عند وقوع الكارثة: خطط استمرارية الأعمال 101

بدء العمل والحفاظ عليه ليس بالمهمة اليسيرة. مع كل العمل الذي ضخته في شركتك ، فإن آخر شيء تريده هو أن يتحول كل شيء إلى الدخان. سواء كنت تواجه كارثة طبيعية أو هجومًا إلكترونيًا أو أي حالة طوارئ أخرى غير متوقعة ، فإن وجود خطة لاستمرارية العمل يمكن أن يكون أمرًا بالغ الأهمية لبقاء شركتك.

في هذا المنشور ، سنشرح ما هي خطة استمرارية العمل ولماذا من الضروري أن يكون لديك واحدة. بعد ذلك ، سنشاركك ست خطوات يمكنك اتخاذها لإنشاء خطوتك ، والاستعداد لأي شيء يأتي في طريقك.

هيا بنا نبدأ!

مقدمة لخطط استمرارية الأعمال

تصف خطة استمرارية الأعمال كيف ستستمر شركتك في العمل أثناء وبعد وقوع كارثة أو أزمة. تتضمن الخطط القوية أحكامًا لمجموعة من الأحداث المحتملة التي قد تؤثر على قدرة عملك على العمل.

قد يشمل ذلك:

• الكوارث الطبيعية مثل الفيضانات أو الحرائق أو الأعاصير أو الأعاصير أو غيرها من العواصف الشديدة
• الهجمات الإلكترونية التي تتسبب في اختراق مواقع الويب الخاصة بك أو مواقع العملاء
• فقدان الخادم (الخوادم) أو البيانات أو الطاقة أو خدمات الجهات الخارجية
• عدم التوفر غير المتوقع لعدد كبير من الموظفين بسبب انتشار المرض أو لأسباب أخرى

بغض النظر عن الصعوبات التي يواجهها عملك ، سيظل العملاء بحاجة إلى منتجاتك وخدماتك ودعمك. يمنح وجود خطة لشركتك أفضل فرصة لتحمل الكارثة بأمان ، ومواصلة دعم احتياجات عملائك ومعيشتك.

ستحتاج خطة الاستمرارية الخاصة بك إلى تضمين عدة عناصر من أجل إعدادك أنت وموظفيك بنجاح لكل ما قد يأتي. يجب أن يشير إلى الإجراءات التي ستتخذها مسبقًا لحماية الجوانب الحيوية لعملك ، وتقديم خطوات واضحة ستحتاج إلى اتباعها أثناء الكوارث المحتملة المختلفة. أدناه ، سنوضح لك الشكل الذي قد تبدو عليه هذه العملية أثناء العمل.

كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال (في 6 خطوات)

قد يكون من الصعب حساب العديد من الأزمات المحتملة المختلفة. للمساعدة في ضمان أن خطتك شاملة ، نوصي باستشارة موارد إضافية بالإضافة إلى النظر في قوائم وقوالب خطة استمرارية الأعمال:

بالإضافة إلى ذلك ، ستساعدك الخطوات الست التالية في الحصول على خطتك على أرض الواقع!

الخطوة 1: اجمع فريق استمرارية عملك

أول شيء عليك القيام به هو تحديد من سيشارك في إنشاء خطة استمرارية عملك. يمكن أن يساعدك توفر وجهات نظر إضافية في حساب أكبر عدد من المشكلات المحتملة التي قد يواجهها عملك في حالة الطوارئ.

بشكل عام ، سيتألف فريق استمرارية الأعمال الشامل من أعضاء من أقسام الشركة المختلفة. إذا كان عملك صغيرًا جدًا ، فقد يعني هذا أن شركتك بأكملها في الفريق. يمكن للشركات الكبيرة تعيين ممثلين من كل قسم.

بهذه الطريقة ، يمكن لكل عضو في فريق استمرارية الأعمال التعريف باحتياجات تخصصه الخاص. سيكون لديك تغطية كاملة لعملك ، ونأمل أن تتجنب المواقف التي تكون فيها قطاعات الشركة غير مستعدة لنوع معين من الكوارث.

