Panduan Singkat untuk Pemecahan Masalah dalam Manajemen Proyek (Tips Pakar)

Salah satu keterampilan terpenting yang membuat Anda menjadi manajer proyek yang hebat adalah pemecahan masalah. Ketika Anda mengelola proyek Anda, masalah tidak bisa dihindari. Karena kita semua harus menghadapi situasi yang sama bahkan dalam kehidupan kita sehari-hari. Apa yang membuat perbedaan adalah pengetahuan dan seberapa efisien Anda memasukkan pengetahuan itu untuk memecahkan masalah saat ini atau yang akan datang.

Pemecahan masalah adalah proses mengamati apa yang terjadi di lingkungan Anda; mengidentifikasi hal-hal yang dapat diubah atau ditingkatkan.

kepner-tregoe

Pemecahan masalah dalam manajemen proyek adalah proses strategis. Oleh karena itu, Anda tidak dapat mencapai keterampilan itu dalam semalam. Dibutuhkan pembelajaran langkah demi langkah, mengadopsi kerangka kerja untuk melakukan itu, dan tentu saja, mempertahankan beberapa pertimbangan penting.

Nah, dalam panduan singkat ini, kami akan menunjukkan kepada Anda beberapa metode pemecahan masalah yang terbukti untuk diikuti dalam manajemen proyek. Setelah Anda selesai membaca, Anda akan dapat memahami apa hal terpenting yang harus Anda lakukan, dan memulai peta jalan untuk menjadi pemecah masalah yang efisien.

Pentingnya Pemecahan Masalah dalam Manajemen Proyek

Ada banyak alasan mengapa Anda harus mempelajari keterampilan pemecahan masalah dalam manajemen proyek. Sebelum Anda melanjutkan dengan teknik teratas atau praktik terbaik, mari kita lihat beberapa poin kunci yang membuat pemecahan masalah dalam manajemen proyek menjadi bisnis yang serius.

Memperbaiki Hal Rusak dalam Proses

Pemecahan masalah menuntut mentalitas yang unik. Ketika Anda memikirkan hal itu, Anda dapat dengan mudah menjaga proyek Anda dengan lebih intens. Melakukan bisnis dan mengelola proyek adalah hal yang simultan. Struktur pemecahan masalah yang dikembangkan dengan baik membantu Anda menunjukkan hal-hal yang rusak, perlu perbaikan, atau pembaruan.

Pisahkan Risikonya

Mengidentifikasi risiko sangat penting untuk proyek Anda. Kerangka kerja pemecahan masalah membantu Anda memahami keadaan bisnis Anda saat ini. Dengan data yang cukup, Anda dapat dengan mudah memilah risiko yang dapat ditangani dengan sumber daya yang tepat.

Meningkatkan kinerja

Proyek Anda dan karyawan merupakan bagian integral, mereka saling melengkapi untuk mencapai satu tujuan – kesuksesan dan pengembangan. Jadi, ketika Anda siap untuk mencari solusi yang andal untuk masalah Anda, itu juga berdampak baik pada karyawan Anda. Akhirnya, itu mengarah pada peningkatan kinerja Anda secara keseluruhan.

Mencari Peluang

Semakin Anda terus memecahkan masalah, Anda melihat retakan terbaru, hal-hal yang rusak, dan hal-hal yang perlu diperbarui. Dengan proses yang sama, Anda dapat belajar melihat gambaran besar, memahami sifat gambaran besar, dan mampu menyampaikannya sebagai manajer proyek. Karenanya, Anda dapat memilah risiko dan peluang sekaligus.

Jika Anda ingin mengelola semua aktivitas proyek Anda langsung dari dasbor WordPress Anda, periksa artikel ini di Panduan Pemula Untuk Manajemen Proyek WordPress.

5 Langkah Pemecahan Masalah dalam Manajemen Proyek yang Harus Anda Ikuti

Seperti yang sudah Anda ketahui, keterampilan pemecahan masalah membutuhkan kerangka kerja. Sebagai manajer proyek, Anda harus merampingkan metode yang paling sesuai dengan keahlian dan sumber daya Anda. Di bawah ini, kami telah mengurutkan beberapa teknik paling terbukti yang dapat menjadikan Anda seorang profesional yang cerdas untuk pemecahan masalah dalam manajemen proyek. Lihatlah mereka satu per satu -

1. Mendefinisikan Masalah adalah Prioritas Pertama Anda

Cara Anda melihat masalah, karyawan Anda tidak. Karena, ketika mereka melihat masalah, mereka ingin Anda menyelesaikannya untuk mereka, karena Anda adalah manajer proyek. Jadi, penting bagi Anda untuk mendefinisikan masalahnya terlebih dahulu. Misalnya, tim Anda terus-menerus melewatkan tenggat waktu, jadi ini adalah masalah dari pihak mereka. Untuk mendapatkan solusi yang layak, Anda harus memahami mengapa tim Anda melakukan kesalahan yang sama.

