คำแนะนำสั้น ๆ เกี่ยวกับการแก้ปัญหาในการบริหารโครงการ (คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ)

ทักษะสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมคือการแก้ปัญหา เมื่อคุณจัดการโครงการของคุณ ปัญหาก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในขณะที่เราทุกคนต้องเผชิญกับสถานการณ์แบบเดียวกันแม้ในชีวิตประจำวันของเรา สิ่งที่ทำให้แตกต่างคือความรู้และคุณใส่ความรู้นั้นอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อแก้ปัญหาในปัจจุบันหรือที่กำลังจะเกิดขึ้นได้อย่างไร

การแก้ปัญหาคือกระบวนการสังเกตสิ่งที่เกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมของคุณ ระบุสิ่งที่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงได้

kepner-tregoe

การแก้ปัญหาในการจัดการโครงการเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ ดังนั้น คุณไม่สามารถบรรลุทักษะนั้นได้ในชั่วข้ามคืน จำเป็นต้องมีการเรียนรู้แบบเป็นขั้นเป็นตอน การใช้กรอบงานในการทำเช่นนั้น และแน่นอนว่าต้องคงไว้ซึ่งข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการ

ในคู่มือฉบับย่อนี้ เราจะแสดงวิธีการแก้ปัญหาที่ได้รับการพิสูจน์แล้วซึ่งควรปฏิบัติตามในการจัดการโครงการ หลังจากอ่านจบ คุณจะสามารถเข้าใจถึงสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องทำ และเริ่มแผนงานเพื่อเป็นนักแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของการแก้ปัญหาในการบริหารโครงการ

มีเหตุผลหลายประการที่คุณต้องเรียนรู้ทักษะการแก้ปัญหาในการจัดการโครงการ ก่อนที่คุณจะเริ่มใช้เทคนิคยอดนิยมหรือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด เรามาทำความเข้าใจประเด็นสำคัญบางประการที่ทำให้การแก้ปัญหาในการจัดการโครงการเป็นธุรกิจที่จริงจัง

การแก้ไขสิ่งที่แตกในกระบวนการ

การแก้ปัญหาต้องใช้ความคิดที่ไม่เหมือนใคร เมื่อคุณมีความคิดนั้นแล้ว คุณจะสามารถดูแลโครงการของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยความเข้มข้นที่มากขึ้น การทำธุรกิจและการจัดการโครงการเป็นสิ่งที่พร้อมกัน โครงสร้างการแก้ปัญหาที่พัฒนามาอย่างดีช่วยให้คุณชี้ให้เห็นสิ่งที่ใช้งานไม่ได้ ต้องปรับปรุง หรืออัปเดต

แยกแยะความเสี่ยง

การระบุความเสี่ยงมีความสำคัญต่อโครงการของคุณ กรอบการแก้ปัญหาช่วยให้คุณเข้าใจสถานะปัจจุบันของธุรกิจของคุณ ด้วยข้อมูลที่เพียงพอ คุณสามารถแยกแยะความเสี่ยงที่สามารถจัดการกับทรัพยากรที่เหมาะสมได้อย่างง่ายดาย

ปรับปรุงประสิทธิภาพ

โครงการและพนักงานของคุณเป็นส่วนสำคัญ ส่งเสริมซึ่งกันและกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียว นั่นคือ ความสำเร็จและการพัฒนา ดังนั้น เมื่อคุณมองหาวิธีแก้ไขปัญหาที่น่าเชื่อถือ ก็จะส่งผลดีต่อพนักงานของคุณด้วย ในที่สุดก็นำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของคุณ

มองหาโอกาส

ยิ่งคุณแก้ปัญหาไปเรื่อย ๆ คุณจะเห็นแคร็ก ของเสีย และสิ่งที่ต้องอัปเดตใหม่ล่าสุด ด้วยกระบวนการเดียวกันนี้ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะเห็นภาพรวม เข้าใจธรรมชาติของภาพรวม และสามารถถ่ายทอดมันเป็นผู้จัดการโครงการได้ ดังนั้นคุณสามารถแยกแยะความเสี่ยงและโอกาสได้ในเวลาเดียวกัน