الخطوة الثانية: تقييم المخاطر والآثار المحتملة للكوارث

قبل أن تتمكن من التخطيط لما ستفعله في حالة حدوث أزمة ، ستحتاج إلى تحديد نقاط الضعف في عملك وتقييم كيفية تأثير السيناريوهات المختلفة عليها. تشمل بعض الاعتبارات الشائعة ما يلي:

• ما هي التكنولوجيا أو الموارد التي ستصبح غير متوفرة في حالة تأثر موقعك الفعلي بكارثة طبيعية؟ هل لديك تأمين وماذا يغطيه؟
• هل لديكم تدابير الأمن السيبراني المعمول بها؟ ما هي نقاط ضعفهم؟ ما هي بيانات العميل التي قمت بتخزينها والتي تحتاج إلى الحماية؟
• هل سيكون عملك قادرًا على مواصلة العمل إذا أصبحت خدمة أو برنامج تابع لجهة خارجية يعتمد عليه فجأة غير متاح؟
• إذا كان جزء كبير من موظفيك غير قادرين على العمل في نفس الوقت ، فما هي الإجراءات الرئيسية التي يجب الحفاظ عليها؟ من هو القادر على الحفاظ عليهم؟

هذه الأسئلة ليست شاملة بأي حال من الأحوال ، لكن يجب أن توفر نقطة انطلاق جيدة. من المحتمل أن تستغرق هذه العملية بعض الوقت ، وستحتاج إلى إجراء بحث حول كل خطر محتمل. انظر لتحديد مدى إلحاح كل مشكلة ، وما هو تأثيرها على عملك. سيساعدك هذا في تحديد التدابير والإجراءات التي يجب تحديد أولوياتها.

الخطوة 3: ضع النسخ الاحتياطية والإجراءات الوقائية الأخرى في مكانها

أفضل خطة عمل عندما يتعلق الأمر باستمرارية الأعمال هي تلك التي تحل المشاكل قبل أن تبدأ. بعبارة أخرى ، بمجرد تقييم المخاطر المحتملة وتأثيراتها ، يجب أن تكون خطتك الأولى هي منع حدوث أزمة ، وليس التعافي منها.

أحد التدابير الرئيسية التي يجب أن تكون في مكانها هو طريقة لإنشاء وتخزين نسخ احتياطية لجميع ملفات عملك. يتضمن ذلك النسخ الاحتياطية لموقعك على الويب وقواعد البيانات وملفات المشروع والوثائق والعقود والاتفاقيات القانونية الأخرى والمعلومات المالية وأي ملفات أخرى تستخدمها شركتك.

تذكر اتباع أفضل الممارسات عندما يتعلق الأمر بإنشاء نسخ احتياطية وحفظها في أماكن متعددة. من الناحية المثالية ، ستحتاج إلى نسخ رقمية ورقية من كل شيء. يمكن أن يساعد استخدام التخزين السحابي وخدمات النسخ الاحتياطي التلقائي في هذه العملية.

ستحتاج أيضًا إلى التأكد من أن لديك أدوات قوية للأمن السيبراني ، بالإضافة إلى المراقبة الأمنية المنتظمة. يمكن أن يساعدك تنفيذ جدار حماية تطبيق الويب (WAF) بالإضافة إلى عمليات الفحص الأمني ​​المنتظمة وسجل النشاط في منع الهجمات. على الأقل ، يجب أن تكون قادرًا على الإمساك بها مبكرًا بما يكفي لمنع حدوث أضرار كبيرة.

إذا كان لديك موقع من الطوب وقذائف الهاون ، فمن المحتمل أن ترغب في النظر في التأمين لتغطيتك في حالة وقوع كارثة طبيعية. يمكنك أيضًا التفكير في تأمين أي معدات أو آلات تستخدمها. سيساعدك هذا في استبدال أو إصلاح أي موارد مادية لا يمكنك العمل بدونها.

الخطوة الرابعة: تطوير استراتيجيات وإجراءات الاستجابة للطوارئ

حتى عندما يمر عملك بأزمة ، ستحتاج على الأرجح إلى مواصلة دعم عملائك. يجب أن يوضح جزء من خطة استمرارية عملك كيفية القيام بذلك. بالنسبة للمبتدئين ، ستحتاج إلى خطة لحماية السلامة البدنية لموظفيك.

بينما يجب أن يتم تجميع إجراءات الإخلاء والسلامة في مكان آخر ، يمكنك الرجوع إليها في خطة الاستمرارية الخاصة بك. يمكنك أيضًا تضمين إجراءات لتحقيق الاستقرار في منشأتك ومعداتك ، ولكن تذكر أن سلامة الموظفين تأتي دائمًا في المقام الأول.

ستحتاج أيضًا إلى خطة لتقديم دعم العملاء المستمر. قد يعني هذا إعادة توجيه المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني وطلبات الدعم إلى موقع ثانوي. يمكنك أيضًا النظر في إعداد استجابات تلقائية لمواقف مثل فشل الخادم أو انتهاكات الأمان.

