10 Solusi Perangkat Lunak Dokumentasi Teknis Terbaik

Diterbitkan: 2021-01-01

Salah satu cara pasti untuk membuat proses pembuatan, penerbitan, dan pemeliharaan dokumentasi teknis menjadi lebih membosankan adalah dengan menggunakan perangkat lunak dokumentasi teknis setengah jadi.

Begitu banyak hal yang bisa terasa lepas darinya. Untuk mulai dengan, itu bisa datang dengan editor kikuk yang tidak menginspirasi sumber daya Anda untuk melakukan tulisan terbaik mereka. Atau, itu bisa memiliki skema penetapan harga yang membatasi di mana tidak mungkin untuk membuat seluruh tim Anda berkontribusi. Itu juga bisa datang dengan fungsi pencarian yang buruk yang akan gagal membantu Anda menemukan apa yang Anda butuhkan di antara fitur-fitur tidak disempurnakan lainnya!

Memilih perangkat lunak dokumentasi teknis memang banyak pekerjaan. Tapi kami telah melakukan pekerjaan rumah untuk Anda. Sebelum kita melihat pilihan kami untuk perangkat lunak dokumentasi teknis terbaik, mari kita lihat apa itu dokumentasi teknis.

Jadi apa itu dokumentasi teknis?

Dokumentasi teknis dapat berarti hal yang berbeda dalam konteks yang berbeda.

Dalam satu konteks, dokumentasi teknis untuk bisnis mungkin hanya mendokumentasikan konten yang digunakan oleh insinyur atau pengembang atau sumber daya teknisnya — kode sumber, misalnya.

Tapi lebih dari itu. Inilah salah satu cara yang bagus untuk melihatnya (melalui Transcom):

Istilah 'dokumentasi teknis' mengacu pada dokumen yang berbeda dengan data dan informasi terkait produk yang digunakan dan disimpan untuk tujuan yang berbeda. “Tujuan yang berbeda” berarti: Definisi dan spesifikasi produk, desain, manufaktur, jaminan kualitas, kewajiban produk, presentasi produk; deskripsi fitur, fungsi dan antarmuka; penggunaan yang dimaksudkan, aman dan benar; layanan dan perbaikan produk teknis serta pembuangan yang aman.
Transkom

Jadi, Anda dapat melihat bahwa istilah dokumentasi teknis telah berkembang untuk menyertakan setiap dokumentasi yang digunakan produk di seluruh siklus hidupnya.

Mengikuti definisi ini, semuanya mulai dari panduan cara, SOP, dokumen produk hingga catatan rilis adalah contohnya. Itu berarti solusi perangkat lunak dokumentasi teknis Anda harus mendukung semua ini.

Memilih solusi perangkat lunak dokumentasi teknis

Selain meninjau solusi untuk dukungannya untuk jenis dokumentasi yang berbeda, perhatikan kriteria pemilihan ini.

Paket harga: Solusi perangkat lunak dokumentasi teknis sering kali datang dengan paket penagihan per pengguna per bulan yang dibatasi pada batas penyimpanan dan tampilan halaman. Ini dengan cepat menjadi masalah ketika Anda memiliki tim pendukung yang besar dan mendapatkan jumlah hit yang tinggi, ini dapat bertambah dengan cepat.
Kontrol akses yang baik : Dokumentasi teknis Anda biasanya merupakan campuran dari bagian pribadi dan publik. Jadi perangkat lunak dokumentasi teknis Anda harus memiliki setidaknya beberapa tingkat kontrol akses.
Pengalaman menulis dan mengedit yang nyaman: Tentu saja, Anda memerlukan pengalaman menulis dan mengedit yang baik yang dinikmati oleh penulis teknis Anda dan anggota tim lainnya.

Jadi dengan semua itu dalam pikiran, mari langsung menuju ke daftar solusi perangkat lunak dokumentasi teknis teratas yang dapat Anda pilih.

