プロジェクト管理における問題解決のショートガイド（専門家のヒント）

あなたを優れたプロジェクトマネージャーにする最も重要なスキルの1つは、問題解決です。 プロジェクトを管理しているとき、問題は避けられません。 日常生活でも同じような状況に直面しなければならないからです。 違いを生むのは、知識と、現在または差し迫った問題を解決するためにその知識をどれだけ効率的に投入するかです。

問題解決は、環境で何が起こっているかを観察するプロセスです。 変更または改善できるものを特定する。

ケプナー・トリゴー

プロジェクト管理における問題解決は戦略的なプロセスです。 したがって、一晩でそのスキルを達成することはできません。 ステップバイステップの学習、それを行うためのフレームワークの採用、そして明らかに、いくつかの重要な考慮事項を維持する必要があります。

さて、この短いガイドでは、プロジェクト管理で従うべき実証済みの問題解決方法のいくつかを紹介します。 読み終えると、あなたがしなければならない最も重要なことを理解し、効率的な問題解決者になるためのロードマップを開始することができます。

プロジェクト管理における問題解決の重要性

プロジェクト管理で問題解決のスキルを習得しなければならない理由はたくさんあります。 トップテクニックやベストプラクティスに取り掛かる前に、プロジェクト管理における問題解決を真剣なビジネスにするための重要なポイントをいくつか見ていきましょう。

プロセスで壊れたものを修正する

問題解決には独特の精神が必要です。 それを念頭に置いておくと、プロジェクトをより集中的に簡単に管理できます。 ビジネスを行うこととプロジェクトを管理することは同時に行われます。 十分に開発された問題解決構造は、壊れているもの、改善が必要なもの、または更新が必要なものを指摘するのに役立ちます。

リスクを整理する

リスクを特定することは、プロジェクトにとって非常に重要です。 問題解決フレームワークは、ビジネスの現在の状態を理解するのに役立ちます。 十分なデータがあれば、適切なリソースで処理できるリスクを簡単に分類できます。

パフォーマンスの向上

あなたのプロジェクトと従業員は不可欠であり、成功と発展という単一の目標を達成するために互いに補完し合っています。 したがって、問題に対する信頼できる解決策を探しているとき、それは従業員にも良い影響を与えます。 最終的には、全体的なパフォーマンスの向上につながります。

機会を探しています

問題を解決し続けるほど、最新の亀裂、壊れたもの、更新が必要なものが表示されます。 同じプロセスで、全体像を見て、全体像の性質を理解し、プロジェクトマネージャーとしてそれを伝えることができるようになることを学ぶことができます。 したがって、リスクと機会を同時に整理することができます。

WordPressダッシュボードからすべてのプロジェクトアクティビティを直接管理する場合は、WordPressプロジェクト管理の初心者向けガイドのこの記事を確認してください。

あなたが従うべきプロジェクト管理における問題解決への5つのステップ

すでにご存知のように、問題解決スキルにはフレームワークが必要です。 プロジェクトマネージャーは、専門知識とリソースに従って、最も適切な方法を合理化する必要があります。 以下に、プロジェクト管理の問題解決のための賢い専門家になることができるいくつかの最も実績のある技術を分類しました。 それらを1つずつ見てください–

1.問題の定義が最優先事項です

あなたが問題を見る方法では、あなたの従業員はそうしません。 なぜなら、彼らは問題を見つけたとき、あなたがプロジェクトマネージャーであるように、あなたに問題を解決してほしいと望んでいるからです。 したがって、最初に問題を定義することが重要です。 たとえば、チームは継続的に期限を逃しているため、チーム側からの問題です。 実行可能な解決策にたどり着くには、チームが同じ過ちを犯している理由を理解する必要があります。

プロジェクトに何かが起こっている理由、物事が問題を抱え続けている理由を知っていれば、問題の性質を理解することができます。 それを理解するために、あなたは5W1Hアプローチに従うことができます。

これは、プロジェクト管理の問題を定義するためにこれらの6つの質問をすることを意味します–

• 誰  問題は影響しますか？
• 問題の症状は何ですか？
• プロジェクトはどこで/どこで起こりましたか？
• それはいつ起こりますか？
• なぜ  問題は発生しますか？
• それはどのように起こりますか？

したがって、この質問をすることは、スマートで非の打ちどころのない方法で問題を解決したいときに、問題を定義するのに間違いなく役立ちます。

続きを読む： WPプロジェクトマネージャーを使用してチームの生産性を向上させる方法。

2.問題の背後にある理由を見つける

問題の性質を理解したら、次に必要なステップは、問題の背後にある理由を見つけて、それらをコアに分析することです。 これは、ワークフローのギャップを見つけて、適切なソリューションに到達するために次々に埋めることに似ています。 したがって、戦略的なアプローチに従えば、理由を見つけるのは難しくありません。

たとえば、フィッシュボーン図を使用できます。 問題の理由を見つけることは、有名で便利なプロセスです。 さて、フィッシュボーン図とは何ですか？ 日本の組織論者である石川馨は、問題の主な理由を視覚的な形で分類するために使用されるものを作成しました。

写真の上を見てください。 あなたのウェブサイトがダウンしていることが問題だとしましょう。 フィッシュボーン図は、Webサイトがダウンする原因となる可能性のある理由を書き留めるのに役立ちます。 このような視覚的なデモンストレーションを維持することにより、プロジェクト管理における問題解決に関してより良く効果的になることができます。

