10 лучших инструментов и программного обеспечения для удаленной работы + советы

Управление удаленной командой и работа из дома раньше были мечтой для большинства людей. И для большинства компаний вся концепция казалась непрактичной и невозможной. Ну, не больше.

Коронавирус стал большим тревожным звонком для большинства предприятий и компаний по всему миру. Почти все предприятия, в том числе государственные, были вынуждены работать из дома. Хотя это может быть сложно, удаленная работа не является чем-то новым.

Automattic, Buffer, Hubstaff, Groove, InVision и многие другие компании годами нанимают полностью удаленные команды. Если они могут это сделать, вы тоже можете.

В такое время у нас нет другого выбора, кроме как адаптироваться и преодолевать. Если вы находитесь в процессе перехода на удаленную рабочую среду, мы здесь, чтобы помочь. Мы собрали несколько полезных советов, приемов и инструментов, которые вы можете использовать для плавного перехода вашей команды в удаленную команду. Посмотри.

Проблемы работы из дома

Мысль о работе в комфорте вашего дома. Без необходимости каждый день стоять в пробке. Или тратить часы на дорогу. Все это похоже на работу мечты.

Тем не менее, есть много проблем, связанных с работой из дома. Особенно родителям может быть сложно создать продуктивную рабочую среду с детьми дома. И необходимость выполнять ежедневные домашние дела и одновременно отвечать на звонки по видеоконференции — это не идеальная работа мечты, на которую можно было бы надеяться.

Работодатели могут значительно упростить этот процесс для своих команд. Создавая систему удаленной работы, которая заставляет их чувствовать себя как на обычной офисной работе из дома. Это не только даст сотрудникам повод одеться по утрам, но и поработает более продуктивно.

Лучшие советы по удаленной работе

Эти советы помогут вам настроить эффективную систему, чтобы ваша команда оставалась продуктивной в период удаленной работы.

Настройка виртуального офиса

Shopify была одной из первых компаний, внедривших систему удаленной работы для своих команд. Компания фактически дала своим сотрудникам 1000 долларов на покупку любого оборудования, необходимого для создания рабочей среды дома.

Это была отличная инициатива, которая показала, насколько компания предана своим сотрудникам.

Конечно, не многие компании могут позволить себе раздавать такие бонусы всем своим сотрудникам. Но вместо этого вы можете создать систему для совместной работы команды. Это похоже на виртуальную офисную среду, где команда может легко общаться, регистрироваться каждый день и отслеживать проекты.

Это означает, что вам придется подключить свою команду с помощью нескольких инструментов для удаленной работы. Вам понадобится комбинация нескольких инструментов, чтобы создать настоящую среду виртуального офиса. Это не будет стоить целое состояние. Обратитесь к разделу удаленных инструментов ниже для предложений.

Используйте приложения и инструменты для документирования всего

Одной из важных частей работы с удаленной командой является документирование рабочего процесса для команды. Поскольку вы не можете постоянно контролировать команду, вы должны следить за тем, чтобы все не сбивались с пути и держать друг друга в курсе событий.

Лучший способ справиться с этим — использовать инструменты удаленной работы для создания процессов, назначения задач для каждого сотрудника и общего создания рабочего процесса, в который каждый может легко попасть и отслеживать. Вы можете использовать инструменты управления проектами, чтобы выполнить эту работу.

Соберите книгу по удаленной работе

Вы будете использовать множество новых инструментов удаленной работы. Это означает, что вам придется создать процесс адаптации, чтобы помочь вашей команде ознакомиться с тем, как использовать инструменты.

Создание сценария удаленной работы — лучший способ решить эту задачу. Это не только поможет вам освоить инструменты, но и поможет им понять, как работает вся система виртуального офиса.

Для этого не нужно создавать настоящую книгу. Будет полезна простая целевая страница со всей информацией, разделом часто задаваемых вопросов (FAQ), ссылками на загрузки программного обеспечения, а также советами и рекомендациями.

Наличие базы знаний также очень поможет в такой ситуации.

Создайте базу знаний

Если у вас еще нет базы знаний, сейчас самое время ее создать. С частной базой знаний вы можете создавать разделы для каждого сектора вашей компании. И помогите каждому члену команды понять свои задачи и учиться более эффективно.

Например, вы можете создать раздел для группы поддержки клиентов в базе знаний, чтобы научить их, как обрабатывать определенные запросы в службу поддержки. Как отвечать на вопросы клиентов. И даже обучать их тому, как решать проблемы.

Самое приятное то, что команда может научиться всему самостоятельно, читая руководства и просматривая учебные пособия в вашей базе знаний.

Добавление раздела удаленной работы в базу знаний также поможет вашей команде понять, как все работает в виртуальном офисе.

На самом деле вы можете настроить частную или общедоступную базу знаний с помощью WordPress. Это просто и экономично.

Установите ожидания для каждого сотрудника

С самого начала сообщите команде, что вы ожидаете от каждого сотрудника. Убедитесь, что команда знает, что вы ожидаете, что они будут выделять время для работы, даже находясь дома. Что вы ожидаете хорошей посещаемости и общения во время телефонных конференций и совместной работы над проектами.

Создайте расписание с ежедневными задачами и сроками. Чтобы каждый мог погрузиться в рутину и выполнять проекты, не путаясь в том, кто за какие задачи отвечает.

Регистрируйтесь чаще

Поддержание морального духа и производительности сотрудников гораздо важнее, когда они работают удаленно. Заходите чаще. Не только для того, чтобы следить за ходом работы, но и для проверки их психического здоровья.

