10 najlepszych rozwiązań w zakresie oprogramowania do dokumentacji technicznej

Pewnym sposobem, aby proces tworzenia, publikowania i utrzymywania dokumentacji technicznej był jeszcze bardziej żmudny, jest użycie niedopracowanego oprogramowania do dokumentacji technicznej.

Tak wiele rzeczy może się z tym nie podobać. Na początek może być wyposażony w niezgrabny edytor, który nie inspiruje twoich zasobów do najlepszego pisania. Lub może mieć restrykcyjne schematy cenowe, w których po prostu nie będzie możliwe zaangażowanie całego zespołu. Może również zostać dostarczony ze słabą funkcją wyszukiwania, która nie pomoże Ci znaleźć tego, czego potrzebujesz, wśród innych niewyrafinowanych funkcji!

Wybór oprogramowania do dokumentacji technicznej to rzeczywiście dużo pracy. Ale odrobiliśmy za ciebie pracę domową. Zanim jednak zobaczymy nasze wybory najlepszego oprogramowania do dokumentacji technicznej, spójrzmy, czym jest dokumentacja techniczna.

Czym więc jest dokumentacja techniczna?

Dokumentacja techniczna może mieć różne znaczenie w różnych kontekstach.

W jednym kontekście dokumentacja techniczna dla firmy może po prostu dokumentować zawartość, z której korzystają inżynierowie, programiści lub zasoby techniczne — na przykład kod źródłowy.

Ale to wykracza poza to. Oto jeden świetny sposób na to (przez Transcom):

Termin „dokumentacja techniczna” odnosi się do różnych dokumentów zawierających dane i informacje związane z produktem, które są wykorzystywane i przechowywane do różnych celów. „Różne cele” oznaczają: definicję i specyfikację produktu, projekt, produkcję, zapewnienie jakości, odpowiedzialność za produkt, prezentację produktu; opis cech, funkcji i interfejsów; zamierzone, bezpieczne i prawidłowe użytkowanie; serwis i naprawa produktu technicznego oraz jego bezpieczna utylizacja.

Transcom

Widać więc, że termin „dokumentacja techniczna” ewoluował, obejmując każdy fragment dokumentacji używany przez produkt w całym jego cyklu życia.

Zgodnie z tą definicją wszystko, począwszy od poradników, SOP, dokumentów produktowych po informacje o wydaniu, jest tego przykładem. Oznacza to, że oprogramowanie do tworzenia dokumentacji technicznej musi obsługiwać wszystkie te elementy.

Wybór oprogramowania do dokumentacji technicznej Rozwiązanie

Oprócz przeglądu rozwiązania pod kątem obsługi różnych typów dokumentacji, zwróć uwagę na te kryteria wyboru.

• Plany cenowe: rozwiązania w zakresie oprogramowania dokumentacji technicznej często są dostarczane z planami rozliczeniowymi na użytkownika na miesiąc, które są ograniczone do limitów pamięci i wyświetleń stron. Szybko stają się one problemem, gdy masz duży zespół wsparcia i otrzymujesz dużą liczbę trafień, które szybko się sumują.
• Dobra kontrola dostępu : Twoja dokumentacja techniczna jest zwykle mieszanką elementów prywatnych i publicznych. Dlatego oprogramowanie dokumentacji technicznej powinno mieć przynajmniej pewien poziom kontroli dostępu.
• Wygodne wrażenia z pisania i edycji: Oczywiście potrzebujesz dobrego doświadczenia w pisaniu i edycji, które lubią Twoi pisarze techniczni i inni członkowie zespołu.

Mając to wszystko na uwadze, przejdźmy od razu do naszej listy najlepszych rozwiązań oprogramowania do dokumentacji technicznej, z których możesz wybierać.

Wiedz wszystko

KnowAll to najpopularniejsze rozwiązanie bazy wiedzy oparte na WordPressie, idealne do tworzenia dokumentacji technicznej. Pokonuje nawet najbardziej zgrabne alternatywy SaaS, zapewniając treściom pomocniczym moc najbardziej niezawodnego systemu zarządzania treścią na świecie.