หากคุณต้องการจัดการกิจกรรมโครงการทั้งหมดจากแดชบอร์ด WordPress ของคุณ ให้อ่านบทความนี้ในคู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน WordPress Project Management

5 ขั้นตอนในการแก้ปัญหาในการจัดการโครงการที่คุณควรปฏิบัติตาม

ดังที่คุณทราบแล้ว ทักษะการแก้ปัญหาจำเป็นต้องมีกรอบการทำงาน ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องปรับปรุงวิธีการที่เหมาะสมที่สุดตามความเชี่ยวชาญและทรัพยากรของคุณ ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวมเทคนิคที่ได้รับการพิสูจน์แล้วจำนวนหนึ่งที่สามารถทำให้คุณเป็นมืออาชีพที่ชาญฉลาดในการแก้ปัญหาในการจัดการโครงการ ดูพวกเขาทีละคน -

1. การกำหนดปัญหาคือสิ่งสำคัญอันดับแรกของคุณ

วิธีที่คุณมองปัญหา พนักงานของคุณจะไม่ เพราะเมื่อพวกเขาเห็นปัญหา พวกเขาต้องการให้คุณแก้ปัญหาให้กับพวกเขา เนื่องจากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือคุณต้องกำหนดปัญหาตั้งแต่แรก ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณไม่มีกำหนดส่งอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงเป็นปัญหาจากจุดจบของพวกเขา ในการหาแนวทางแก้ไขที่ได้ผล คุณต้องเข้าใจว่าทำไมทีมของคุณจึงทำผิดพลาดแบบเดียวกัน

การเข้าใจธรรมชาติของปัญหาจะเกิดขึ้นได้เมื่อคุณรู้ว่าเหตุใดจึงมีบางอย่างเกิดขึ้นกับโครงการของคุณ เหตุใดสิ่งต่างๆ จึงมีปัญหาอยู่เรื่อยๆ หากต้องการทราบ คุณสามารถทำตามแนวทาง 5W1H

หมายถึงการถามคำถามทั้ง 6 ข้อนี้เพื่อกำหนดปัญหาในการจัดการโครงการ –

• ใคร   ปัญหาส่งผลกระทบต่อ?
• อาการของปัญหาคืออะไร?
• มันเกิดขึ้นที่ไหน / ที่ไหน?
• มันเกิดขึ้นเมื่อไหร่?
• ทำไม   ปัญหาเกิดขึ้นหรือไม่?
• มันเกิดขึ้นได้อย่างไร?

ดังนั้น การถามคำถามนี้จะช่วยให้คุณกำหนดปัญหาได้อย่างแน่นอนเมื่อต้องการแก้ปัญหาด้วยวิธีที่ชาญฉลาดและไร้ที่ติ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยใช้ WP Project Manager

2. ค้นหาเหตุผลเบื้องหลังปัญหา

หลังจากที่คุณเข้าใจธรรมชาติของปัญหาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการค้นหาสาเหตุของปัญหาและวิเคราะห์ให้ถึงแกนกลาง คล้ายกับการค้นหาช่องว่างในกระบวนการทำงานของคุณและเติมเต็มทีละส่วนเพื่อหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสม ดังนั้น การหาเหตุผลจึงไม่ใช่เรื่องยากหากคุณปฏิบัติตามแนวทางเชิงกลยุทธ์

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ไดอะแกรมก้างปลา เป็นกระบวนการที่มีชื่อเสียงและมีประโยชน์ในการค้นหาสาเหตุของปัญหา แล้ว แผนภาพก้างปลาคืออะไร? นักทฤษฎีองค์กรชาวญี่ปุ่น คาโอรุ อิชิกาวะ สร้างขึ้นเพื่อใช้จัดหมวดหมู่สาเหตุหลักของปัญหาในรูปแบบภาพ

มองบนภาพ. สมมติว่าปัญหาคือเว็บไซต์ของคุณไม่ทำงาน แผนภาพก้างปลาจะช่วยให้คุณทราบสาเหตุที่เป็นไปได้ที่อาจทำให้เว็บไซต์ของคุณตก ด้วยการรักษาการสาธิตด้วยภาพดังกล่าว คุณจะสามารถแก้ไขปัญหาในการจัดการโครงการได้ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพ

นี่คือสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ – เหตุผลที่คุณจดบันทึกไว้ สิ่งเหล่านี้ควรเป็นความจริง จากหลายสาเหตุที่เป็นไปได้ งานของคุณคือการเข้าใจเหตุผลที่แท้จริง เป็นไปได้ถ้าคุณไปวิเคราะห์เชิงลึก ดังนั้น ในการทำเช่นนี้ การวิเคราะห์สาเหตุราก (RCA) จะเป็นประโยชน์

3. การสร้างแนวคิดเพื่อการแก้ปัญหา

เมื่อคุณทราบปัญหาที่คุณต้องแก้ไข และอะไรคือสาเหตุ คุณสามารถสร้างแนวคิดสำหรับวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมได้ เป็นขั้นตอนที่ค่อยเป็นค่อยไปของการแก้ปัญหาในการจัดการโครงการ ดังนั้น ในขั้นตอนนี้ คุณมีอิสระมากขึ้นในการสร้างสรรค์ เป้าหมายของขั้นตอนนี้คือการหาชุดของโซลูชัน คุณต้องการโซลูชันสำรองหรือโซลูชันทางเลือกสำรองไว้อย่างชัดเจน พวกเขาช่วยลดความเสี่ยงของคุณ หากวิธีใดวิธีหนึ่งล้มเหลว คุณอาจใช้วิธีอื่น

ดังนั้น คุณจำเป็นต้องทำงานด้านจิตใจ ค้นคว้า และรวบรวมวิธีการต่างๆ มากมายเพื่อแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้ วิธีที่ดีที่สุดสองวิธีในการสร้างความคิดคือ – การระดมความคิดและการทำแผนที่ความคิด

Mindtools อธิบายว่าการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์นั้นได้ผลในสี่ขั้นตอน พวกเขาคือ – ชี้แจง, คิด, พัฒนา, นำไปใช้

ขั้นตอนการชี้แจงทำให้คุณสำรวจวิสัยทัศน์ของโครงการและลักษณะของปัญหาอีกครั้ง จากนั้นจะเป็นแนวทางในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นและกำหนดคำถาม ขั้นตอนต่อไปนี้เกี่ยวกับการขยายกรอบงานด้วยความเข้าใจ ข้อมูล ทรัพยากร และเป้าหมายทั้งหมดของคุณในการสำรวจแนวคิด กำหนดแนวทางแก้ไข และสร้างแผนสำหรับการนำไปปฏิบัติ

4. เลือกโซลูชั่นที่เหมาะสมที่สุด

การเลือกสีที่เหมาะสมไม่ใช่เรื่องง่ายเมื่อตู้เสื้อผ้าของคุณเต็มไปด้วยเสื้อผ้าที่คล้ายคลึงกัน แต่เมื่อคุณมีความมุ่งมั่น รู้มารยาทและการแต่งกายของโปรแกรมนั้น ๆ ความรู้สึกด้านแฟชั่นของคุณจะช่วยให้คุณเลือกสีที่เหมาะสมที่สุดได้ สิ่งเดียวกันนี้จะเกิดขึ้นเสมอในขณะที่คุณจัดการโครงการใดๆ และกำลังดำเนินการแก้ไขบางอย่าง

หลังจากที่คุณสร้างไอเดียมากมายและกำหนดวิธีแก้ปัญหาต่างๆ มากมาย ความลังเลใจเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในฐานะผู้จัดการโครงการ ทักษะการแก้ปัญหาของคุณต้องการให้คุณเลือกวิธีที่มีประโยชน์และง่ายที่สุดในการแก้ปัญหาของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดคือการวัดวิธีแก้ปัญหาทั้งหมด เปรียบเทียบกัน และพิจารณาข้อเท็จจริงต่อไปนี้ –

• ความคาดหวังและลำดับความสำคัญของคุณ
• ประเมินโซลูชันทั้งหมดและวัดผล
• พิจารณาทรัพยากรของคุณ
• ไปหาอันที่ง่ายที่สุดก่อน

อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรหยุดถามคำถาม ถามตัวเอง สร้างแรงบันดาลใจให้นักเรียนที่ทำงานในโครงการถามคำถาม ยิ่งมีคำถามเกิดขึ้น วิธีแก้ปัญหาก็จะมีประสิทธิภาพและไร้ที่ติมากขึ้น

5. การดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาของคุณ

เมื่อคุณรู้ว่าปัญหาของคุณคืออะไร และคุณต้องดำเนินการแก้ไขใด ให้เริ่มต้นใหม่ทันที ถึงเวลาที่จะดำเนินการ การดำเนินการแก้ปัญหาเป็นขั้นตอนสุดท้าย แต่คุณต้องผ่านขั้นตอนก่อนหน้าทั้งหมดเพื่อไปถึงระดับนั้น เป็นกรอบการทำงานที่กำหนดไว้เพื่อเพิ่มทักษะของคุณในฐานะนักแก้ปัญหา

อ่านเพิ่มเติม: 6 แนวคิดการจัดการโครงการที่น่าสนใจที่น่าติดตามในปี 2565

เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถช่วยคุณในการแก้ปัญหาได้อย่างไร

ในยุคของการทำงานอัตโนมัติ การจัดการโครงการจะง่ายขึ้นเนื่องจากเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลออนไลน์ของพนักงาน ลูกค้า บัญชี และโครงการโดยรวม ฯลฯ ซอฟต์แวร์อัตโนมัติ PM ช่วยให้คุณติดตามทุกกระบวนการแบบสด และทำให้ของคุณง่ายขึ้น ความพยายามในการตัดสินใจที่ดีขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเครื่องมืออัตโนมัติ PM เช่น WP Project Manager การแก้ปัญหาในการจัดการโครงการจะเป็นไปได้และง่ายขึ้น นี่คือวิธี-

• ช่วยให้ใช้ทรัพยากรและการวางแผนของคุณได้ดีที่สุด
• จัดระเบียบและติดตามโครงการและงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
• เครื่องมือการจัดการขั้นสูงเพื่อให้การติดตามของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เครื่องมือนี้จะกระชับความพยายามในการทำงานร่วมกันของคุณ
• สร้างรายงานเพื่อให้คุณเห็นว่าโครงการของคุณดำเนินไปอย่างไรและสิ่งที่คุณขาดหายไป

โดยรวมแล้ว WP Project Manager มีคุณสมบัติทั้งหมดที่สามารถทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณคล่องตัว เมื่อคุณเห็นการอัปเดตสดและกิจกรรมของแดชบอร์ดโครงการของคุณ (รวมถึงบอร์ด Kanban, แผนภูมิแกนต์, รายการงาน, ปฏิทิน ฯลฯ) คุณสามารถทำตามขั้นตอนการแก้ปัญหาทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น งานจะง่ายขึ้นอย่างไรก็ตาม

ปิดสำหรับการแก้ปัญหาใน Project Managemet

ปัญหาส่วนใหญ่จะเล็กในช่วงเริ่มต้น ในฐานะผู้จัดการโครงการที่มีไหวพริบ งานของคุณคือแก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด ยิ่งล่าช้า ปัญหาก็จะยิ่งมากขึ้น เรือมักมีข้อบกพร่องเล็กๆ น้อยๆ ในเครื่องยนต์หรือรอยร้าวเมื่อต้องเดินทางไกล กัปตันที่ฉลาดจะคอยแก้ไขปัญหาพร้อมๆ กันเสมอ ในฐานะผู้จัดการโครงการ งานของคุณไม่มีอะไรมากไปกว่านั้น

เฟรมเวิร์กการแก้ปัญหาเชิงกลยุทธ์จะช่วยให้คุณรับมือกับลูปนั้นได้ และเครื่องมือการจัดการโครงการอัตโนมัติที่สมบูรณ์แบบจะช่วยให้คุณแก้ปัญหาได้เร็วยิ่งขึ้น (อย่าลืมเพิ่มความยืดหยุ่น ความสามารถในการจ่ายได้ การบริหารเวลา และความฉลาด)

นี่คือคำพูดสุดท้ายของเรา – พยายามสร้างสรรค์วิธีใหม่ล่าสุดในการแก้ปัญหาในโครงการของคุณต่อไป และอย่าปล่อยให้ปัญหาของคุณเติบโตมากกว่าคุณ