Una breve guida alla risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti (consigli degli esperti)
Pubblicato: 2021-12-30Una delle abilità principali che ti rende un grande project manager è la risoluzione dei problemi. Quando gestisci i tuoi progetti, i problemi sono inevitabili. Perché tutti dobbiamo affrontare lo stesso tipo di situazioni anche nella nostra vita quotidiana. Ciò che fa la differenza è la conoscenza e l'efficienza con cui ci metti in quella conoscenza per risolvere un problema attuale o imminente.
La risoluzione dei problemi è il processo di osservazione di ciò che sta accadendo nel tuo ambiente; identificare le cose che potrebbero essere cambiate o migliorate.
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La risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti è un processo strategico. Quindi, non puoi raggiungere quell'abilità dall'oggi al domani. Ha bisogno di un apprendimento graduale, dell'adozione di una struttura per farlo e, ovviamente, del mantenimento di alcune considerazioni cruciali.
Bene, in questa breve guida, ti mostreremo alcuni dei comprovati metodi di risoluzione dei problemi da seguire nella gestione dei progetti. Dopo aver finito di leggere, sarai in grado di capire quali sono le cose più essenziali che devi fare e avviare una tabella di marcia per diventare un risolutore di problemi efficiente.
Importanza della risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti

Ci sono molte ragioni per cui devi imparare l'abilità di risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti. Prima di passare alle migliori tecniche o alle migliori pratiche, esaminiamo alcuni dei punti chiave che rendono la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti un'attività seria.
Riparare le cose rotte nel processo
La risoluzione dei problemi richiede una mentalità unica. Quando hai questo in mente, puoi facilmente occuparti dei tuoi progetti con maggiore intensità. Fare affari e gestire progetti è una cosa simultanea. Una struttura di risoluzione dei problemi ben sviluppata ti aiuta a evidenziare le cose che non funzionano, che necessitano di miglioramenti o di un aggiornamento.
Risolvi i rischi
L'identificazione dei rischi è fondamentale per i tuoi progetti. Il framework per la risoluzione dei problemi ti aiuta a comprendere lo stato attuale della tua attività. Con dati sufficienti, puoi facilmente risolvere i rischi che possono essere gestiti con risorse adeguate.
Miglioramento delle prestazioni
I tuoi progetti e i dipendenti sono parte integrante, si completano a vicenda per raggiungere un unico obiettivo: successo e sviluppo. Quindi, quando sei pronto a cercare una soluzione affidabile ai tuoi problemi, ha anche un buon impatto sui tuoi dipendenti. Alla fine, ciò porta a migliorare le prestazioni complessive.
Alla ricerca di opportunità
Più continui a risolvere i problemi, vedrai le ultime crepe, cose rotte e cose che necessitano di un aggiornamento. Con lo stesso processo, puoi imparare a vedere il quadro generale, comprendere la natura del quadro generale e diventare in grado di trasmetterlo come project manager. Quindi, puoi risolvere i rischi e le opportunità e allo stesso tempo.
Se vuoi gestire tutte le attività del tuo progetto direttamente dalla dashboard di WordPress, controlla questo articolo su Guida per principianti alla gestione dei progetti di WordPress.
5 passaggi per la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti da seguire

Come già sai, le capacità di problem solving richiedono una struttura. In qualità di project manager, devi semplificare i metodi più adatti in base alle tue competenze e risorse. Di seguito, abbiamo selezionato alcune delle tecniche più collaudate che possono renderti un professionista intelligente per la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti. Guardali uno per uno –
1. Definire il problema è la tua prima priorità
Il modo in cui guardi a un problema, i tuoi dipendenti non lo faranno. Perché, quando vedono un problema, vogliono che tu lo risolva per loro, dato che sei il project manager. Quindi, è importante per te definire il problema in primo luogo. Ad esempio, il tuo team perde continuamente le scadenze, quindi è un problema dalla loro fine. Per arrivare a una soluzione praticabile, devi capire perché il tuo team sta facendo gli stessi errori.
Comprendere la natura di un problema è possibile quando sai perché sta succedendo qualcosa al tuo progetto, perché le cose continuano a finire nei guai. Per capirlo, puoi seguire l'approccio 5W1H.

Significa porre queste sei domande per definire un problema nella gestione del progetto –
- Chi il problema interessa?
- Quali sono i sintomi del problema?
- Da dove viene/in che luogo è stato realizzato il progetto?
- Quando succede?
- Perché il problema si verifica?
- Come succede?
Quindi, fare questa domanda ti aiuterebbe sicuramente a definire il tuo problema quando vuoi risolverlo in modo intelligente e impeccabile.
Leggi di più: Come migliorare la produttività del team utilizzando WP Project Manager.
2. Scopri le ragioni dietro il problema
Dopo aver compreso la natura di un problema, il passaggio successivo necessario è scoprire le ragioni alla base e analizzarle fino in fondo. È simile a trovare le lacune nel flusso di lavoro e riempirle una dopo l'altra per raggiungere una soluzione adeguata. Pertanto, trovare ragioni non sarà difficile se segui un approccio strategico.
Ad esempio, puoi utilizzare un diagramma Fishbone. È un processo famoso e utile per scoprire le ragioni di un problema. Bene, cos'è un diagramma Fishbone? Il teorico organizzativo giapponese Kaoru Ishikawa lo ha creato che viene utilizzato per classificare le ragioni principali di un problema in una forma visiva.

Guarda sopra l'immagine. Supponiamo che il problema sia che il tuo sito web non funziona. Un diagramma Fishbone ti aiuterà a annotare i possibili motivi che possono causare la caduta del tuo sito web. Mantenendo una tale dimostrazione visiva, puoi ottenere risultati migliori ed efficaci per quanto riguarda la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti.