Tahu Semua

KnowAll adalah solusi basis pengetahuan berbasis WordPress paling populer yang ideal untuk membuat dokumentasi teknis. Ini bahkan mengalahkan alternatif SaaS yang paling licin, memberikan konten dukungan Anda kekuatan dari sistem manajemen konten paling kuat di dunia.

kelebihan

Dilengkapi dengan editor WordPress yang paling disukai (jadi membuat dan memelihara bahkan jenis dokumentasi teknis yang paling kompleks semudah membuat dan memperbarui posting blog).
Menawarkan alat pemformatan seperti elemen akordeon, tab, pemberitahuan, sakelar, dll. yang memungkinkan Anda membuat dokumentasi teknis yang kaya dan menyegarkan.
Dilengkapi dengan fitur pencarian dan saran otomatis seperti Google (jadi menemukan apa yang Anda butuhkan butuh beberapa saat!).
Apakah terjemahan-siap (sehingga dapat berbicara bahasa Anda).
Dapat dengan mudah disesuaikan (sehingga Anda dapat membuatnya sendiri).
Mendukung lampiran (sehingga Anda dapat menawarkan unduhan secara langsung).
Dilengkapi dengan widget dan kode pendek.
Mendukung struktur kompleks dengan beberapa kategori/subkategori.
Bekerja sangat baik dengan Slack, HelpScout, dan Gravity Forms.
Dilengkapi dengan paket tahunan yang mudah mendukung pengguna tak terbatas dan dokumentasi teknis.

Kontra

Analisis pencarian tidak tersedia dalam paket $149.
Meskipun ini adalah tema WordPress yang sangat mudah digunakan, perlu beberapa upaya untuk mendapatkan pengaturan awal.

Harga: KnowAll hadir dengan paket tahunan yang mudah mulai dari $149/tahun.

Dokumen360

Document360 adalah perangkat lunak basis pengetahuan SaaS populer yang dapat digunakan untuk membuat dan menghosting dokumentasi teknis. Cukup buat proyek untuk konten dokumentasi teknis Anda, dan Anda harus siap.

kelebihan

Dilengkapi dengan penurunan harga yang bagus dan editor WYSIWYG untuk pembuatan konten yang mudah.
Mendukung beberapa alat pemformatan seperti blok kode, info, dll. untuk memformat dokumentasi dengan baik.
Menawarkan wawasan mendalam tentang bagaimana orang terlibat dengan konten.
Apakah multibahasa.
Menawarkan peran untuk merampingkan alur kerja editorial dokumentasi teknis.
Mendukung Kustomisasi dengan cara yang selaras dengan pedoman merek.
Dilengkapi dengan fitur pencarian bertenaga AI.
Dilengkapi dengan drive seperti Google untuk melampirkan yang dapat diunduh/file.
Mendukung struktur kategorisasi yang kompleks.
Bekerja dengan baik dengan Zendesk, Freshdesk, Intercom dan banyak lagi.

Kontra

Dapat sedikit mahal untuk usaha kecil.

Harga: Document360 berharga $99 per bulan dan mendukung 2 akun dengan batas penyimpanan 50GB.

KlikBantuan

ClickHelp adalah perangkat lunak dokumentasi teknis paling komprehensif di luar sana. Ini adalah "alat pembuat bantuan online" yang dibuat untuk membuat dan menghosting dokumentasi teknis. Menjadi solusi SaaS, tidak ada konfigurasi atau instalasi yang harus dilakukan.

kelebihan

Mendukung sejumlah jenis konten dokumentasi teknis seperti manual, FAQ, Basis Pengetahuan, Tutorial, dokumen API, dll.
Memfasilitasi alur kerja editorial dengan dukungan untuk berbagai peran (penulis, pengulas, dll).
Dilengkapi dengan 6 template UI untuk jenis dokumentasi populer.
Olahraga mesin pencari yang dipatenkan yang kuat.
Dilengkapi dengan lebih dari 20 integrasi.
Mudah disesuaikan.
Dilengkapi dengan kontrol akses termasuk dokumen yang dilindungi kata sandi.
Menawarkan pelaporan yang kaya dan analisis konten dengan lebih dari 30 metrik termasuk metrik yang mudah dibaca. `

Kontra

Biaya dapat bertambah sangat cepat dengan ini karena Anda hanya mendapatkan 150 topik dalam paket $55/bln; sebuah dokumen diperhitungkan terhadap suatu topik.
Paket dasar tidak mendukung domain kustom.