Memahami sifat masalah adalah mungkin bila Anda tahu mengapa sesuatu terjadi pada proyek Anda, mengapa hal-hal terus mendapat masalah. Untuk mengetahuinya, Anda bisa mengikuti pendekatan 5W1H.

Ini berarti menanyakan enam pertanyaan ini untuk mendefinisikan masalah dalam manajemen proyek –

• Siapa   apakah masalah mempengaruhi?
• Apa saja gejala masalahnya?
• Di mana/di mana proyek itu terjadi?
• Kapan itu terjadi?
• Mengapa   apakah masalah itu terjadi?
• Bagaimana itu terjadi?

Jadi, mengajukan pertanyaan ini pasti akan membantu Anda untuk mendefinisikan masalah Anda ketika Anda ingin menyelesaikannya dengan cara yang cerdas dan sempurna.

Baca selengkapnya: Cara Meningkatkan Produktivitas Tim Menggunakan WP Project Manager.

2. Cari Tahu Alasan di Balik Masalah

Setelah Anda memahami sifat suatu masalah, langkah selanjutnya yang diperlukan adalah mencari tahu alasan di baliknya dan menganalisisnya hingga ke intinya. Ini mirip dengan menemukan celah dalam alur kerja Anda dan mengisinya satu demi satu untuk mencapai solusi yang sesuai. Oleh karena itu, menemukan alasan tidak akan sulit jika Anda mengikuti pendekatan strategis.

Misalnya, Anda dapat menggunakan diagram tulang ikan. Ini adalah proses yang terkenal dan berguna untuk mengetahui alasan suatu masalah. Nah, apa itu diagram tulang ikan? Teori organisasi Jepang Kaoru Ishikawa menciptakannya yang digunakan untuk mengkategorikan alasan inti suatu masalah dalam bentuk visual.

Lihat di atas gambar. Misalkan, masalahnya adalah situs web Anda sedang down. Diagram Fishbone akan membantu Anda mencatat kemungkinan alasan yang dapat menyebabkan situs web Anda jatuh. Dengan mempertahankan demonstrasi visual seperti itu, Anda bisa menjadi lebih baik dan efektif mengenai pemecahan masalah Anda dalam manajemen proyek.

Berikut adalah beberapa hal yang tidak dapat dihindari – alasan yang Anda catat, itu harus nyata. Dari banyak kemungkinan alasan, tugas Anda adalah memahami alasan sebenarnya. Itu mungkin jika Anda melakukan analisis mendalam. Oleh karena itu, untuk melakukan ini, Root Cause Analysis (RCA) akan sangat membantu.

3. Menghasilkan Ide untuk Solusi

Sekarang setelah Anda mengetahui masalah mana yang perlu Anda pecahkan, dan apa penyebabnya, Anda dapat mencari ide untuk solusi yang tepat. Ini adalah langkah bertahap pemecahan masalah dalam manajemen proyek. Jadi, pada langkah ini, Anda memiliki lebih banyak kebebasan untuk berkreasi. Tujuan dari langkah ini adalah untuk menemukan satu set solusi. Anda perlu cadangan solusi atau solusi alternatif ternyata. Mereka membantu Anda untuk mengurangi risiko Anda. Jika salah satu solusi gagal, Anda dapat menggunakan pendekatan alternatif.

Oleh karena itu, Anda perlu melakukan banyak pekerjaan pikiran, penelitian dan mengumpulkan cara untuk solusi yang mungkin. Dua cara terbaik untuk menghasilkan ide adalah – brainstorming dan pemetaan pikiran.

Mindtools menjelaskan bahwa pemecahan masalah secara kreatif bekerja dalam empat langkah. Mereka adalah – mengklarifikasi, membuat ide, mengembangkan, mengimplementasikan.

Tahap klarifikasi membuat Anda mengeksplorasi kembali visi Anda tentang proyek dan sifat masalahnya. Kemudian panduan untuk mengumpulkan data yang diperlukan dan merumuskan pertanyaan. Langkah-langkah berikut adalah tentang memperluas kerangka kerja dengan semua pemahaman, data, sumber daya, dan tujuan Anda untuk mengeksplorasi ide, merumuskan solusi, dan membuat rencana untuk implementasi.