Ecco alcune cose inevitabili: i motivi che annoti, dovrebbero essere reali. Da molte possibili ragioni, il tuo compito è capire le vere ragioni. È possibile se si procede per un'analisi approfondita. Quindi, per fare ciò, la Root Cause Analysis (RCA) sarebbe utile.
3. Generazione di idee per soluzioni
Ora che sai quale problema devi risolvere e quali sono le cause, puoi iniziare a generare idee per le giuste soluzioni. È una fase graduale della risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti. Quindi, in questo passaggio, hai più libertà di diventare creativo. L'obiettivo di questo passaggio è trovare una serie di soluzioni. Serve una riserva di soluzioni o soluzioni alternative evidentemente. Ti aiutano a ridurre i rischi. Se una soluzione fallisce, potresti optare per un approccio alternativo.
Quindi, è necessario fare molto lavoro mentale, ricercare e raccogliere modi per possibili soluzioni. I due modi migliori per generare idee sono: il brainstorming e la mappatura mentale.
Mindtools spiega che la risoluzione creativa dei problemi funziona in quattro fasi. Sono: chiarire, ideare, sviluppare, implementare.

La fase di chiarimento ti fa esplorare nuovamente la tua visione del progetto e la natura dei problemi. Quindi guida alla raccolta dei dati necessari e alla formulazione di domande. I passaggi seguenti riguardano l'espansione del framework con tutta la tua comprensione, dati, risorse e obiettivi per esplorare idee, formulare soluzioni e creare un piano per l'implementazione.
4. Selezionare la soluzione più adatta
Non è facile selezionare il colore giusto quando il tuo guardaroba è pieno di capi simili. Ma quando sei determinato, conosci l'etichetta e il codice di abbigliamento di quel particolare programma, il tuo senso della moda ti consente di scegliere il colore più adatto. La stessa cosa si verifica sempre mentre gestisci qualsiasi progetto e stai risolvendo qualcosa.
Dopo aver generato molte idee e formulato un sacco di soluzioni diverse, l'esitazione è inevitabile. Quindi, come project manager, la tua capacità di risoluzione dei problemi richiede che tu selezioni il modo più utile e più semplice per risolvere i tuoi problemi.
Bene, il modo migliore per farlo è misurare tutte le soluzioni, confrontarle tra loro e considerare i seguenti fatti:
- Le tue aspettative e priorità
- Valuta tutte le soluzioni e misurale
- Considera le tue risorse
- Scegli quello più semplice in primo luogo
Tuttavia, non dovresti mai smettere di fare domande. Chiediti, ispira i tuoi studenti che lavorano al progetto a porre domande. Più domande sorgono, la soluzione sarebbe più efficace e impeccabile.
5. Agire per risolvere i tuoi problemi
Quando sai qual è il tuo problema e quale soluzione devi implementare, ricomincia da capo. È tempo di agire. L'implementazione di una soluzione è il passaggio finale. Ma devi superare tutti i passaggi precedenti per raggiungere quel livello. È un framework consolidato per aumentare le tue abilità come risolutore di problemi.
Leggi di più: 6 interessanti idee per la gestione dei progetti da seguire nel 2022.
In che modo uno strumento di gestione dei progetti può aiutarti nella risoluzione dei problemi

In un'era di automazione, la gestione dei progetti diventa più semplice grazie agli strumenti che ti aiutano a creare un database online dei tuoi dipendenti, clienti, account e progetti generali, ecc. Un software di automazione PM ti consente di tenere traccia di ogni processo in tempo reale e facilitare il tuo sforzo per prendere decisioni migliori.
Ad esempio, se disponi di uno strumento di automazione PM come WP Project Manager , la risoluzione dei problemi nella gestione dei progetti sarebbe più praticabile e semplice. Ecco come -
- Garantisce il miglior utilizzo delle risorse e della pianificazione
- Organizza e tieni traccia dei tuoi progetti e attività in modo affidabile
- Strumento di gestione avanzato per rendere più efficiente il tuo monitoraggio
- Lo strumento intensificherà il tuo sforzo di collaborazione
- Genera report in modo da poter vedere come stanno andando i tuoi progetti e quali sono le tue carenze
Nel complesso, WP Project Manager ha tutte le funzionalità che possono semplificare il flusso di lavoro. Quando vedi gli aggiornamenti in tempo reale e le attività della dashboard dei tuoi progetti (tra cui Kanban board, diagramma di Gantt, elenco attività, calendario, ecc.), puoi facilmente seguire tutti i passaggi di risoluzione dei problemi con maggiore efficienza. Il lavoro sarebbe comunque più facile.
Chiusura per la risoluzione dei problemi in Project Managemet
La maggior parte dei problemi sono piccoli all'inizio. In qualità di project manager pieno di risorse, il tuo compito è risolverli il prima possibile. Più ritardi, più grande è il problema. Una nave ha spesso molti piccoli difetti nel motore o crepe durante un lungo viaggio. Il capitano intelligente è sempre pronto a risolverli contemporaneamente. Come project manager, il tuo lavoro non è altro che questo.
Un framework strategico per la risoluzione dei problemi ti aiuterà a far fronte a quel ciclo e un perfetto strumento di automazione della gestione dei progetti ti consente di risolvere i tuoi problemi più velocemente (non dimenticare di sommare flessibilità, convenienza, gestione del tempo e intelligenza).
Quindi, ecco le nostre ultime parole: continua a innovare i modi più nuovi per risolvere i problemi nei tuoi progetti e non lasciare che il tuo problema diventi più grande di te.