Harga: Paket dasar ClickHelp dijual seharga $55/bulan (dibayar bulanan). Ini mendukung satu akun penulis dan 150 topik.

burung hantu pengetahuan

KnowledgeOwl adalah solusi basis pengetahuan yang penuh fitur dan mudah digunakan yang bekerja sangat baik dalam membuat dan memelihara dokumentasi teknis. Solusi SaaS ini hadir dengan pengaturan sederhana dan memberi Anda kendali penuh atas bagaimana konten teknis Anda ditampilkan.

kelebihan

Dilengkapi dengan pustaka file dengan izin pengguna tingkat lanjut (mengontrol siapa yang dapat mengakses, mengedit, atau menghapus file).
Mendukung struktur kompleks dengan kategori/subkategori bersarang untuk menampung dokumentasi teknis yang paling rumit sekalipun.
Olahraga fitur pencarian lanjutan dengan saran otomatis.
Mendukung kontrol akses yang kuat untuk membatasi akses ke dokumentasi.
Menawarkan fungsionalitas umpan balik untuk mengukur kinerja konten.
Dilengkapi dengan fitur untuk menampilkan konten terkait.
Dikirim dengan modul glosarium antara lain.

Kontra

Menjadi mahal untuk lebih banyak pengguna.
Bukankah multibahasa?
Opsi penyesuaian terasa membatasi.

Harga: Paket solo Knowledge Owl berharga $79/bln dan hanya mendukung satu pengguna.

BantuanNDoc

HelpNDoc adalah alat pembuat bantuan lain yang memungkinkan Anda membuat dokumentasi teknis. Ini adalah perangkat lunak yang dapat diunduh yang hanya dapat Anda gunakan dengan Windows. Setelah Anda menulis dokumentasi Anda dengan HelpNDoc, Anda dapat mengekspornya ke host di server Anda.

kelebihan

Hadir dengan pengalaman pengeditan yang mirip dengan Microsoft Work dengan semua opsi pemformatan yang ditampilkan dengan rapi menggunakan desain "pita".
Menawarkan perpustakaan media sehingga Anda dapat menambahkan gambar, video, lampiran, dll.
Menawarkan beberapa opsi ekspor untuk mengubah dokumentasi teknis Anda menjadi situs web, PDF, eBook Kindle, dan banyak lagi.

Kontra

Membutuhkan konfigurasi.
Membutuhkan pengetahuan teknis.
Perlu kerja keras untuk memodifikasi template bawaan.
Bekerja hanya dengan Windows.

Harga: HelpNDoc hadir dengan paket tahunan 99€, tetapi menampilkan iklan. Untuk bebas iklan dan membuka kunci semua fitur seperti opsi ekspor, Anda harus mengeluarkan € 249/tahun.

MediaWiki

Jika Anda ingin membuat situs web dokumentasi teknis bergaya Wikipedia, gunakan MediaWiki.

kelebihan

Datang gratis!
Apakah open source dan didukung oleh komunitas besar pengembang.
Dapat diperluas dan disesuaikan (seperti perangkat lunak open source sering).

Kontra

Anda memerlukan sumber daya pengembangan untuk membuatnya bekerja untuk Anda.

