Afet Olduğunda: İş Sürekliliği Planları 101

Bir iş kurmak ve sürdürmek küçük bir iş değildir. Şirketinize yüklediğiniz onca emekle birlikte, istediğiniz son şey her şeyin dumana bulaşmasıdır. Doğal bir afet, siber saldırı veya öngörülemeyen başka bir acil durumla karşı karşıya olsanız da, bir iş sürekliliği planına sahip olmak şirketinizin hayatta kalması için çok önemli olabilir.

Bu yazıda, bir iş sürekliliği planının ne olduğunu ve buna sahip olmanın sizin için neden hayati olduğunu açıklayacağız. Ardından, kendinizinkini oluşturmak için atabileceğiniz altı adımı paylaşacağız ve yolunuza çıkan her şeye hazırlıklı olacağız.

Başlayalım!

İş Sürekliliği Planlarına Giriş

Bir iş sürekliliği planı, şirketinizin bir felaket veya kriz sırasında ve sonrasında nasıl çalışmaya devam edeceğini açıklar. Güçlü planlar, işletmenizin işleyişini etkileyebilecek bir dizi olası olay için hükümler içerir.

Bu şunları içerebilir:

• Sel, yangın, kasırga, hortum veya diğer şiddetli fırtınalar gibi doğal afetler
• Sizin veya müşterilerinizin web sitelerinin güvenliğinin ihlal edilmesine neden olan siber saldırılar
• Sunucu(lar)ınızın, verilerinizin, gücünüzün veya üçüncü taraf hizmetlerinizin kaybı
• Yaygın hastalık veya diğer nedenlerden dolayı çok sayıda çalışanın beklenmeyen bir şekilde bulunamaması

İşletmenizin karşılaştığı zorluklar ne olursa olsun, müşterilerin ürünlerinize, hizmetlerinize ve desteğinize ihtiyacı olacaktır. Bir plana sahip olmak, şirketinize bir felakete zarif bir şekilde dayanma ve hem müşterilerinizin ihtiyaçlarını hem de geçiminizi desteklemeye devam etme konusunda en iyi şansı verir.

Sizi ve çalışanlarınızı olabilecek her şeye başarıyla hazırlamak için süreklilik planınızın birkaç unsuru içermesi gerekecektir. İşletmenizin hayati yönlerini korumak için önceden yapacağınız eylemleri not etmeli ve çeşitli olası felaketler sırasında izlemeniz gereken net adımları sağlamalıdır. Aşağıda, bu sürecin nasıl görünebileceğini size göstereceğiz.

İş Sürekliliği Planı Nasıl Oluşturulur (6 Adımda)

Bu kadar çok farklı olası krizi hesaba katmak zor olabilir. Planınızın kapsamlı olmasını sağlamaya yardımcı olmak için ek kaynaklara başvurmanızı ve iş sürekliliği planı kontrol listelerine ve şablonlarına bakmanızı öneririz:

Ayrıca, aşağıdaki altı adım, planınızı gerçekleştirmenize yardımcı olacaktır!

1. Adım: İş Sürekliliği Ekibinizi Toplayın

Yapmanız gereken ilk şey, iş sürekliliği planınızı oluşturmaya kimin dahil olacağını belirlemektir. Ek bakış açılarına sahip olmak, işletmenizin acil bir durumda karşılaşabileceği olası en fazla sayıda sorunu hesaba katmanıza yardımcı olabilir.

Genel olarak konuşursak, çok yönlü bir iş sürekliliği ekibi, şirketinizin çeşitli departmanlarından üyelerden oluşacaktır. İşletmeniz çok küçükse, bu tüm şirketinizin ekipte olduğu anlamına gelebilir. Daha büyük işletmeler, her departmandan temsilciler alabilir.

Bu şekilde, iş sürekliliği ekibinin her bir üyesi, kendi uzmanlık alanlarının ihtiyaçlarının bilinmesini sağlayabilir. İşinizle ilgili daha eksiksiz bir kapsama sahip olacaksınız ve umarım şirket sektörlerinin belirli bir tür felakete hazırlıksız olduğu durumlardan kaçınacaksınız.

