10 โซลูชันซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่ดีที่สุด

วิธีหนึ่งที่แน่นอนในการทำให้กระบวนการสร้าง เผยแพร่ และบำรุงรักษาเอกสารทางเทคนิคเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายยิ่งขึ้นไปอีกคือการใช้ซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคแบบกึ่งสำเร็จรูป

มีหลายสิ่งหลายอย่างที่สามารถรู้สึกได้ ในการเริ่มต้น อาจมาพร้อมกับตัวแก้ไขที่ดูเกะกะซึ่งไม่ได้สร้างแรงบันดาลใจให้แหล่งข้อมูลของคุณทำงานเขียนอย่างดีที่สุด หรืออาจมีแผนการกำหนดราคาที่จำกัด ซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะทำให้ทั้งทีมของคุณมีส่วนร่วม นอกจากนี้ยังอาจมาพร้อมกับฟังก์ชันการค้นหาที่ไม่ดีซึ่งจะช่วยให้คุณพบสิ่งที่คุณต้องการท่ามกลางคุณสมบัติที่ไม่ได้รับการปรับแต่งอื่น ๆ ได้!

การเลือกซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคนั้นเป็นงานที่หนักมาก แต่เราได้ทำการบ้านให้คุณแล้ว ก่อนที่เราจะเห็นตัวเลือกซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่ดีที่สุด มาดูกันว่าเอกสารทางเทคนิคคืออะไร

เอกสารทางเทคนิคคืออะไร?

เอกสารทางเทคนิคอาจหมายถึงสิ่งต่าง ๆ ในบริบทที่แตกต่างกัน

ในบริบทหนึ่ง เอกสารทางเทคนิคสำหรับธุรกิจอาจเป็นเพียงการจัดทำเอกสารเนื้อหาที่วิศวกรหรือนักพัฒนาหรือทรัพยากรทางเทคนิคใช้ เช่น ซอร์สโค้ด เป็นต้น

แต่มันไปไกลกว่านั้น นี่เป็นวิธีหนึ่งที่ดีในการดู (ผ่าน Transcom):

คำว่า 'เอกสารทางเทคนิค' หมายถึงเอกสารต่าง ๆ ที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์และข้อมูลที่ใช้และจัดเก็บเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน “วัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน” หมายถึง: คำจำกัดความและคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์ การออกแบบ การผลิต การประกันคุณภาพ ความรับผิดต่อผลิตภัณฑ์ การนำเสนอผลิตภัณฑ์ คำอธิบายของคุณสมบัติ ฟังก์ชัน และอินเทอร์เฟซ การใช้งานที่ตั้งใจไว้ ปลอดภัย และถูกต้อง; การบริการและการซ่อมแซมผลิตภัณฑ์ทางเทคนิคตลอดจนการกำจัดทิ้งอย่างปลอดภัย

ทรานส์คอม

ดังนั้น คุณจึงเห็นได้ว่าคำว่า เอกสารทางเทคนิค ได้พัฒนาขึ้นเพื่อรวมเอกสารทุกชิ้นที่ผลิตภัณฑ์ใช้ตลอดวงจรชีวิต

ตามคำจำกัดความนี้ ทุกอย่างถูกต้องตั้งแต่คำแนะนำวิธีใช้ SOP เอกสารผลิตภัณฑ์ ไปจนถึงบันทึกประจำรุ่น ล้วนเป็นตัวอย่างของมัน นั่นหมายความว่าโซลูชันซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคของคุณต้องรองรับสิ่งเหล่านี้ทั้งหมด

การเลือกซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิค Solution

นอกเหนือจากการทบทวนโซลูชันสำหรับการสนับสนุนเอกสารประเภทต่างๆ แล้ว ให้คำนึงถึงเกณฑ์การคัดเลือกเหล่านี้ด้วย

