項目管理中問題解決的簡短指南（專家提示）

解決問題是使您成為出色項目經理的最重要技能之一。 當您管理項目時，問題是不可避免的。 因為即使在日常生活中，我們也必鬚麵對同樣的情況。 不同之處在於知識以及您如何有效地運用這些知識來解決當前或即將發生的問題。

解決問題是觀察環境中發生的事情的過程； 識別可以改變或改進的事物。

凱普納-特雷戈

項目管理中的問題解決是一個戰略過程。 因此，您無法在一夜之間獲得該技能。 它需要逐步學習，採用一個框架來做到這一點，並且顯然需要保留一些關鍵的考慮因素。

好吧，在這個簡短的指南中，我們將向您展示一些在項目管理中可以遵循的行之有效的解決問題的方法。 讀完後，您將能夠了解您必須做的最重要的事情，並啟動路線圖以成為高效的問題解決者。

解決問題在項目管理中的重要性

在項目管理中必須學習解決問題的技能有很多原因。 在您開始使用頂級技術或最佳實踐之前，讓我們先了解一下使項目管理中的問題解決成為一項嚴肅業務的一些關鍵點。

修復過程中的問題

解決問題需要獨特的心態。 當您考慮到這一點時，您可以輕鬆地以更高的強度管理您的項目。 做生意和管理項目是同時發生的事情。 一個完善的問題解決結構可以幫助你指出問題、需要改進或更新的地方。

梳理風險

識別風險對您的項目至關重要。 問題解決框架可幫助您了解業務的當前狀態。 有了足夠的數據，您就可以輕鬆梳理出可以用適當的資源處理的風險。

提高性能

您的項目和員工是不可或缺的，它們相輔相成以實現一個目標——成功和發展。 因此，當您全力以赴為您的問題尋找可靠的解決方案時，它也會對您的員工產生良好的影響。 最終，這會提高你的整體表現。

尋找機會

你解決的問題越多，你就會看到最新的裂縫、損壞的東西和需要更新的東西。 通過同樣的過程，你可以學會看大局，了解大局的本質，並成為項目經理傳達大局的能力。 因此，您可以同時梳理風險和機遇。

如果您想直接從 WordPress 儀表板管理所有項目活動，請查看這篇關於 WordPress 項目管理初學者指南的文章。

您應該遵循的項目管理中解決問題的 5 個步驟

如您所知，解決問題的技能需要一個框架。 作為項目經理，您必鬚根據您的專業知識和資源簡化最合適的方法。 下面，我們整理了一些最成熟的技術，這些技術可以讓你成為解決項目管理問題的聰明專業人士。 一個一個看一看——

1. 定義問題是你的首要任務

你看待問題的方式，你的員工不會。 因為，當他們看到問題時，他們希望您為他們解決問題，因為您是項目經理。 因此，首先定義問題對您來說很重要。 例如，您的團隊不斷錯過最後期限，因此從他們的角度來看這是一個問題。 要找到可行的解決方案，您必須了解您的團隊為什麼會犯同樣的錯誤。

當您知道為什麼您的項目會發生某些事情，為什麼事情會一直陷入困境時，就有可能了解問題的性質。 要弄清楚，您可以遵循 5W1H 方法。

這意味著問這六個問題來定義項目管理中的一個問題——

• 誰  問題有影響嗎？
• 問題的症狀是什麼？
• 項目發生在哪裡/哪裡？
• 什麼時候發生？
• 為什麼  問題是否發生？
• 它是如何發生的？

因此，當您想以一種聰明且無可挑剔的方式解決問題時，提出這個問題肯定會幫助您定義問題。

閱讀更多：如何使用 WP Project Manager 提高團隊生產力。

2.找出問題背後的原因

在你了解了問題的本質之後，接下來的必要步驟就是找出其背後的原因並深入分析它們。 這類似於在您的工作流程中找到差距並一個接一個地填補它們以達到合適的解決方案。 因此，如果您遵循戰略方法，找到原因並不難。

例如，您可以使用魚骨圖。 找出問題的原因是一個著名且有用的過程。 那麼，什麼是魚骨圖？ 日本組織理論家 Kaoru Ishikawa 創造了它，用於以視覺形式對問題的核心原因進行分類。

