil că veți dori să căutați o asigurare care să vă acopere în caz de dezastru natural. De asemenea, ați putea lua în considerare asigurarea oricărui echipament sau utilaj pe care îl utilizați. Acest lucru vă va ajuta să înlocuiți sau să reparați orice resurse fizice fără care nu puteți funcționa.

Pasul 4: Elaborați strategii și proceduri de intervenție în caz de urgență

Chiar și atunci când afacerea dvs. se confruntă cu o criză, probabil că va trebui să continuați să vă sprijiniți clienții. O parte din planul dvs. de continuitate a activității ar trebui să stabilească modul în care veți face acest lucru. Pentru început, veți avea nevoie de un plan pentru protejarea siguranței fizice a angajaților dvs.

Deși ar trebui să aveți proceduri de evacuare și siguranță compilate în altă parte, le puteți face referire în planul dvs. de continuitate. Puteți include, de asemenea, proceduri pentru stabilizarea instalației și echipamentelor dvs., dar nu uitați că siguranța angajaților este întotdeauna pe primul loc.

De asemenea, veți avea nevoie de un plan pentru a oferi asistență continuă clienților. Acest lucru poate însemna redirecționarea apelurilor, a e-mailurilor și a solicitărilor de asistență către o locație secundară. De asemenea, ați putea analiza configurarea răspunsurilor automate pentru situații precum eșecuri ale serverului sau încălcări ale securității.

Dacă aveți nevoie de asistență din surse externe (de exemplu, atunci când un serviciu terț eșuează), asigurați-vă că aveți toate contactele compilate și organizate, astfel încât să știți cui să apelați. De asemenea, este înțelept să căutați modalități prin care puteți proteja datele clienților de atacuri cibernetice și alte crize posibile.

În plus, veți dori să aveți un plan de comunicare în loc. Este posibil ca metoda dvs. obișnuită de a ajunge la membrii echipei și / sau la clienți să nu fie disponibilă în timpul unei urgențe, astfel încât să aveți mai multe opțiuni este ideal. Asigurați-vă că avertizați clienții atunci când vă confruntați cu o criză și țineți-i informați în timp ce lucrați pentru a remedia problema.

Pasul 5: planificați pașii pentru recuperare

Odată ce amenințarea imediată a trecut, va trebui probabil să faceți un control al daunelor. Trecerea unei crize poate fi copleșitoare. Descrierea pașilor pe care îi veți face pentru recuperare vă poate oferi o cale clară înainte, când altfel s-ar putea să nu știți de unde să începeți.

Procesul dvs. de recuperare poate include:

• Restaurarea site-ului web, a bazelor de date și a fișierelor din copiile de rezervă
• Repararea sau înlocuirea instalațiilor și echipamentelor deteriorate
• Corectarea vulnerabilităților în planul dvs. de securitate cibernetică
• Trecerea la noi furnizori de servicii terți, temporar sau permanent

Nu uitați să acordați prioritate sarcinilor de recuperare. În funcție de situație, este posibil să nu fie posibil să readuceți totul la modul în care a fost imediat. Abordați mai întâi cele mai importante sarcini, concentrându-vă pe satisfacerea nevoilor cele mai presante ale clienților dvs.

Pasul 6: Testați-vă și exersați-vă planul

Odată ce echipa dvs. a redactat un plan detaliat de continuitate a activității, va trebui să îl împărtășiți cu restul angajaților dvs. Este, de asemenea, o idee bună să organizați o întâlnire pentru a discuta planul și să oferiți membrilor echipei posibilitatea de a pune întrebări despre ce conține.

În plus, este esențial să testați și să vă exersați planul în mod regulat. Aceasta are două scopuri. În primul rând, practica vă va ajuta angajații să reacționeze mai calm sub presiune în cazul unui dezastru, ceea ce face mai probabil ca planul dvs. să fie adoptat cu succes.

În plus, parcurgerea planului dvs. poate ilumina orice goluri sau neconcordanțe care ar putea să-l împiedice să aibă succes. Observarea acestor probleme înainte de timp vă oferă șansa de a le remedia înainte de a vă folosi planul în mod real. Auditele anuale vă pot ajuta să vă mențineți planul în formă maximă.

Concluzie

Un plan de continuitate a afacerii este esențial pentru prevenirea pierderilor majore în caz de dezastru. Cu tot timpul și efortul depus pentru afacerea dvs., este logic să faceți tot ce puteți pentru a o proteja în caz de urgență.

În acest articol, am prezentat șase pași pentru a începe cu planul dvs. de continuitate a afacerii:

1. Adunați echipa de continuitate a afacerii.
2. Evaluează-ți riscurile și impactul potențial în caz de dezastru.
3. Puneți la dispoziție copii de rezervă și alte măsuri preventive.
4. Elaborați strategii și proceduri de intervenție în caz de urgență.
5. Așezați pașii pentru recuperare.
6. Testați-vă și exersați-vă planul.

Aveți întrebări despre elaborarea unui plan puternic de continuitate a afacerii? Lasă-le în secțiunea de comentarii de mai jos!

Articol Miniatură articol Bakhtiar Zein / shutterstock.com