• แผนราคา: โซลูชันซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคมักจะมาพร้อมกับแผนการเรียกเก็บเงินต่อผู้ใช้ต่อเดือน ซึ่งจำกัดไว้ที่ขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลและการดูหน้าเว็บ สิ่งเหล่านี้กลายเป็นปัญหาอย่างรวดเร็วเมื่อคุณมีทีมสนับสนุนจำนวนมากและได้รับความนิยมเป็นจำนวนมาก สิ่งเหล่านี้สามารถรวมกันได้อย่างรวดเร็ว
• การควบคุมการเข้าใช้งานที่ดี : เอกสารทางเทคนิคของคุณมักจะเป็นส่วนผสมของส่วนตัวและสาธารณะ ดังนั้นซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคของคุณควรมาพร้อมกับการควบคุมการเข้าถึงในระดับหนึ่งเป็นอย่างน้อย
• ประสบการณ์การเขียนและแก้ไขที่สะดวกสบาย: แน่นอน คุณต้องมีประสบการณ์การเขียนและการแก้ไขที่ดีซึ่งนักเขียนด้านเทคนิคและสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ชอบ

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนั้นแล้ว มาดูรายการโซลูชันซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคชั้นนำที่คุณสามารถเลือกได้โดยตรง

รู้ทั้งหมด

KnowAll เป็นโซลูชันฐาน ความ รู้บน WordPress ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างเอกสารทางเทคนิค มันดีกว่าทางเลือก SaaS ที่ลื่นไหลที่สุด ทำให้เนื้อหาสนับสนุนของคุณมีพลังของระบบการจัดการเนื้อหาที่แข็งแกร่งที่สุดในโลก

ข้อดี

• มาพร้อมกับตัวแก้ไข WordPress ที่เป็นที่ชื่นชอบมากที่สุด (ดังนั้นการสร้างและบำรุงรักษาแม้แต่เอกสารทางเทคนิคประเภทที่ซับซ้อนที่สุดก็ง่ายเหมือนการสร้างและอัปเดตโพสต์ในบล็อก)
• เสนอเครื่องมือการจัดรูปแบบ เช่น องค์ประกอบหีบเพลง แท็บ ประกาศ การสลับ ฯลฯ ที่ช่วยให้คุณสร้างเอกสารทางเทคนิคที่สมบูรณ์และสดชื่น
• มาพร้อมกับคุณลักษณะการค้นหาและการแนะนำอัตโนมัติแบบ Google (ดังนั้นการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการจึงใช้เวลาสักครู่!)
• พร้อมการแปล (เพื่อให้สามารถพูดภาษาของคุณได้)
• ปรับแต่งได้ง่าย (เพื่อให้คุณสร้างเองได้)
• รองรับไฟล์แนบ (เพื่อให้คุณสามารถเสนอสิ่งที่ดาวน์โหลดได้โดยตรง)
• มาพร้อมกับวิดเจ็ตและรหัสย่อ
• รองรับโครงสร้างที่ซับซ้อนที่มีหลายหมวดหมู่/หมวดหมู่ย่อย
• ทำงานได้ดีกับ Slack, HelpScout และ Gravity Forms
• มาพร้อมกับแผนรายปีที่ใช้งานง่าย รองรับผู้ใช้และเอกสารทางเทคนิคได้ไม่จำกัด

ข้อเสีย

• ไม่มีการวิเคราะห์การค้นหาในแผน $149
• แม้ว่าจะเป็นธีม WordPress ที่ใช้งานง่าย แต่ก็ต้องใช้ความพยายามในการตั้งค่าเริ่มต้น

ราคา: KnowAll มาพร้อมกับแผนรายปีง่ายๆ เริ่มต้นที่ $149/ปี

Document360

Document360 เป็นซอฟต์แวร์ฐานความรู้ SaaS ยอดนิยมที่สามารถใช้เพื่อสร้างและโฮสต์เอกสารทางเทคนิค เพียงแค่สร้างโครงการสำหรับเนื้อหาเอกสารทางเทคนิคของคุณ และคุณควรจะได้รับการตั้งค่า

ข้อดี

• มาพร้อมกับ markdown ที่ดีและตัวแก้ไข WYSIWYG สำหรับการสร้างเนื้อหาที่ง่าย
• รองรับเครื่องมือจัดรูปแบบที่หลากหลาย เช่น บล็อคโค้ด คำบรรยาย ฯลฯ เพื่อจัดรูปแบบเอกสารอย่างสวยงาม
• นำเสนอข้อมูลเชิงลึกว่าผู้คนมีส่วนร่วมกับเนื้อหาอย่างไร
• เป็นหลายภาษา
• เสนอบทบาทในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ด้านบรรณาธิการเอกสารทางเทคนิค
• รองรับการปรับแต่งในลักษณะที่สอดคล้องกับแนวทางของแบรนด์
• มาพร้อมกับคุณสมบัติการค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วย AI
• มาพร้อมกับไดรฟ์ที่เหมือน Google สำหรับแนบไฟล์ที่ดาวน์โหลดได้
• รองรับโครงสร้างการจัดหมวดหมู่ที่ซับซ้อน
• ทำงานได้ดีกับ Zendesk, Freshdesk, Intercom และอื่นๆ อีกมากมาย