看圖片上方。 假設，問題是您的網站已關閉。 魚骨圖將幫助您記下可能導致您的網站崩潰的原因。 通過保持這樣的可視化演示，您可以在項目管理中更好、更有效地解決問題。

這裡有一些不可避免的事情——你記下的原因，它們應該是真實的。 從很多可能的原因中，你的工作就是了解真正的原因。 如果您進行深入分析，這是可能的。 因此，要做到這一點，根本原因分析 (RCA) 會有所幫助。

3. 產生解決方案的想法

既然您知道需要解決哪個問題以及原因是什麼，您就可以為正確的解決方案提出想法。 這是項目管理中逐步解決問題的步驟。 因此，在這一步中，您可以更自由地發揮創造力。 此步驟的目標是找出一組解決方案。 您顯然需要儲備解決方案或替代解決方案。 它們可以幫助您降低風險。 如果一個解決方案失敗，您可能會選擇另一種方法。

因此，您需要做大量的腦力工作、研究並收集可能的解決方案。 產生想法的兩種最佳方式是——頭腦風暴和思維導圖。

Mindtools解釋說，創造性地解決問題分為四個步驟。 它們是——澄清、構思、開發、實施。

澄清階段讓您再次探索您對項目的願景和問題的性質。 然後它指導收集必要的數據並提出問題。 以下步驟都是關於利用您的所有理解、數據、資源和目標來擴展框架，以探索想法、制定解決方案並製定實施計劃。

4. 選擇最合適的解決方案

當你的衣櫃裡堆滿了類似的衣服時，要選擇合適的顏色並不容易。 但是當你下定決心，知道那個特定節目的禮儀和著裝要求時，你的時尚感會讓你選擇最合適的顏色。 當您管理任何項目並解決問題時，總會發生同樣的事情。

在你產生了很多想法並製定了一堆不同的解決方案之後，猶豫是不可避免的。 所以作為一個項目經理，你解決問題的能力要求你選擇最有用、最簡單的方法來解決你的問題。

好吧，最好的方法是測量所有解決方案，將它們相互比較，並考慮以下事實 -

• 您的期望和優先事項
• 評估所有解決方案並衡量它們
• 考慮你的資源
• 首先選擇最簡單的

但是，您永遠不應該停止提問。 問問自己，激勵從事該項目的學生提出問題。 出現的問題越多，解決方案就會更加有效和完美。

5. 採取行動解決您的問題

當您知道您的問題是什麼以及您必須實施哪種解決方案時，請重新開始。 是時候採取行動了。 實施解決方案是最後一步。 但是您必須完成所有較早的步驟才能達到該級別。 這是一個既定的框架，可以提高您作為問題解決者的技能。

閱讀更多： 2022 年要遵循的 6 個有趣的項目管理理念。

項目管理工具如何幫助您解決問題

在自動化時代，項目管理變得更容易，因為工具可以幫助您創建員工、客戶、帳戶和整體項目等的在線數據庫。PM 自動化軟件可以讓您實時跟踪每個流程，並簡化您的努力做出更好的決定。

例如，如果您有一個像WP Project Manager這樣的 PM 自動化工具，那麼您在項目管理中解決問題會更加可行和簡單。 就是這樣 -

• 它確保您的資源和計劃得到最佳利用
• 穩健地組織和跟踪您的項目和任務
• 先進的管理工具，讓您的追踪更高效
• 該工具將加強您的協作努力
• 生成報告，這樣您就可以看到您的項目是如何進行的以及您的不足之處

總體而言，WP Project Manager 具有可以簡化您的工作流程的所有功能。 當您看到項目儀表板（包括看板、甘特圖、任務列表、日曆等）的實時更新和活動時，您可以輕鬆地更高效地遵循所有解決問題的步驟。 儘管如此，這項工作會更容易。

關閉以解決項目管理中的問題

大多數問題在開始時都很小。 作為一個足智多謀的項目經理，你的工作就是盡快解決這些問題。 你拖延得越多，問題就會越大。 一艘船在長途航行中經常會出現許多引擎小故障或裂縫。 聰明的船長總是在循環中同時修復它們。 作為項目經理，你的工作就是這樣。

戰略性問題解決框架將幫助您應對該循環，而完美的項目管理自動化工具可讓您更快地解決問題（不要忘記增加靈活性、可負擔性、時間管理和智能）。

所以，這是我們的最後一句話——不斷創新解決項目中問題的最新方法，不要讓問題變得比你更大。