Plusy

• Zawiera najbardziej lubiany edytor WordPress (dzięki czemu tworzenie i utrzymywanie nawet najbardziej złożonych typów dokumentacji technicznej jest tak proste, jak tworzenie i aktualizowanie postów na blogu).
• Oferuje narzędzia do formatowania, takie jak elementy akordeonowe, zakładki, powiadomienia, przełączniki itp., które umożliwiają tworzenie bogatej, odświeżającej dokumentacji technicznej.
• Jest wyposażony w funkcje wyszukiwania i autosugestii podobne do Google (więc znalezienie tego, czego potrzebujesz, zajmuje chwilę!).
• Jest gotowy do tłumaczenia (aby mógł mówić w Twoim języku).
• Można go łatwo dostosować (dzięki czemu można go dostosować do własnych potrzeb).
• Obsługuje załączniki (dzięki czemu możesz bezpośrednio oferować pliki do pobrania).
• Zawiera widżety i skróty.
• Obsługuje złożone struktury z wieloma kategoriami/podkategoriami.
• Działa bardzo ładnie ze Slackiem, HelpScout i Gravity Forms.
• Pochodzi z łatwym planem rocznym obsługującym nieograniczoną liczbę użytkowników i dokumentację techniczną.

Cons

• Analiza wyszukiwania nie jest dostępna w abonamencie 149 USD.
• Chociaż jest to bardzo łatwy w użyciu motyw WordPress, początkowa konfiguracja zajmie trochę czasu.

Ceny: KnowAll zawiera łatwe plany roczne zaczynające się od 149 USD rocznie.

Dokument360

Document360 to popularne oprogramowanie bazy wiedzy SaaS, którego można używać do tworzenia i hostowania dokumentacji technicznej. Po prostu stwórz projekt dla zawartości swojej dokumentacji technicznej i powinieneś być ustawiony.

Plusy

• Pochodzi z ładnym edytorem przecen i WYSIWYG dla łatwego tworzenia treści.
• Obsługuje wiele narzędzi formatujących, takich jak bloki kodu, objaśnienia itp., aby ładnie sformatować dokumentację.
• Oferuje dogłębny wgląd w to, jak ludzie angażują się w treść.
• Jest wielojęzyczny.
• Oferuje role usprawniające obieg pracy redakcyjnej dokumentacji technicznej.
• Wsparcie personalizacji w sposób zgodny z wytycznymi marki.
• Wyposażony w funkcję wyszukiwania wspomaganą sztuczną inteligencją.
• W zestawie z dyskiem podobnym do Google do dołączania plików do pobrania/plików.
• Obsługuje złożone struktury kategoryzacji.
• Dobrze współpracuje z Zendesk, Freshdesk, Intercom i wieloma innymi.

Cons

• Może być trochę drogie dla małych firm.

Ceny: Document360 kosztuje 99 USD miesięcznie i obsługuje 2 konta z limitem pamięci 50 GB.

KliknijPomoc

ClickHelp to najbardziej wszechstronne oprogramowanie do dokumentacji technicznej na rynku. Jest to „narzędzie do tworzenia pomocy online”, które służy do tworzenia i przechowywania dokumentacji technicznej. Będąc rozwiązaniem SaaS, nie trzeba konfigurować ani instalować.

Plusy

• Obsługuje wiele typów treści dokumentacji technicznej, takich jak podręczniki, często zadawane pytania, bazy wiedzy, samouczki, dokumenty API itp.
• Ułatwia przepływy pracy redakcyjnej dzięki obsłudze wielu ról (autorów, recenzentów itp.).
• Zawiera 6 szablonów interfejsu użytkownika dla popularnych typów dokumentacji.
• Sport potężna, opatentowana wyszukiwarka.
• Pochodzi z ponad 20 integracjami.
• Jest łatwo konfigurowalny.
• Pochodzi z kontrolą dostępu, w tym z dokumentami chronionymi hasłem.
• Oferuje rozbudowane raportowanie i analizę treści z ponad 30 metrykami, w tym wskaźnikami czytelności. `

Cons

• Dzięki temu koszty mogą się bardzo szybko sumować, ponieważ masz tylko 150 tematów w abonamencie 55 USD/mies.; dokument liczy się do tematu.
• Podstawowy plan nie obsługuje domeny niestandardowej.