إذا كنت ستحتاج إلى مساعدة من مصادر خارجية (على سبيل المثال ، عند فشل خدمة جهة خارجية) ، فتأكد من تجميع جميع جهات الاتصال الخاصة بك وتنظيمها حتى تعرف من تتصل به. من الحكمة أيضًا البحث في الطرق التي يمكنك من خلالها حماية بيانات العميل من الهجمات الإلكترونية والأزمات المحتملة الأخرى.

بالإضافة إلى ذلك ، سترغب في وضع خطة اتصال. قد لا تكون طريقتك المعتادة للوصول إلى أعضاء فريقك و / أو عملائك متاحة أثناء حالة الطوارئ ، لذا فإن وجود عدة خيارات يعد أمرًا مثاليًا. تأكد من تنبيه العملاء عند مواجهة أزمة ، وابقهم على اطلاع أثناء عملك على إصلاحها.

الخطوة 5: تخطيط خطوات الاسترداد

بمجرد انتهاء التهديد الفوري ، ستحتاج على الأرجح إلى القيام ببعض السيطرة على الضرر. قد يكون تجاوز الأزمة أمرًا مربكًا. يمكن أن يمنحك تحديد الخطوات التي ستتخذها للتعافي مسارًا واضحًا للمضي قدمًا ، عندما لا تعرف من أين تبدأ.

قد تشمل عملية الاسترداد الخاصة بك:

• استعادة موقع الويب الخاص بك وقواعد البيانات والملفات من النسخ الاحتياطية الخاصة بك
• إصلاح أو استبدال المرافق والمعدات التالفة
• تصحيح الثغرات الأمنية في خطة الأمن السيبراني الخاصة بك
• الانتقال إلى مزودي خدمة جدد من جهات خارجية ، بشكل مؤقت أو دائم

تذكر إعطاء الأولوية لمهام الاسترداد الخاصة بك. اعتمادًا على الموقف ، قد لا يكون من الممكن إعادة كل شيء إلى ما كان عليه على الفور. تعامل مع أهم المهام أولاً ، مع التركيز على تلبية احتياجات عملائك الأكثر إلحاحًا.

الخطوة السادسة: اختبر خطتك وتدرب عليها

بمجرد قيام فريقك بكتابة خطة شاملة لاستمرارية العمل ، ستحتاج إلى مشاركتها مع باقي موظفيك. من الجيد أيضًا عقد اجتماع لمناقشة الخطة ، وإتاحة الفرصة لأعضاء الفريق لطرح أسئلة حول ما تحتويه.

بالإضافة إلى ذلك ، يعد اختبار خطتك وممارستها على أساس منتظم أمرًا أساسيًا. هذا له غرضان. أولاً ، ستساعد الممارسة موظفيك على الاستجابة بهدوء أكبر تحت الضغط في حالة وقوع كارثة ، مما يزيد من احتمالية تنفيذ خطتك بنجاح.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي تنفيذ خطتك إلى إلقاء الضوء على أي ثغرات أو تناقضات قد تمنعها من النجاح. يمنحك اكتشاف هذه المشكلات في وقت مبكر فرصة لإصلاحها قبل أن تحتاج إلى استخدام خطتك بشكل حقيقي. يمكن أن تساعد عمليات التدقيق السنوية في الحفاظ على خطتك في أفضل حالاتها أيضًا.

استنتاج

تعد خطة استمرارية الأعمال أمرًا أساسيًا لمنع حدوث خسائر كبيرة في حالة وقوع كارثة. مع كل الوقت والجهد الذي بذلته في عملك ، من المنطقي فقط أن تفعل كل ما في وسعك لحمايته في حالة حدوث حالة طارئة.

في هذه المقالة ، وضعنا ست خطوات لبدء خطة استمرارية عملك:

1. اجمع فريق استمرارية عملك.
2. قم بتقييم المخاطر والآثار المحتملة للكوارث.
3. ضع النسخ الاحتياطية والإجراءات الوقائية الأخرى في مكانها.
4. تطوير استراتيجيات وإجراءات الاستجابة للطوارئ.
5. ضع خطوات للتعافي.
6. اختبر خطتك وتدرب عليها.

هل لديك أي أسئلة حول وضع خطة قوية لاستمرارية الأعمال؟ تركها في قسم التعليقات أدناه!

المادة المصغرة الصورة بختيار زين / shutterstock.com