เมื่อเกิดภัยพิบัติ: แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ 101

การเริ่มต้นและการรักษาธุรกิจไม่ใช่เรื่องเล็ก ด้วยงานทั้งหมดที่คุณทุ่มเทให้กับบริษัทของคุณ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือปล่อยให้มันลุกเป็นไฟ ไม่ว่าคุณจะเผชิญกับภัยธรรมชาติ การโจมตีทางไซเบอร์ หรือเหตุฉุกเฉินอื่นๆ ที่ไม่คาดฝัน การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญเพื่อความอยู่รอดของบริษัทของคุณ

ในโพสต์นี้ เราจะอธิบายว่าแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคืออะไร และเหตุใดคุณจึงต้องมีแผน จากนั้นเราจะแชร์ 6 ขั้นตอนที่คุณสามารถสร้างได้ และเตรียมพร้อมสำหรับทุกสิ่งที่เข้ามา

มาเริ่มกันเลย!

บทนำสู่แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอธิบายว่าบริษัทของคุณจะยังคงดำเนินงานต่อไปอย่างไรในระหว่างและหลังภัยพิบัติหรือวิกฤต แผนงานที่แข็งแกร่งรวมถึงการจัดเตรียมสำหรับกิจกรรมที่เป็นไปได้ต่างๆ ที่อาจส่งผลต่อความสามารถในการดำเนินงานของธุรกิจของคุณ

ซึ่งอาจรวมถึง:

• ภัยธรรมชาติ เช่น น้ำท่วม ไฟไหม้ พายุเฮอริเคน ทอร์นาโด หรือพายุรุนแรงอื่นๆ
• การโจมตีทางไซเบอร์ที่ทำให้เว็บไซต์ของคุณหรือของลูกค้าถูกบุกรุก
• การสูญเสียเซิร์ฟเวอร์ ข้อมูล พลังงาน หรือบริการของบุคคลที่สาม
• ความไม่พร้อมโดยไม่คาดคิดของพนักงานจำนวนมากเนื่องจากการเจ็บป่วยที่แพร่หลายหรือสาเหตุอื่น ๆ

ไม่ว่าธุรกิจของคุณกำลังเผชิญปัญหาใด ลูกค้ายังคงต้องการผลิตภัณฑ์ บริการ และการสนับสนุนของคุณ การวางแผนช่วยให้บริษัทของคุณมีโอกาสที่ดีที่สุดที่จะทนต่อภัยพิบัติได้อย่างสวยงาม และสนับสนุนทั้งความต้องการของลูกค้าและการดำรงชีวิตของคุณต่อไป

แผนความต่อเนื่องของคุณจะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบหลายอย่างเพื่อเตรียมคุณและพนักงานให้พร้อมสำหรับสิ่งที่อาจเกิดขึ้น ควรสังเกตการกระทำที่คุณจะดำเนินการล่วงหน้าเพื่อปกป้องแง่มุมที่สำคัญของธุรกิจของคุณ และระบุขั้นตอนที่ชัดเจนที่คุณต้องปฏิบัติตามในช่วงที่เกิดภัยพิบัติต่างๆ ด้านล่างนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่ากระบวนการนี้อาจมีลักษณะอย่างไร

วิธีสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (ใน 6 ขั้นตอน)

อาจเป็นเรื่องยากที่จะอธิบายถึงวิกฤตต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ เพื่อช่วยให้มั่นใจว่าแผนของคุณครอบคลุม เราแนะนำให้ปรึกษาแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม ตลอดจนดูรายการตรวจสอบและเทมเพลตของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ:

นอกจากนี้ 6 ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเริ่มแผนได้!

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมทีมความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือกำหนดว่าใครจะมีส่วนร่วมในการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ การมีมุมมองเพิ่มเติมสามารถช่วยให้คุณพิจารณาถึงปัญหาที่เป็นไปได้มากที่สุดที่ธุรกิจของคุณอาจเผชิญในกรณีฉุกเฉิน

โดยทั่วไปแล้ว ทีมงานที่มีความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ดีจะประกอบด้วยสมาชิกจากแผนกต่างๆ ในบริษัทของคุณ หากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กมาก อาจหมายความว่าทั้งบริษัทของคุณอยู่ในทีม ธุรกิจขนาดใหญ่สามารถรับสมัครตัวแทนจากแต่ละแผนก

ด้วยวิธีนี้ สมาชิกแต่ละคนในทีมความต่อเนื่องทางธุรกิจสามารถระบุความต้องการเฉพาะของตนได้ คุณจะครอบคลุมธุรกิจของคุณมากขึ้น และหวังว่าจะหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ภาคส่วนของบริษัทไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับภัยพิบัติบางประเภท

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินความเสี่ยงและผลกระทบจากภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้น

ก่อนที่คุณจะสามารถวางแผนสิ่งที่คุณจะทำในกรณีที่เกิดวิกฤต คุณจะต้องกำหนดจุดอ่อนของธุรกิจของคุณและประเมินว่าสถานการณ์ต่างๆ อาจส่งผลกระทบต่อพวกเขาอย่างไร ข้อควรพิจารณาทั่วไปบางประการ ได้แก่ :

