Las 10 mejores soluciones de software de documentación técnica

Una forma segura de hacer que el proceso de creación, publicación y mantenimiento de la documentación técnica sea aún más tedioso es utilizar un software de documentación técnica a medias.

Tantas cosas pueden sentirse mal con eso. Para empezar, podría venir con un editor torpe que no inspire a sus recursos a escribir lo mejor posible. O bien, podría tener esquemas de precios restrictivos en los que simplemente no será factible lograr que todo su equipo contribuya. ¡También podría venir con una funcionalidad de búsqueda deficiente que no lo ayudará a encontrar lo que necesita entre otras características no refinadas!

Elegir un software de documentación técnica es realmente mucho trabajo. Pero hemos hecho los deberes por ti. Sin embargo, antes de ver nuestras selecciones para el mejor software de documentación técnica, veamos qué es la documentación técnica.

Entonces, ¿qué es la documentación técnica?

La documentación técnica puede significar diferentes cosas en diferentes contextos.

En un contexto, la documentación técnica para una empresa podría ser simplemente la documentación del contenido que utilizan sus ingenieros o desarrolladores o los recursos técnicos, por ejemplo, el código fuente.

Pero va más allá de eso. Aquí hay una excelente manera de verlo (a través de Transcom):

El término "documentación técnica" se refiere a diferentes documentos con datos e información relacionados con el producto que se utilizan y almacenan para diferentes propósitos. “Propósitos diferentes” significa: definición y especificación del producto, diseño, fabricación, control de calidad, responsabilidad del producto, presentación del producto; descripción de características, funciones e interfaces; uso previsto, seguro y correcto; servicio y reparación de un producto técnico, así como su eliminación segura.

transcomunicador

Así que puede ver que el término documentación técnica ha evolucionado para incluir cada pieza de documentación que utiliza un producto a lo largo de su ciclo de vida.

Siguiendo esta definición, todo, desde guías prácticas, SOP, documentos de productos hasta notas de lanzamiento, son ejemplos de ello. Eso significa que su solución de software de documentación técnica debe admitir todo esto.

Elegir una solución de software de documentación técnica

Además de revisar una solución por su soporte para los diferentes tipos de documentación, preste atención a estos criterios de selección.

• Planes de precios: las soluciones de software de documentación técnica a menudo vienen con planes de facturación por usuario por mes que están limitados a límites de almacenamiento y vistas de página. Esto se convierte rápidamente en un problema cuando tiene un gran equipo de soporte y recibe un gran volumen de visitas, estas pueden acumularse rápidamente.
• Buen control de acceso : su documentación técnica suele ser una combinación de piezas públicas y privadas. Por lo tanto, su software de documentación técnica debe incluir al menos algún nivel de control de acceso.
• Cómoda experiencia de escritura y edición: por supuesto, necesita una buena experiencia de escritura y edición que disfruten sus escritores técnicos y otros miembros del equipo.

Entonces, con todo eso en mente, vayamos directamente a nuestra lista de las mejores soluciones de software de documentación técnica entre las que puede elegir.

SaberTodo

KnowAll es la solución de base de conocimiento basada en WordPress más popular que es ideal para crear documentación técnica. Supera incluso a las alternativas SaaS más ingeniosas, lo que brinda a su contenido de soporte el poder del sistema de administración de contenido más sólido del mundo.

ventajas

• Viene con el editor de WordPress más querido (por lo que crear y mantener incluso los tipos de documentación técnica más complejos es tan fácil como crear y actualizar publicaciones de blog).
• Ofrece herramientas de formato como elementos de acordeón, pestañas, avisos, conmutadores, etc. que le permiten crear documentación técnica rica y refrescante.
• Viene con funciones de búsqueda y sugerencias automáticas similares a las de Google (¡así que encontrar lo que necesita toma unos minutos!).
• Está listo para traducir (para que pueda hablar su idioma).
• Se puede personalizar fácilmente (para que puedas personalizarlo).
• Admite archivos adjuntos (para que pueda ofrecer descargas directamente).
• Viene con widgets y códigos cortos.
• Admite estructuras complejas con múltiples categorías/subcategorías.
• Funciona muy bien con Slack, HelpScout y Gravity Forms.
• Viene con un plan anual fácil que admite usuarios ilimitados y documentación técnica.