Ceny: Podstawowy plan ClickHelp kosztuje 55 USD/miesiąc (płatne miesięcznie). Obsługuje jedno konto autorskie i 150 tematów.

Sowa wiedzy

KnowledgeOwl to bogate w funkcje i łatwe w użyciu rozwiązanie bazy wiedzy, które świetnie sprawdza się w tworzeniu i utrzymywaniu dokumentacji technicznej. To rozwiązanie SaaS ma prostą konfigurację i zapewnia pełną kontrolę nad sposobem wyświetlania treści technicznych.

Plusy

• W zestawie biblioteka plików z zaawansowanymi uprawnieniami użytkownika (kontrola, kto może uzyskiwać dostęp, edytować lub usuwać pliki).
• Obsługuje złożone struktury z zagnieżdżonymi kategoriami/podkategoriami do obsługi nawet najbardziej złożonej dokumentacji technicznej.
• Sport zaawansowana funkcja wyszukiwania z autosugestią.
• Obsługuje solidną kontrolę dostępu w celu ograniczenia dostępu do dokumentacji.
• Oferuje funkcję opinii, która pozwala ocenić, jak działa zawartość.
• Zawiera funkcje do wyświetlania powiązanych treści.
• Wysyła m.in. z modułem glosariusza.

Cons

• Staje się drogi dla większej liczby użytkowników.
• nie jest wielojęzyczny
• Opcje dostosowywania wydają się ograniczone.

Ceny: plan solowy Knowledge Owl kosztuje 79 USD/mies. i obsługuje tylko jednego użytkownika.

PomocNdoc

HelpNDoc to kolejne narzędzie do tworzenia pomocy, które umożliwia tworzenie dokumentacji technicznej. Jest to oprogramowanie do pobrania, którego można używać tylko w systemie Windows. Kiedy już napiszesz swoją dokumentację za pomocą HelpNDoc, możesz ją wyeksportować do hosta na swoich serwerach.

Plusy

• Jest wyposażony w doświadczenie edycji podobne do Microsoft Work, ze wszystkimi opcjami formatowania, które są zgrabnie wyświetlane przy użyciu projektu „wstążka”.
• Oferuje bibliotekę multimediów, dzięki czemu możesz dodawać zdjęcia, filmy, załączniki itp.
• Oferuje kilka opcji eksportu, aby przekonwertować dokumentację techniczną na strony internetowe, pliki PDF, e-booki Kindle i nie tylko.

Cons

• Wymaga konfiguracji.
• Potrzebuje wiedzy technicznej.
• Zajmuje się modyfikacją wbudowanych szablonów.
• Działa tylko z systemem Windows.

Ceny: HelpNDoc ma roczny plan w wysokości 99 €, ale wyświetla reklamy. Aby uwolnić się od reklam i odblokować wszystkie funkcje, takie jak opcje eksportu, musisz wydać 249 € rocznie.

MediaWiki

Jeśli chcesz zbudować witrynę z dokumentacją techniczną w stylu Wikipedii, skorzystaj z MediaWiki.

Plusy

• Przychodzi za darmo!
• Jest open source i wspierany przez dużą społeczność programistów.
• Jest rozszerzalny i konfigurowalny (jak to często bywa w przypadku oprogramowania typu open source).

Cons

• Potrzebujesz zasobów programistycznych, aby to działało dla Ciebie.

Cennik: Bezpłatnie.

Sok Pomocy

Helpjuice to jedno z najbardziej dojrzałych i przemyślanych rozwiązań baz wiedzy, które świetnie sprawdza się przy tworzeniu i hostowaniu dokumentacji technicznej. Ponieważ HelpJuice to rozwiązanie SaaS, nie trzeba konfigurować, więc rozpoczęcie pracy jest dość proste.