• เทคโนโลยีหรือทรัพยากรใดจะไม่สามารถใช้งานได้ในกรณีที่สถานที่ที่มีอิฐและปูนของคุณได้รับผลกระทบจากภัยธรรมชาติ มีประกันไหม และคุ้มครองอะไรบ้าง?
• คุณมีมาตรการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์หรือไม่? จุดอ่อนของพวกเขาคืออะไร? ข้อมูลลูกค้าใดที่คุณเก็บไว้ซึ่งจำเป็นต้องได้รับการปกป้อง?
• ธุรกิจของคุณจะสามารถดำเนินการต่อไปได้หรือไม่หากบริการหรือซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นที่ไม่สามารถใช้งานได้อย่างกะทันหัน?
• หากพนักงานส่วนใหญ่ของคุณไม่สามารถทำงานพร้อมกันได้ ต้องรักษาขั้นตอนสำคัญอะไรบ้าง? ใครบ้างที่สามารถรักษาพวกเขาไว้ได้?

คำถามเหล่านี้ไม่ครอบคลุม แต่ควรให้จุดเริ่มต้นที่ดี กระบวนการนี้อาจใช้เวลาค่อนข้างนาน และคุณจะต้องการวิจัยเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นแต่ละอย่าง ดูเพื่อพิจารณาว่าแต่ละปัญหามีความกดดันมากน้อยเพียงใด และมีผลกระทบอย่างไรต่อธุรกิจของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าควรให้ความสำคัญกับมาตรการและขั้นตอนใด

ขั้นตอนที่ 3: ใส่ข้อมูลสำรองและมาตรการป้องกันอื่นๆ เข้าที่

แผนปฏิบัติการที่ดีที่สุดสำหรับความต่อเนื่องทางธุรกิจคือแผนงานที่แก้ปัญหาได้ ก่อนที่จะ เริ่ม กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อคุณประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นแล้ว แผนแรกของคุณควรเป็นการป้องกันวิกฤต แทนที่จะฟื้นตัวจากวิกฤต

มาตรการสำคัญอย่างหนึ่งที่คุณควรมีคือวิธีการสร้างและจัดเก็บข้อมูลสำรองของไฟล์ธุรกิจของคุณทั้งหมด ซึ่งรวมถึงการสำรองข้อมูลของเว็บไซต์ ฐานข้อมูล ไฟล์โครงการ เอกสาร สัญญาและข้อตกลงทางกฎหมายอื่นๆ ข้อมูลทางการเงิน และไฟล์อื่นๆ ที่บริษัทของคุณใช้

อย่าลืมปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างข้อมูลสำรอง และบันทึกไว้ในที่ต่างๆ ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องการสำเนาดิจิทัลและเอกสารทุกอย่าง การใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และบริการสำรองข้อมูลอัตโนมัติสามารถช่วยในกระบวนการนี้ได้

นอกจากนี้ คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่แข็งแกร่งพร้อมใช้ ตลอดจนการตรวจสอบความปลอดภัยเป็นประจำ การใช้ Web Application Firewall (WAF) นอกเหนือจากการสแกนความปลอดภัยตามปกติและบันทึกกิจกรรมสามารถช่วยป้องกันการโจมตีได้ อย่างน้อย คุณควรจะสามารถจับพวกมันได้เร็วพอที่จะหยุดความเสียหายที่สำคัญไม่ให้เกิดขึ้น

หากคุณมีที่ตั้งอิฐและปูน คุณอาจต้องการดูประกันเพื่อคุ้มครองคุณในกรณีที่เกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติ คุณอาจพิจารณาทำประกันอุปกรณ์หรือเครื่องจักรที่คุณใช้ วิธีนี้จะช่วยคุณเปลี่ยนหรือซ่อมแซมทรัพยากรทางกายภาพที่คุณขาดไม่ได้

ขั้นตอนที่ 4: พัฒนากลยุทธ์และขั้นตอนในการรับมือเหตุฉุกเฉิน

แม้ว่าธุรกิจของคุณกำลังประสบกับวิกฤต คุณก็ยังคงต้องสนับสนุนลูกค้าของคุณต่อไป ส่วนหนึ่งของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณควรกำหนดวิธีที่คุณจะทำเช่นนี้ สำหรับการเริ่มต้น คุณจะต้องมีแผนในการปกป้องความปลอดภัยทางกายภาพของพนักงานของคุณ

แม้ว่าคุณควรมีขั้นตอนการอพยพและความปลอดภัยที่รวบรวมไว้ที่อื่น คุณสามารถอ้างอิงได้ในแผนความต่อเนื่องของคุณ คุณยังสามารถรวมขั้นตอนในการทำให้สถานที่และอุปกรณ์ของคุณมีเสถียรภาพ แต่จำไว้ว่าความปลอดภัยของพนักงานต้องมาก่อนเสมอ