Contras

• El análisis de búsqueda no está disponible en el plan de $149.
• Aunque es un tema de WordPress muy fácil de usar, requerirá un poco de esfuerzo obtener la configuración inicial.

Precios: KnowAll viene con sencillos planes anuales a partir de $149/año.

Documento360

Document360 es un popular software de base de conocimientos de SaaS que se puede utilizar para crear y alojar documentación técnica. Simplemente cree un proyecto para el contenido de su documentación técnica y debería estar listo.

ventajas

• Viene con un agradable editor de rebajas y WYSIWYG para una fácil creación de contenido.
• Admite múltiples herramientas de formato como bloques de código, llamadas, etc. para formatear bien la documentación.
• Ofrece información detallada sobre cómo las personas interactúan con el contenido.
• es multilenguaje
• Ofrece roles para agilizar el flujo de trabajo editorial de la documentación técnica.
• Apoye la personalización de una manera que se alinee con las pautas de la marca.
• Viene con una función de búsqueda impulsada por IA.
• Viene con una unidad similar a Google para adjuntar archivos/descargables.
• Admite estructuras de categorización complejas.
• Funciona muy bien con Zendesk, Freshdesk, Intercom y muchos más.

Contras

• Puede ser un poco caro para las pequeñas empresas.

Precios: Document360 cuesta $ 99 por mes y admite 2 cuentas con un límite de almacenamiento de 50 GB.

Haga clic en Ayuda

ClickHelp es el software de documentación técnica más completo que existe. Es la "herramienta de autoría de ayuda en línea" diseñada para crear y alojar documentación técnica. Al ser una solución SaaS, no hay que realizar ninguna configuración ni instalación.

ventajas

• Admite una gran cantidad de tipos de contenido de documentación técnica, como manuales, preguntas frecuentes, bases de conocimientos, tutoriales, documentos de API, etc.
• Facilita los flujos de trabajo editoriales con soporte para múltiples roles (autores, revisores, etc.).
• Viene con 6 plantillas de interfaz de usuario para los tipos de documentación más populares.
• Tiene un potente motor de búsqueda patentado.
• Viene con más de 20 integraciones.
• Es fácilmente personalizable.
• Viene con control de acceso que incluye documentos protegidos con contraseña.
• Ofrece informes completos y análisis de contenido con más de 30 métricas, incluidas las de legibilidad. `

Contras

• Los costos pueden aumentar muy rápido con esto, ya que solo obtiene 150 temas en el plan de $55/mes; un documento cuenta para un tema.
• El plan básico no admite un dominio personalizado.

Precio: el plan básico de ClickHelp se vende por $55/mes (pago mensual). Admite una cuenta de autor y 150 temas.

Búho del conocimiento

KnowledgeOwl es una solución de base de conocimientos repleta de funciones y fácil de usar que funciona muy bien para crear y mantener documentación técnica. Esta solución SaaS viene con una configuración simple y le brinda control total sobre cómo se muestra su contenido técnico.

ventajas

• Viene con una biblioteca de archivos con permisos de usuario avanzados (que controlan quién puede acceder, editar o eliminar archivos).
• Admite estructuras complejas con categorías/subcategorías anidadas para albergar incluso la documentación técnica más compleja.
• Tiene una función de búsqueda avanzada con sugerencias automáticas.
• Admite un control de acceso robusto para restringir el acceso a la documentación.
• Ofrece funcionalidad de retroalimentación para evaluar cómo está el contenido.
• Viene con funciones para mostrar contenido relacionado.
• Se envía con un módulo de glosario, entre otros.

Contras

• Se vuelve caro para más usuarios.
• no es multilenguaje
• Las opciones de personalización se sienten limitadas.

Precios: el plan individual de Knowledge Owl cuesta $ 79 / mes y admite solo un usuario.

AyudaNDoc

HelpNDoc es otra herramienta de creación de ayuda que te permite crear documentación técnica. Este es un software descargable que puede usar solo con Windows. Una vez que escribas tu documentación con HelpNDoc, puedes exportarla para alojarla en tus servidores.

ventajas

• Viene con una experiencia de edición similar a Microsoft Work con todas las opciones de formato que se muestran claramente usando el diseño de "cinta".
• Ofrece una biblioteca de medios para que pueda agregar sus imágenes, videos, archivos adjuntos, etc.
• Ofrece varias opciones de exportación para convertir su documentación técnica en sitios web, PDF, libros electrónicos Kindle y más.