ข้อเสีย

• อาจมีราคาแพงเล็กน้อยสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ราคา: Document360 มีค่าใช้จ่าย 99 ดอลลาร์ต่อเดือนและรองรับ 2 บัญชีพร้อมพื้นที่เก็บข้อมูลสูงสุด 50GB

คลิกช่วยเหลือ

ClickHelp เป็นซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่ครอบคลุมที่สุด เป็น "เครื่องมือสร้างความช่วยเหลือออนไลน์" ที่สร้างขึ้นสำหรับการสร้างและโฮสต์เอกสารทางเทคนิค เนื่องจากเป็นโซลูชัน SaaS จึงไม่มีการกำหนดค่าหรือการติดตั้งที่ต้องทำ

ข้อดี

• รองรับโฮสต์ประเภทเนื้อหาเอกสารทางเทคนิค เช่น คู่มือ คำถามที่พบบ่อย ฐานความรู้ บทช่วยสอน เอกสาร API เป็นต้น
• อำนวยความสะดวกให้กับเวิร์กโฟลว์ด้านบรรณาธิการด้วยการสนับสนุนหลายบทบาท (ผู้เขียน ผู้ตรวจทาน ฯลฯ)
• มาพร้อมกับเทมเพลต UI 6 แบบสำหรับประเภทเอกสารยอดนิยม
• กีฬาเครื่องมือค้นหาที่จดสิทธิบัตรอันทรงพลัง
• มาพร้อมกับการผสานรวมกว่า 20 รายการ
• ปรับแต่งได้ง่าย
• มาพร้อมกับการควบคุมการเข้าถึงรวมถึงเอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน
• เสนอการรายงานและการวิเคราะห์เนื้อหาที่หลากหลายพร้อมตัวชี้วัดมากกว่า 30 ตัว รวมถึงตัวชี้วัดสำหรับการอ่าน `

ข้อเสีย

• ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วด้วยสิ่งนี้ เนื่องจากคุณได้รับ 150 หัวข้อในแผน $55/เดือน เท่านั้น เอกสารจะนับรวมในหัวข้อ
• แผนพื้นฐานไม่สนับสนุนโดเมนที่กำหนดเอง

ราคา: แผนพื้นฐานของ ClickHelp ขายในราคา $55/เดือน (ชำระเป็นรายเดือน) รองรับบัญชีผู้เขียนหนึ่งบัญชีและ 150 หัวข้อ

ความรู้นกฮูก

KnowledgeOwl เป็นโซลูชันฐานความรู้ที่อัดแน่นด้วยคุณลักษณะและใช้งานง่าย ซึ่งทำงานได้ดีในการสร้างและบำรุงรักษาเอกสารทางเทคนิค โซลูชัน SaaS นี้มาพร้อมกับการตั้งค่าที่เรียบง่าย และให้คุณควบคุมการแสดงเนื้อหาทางเทคนิคของคุณได้อย่างเต็มที่

ข้อดี

• มาพร้อมกับไลบรารีไฟล์ที่มีสิทธิ์ผู้ใช้ขั้นสูง (ควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึง แก้ไข หรือลบไฟล์)
• รองรับโครงสร้างที่ซับซ้อนด้วยหมวดหมู่/หมวดหมู่ย่อยที่ซ้อนกันสำหรับการโฮสต์ แม้กระทั่งเอกสารทางเทคนิคที่ซับซ้อนที่สุด
• นำเสนอคุณลักษณะการค้นหาขั้นสูงพร้อมคำแนะนำอัตโนมัติ
• รองรับการควบคุมการเข้าถึงที่แข็งแกร่งสำหรับการจำกัดการเข้าถึงเอกสาร
• เสนอฟังก์ชันคำติชมเพื่อวัดประสิทธิภาพของเนื้อหา
• มาพร้อมกับคุณสมบัติในการแสดงเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
• จัดส่งพร้อมโมดูลอภิธานศัพท์

