วิธีสร้างไลบรารีเอกสาร WordPress

บางสิ่งที่คุณต้องการมากที่สุด แต่ไม่ทราบว่าคุณต้องการคือไลบรารีเอกสาร WordPress ทำไม? ก็เพราะว่าการจัดการเอกสารเป็นปัญหาจริง มีผลกระทบจริง และ WordPress ก็นำเสนอโซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพ

เนื่องจากเอกสารเป็นส่วนสำคัญของเอกสารของบริษัทและการแบ่งปันความรู้ การดิ้นรนเพื่อค้นหาส่งผลให้เกิดการสูญเสียผลผลิตที่จับต้องได้ — ประมาณ 4.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์!

ตอนนี้ คุณมีตัวเลือกค่อนข้างน้อยสำหรับการสร้างไลบรารีเอกสารดิจิทัลเพื่อแก้ปัญหานี้ คุณมีโซลูชันไลบรารีเอกสารเต็มรูปแบบ เช่น Sharepoint (ตัวเลือกยอดนิยมสำหรับผู้ใช้ Microsoft) คุณยังมี Google ไดรฟ์ของคุณ และแน่นอน ตัวเลือกอย่าง Box และ Dropbox ก็ใช้ได้ดีเช่นกัน

ปัญหาก็คือว่าเอกสารของคุณไปอยู่ทุกที่ ทำให้การค้นหาทำได้ยาก นอกจากนี้ พนักงานทุกคนของคุณจำเป็นต้องมีบัญชีในโซลูชันเหล่านี้ทั้งหมดเพื่อการเข้าถึงที่ราบรื่น ดังนั้นเมื่อพวกเขากำลังทำงานบางอย่างและต้องการเอกสารเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น พวกเขาต้องไปใช้บริการเพื่อดึงข้อมูลนั้น

การแก้ไขปัญหา? การสร้างไลบรารีเอกสาร WordPress

วิธีแก้ปัญหาที่ดีในการจัดการเอกสารนี้คือการเพิ่มไลบรารีเอกสารลงในเว็บไซต์ WordPress ของคุณ เพื่อให้สมาชิกทุกคนในเว็บไซต์ของคุณ — พนักงานของคุณ — สามารถเข้าถึงเอกสารที่พวกเขาต้องการได้อย่างรวดเร็วในที่เดียว

ไลบรารีเอกสาร WordPress ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณแบ่งปันเอกสารภายในบริษัทของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงต่อสาธารณะกับลูกค้าของคุณด้วย

มาดูกันว่าคุณสามารถสร้างไลบรารีเอกสาร WordPress และนำเอกสารทั้งหมดที่พนักงานและลูกค้าของคุณใช้ไปยังเว็บไซต์ WordPress ของคุณโดยตรงได้อย่างไร คิดว่านี่เป็นการสร้างระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ WordPress น้ำหนักเบา

ขั้นตอนที่ #1: สร้างโครงสร้างสำหรับห้องสมุดดิจิทัล WordPress ของคุณ

ในการสร้างไลบรารีเอกสารที่สมบูรณ์และใช้งานได้ดีที่สุดซึ่งโฮสต์เอกสารทั้งหมดที่ควรจะเป็น คุณต้องมีโครงสร้างที่มั่นคง โครงสร้างนี้บอกคุณว่าเอกสารใดที่คุณต้องการและแต่ละเอกสารอยู่ที่ใด (เพื่อให้ไลบรารีของคุณไม่จบลงด้วยการทิ้งเอกสารดิจิทัล)

ในการดำเนินการนี้ ให้พิจารณาถึงหมวดหมู่ต่างๆ ของเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่น:

• เทมเพลตงาน แบบร่างจดหมายนัดหมาย แบบฟอร์มสำรวจพนักงาน สามารถไปที่หมวด HR ได้ทั้งหมด
• ประกาศ เทมเพลตสำหรับข้อตกลงเงื่อนไขการใช้งาน เทมเพลตข้อตกลงการรักษาความลับ สามารถจับคู่กับหมวดหมู่ทางกฎหมายได้
• คู่มือ คู่มือผู้ใช้ แผ่นข้อมูลจำเพาะ ทั้งหมดจะพอดีกับหมวดหมู่ทางเทคนิค

และอื่นๆ.

ในตอนท้ายของขั้นตอนนี้ หากคุณกำลังสร้างไลบรารีเอกสาร WordPress สำหรับการใช้งานภายใน คุณควรแมปรายการเอกสารสำหรับกระบวนการภายในทั้งหมดของคุณ คุณยังสามารถคิดเป็นทีมและทำให้สิ่งนี้ง่ายขึ้น ในการดำเนินการนี้ ให้จดบันทึกทีมทั้งหมดในบริษัทของคุณ แล้วระบุเอกสารที่แต่ละทีมใช้

ในทำนองเดียวกัน หากคุณกำลังสร้างสำหรับลูกค้าของคุณ คุณควรรู้ว่าเอกสาร/ไฟล์ใดบ้างที่พวกเขาต้องการเพื่อทำสิ่งที่พวกเขาต้องการทำ ตรวจสอบหัวข้อการสนับสนุนของคุณเพื่อดูว่าสิ่งเหล่านี้คืออะไร ตัวอย่างเช่น หากคุณให้คำปรึกษาด้านอาชีพและช่วยให้ผู้ใช้ของคุณสร้างเรซูเม่ที่ดีในฐานะบริการ คุณสามารถอัปโหลดรูปแบบเรซูเม่ในอุดมคติไปยังเนื้อหาสนับสนุนของคุณและนำเสนอเป็นไฟล์ที่สามารถดาวน์โหลดได้บนหน้าสนับสนุนของคุณ