ここにいくつかの避けられないことがあります-あなたが書き留める理由、それらは本物でなければなりません。 多くの考えられる理由から、あなたの仕事は本当の理由を理解することです。 深く分析すれば可能です。 したがって、これを行うには、根本原因分析（RCA）が役立ちます。

3.ソリューションのアイデアを生み出す

解決する必要のある問題とその原因がわかったので、適切な解決策のアイデアを生み出すことができます。 これは、プロジェクト管理における問題解決の段階的なステップです。 したがって、このステップでは、創造性を発揮するためのより多くの自由があります。 このステップの目標は、一連のソリューションを見つけることです。 明らかに、ソリューションまたは代替ソリューションの予備が必要です。 彼らはあなたがあなたのリスクを減らすのを助けます。 1つの解決策が失敗した場合は、別のアプローチを選択できます。

したがって、あなたは多くのマインドワークを行い、調査し、可能な解決策への道を集める必要があります。 アイデアを生み出す2つの最良の方法は、ブレーンストーミングとマインドマッピングです。

Mindtoolsは、創造的な問題解決は4つのステップで機能すると説明しています。 それらは–明確にし、考え出し、開発し、実行します。

明確化の段階では、プロジェクトのビジョンと問題の性質をもう一度探求することができます。 次に、必要なデータを収集し、質問を作成するためのガイドを提供します。 次の手順はすべて、理解、データ、リソース、および目標をすべて使用してフレームワークを拡張し、アイデアを検討し、ソリューションを策定し、実装の計画を作成することです。

4.最も適切なソリューションを選択します

あなたのワードローブが同じような服でいっぱいであるとき、正しい色を選ぶのは簡単ではありません。 しかし、あなたが決心したとき、その特定のプログラムのエチケットとドレスコードを知っていると、あなたのファッションセンスはあなたに最もふさわしい色を選ぶことを可能にします。 あなたがプロジェクトを管理している間、そして何かを解決するまで、同じことが常に起こります。

たくさんのアイデアを生み出し、さまざまな解決策を考案した後は、ためらうことは避けられません。 したがって、プロジェクトマネージャーとして、問題解決スキルでは、問題を解決するための最も便利で簡単な方法を選択する必要があります。

そのための最善の方法は、すべてのソリューションを測定し、それらを相互に比較して、次の事実を検討することです。

• あなたの期待と優先順位
• すべてのソリューションを評価し、それらを測定します
• あなたのリソースを考慮してください
• そもそも最も単純なものを選びましょう

ただし、質問をやめないでください。 自問自答し、プロジェクトに取り組んでいる生徒に質問をするように促します。 より多くの疑問が生じるほど、解決策はより効果的で完璧になります。

5.問題を解決するための行動を取る

問題が何であり、どのソリューションを実装する必要があるかがわかったら、最初からやり直してください。 行動を起こす時が来ました。 ソリューションの実装は最終ステップです。 ただし、そのレベルに到達するには、以前のすべての手順を実行する必要があります。 これは、問題解決者としてのスキルを高めるための確立されたフレームワークです。

続きを読む： 2022年に従うべき6つの興味深いプロジェクト管理のアイデア。

プロジェクト管理ツールが問題解決にどのように役立つか

自動化の時代では、従業員、クライアント、アカウント、プロジェクト全体などのオンラインデータベースを作成するのに役立つツールにより、プロジェクト管理が容易になります。PM自動化ソフトウェアを使用すると、すべてのプロセスをライブで追跡し、より良い決定を下すための努力。

たとえば、 WP Project ManagerのようなPM自動化ツールを使用している場合、プロジェクト管理の問題解決はより実行可能で簡単になります。 方法は次のとおりです–

• それはあなたの資源と計画の最善の使用を確実にします
• プロジェクトとタスクを堅牢に整理および追跡します
• 追跡をより効率的にするための高度な管理ツール
• ツールはあなたの共同作業を強化します
• レポートを生成して、プロジェクトがどのように進行しているか、何が不足しているかを確認できるようにします

全体として、WPプロジェクトマネージャーには、ワークフローを合理化できるすべての機能があります。 プロジェクトダッシュボード（かんばんボード、ガントチャート、タスクリスト、カレンダーなど）のライブ更新とアクティビティを確認すると、すべての問題解決手順をより効率的に簡単に実行できます。 それにもかかわらず、仕事はもっと簡単でしょう。

プロジェクト管理における問題解決のための締めくくり

ほとんどの問題は最初は小さいです。 機知に富んだプロジェクトマネージャーとしてのあなたの仕事は、できるだけ早くそれらを解決することです。 遅らせるほど、問題は大きくなります。 船は、長い航海中にエンジンに多くの小さな不具合や亀裂が生じることがよくあります。 スマートキャプテンは常にそれらを同時に修正するためのループにいます。 プロジェクトマネージャーとしてのあなたの仕事はそれ以上のものです。

戦略的な問題解決フレームワークは、そのループに対処するのに役立ちます。完璧なプロジェクト管理自動化ツールを使用すると、問題をより迅速に解決できます（柔軟性、手頃な価格、時間管理、およびスマートさを追加することを忘れないでください）。

それで、ここに私たちの最後の言葉があります–あなたのプロジェクトの問題を解決するための最新の方法を革新し続け、あなたの問題があなたより大きくならないようにしてください。