Plusy

• Sportowy zgrabny edytor z wieloma opcjami formatowania.
• Zawiera przepływ pracy redakcyjnej/zatwierdzania.
• Oferuje wiele motywów i jest również konfigurowalny.
• Obsługuje załączniki.
• Oferuje wgląd w zużycie treści.
• Pochodzi z przydatną funkcją wyszukiwania.
• Świetnie współpracuje ze Slackiem, Zendeskiem, Salesforce itp.
• Jest wielojęzyczny.

Cons

• Ceny Helpjuice mogą być nieco wygórowane dla niektórych użytkowników, ponieważ wynoszą 120 USD miesięcznie, a cena wynosi 1440 USD rocznie.
• Dodawanie obrazów nie jest tak płynne.

Ceny: Helpjuice oferuje plan 120 USD/mies., który obsługuje 4 użytkowników.

HelpDocs

Helpdocs to kolejne dobre oprogramowanie bazy wiedzy, które działa równie dobrze przy tworzeniu i przechowywaniu dokumentacji technicznej. Jest wyposażony w wiele funkcji, które pomagają tworzyć i utrzymywać pomocną i aktualną dokumentację.

Plusy

• Oferuje wiele narzędzi do formatowania, takich jak objaśnienia, tabele, bloki HTML i nie tylko, aby pisać bogatą dokumentację techniczną.
• Zawiera „ręcznie wykonane” szablony, które dają Ci przewagę.
• Obsługuje dostosowywanie.
• Oferuje szereg integracji, w tym te dla Slack i Intercom.
• Obsługuje wiele ról, umożliwiając użytkownikom współpracę nad dokumentami.
• Pochodzi z dobrą funkcją wyszukiwania.
• Oferuje wgląd w działanie dokumentacji.

Cons

• Funkcje takie jak kontrola dostępu i obsługa wielu języków są dostępne w wyższych planach (99 USD miesięcznie).

Ceny: Plan startowy HelpDocs kosztuje 49 USD/mies. i obsługuje 5 użytkowników.

Zbieg

Pochodząca z rodziny Atlassian platforma Confluence to fajna platforma do dzielenia się wiedzą i współpracy, która pełni jednocześnie funkcję lekkiego rozwiązania do zarządzania projektami. W rzeczywistości zawiera godzinne szkolenie, w jaki sposób można go używać do tworzenia i hostowania dokumentacji technicznej.

Plusy

• Zawiera ponad 75 szablonów, w tym do dokumentacji technicznej.
• Sport zaawansowana funkcja wyszukiwania.
• Oferuje bezproblemową współpracę podobną do Dokumentów Google z edycją w czasie rzeczywistym, komentowaniem, powiadomieniami e-mail o tagach i nie tylko.
• Dostarczany z ustawieniami uprawnień umożliwiającymi kontrolę dostępu do dokumentacji.

Cons

• Nawigacja nie jest tak intuicyjna.
• Integracje wydają się ograniczać.
• Opcje formatowania czują się nieswojo.

Ceny: Confluence oferuje ograniczoną bezpłatną wersję, która obsługuje 10 użytkowników. Aby odblokować funkcje, takie jak kontrola dostępu, musisz przejść na plan 5 USD za użytkownika miesięcznie.

Więc które oprogramowanie do dokumentacji technicznej jest najlepsze?

Oprócz wymienionych powyżej opcji oprogramowania dokumentacji technicznej możesz także używać Witryn Google do tworzenia i publikowania dokumentacji technicznej.

Utworzenie witryny Google jest bezpłatne, ale dostęp do Google Workspace (dawniej G Suite) dla pracowników zapewnia łatwiejszą kontrolę dostępu (zwłaszcza w przypadku dokumentacji wewnętrznej, która może korzystać z ograniczonego dostępu). Pamiętaj jednak, że korzystanie z Witryn Google jako rozwiązania dokumentacji technicznej wymaga inwestycji w dostosowywanie.

Więc masz je — najlepsze i najbardziej kompletne oprogramowanie do dokumentacji technicznej dla Twojej firmy. Używasz już jednego z nich? Powiedz nam w komentarzach!