คุณได้รับความคิด

ขั้นตอนที่ #2: กำหนดระดับการเข้าถึงสำหรับเอกสารทุกฉบับ

การใช้เว็บไซต์ WordPress ของคุณเพื่อขับเคลื่อนไลบรารีเอกสารส่วนตัวทั่วทั้งบริษัทนั้นค่อนข้างง่าย เนื่องจาก WordPress ให้คุณจำกัดการเข้าถึงเนื้อหาของคุณเฉพาะผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบ — พนักงานของคุณ โดยธรรมชาติแล้ว เนื่องจากคุณจะไม่ต้องบันทึกเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนที่นี่ การจัดเตรียมนี้จึงใช้ได้ผลดี ปลั๊กอินจำนวนมากยังช่วยให้คุณจำกัดการเข้าถึงเนื้อหาของเว็บไซต์ของคุณ

การแบ่งปันเอกสารแบบสาธารณะ (ผ่านแท็บทรัพยากรหรือฐานเนื้อหาสนับสนุนการบริการตนเองแบบสาธารณะ) ผ่าน WordPress นั้นง่ายยิ่งขึ้น เนื่องจากหน้าและโพสต์ของ WordPress แม้กระทั่งสิ่งที่คุณได้อัปโหลดไฟล์แนบ/เอกสาร จะเป็นสาธารณะโดยค่าเริ่มต้น .

ขั้นตอนที่ #3: เพิ่มเอกสาร!

ตอนนี้ WordPress ไม่สนับสนุนไลบรารีเอกสารตั้งแต่เริ่มต้น แต่ด้วย KnowAll คุณสามารถสร้างไลบรารีได้อย่างรวดเร็ว

โดยพื้นฐานแล้ว KnowAll เป็นซอฟต์แวร์ฐานความรู้บน WordPress ที่ให้คุณสร้างฐานความรู้สาธารณะทั้งภายในและแบบพบปะลูกค้า และเนื่องจากเนื้อหาฐานความรู้ — โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากฐานความรู้ภายในของพนักงาน — มักจะต้องการเอกสาร KnowAll จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างฐานข้อมูล คุณสามารถพูดได้ว่าด้วยการรองรับเอกสาร มันเพิ่มขึ้นสองเท่าในฐานะโซลูชันเอกสาร WordPress น้ำหนักเบา อย่างน้อยก็เกี่ยวข้องกับเนื้อหาสนับสนุน

ในการอัปโหลดเอกสารของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้:

• ใช้โครงสร้างที่คุณสรุปไว้ในขั้นตอนแรกโดยเพิ่มหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องลงในเว็บไซต์ WordPress ของคุณ
• เติมหมวดหมู่ของคุณด้วยบทความองค์ความรู้ที่เหมาะสม
• อัปโหลดเอกสารไปยังบทความฐานข้อมูลองค์ความรู้ทั้งหมดที่ต้องการ

คุณมีมัน! ไลบรารีเอกสาร WordPress ของคุณเอง (อย่างไรก็ตาม หากคุณทำงานกับ PDF เท่านั้น ต่อไปนี้เป็นวิธีเพิ่มเติมในการเพิ่มลงในเว็บไซต์ WordPress ของคุณ)

ไม่ได้หมายถึงทำทุกอย่างที่ระบบการจัดการเอกสารทำ… แต่สามารถเสนอเอกสารให้กับพนักงาน/ลูกค้าของคุณเมื่อพวกเขาต้องการ และนั่นคือความคิด!

เพื่อรักษาไลบรารีของคุณ ให้กลับมาที่ห้องสมุดเป็นครั้งคราวเพื่ออัปโหลดเอกสารล่าสุด หากมีเวอร์ชันที่ใหม่กว่าพร้อมใช้งาน นอกจากนี้ ให้ลบไฟล์ที่ไม่ได้ใช้เมื่อนับรวมในที่เก็บข้อมูล

ปิดท้าย…

ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการสร้างไลบรารีเอกสาร WordPress คือ คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารทั้งหมดของคุณแก่พนักงานทุกคนโดยไม่ต้องรับแผนการสมัครสมาชิกแต่ละแผน และหนึ่งระบบเดียว (ฐานความรู้ของคุณ!) รวบรวมทุกอย่างไว้ด้วยกันตั้งแต่ความรู้จริงไปจนถึงเอกสารที่มีอำนาจหรือจำเป็นสำหรับการนำไปใช้ เลยไม่มีใครติด

การเพิ่มเอกสารก็ง่ายพอๆ กับการแนบไฟล์ ดังนั้นใครก็ตามในทีมของคุณสามารถอัปโหลดไฟล์เพิ่มเติมได้ตามต้องการ พวกเขาไม่จำเป็นต้องรู้การเข้ารหัสใดๆ

ถึงคุณ: สร้างไลบรารีเอกสาร WordPress เพื่อขับเคลื่อนความรู้ของคุณ? ตรวจสอบ KnowAll นอกจากนี้ โปรดแจ้งให้เราทราบว่าในปัจจุบันคุณจัดการเอกสารที่บริษัทของคุณอย่างไร