2. Adım: Risklerinizi ve Olası Afet Etkilerini Değerlendirin

Bir kriz durumunda ne yapacağınızı planlamadan önce, işletmenizin güvenlik açıklarını belirlemeniz ve çeşitli senaryoların bunları nasıl etkileyebileceğini değerlendirmeniz gerekir. Bazı ortak düşünceler şunları içerir:

• Gerçek mekanda faaliyet gösterdiğiniz yerin bir doğal afetten etkilenmesi durumunda hangi teknoloji veya kaynaklar kullanılamaz hale gelecek? Sigortanız var mı ve neleri kapsıyor?
• Siber güvenlik önlemleriniz var mı? Zayıflıkları nelerdir? Korunması gereken hangi müşteri verilerini depoladınız?
• Güvendiği bir üçüncü taraf hizmet veya yazılım aniden kullanılamaz hale gelirse işletmeniz çalışmaya devam edebilecek mi?
• Çalışanlarınızın önemli bir kısmı aynı anda çalışamayacak durumdaysa, hangi temel prosedürlerin sürdürülmesi gerekir? Onları kim koruyabilir?

Bu sorular hiçbir şekilde kapsamlı değildir, ancak iyi bir başlangıç ​​noktası sağlamalıdır. Bu süreç muhtemelen biraz zaman alacak ve her bir potansiyel risk için araştırma yapmak isteyeceksiniz. Her sorunun ne kadar acil olduğunu ve işiniz üzerinde ne gibi bir etkisi olacağını belirlemeye bakın. Bu, hangi önlemlere ve prosedürlere öncelik vereceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır.

3. Adım: Yedeklemeleri ve Diğer Önleyici Tedbirleri Yerine Getirin

İş sürekliliği söz konusu olduğunda en iyi eylem planı, sorunları başlamadan önce çözmektir. Diğer bir deyişle, potansiyel risklerinizi ve bunların etkilerini değerlendirdikten sonra, ilk planınız bir krizden kurtulmak yerine onu önlemek olmalıdır.

Almanız gereken en önemli önlemlerden biri, tüm işletme dosyalarınızın yedeklerini oluşturmak ve depolamak için bir yöntemdir. Buna web sitenizin, veritabanlarının, proje dosyalarının, belgelerin, sözleşmelerin ve diğer yasal anlaşmaların, finansal bilgilerin ve şirketinizin kullandığı hemen hemen tüm diğer dosyaların yedekleri dahildir.

Yedekleme oluşturmaya gelince en iyi uygulamaları izlemeyi ve bunları birden çok yere kaydetmeyi unutmayın. İdeal olarak, her şeyin dijital ve basılı kopyalarını isteyeceksiniz. Bulut depolama ve otomatik yedekleme hizmetlerini kullanmak bu süreçte yardımcı olabilir.

Ayrıca, düzenli güvenlik izlemenin yanı sıra sağlam siber güvenlik araçlarına sahip olduğunuzdan emin olmak isteyeceksiniz. Düzenli güvenlik taramalarına ve bir etkinlik günlüğüne ek olarak bir Web Uygulaması Güvenlik Duvarı (WAF) uygulamak, saldırıları önlemenize yardımcı olabilir. En azından, önemli bir hasarın oluşmasını önlemek için onları yeterince erken yakalayabilmelisiniz.

Gerçek bir yeriniz varsa, muhtemelen doğal bir afet durumunda sizi kapsayacak sigortaya bakmak isteyeceksiniz. Kullandığınız herhangi bir ekipman veya makineyi sigorta ettirmeyi de düşünebilirsiniz. Bu, onsuz çalışamayacağınız tüm fiziksel kaynakları değiştirmenize veya onarmanıza yardımcı olacaktır.

Adım 4: Acil Müdahale Stratejileri ve Prosedürleri Geliştirin

İşletmeniz bir kriz yaşıyor olsa bile, muhtemelen müşterilerinizi desteklemeye devam etmeniz gerekecek. İş sürekliliği planınızın bir kısmı bunu nasıl yapacağınızı belirlemelidir. Başlangıç ​​olarak, çalışanlarınızın fiziksel güvenliğini korumak için bir plana ihtiyacınız olacak.

Tahliye ve güvenlik prosedürlerinin başka bir yerde derlenmiş olması gerekirken, süreklilik planınızda bunlara atıfta bulunabilirsiniz. Tesisinizi ve ekipmanınızı stabilize etmeye yönelik prosedürleri de dahil edebilirsiniz, ancak çalışan güvenliğinin her zaman önce geldiğini unutmayın.