ข้อเสีย

• ได้รับแพ่งสำหรับผู้ใช้มากขึ้น
• ไม่ใช่หลายภาษา
• ตัวเลือกการปรับแต่งรู้สึกจำกัด

ราคา: แผนเล่นคนเดียวของ Knowledge Owl มีค่าใช้จ่าย 79 เหรียญ/เดือน และรองรับผู้ใช้เพียงรายเดียว

HelpNDoc

HelpNDoc เป็นอีกเครื่องมือสร้างความช่วยเหลือที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารทางเทคนิคได้ นี่เป็นซอฟต์แวร์ที่ดาวน์โหลดได้ซึ่งคุณสามารถใช้กับ Windows เท่านั้น เมื่อคุณเขียนเอกสารของคุณด้วย HelpNDoc คุณสามารถส่งออกไปยังโฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณได้

ข้อดี

• มาพร้อมกับประสบการณ์การแก้ไขที่คล้ายกับ Microsoft Work โดยมีตัวเลือกการจัดรูปแบบทั้งหมดที่แสดงอย่างสวยงามโดยใช้การออกแบบ "ริบบิ้น"
• เสนอไลบรารีสื่อเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มรูปภาพ วิดีโอ ไฟล์แนบ ฯลฯ
• เสนอตัวเลือกการส่งออกที่หลากหลายเพื่อแปลงเอกสารทางเทคนิคของคุณเป็นเว็บไซต์, PDF, Kindle eBook และอื่นๆ

ข้อเสีย

• ต้องการการกำหนดค่า
• ต้องการความรู้ด้านเทคนิค
• ใช้เวลาในการแก้ไขเทมเพลต inbuilt
• ใช้งานได้กับ Windows เท่านั้น

ราคา: HelpNDoc มาพร้อมกับแผนรายปี 99 ยูโร แต่แสดงโฆษณา หากต้องการใช้งานแบบไม่มีโฆษณาและปลดล็อกฟีเจอร์ทั้งหมด เช่น ตัวเลือกการส่งออก คุณจะต้องจ่าย 249 ยูโรต่อปี

มีเดียวิกิ

หากคุณต้องการสร้างเว็บไซต์เอกสารทางเทคนิคสไตล์ Wikipedia ให้ไปที่ MediaWiki

ข้อดี

• มาฟรี!
• เป็นโอเพ่นซอร์สและได้รับการสนับสนุนจากชุมชนนักพัฒนาขนาดใหญ่
• สามารถขยายและปรับแต่งได้ (ตามที่ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สมักเป็น)

ข้อเสีย

• คุณต้องการทรัพยากรการพัฒนาเพื่อให้มันทำงานแทนคุณได้

ราคา: ฟรี.

Helpjuice

Helpjuice เป็นหนึ่งในโซลูชันฐานความรู้ที่ครบถ้วนและรอบคอบที่สุด ซึ่งทำงานได้ดีที่สุดในการสร้างและโฮสต์เอกสารทางเทคนิค เนื่องจาก HelpJuice เป็นโซลูชัน SaaS จึงไม่มีการกำหนดค่าที่ต้องทำ ดังนั้นการเริ่มต้นจึงค่อนข้างตรงไปตรงมา

ข้อดี

• กีฬาตัวแก้ไขที่ลื่นไหลพร้อมตัวเลือกการจัดรูปแบบที่หลากหลาย
• มาพร้อมกับเวิร์กโฟลว์ด้านบรรณาธิการ/การอนุมัติ
• นำเสนอหลายรูปแบบและปรับแต่งได้เช่นกัน
• รองรับไฟล์แนบ
• เสนอข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการบริโภคเนื้อหา
• มาพร้อมกับฟังก์ชันการค้นหาที่มีประโยชน์
• ทำงานได้ดีกับ Slack, Zendesk, Salesforce เป็นต้น
• เป็นหลายภาษา

ข้อเสีย

• ราคาของ Helpjuice อาจสูงชันเล็กน้อยสำหรับผู้ใช้บางคนที่ 120 เหรียญต่อเดือน ออกมาที่ 1440 เหรียญต่อปี
• การเพิ่มรูปภาพไม่ราบรื่นนัก