Harga: Gratis.

jus bantuan

Helpjuice adalah salah satu solusi basis pengetahuan yang paling matang dan dipikirkan dengan matang yang bekerja sangat baik dalam membuat dan menghosting dokumentasi teknis. Karena HelpJuice adalah solusi SaaS, tidak ada konfigurasi yang harus dilakukan, jadi memulainya cukup mudah.

kelebihan

Olahraga editor yang apik dengan beberapa opsi pemformatan.
Dilengkapi dengan alur kerja editorial/persetujuan.
Menawarkan banyak tema dan juga dapat disesuaikan.
Mendukung lampiran.
Menawarkan wawasan tentang konsumsi konten.
Dilengkapi dengan fungsi pencarian yang berguna.
Bekerja dengan baik dengan Slack, Zendesk, Salesforce dll.
Apakah multibahasa.

Kontra

Harga Helpjuice bisa sedikit curam untuk beberapa pengguna seperti $120/bulan, keluar $1440 setahun.
Menambahkan gambar tidak begitu mulus.

Harga: Helpjuice menawarkan paket $120/bln yang mendukung 4 pengguna.

BantuanDocs

Helpdocs adalah perangkat lunak basis pengetahuan bagus lainnya yang berfungsi dengan baik dalam membuat dan menghosting dokumentasi teknis. Itu hadir dengan sejumlah fitur yang membantu membuat dan memelihara dokumentasi yang bermanfaat dan terkini.

kelebihan

Menawarkan beberapa alat pemformatan seperti info, tabel, blok HTML, dan lainnya untuk menulis dokumentasi teknis yang kaya.
Dilengkapi dengan template "buatan tangan" untuk memberi Anda permulaan.
Mendukung kustomisasi.
Menawarkan sejumlah integrasi termasuk untuk Slack dan Intercom.
Mendukung banyak peran untuk memungkinkan pengguna berkolaborasi di dokumen.
Dilengkapi dengan fitur pencarian yang bagus.
Menawarkan wawasan tentang bagaimana kinerja dokumentasi.

Kontra

Fitur seperti kontrol akses dan dukungan untuk berbagai bahasa hadir dengan paket yang lebih tinggi ($99 per bulan.)

Harga: Paket awal untuk HelpDocs berharga $49/bln dan mendukung 5 pengguna.

Pertemuan

Berasal dari keluarga Atlassian, Confluence adalah platform berbagi pengetahuan dan kolaborasi keren yang berfungsi ganda sebagai solusi manajemen proyek ringan. Ini sebenarnya dilengkapi dengan pelatihan selama satu jam tentang bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk membangun dan meng-host dokumentasi teknis Anda.

kelebihan

Dilengkapi dengan 75+ template termasuk yang untuk dokumentasi teknis.
Olahraga fitur pencarian lanjutan.
Menawarkan kolaborasi mulus seperti Google Dokumen dengan pengeditan waktu nyata, komentar, notifikasi email untuk tag, dan banyak lagi.
Dikirim dengan pengaturan izin untuk mengontrol akses ke dokumentasi.

Kontra

Navigasi tidak begitu intuitif.
Integrasi terasa membatasi.
Opsi pemformatan terasa tidak aktif.

Harga: Confluence menawarkan versi gratis terbatas yang mendukung 10 pengguna. Untuk membuka kunci fitur seperti kontrol akses, Anda perlu meningkatkan ke paket $5/pengguna/bulan.

Jadi solusi perangkat lunak dokumentasi teknis mana yang terbaik?

Selain opsi perangkat lunak dokumentasi teknis yang tercantum di atas, Anda juga dapat menggunakan Google Sites untuk membuat dan memublikasikan dokumentasi teknis Anda.

Membuat situs web Google gratis tetapi memiliki akses Google Workspace (sebelumnya G Suite) untuk karyawan Anda memberi Anda kontrol akses yang lebih mudah (terutama untuk dokumentasi internal Anda yang dapat menggunakan akses terbatas). Namun, perlu diingat bahwa menggunakan Google Sites sebagai solusi dokumentasi teknis mengharuskan Anda berinvestasi dalam penyesuaian.

Jadi begitulah — solusi perangkat lunak dokumentasi teknis terbaik dan terlengkap untuk bisnis Anda. Sudah menggunakan salah satunya? Beritahu kami di komentar!