Ayrıca, sürekli müşteri desteği sağlamak için bir plana ihtiyacınız olacak. Bu, aramaları, e-postaları ve destek isteklerini ikincil bir konuma yeniden yönlendirmek anlamına gelebilir. Sunucu arızaları veya güvenlik ihlalleri gibi durumlar için otomatik yanıtlar ayarlamayı da inceleyebilirsiniz.

Dış kaynaklardan yardıma ihtiyacınız olacaksa (örneğin, bir üçüncü taraf hizmeti başarısız olduğunda), kimi arayacağınızı bilmeniz için tüm kişilerinizi derleyip düzenlediğinizden emin olun. Müşteri verilerini siber saldırılardan ve diğer olası krizlerden korumanın yollarını araştırmak da akıllıca olacaktır.

Ek olarak, yerinde bir iletişim planına sahip olmak isteyeceksiniz. Ekip üyelerinize ve/veya müşterilerinize her zamanki ulaşma yönteminiz acil bir durumda kullanılamayabilir, bu nedenle birkaç seçeneğe sahip olmak idealdir. Bir kriz yaşadığınızda müşterilerinizi uyardığınızdan ve sorunu çözmeye çalışırken onları bilgilendirdiğinizden emin olun.

Adım 5: Kurtarma Adımlarını Düzenleyin

Acil tehdit geçtikten sonra, muhtemelen biraz hasar kontrolü yapmanız gerekecektir. Bir krizi atlatmak çok zor olabilir. İyileşmek için atacağınız adımların ana hatlarını çizmek, aksi takdirde nereden başlayacağınızı bilemeyeceğiniz durumlarda size ileriye doğru net bir yol sağlayabilir.

Kurtarma süreciniz şunları içerebilir:

• Web sitenizi, veritabanlarınızı ve dosyalarınızı yedeklerinizden geri yükleme
• Hasarlı tesislerin ve ekipmanların onarılması veya değiştirilmesi
• Siber güvenlik planınızdaki güvenlik açıklarını yamalama
• Geçici veya kalıcı olarak yeni üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarına geçme

Kurtarma görevlerinize öncelik vermeyi unutmayın. Duruma göre her şeyi hemen eski haline döndürmek mümkün olmayabilir. Müşterilerinizin en acil ihtiyaçlarını karşılamaya odaklanarak önce en önemli görevlerin üstesinden gelin.

Adım 6: Planınızı Test Edin ve Uygulayın

Ekibiniz kapsamlı bir iş sürekliliği planı yazdıktan sonra, bunu diğer çalışanlarınızla paylaşmanız gerekecek. Planı tartışmak için bir toplantı düzenlemek ve ekip üyelerine planın içeriği hakkında soru sormaları için bir fırsat sağlamak da iyi bir fikirdir.

Ek olarak, planınızı düzenli olarak test etmek ve uygulamak çok önemlidir. Bunun iki amacı vardır. İlk olarak, uygulama, çalışanlarınızın bir felaket durumunda baskı altında daha sakin tepki vermesine yardımcı olacak ve planınızın başarılı bir şekilde yürürlüğe girmesini daha olası hale getirecektir.

Ayrıca, planınızı gözden geçirmek, başarılı olmasını engelleyebilecek tüm boşlukları veya tutarsızlıkları aydınlatabilir. Bu sorunları önceden tespit etmek, planınızı gerçekten kullanmanız gerekmeden önce bunları düzeltme şansı verir. Yıllık denetimler de planınızı en iyi durumda tutmanıza yardımcı olabilir.

Çözüm

Bir felaket durumunda büyük kayıpları önlemek için bir iş sürekliliği planı anahtardır. İşinize harcadığınız tüm zaman ve çabayla, acil bir durum ortaya çıktığında onu korumak için elinizden gelen her şeyi yapmak mantıklıdır.

Bu makalede, iş sürekliliği planınıza başlamak için altı adım belirledik:

1. İş sürekliliği ekibinizi toplayın.
2. Risklerinizi ve olası afet etkilerini değerlendirin.
3. Yedekleri ve diğer önleyici tedbirleri uygulamaya koyun.
4. Acil müdahale stratejileri ve prosedürleri geliştirin.
5. Kurtarma için adımları düzenleyin.
6. Planınızı test edin ve uygulayın.

Güçlü bir iş sürekliliği planı oluşturmakla ilgili sorularınız mı var? Onları aşağıdaki yorumlar bölümünde bırakın!

Makale Küçük Resmi Bakhtiar Zein / Shutterstock.com