ราคา: Helpjuice เสนอแผน $120/เดือน ที่รองรับผู้ใช้ 4 คน

เอกสารช่วยเหลือ

Helpdocs เป็นซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่ดีอีกตัวหนึ่งที่ทำงานได้ดีในการสร้างและโฮสต์เอกสารทางเทคนิค มาพร้อมกับคุณสมบัติมากมายที่ช่วยสร้างและดูแลรักษาเอกสารที่เป็นประโยชน์และเป็นปัจจุบัน

ข้อดี

• เสนอเครื่องมือการจัดรูปแบบที่หลากหลาย เช่น คำบรรยายภาพ ตาราง บล็อก HTML และอื่นๆ เพื่อเขียนเอกสารทางเทคนิคที่สมบูรณ์
• มาพร้อมกับเทมเพลต "งานฝีมือ" เพื่อให้คุณได้เปรียบ
• รองรับการปรับแต่ง
• เสนอการผสานรวมหลายอย่างรวมถึงสำหรับ Slack และ Intercom
• รองรับหลายบทบาทเพื่อให้ผู้ใช้ทำงานร่วมกันบนเอกสารได้
• มาพร้อมกับคุณสมบัติการค้นหาที่ดี
• ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเอกสาร

ข้อเสีย

• คุณสมบัติเช่นการควบคุมการเข้าถึงและการรองรับหลายภาษามาพร้อมกับแผนบริการที่สูงกว่า ($99 ต่อเดือน)

ราคา: แผนเริ่มต้นสำหรับ HelpDocs มีค่าใช้จ่าย $49/เดือน และรองรับผู้ใช้ 5 ราย

บรรจบกัน

Confluence มาจากตระกูล Atlassian เป็นแพลตฟอร์มการแบ่งปันความรู้และการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมซึ่งเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในฐานะโซลูชันการจัดการโครงการที่มีน้ำหนักเบา อันที่จริงมันมาพร้อมกับการฝึกอบรมนานหนึ่งชั่วโมงเกี่ยวกับวิธีการใช้เพื่อสร้างและโฮสต์เอกสารทางเทคนิคของคุณ

ข้อดี

• มาพร้อมกับเทมเพลตกว่า 75 แบบ รวมถึงเทมเพลตสำหรับเอกสารทางเทคนิค
• กีฬาคุณลักษณะการค้นหาขั้นสูง
• นำเสนอการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นเหมือน Google เอกสาร พร้อมการแก้ไขแบบเรียลไทม์ การแสดงความคิดเห็น การแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับแท็ก และอื่นๆ
• จัดส่งพร้อมการตั้งค่าการอนุญาตเพื่อควบคุมการเข้าถึงเอกสาร

ข้อเสีย

• การนำทางไม่ง่ายนัก
• การบูรณาการรู้สึกจำกัด
• ตัวเลือกการจัดรูปแบบรู้สึกปิด

ราคา: Confluence เสนอเวอร์ชันฟรีที่จำกัดซึ่งรองรับผู้ใช้ 10 ราย สำหรับการปลดล็อกคุณลักษณะต่างๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึง คุณต้องอัปเกรดเป็นแผน $5/ผู้ใช้/เดือน

โซลูชันซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคตัวใดดีที่สุด?

นอกจากตัวเลือกซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่แสดงด้านบนแล้ว คุณยังสามารถใช้ Google Sites เพื่อสร้างและเผยแพร่เอกสารทางเทคนิคของคุณได้

การสร้างเว็บไซต์ Google นั้นฟรี แต่การมีสิทธิ์เข้าถึง Google Workspace (เดิมคือ G Suite) สำหรับพนักงานของคุณจะช่วยให้คุณควบคุมการเข้าถึงได้ง่ายขึ้น (โดยเฉพาะสำหรับเอกสารภายในของคุณที่อาจใช้การเข้าถึงแบบจำกัด) อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าการใช้ Google Sites เป็นโซลูชันเอกสารทางเทคนิคจะทำให้คุณต้องลงทุนในการปรับแต่ง

โซลูชันซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่ดีที่สุดและครบถ้วนที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ใช้หนึ่งในนั้นอยู่แล้ว? บอกเราในความคิดเห็น!