คุณจะต้องมีแผนในการให้การสนับสนุนลูกค้าอย่างต่อเนื่อง ซึ่งอาจหมายถึงการเปลี่ยนเส้นทางการโทร อีเมล และคำขอการสนับสนุนไปยังตำแหน่งสำรอง คุณยังสามารถดูการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับสถานการณ์ต่างๆ เช่น ความล้มเหลวของเซิร์ฟเวอร์หรือการละเมิดความปลอดภัย

หากคุณต้องการความช่วยเหลือจากแหล่งภายนอก (เช่น เมื่อบริการของบุคคลที่สามล้มเหลว) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมและจัดระเบียบรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมดแล้ว เพื่อให้คุณรู้ว่าควรโทรหาใคร คุณควรมองหาวิธีที่คุณสามารถปกป้องข้อมูลลูกค้าจากการโจมตีทางไซเบอร์และวิกฤตการณ์อื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้

นอกจากนี้ คุณจะต้องมีแผนการสื่อสาร วิธีปกติของคุณในการเข้าถึงสมาชิกในทีมและ/หรือลูกค้าของคุณอาจไม่สามารถใช้ได้ในกรณีฉุกเฉิน ดังนั้นการมีทางเลือกหลายทางจึงเหมาะ อย่าลืมแจ้งเตือนลูกค้าเมื่อคุณประสบปัญหา และแจ้งให้พวกเขาทราบในขณะที่คุณดำเนินการแก้ไข

ขั้นตอนที่ 5: วางขั้นตอนสำหรับการกู้คืน

เมื่อการคุกคามผ่านพ้นไป คุณจะต้องทำการควบคุมความเสียหาย การผ่านพ้นวิกฤติไปได้ การสรุปขั้นตอนที่คุณจะทำเพื่อกู้คืนสามารถให้เส้นทางที่ชัดเจนแก่คุณ ในเมื่อคุณอาจไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน

กระบวนการกู้คืนของคุณอาจรวมถึง:

• การกู้คืนเว็บไซต์ ฐานข้อมูล และไฟล์จากข้อมูลสำรองของคุณ
• การซ่อมแซมหรือเปลี่ยนสิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์ที่เสียหาย
• การแก้ไขช่องโหว่ในแผนความปลอดภัยทางไซเบอร์ของคุณ
• การย้ายไปยังผู้ให้บริการภายนอกรายใหม่ ชั่วคราวหรือถาวร

อย่าลืมจัดลำดับความสำคัญของงานการกู้คืนของคุณ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ อาจไม่สามารถคืนทุกอย่างให้เป็นเหมือนเดิมได้ในทันที จัดการกับงานที่สำคัญที่สุดก่อน โดยมุ่งเน้นที่การตอบสนองความต้องการเร่งด่วนที่สุดของลูกค้าของคุณ

ขั้นตอนที่ 6: ทดสอบและฝึกฝนแผนของคุณ

เมื่อทีมของคุณเขียนแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างละเอียดแล้ว คุณจะต้องแบ่งปันกับพนักงานที่เหลือของคุณ ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะจัดการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับแผน และเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมได้ถามคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ในแผน

นอกจากนี้ การทดสอบและฝึกฝนแผนของคุณเป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้มีวัตถุประสงค์สองประการ ประการแรก การฝึกปฏิบัติจะช่วยให้พนักงานของคุณตอบสนองอย่างสงบมากขึ้นภายใต้แรงกดดันในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ ทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่แผนของคุณจะประสบความสำเร็จ

นอกจากนี้ การดำเนินการตามแผนของคุณสามารถทำให้เกิดช่องว่างหรือความไม่สอดคล้องกันที่อาจป้องกันไม่ให้สำเร็จได้ การสังเกตปัญหาเหล่านี้ล่วงหน้าจะทำให้คุณมีโอกาสแก้ไขปัญหาก่อนที่คุณจะต้องใช้แผนของคุณจริง การตรวจสอบประจำปีสามารถช่วยให้แผนของคุณมีประสิทธิภาพสูงสุดเช่นกัน

บทสรุป

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นกุญแจสำคัญในการป้องกันการสูญเสียครั้งใหญ่ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ ด้วยเวลาและความพยายามทั้งหมดที่คุณทุ่มเทให้กับธุรกิจของคุณ การทำทุกวิถีทางที่ทำได้เพื่อปกป้องกรณีฉุกเฉินก็เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล

ในบทความนี้ เราได้วางหกขั้นตอนสำหรับการเริ่มต้นแผนความต่อเนื่องของธุรกิจของคุณ:

1. รวบรวมทีมความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ
2. ประเมินความเสี่ยงและผลกระทบจากภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้น
3. สำรองข้อมูลและมาตรการป้องกันอื่นๆ
4. พัฒนากลยุทธ์และขั้นตอนในการรับมือเหตุฉุกเฉิน
5. วางขั้นตอนสำหรับการกู้คืน
6. ทดสอบและฝึกฝนแผนของคุณ

คุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่แข็งแกร่งหรือไม่? ทิ้งไว้ในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพขนาดย่อของบทความ Bakhtiar Zein / shutterstock.com