Contras

• Necesita configuración.
• Necesita conocimientos técnicos.
• Se necesita trabajo para modificar las plantillas incorporadas.
• Funciona solo con Windows.

Precios: HelpNDoc viene con un plan anual de 99€, pero muestra anuncios. Para ir sin anuncios y desbloquear todas las funciones, como las opciones de exportación, debe pagar 249 € / año.

MediaWiki

Si desea crear un sitio web de documentación técnica al estilo de Wikipedia, elija MediaWiki.

ventajas

• ¡Viene gratis!
• Es de código abierto y está respaldado por una gran comunidad de desarrolladores.
• Es extensible y personalizable (como suele serlo el software de código abierto).

Contras

• Necesita recursos de desarrollo para que funcione para usted.

Precios: Gratis.

ayudajugo

Helpjuice es una de las soluciones de base de conocimiento más maduras y pensadas que funciona muy bien para crear y alojar documentación técnica. Dado que HelpJuice es una solución SaaS, no es necesario realizar ninguna configuración, por lo que comenzar es bastante sencillo.

ventajas

• Tiene un editor elegante con múltiples opciones de formato.
• Viene con un flujo de trabajo editorial/aprobación.
• Ofrece múltiples temas y también es personalizable.
• Admite archivos adjuntos.
• Ofrece información sobre el consumo de contenido.
• Viene con una función de búsqueda útil.
• Funciona muy bien con Slack, Zendesk, Salesforce, etc.
• es multilenguaje

Contras

• El precio de Helpjuice puede ser un poco elevado para algunos usuarios, ya que a $ 120 / mes, sale a $ 1440 al año.
• Agregar imágenes no es tan sencillo.

Precios: Helpjuice ofrece un plan de $120/mes que admite 4 usuarios.

HelpDocs

Helpdocs es otro buen software de base de conocimientos que funciona igual de bien para crear y alojar documentación técnica. Viene repleto de una gran cantidad de características que ayudan a crear y mantener documentación útil y actualizada.

ventajas

• Ofrece múltiples herramientas de formato como llamadas, tablas, bloques HTML y más para escribir documentación técnica enriquecida.
• Viene con plantillas "hechas a mano" para darle una ventaja inicial.
• Soporta personalización.
• Ofrece una gran cantidad de integraciones, incluidas las de Slack e Intercom.
• Admite múltiples roles para permitir que los usuarios colaboren en documentos.
• Viene con una buena función de búsqueda.
• Ofrece información sobre el rendimiento de la documentación.

Contras

• Las características como el control de acceso y la compatibilidad con varios idiomas vienen con los planes superiores ($99 por mes).

Precios: el plan inicial de HelpDocs cuesta $49/mes y admite 5 usuarios.

Confluencia

Proveniente de la familia Atlassian, Confluence es una excelente plataforma de colaboración e intercambio de conocimientos que se duplica como una solución de administración de proyectos liviana. En realidad, viene con una capacitación de una hora sobre cómo puede usarlo para crear y alojar su documentación técnica.

ventajas

• Viene con más de 75 plantillas, incluidas las de documentación técnica.
• Tiene una función de búsqueda avanzada.
• Ofrece una colaboración fluida similar a la de Google Docs con edición en tiempo real, comentarios, notificaciones por correo electrónico para etiquetas y más.
• Se envía con configuración de permisos para controlar el acceso a la documentación.

Contras

• La navegación no es tan intuitiva.
• Las integraciones se sienten limitantes.
• Las opciones de formato se sienten mal.

Precios: Confluence ofrece una versión gratuita limitada que admite 10 usuarios. Para desbloquear funciones como el control de acceso, debe actualizar al plan de $5/usuario/mes.

Entonces, ¿qué solución de software de documentación técnica es la mejor?

Además de las opciones de software de documentación técnica enumeradas anteriormente, también puede utilizar Google Sites para crear y publicar su documentación técnica.

Crear un sitio web de Google es gratis, pero tener acceso a Google Workspace (anteriormente G Suite) para sus empleados le brinda un control de acceso más fácil (especialmente para su documentación interna que podría usar acceso restringido). Sin embargo, tenga en cuenta que el uso de Google Sites como una solución de documentación técnica requiere que invierta en personalización.

Ahí las tiene: las mejores y más completas soluciones de software de documentación técnica para su negocio. ¿Ya estás usando uno de ellos? ¡Dinos en los comentarios!