4. Pilih Solusi Paling Pas

Tidak mudah untuk memilih warna yang tepat ketika lemari pakaian Anda penuh dengan pakaian serupa. Tetapi ketika Anda bertekad, mengetahui etiket dan kode berpakaian dari program tertentu, selera mode Anda memungkinkan Anda memilih warna yang paling pas. Hal yang sama selalu terjadi saat Anda mengelola proyek apa pun dan menyelesaikan sesuatu.

Setelah Anda menghasilkan banyak ide dan merumuskan banyak solusi yang berbeda, keraguan tidak dapat dihindari. Jadi sebagai manajer proyek, keterampilan pemecahan masalah Anda menuntut Anda memilih cara yang paling berguna dan termudah untuk menyelesaikan masalah Anda.

Nah, cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengukur semua solusi, membandingkannya satu sama lain, dan mempertimbangkan fakta-fakta berikut –

• Harapan dan prioritas Anda
• Evaluasi semua solusi dan ukur
• Pertimbangkan sumber daya Anda
• Pergi untuk yang paling sederhana di tempat pertama

Namun, Anda tidak boleh berhenti bertanya. Tanyakan pada diri Anda sendiri, ilhami siswa Anda yang mengerjakan proyek untuk mengajukan pertanyaan. Semakin banyak pertanyaan yang muncul, solusi akan semakin efektif dan sempurna.

5. Mengambil Tindakan untuk Memecahkan Masalah Anda

Ketika Anda tahu apa masalah Anda, dan solusi mana yang harus Anda terapkan, mulailah dari awal. Saatnya untuk mengambil tindakan. Menerapkan solusi adalah langkah terakhir. Tetapi Anda harus melalui semua langkah sebelumnya untuk mencapai level itu. Ini adalah kerangka kerja yang mapan untuk meningkatkan keterampilan Anda sebagai pemecah masalah.

Baca Selengkapnya: 6 Ide Manajemen Proyek yang Menarik Untuk Diikuti di 2022.

Bagaimana Alat Manajemen Proyek Dapat Membantu Anda dalam Pemecahan Masalah

Di era otomatisasi, manajemen proyek menjadi lebih mudah karena alat yang membantu Anda membuat database online karyawan, klien, akun, dan keseluruhan proyek, dll. Perangkat lunak otomatisasi PM memungkinkan Anda melacak setiap proses secara langsung, dan memudahkan Anda upaya untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Misalnya, jika Anda memiliki alat otomatisasi PM seperti WP Project Manager , pemecahan masalah Anda dalam manajemen proyek akan lebih layak dan sederhana. Begini caranya –

• Ini memastikan penggunaan terbaik dari sumber daya dan perencanaan Anda
• Atur dan lacak proyek dan tugas Anda dengan kuat
• Alat manajemen canggih untuk membuat pelacakan Anda lebih efisien
• Alat ini akan mengintensifkan upaya kolaboratif Anda
• Hasilkan laporan sehingga Anda dapat melihat bagaimana proyek Anda berjalan dan apa kekurangan Anda

Secara keseluruhan, WP Project Manager memiliki semua fitur yang dapat membuat alur kerja Anda disederhanakan. Saat Anda melihat pembaruan langsung dan aktivitas dasbor proyek Anda (termasuk papan Kanban, Gantt Chart, Daftar tugas, Kalender, dll), Anda dapat dengan mudah mengikuti semua langkah pemecahan masalah dengan lebih efisien. Bagaimanapun, pekerjaan itu akan lebih mudah.

Menutup untuk Pemecahan Masalah dalam Manajemen Proyek

Kebanyakan masalah kecil pada awalnya. Sebagai manajer proyek yang banyak akal, tugas Anda adalah menyelesaikannya sesegera mungkin. Semakin Anda menunda, semakin besar masalah akan tumbuh. Sebuah kapal sering memiliki banyak gangguan kecil pada mesin atau retakan saat melakukan perjalanan jauh. Kapten yang cerdas selalu siap untuk memperbaikinya secara bersamaan. Sebagai manajer proyek, pekerjaan Anda tidak kurang dari itu.

Kerangka kerja pemecahan masalah yang strategis akan membantu Anda mengatasi lingkaran itu, dan alat otomatisasi manajemen proyek yang sempurna memungkinkan Anda memecahkan masalah Anda lebih cepat (jangan lupa menambahkan fleksibilitas, keterjangkauan, manajemen waktu, dan kecerdasan).

Jadi, inilah kata terakhir kami – teruslah berinovasi dengan cara-cara terbaru untuk memecahkan masalah dalam proyek Anda, dan jangan biarkan masalah Anda berkembang lebih besar dari Anda.