Проведение регулярных телефонных конференций, видеочатов один на один или даже мгновенных чатов в команде будет иметь большое значение для повышения уверенности и счастья команды.

Держите свою команду счастливой

В качестве дополнительного бонуса вы можете подарить что-нибудь бесплатно, чтобы ваша команда была счастлива и помогла им максимально использовать свободное время дома. Это может быть что-то продуманное, например, бесплатный доступ к платформе онлайн-обучения, такой как Lynda, или даже бесплатное членство в Netflix.

Лучшие инструменты и программное обеспечение для удаленной работы

Существует так много отличных инструментов, которые вы можете использовать для создания эффективной системы удаленной работы. Это всего лишь несколько предложений, которые вы можете попробовать.

1. Zoom — для видеоконференций

Zoom — это удобный и гибкий инструмент для проведения видеоконференций, созданный специально для бизнеса. Он создан для организации видеочатов между командами и работает намного лучше, чем Skype и другие приложения для видеоконференций.

У Zoom также есть щедрый бесплатный план, который позволяет вам принимать до 100 человек в 40-минутных видеоконференциях. И иметь неограниченное количество встреч один на один. Платные планы начинаются с 14,99 долларов в месяц.

2. Асана — для распределения задач

Asana — отличный инструмент для управления проектами. Используя этот инструмент, вы можете оптимизировать процесс для всей команды и назначать задачи каждому сотруднику вашей команды. Таким образом, они будут точно знать, что делать, чтобы внести свой вклад в проекты.

Приложение также довольно легко освоить, поэтому процесс адаптации будет довольно простым для новичков. Бесплатный план Asana позволяет вам работать над проектами с участием до 15 человек. Платные планы начинаются с 10,99 долларов в месяц на пользователя.

3. Slack — для командного общения

Slack хорошо известен как замена электронной почты. Инструмент значительно упрощает обмен мгновенными сообщениями и позволяет не потеряться в десятках потоков электронной почты. Slack — это обязательный инструмент для командного общения, особенно для отправки быстрых и коротких сообщений, чтобы связаться с командой.

У Slack есть бесплатный план, которого более чем достаточно для небольших команд. Он позволяет просматривать историю до 10 000 сообщений. Если вы хотите больше, вы можете перейти на план пользователя за 6,67 долларов в месяц.

4. Basecamp — для управления проектами

Basecamp — еще один инструмент управления проектами. Это похоже на Asana, но с сочетанием пользовательского интерфейса, который работает как Trello. Эта комбинация делает его отличной альтернативой и вариантом для команд, которые не разбираются в технологиях.

Бесплатный план поддерживает только до 3 активных проектов с участием 20 человек. Basecamp for Business стоит 99 долларов в месяц. Без дополнительной платы за пользователя.

5. Dropbox — для обмена файлами

Dropbox — это служба облачного хранения, которая поможет вам хранить большие файлы и обмениваться ими со своей командой. Инструмент поможет вам создать более совместную среду для общей среды хранения. Чтобы команда могла легко находить и получать доступ к файлам при совместной работе над проектами.

Цены на Dropbox Business начинаются с 12,50 долларов США в месяц на пользователя. Он предлагает до 5 ТБ безопасного облачного хранилища.

6. Toggl — для отслеживания времени

Важно, чтобы вашей команде было удобнее работать дома. Но вы также должны убедиться, что они остаются продуктивными. Toggl — это инструмент, который вы можете использовать для создания системы учета рабочего времени для управления рабочим временем вашей команды.

Toggl полезен, если у вас есть сотрудники, которые живут в разных часовых поясах. Но это также пригодится для создания системы рабочего времени для команды. Цены начинаются от 9 долларов за пользователя в месяц.

7. Spark — для лучшего управления электронной почтой команды

Если Slack не подходит для вашей команды, но вы по-прежнему предпочитаете электронную почту для быстрого общения, используйте Spark, чтобы лучше управлять потоками электронной почты. Spark — это почтовый клиент с более удобным интерфейсом. Электронная почта будет выглядеть как обмен мгновенными сообщениями.

У Spark есть бесплатный план с ограниченными функциями, который позволяет общаться в чате только между двумя участниками. Премиум-план стоит 6,39 долларов США на пользователя в месяц с неограниченным количеством соавторов и 10 ГБ хранилища для обмена файлами на пользователя.

8. Статусный герой — для отслеживания целей

Постановка целей для команды — еще одна важная часть управления удаленной командой. Это не только помогает команде оставаться более продуктивной, но и гарантирует, что они не отклонятся от графика и сдадут проекты вовремя. Status Hero — отличный инструмент, который вы можете использовать для достижения этой цели.

Это приложение позволяет создавать цели для команды и отслеживать их. Это значительно упростит весь процесс проверки вашей команды. Это стоит 3 доллара в месяц за пользователя.

9. Телетайп для Atom — для совместного кодирования

Teletype — это расширение для Atom, популярного редактора кода. Это расширение позволяет веб-дизайнерам и разработчикам делиться своим редактором кода с командой. И сотрудничайте в проектах, программируя вместе.

Инструмент довольно прост в использовании. Вы просто делитесь ссылкой на свой редактор кода, чтобы создать одноранговую рабочую среду. Тогда другие смогут увидеть ваш код и написать код вместе с вами. Приложение можно использовать бесплатно, как и редактор Atom. И это больше всего подходит для небольших групп кодеров.

10. Facebook Workplace — для совместной работы

Facebook Workplace — это универсальный инструмент, который включает в себя все инструменты, необходимые для управления командой. Вы можете использовать его для создания групп для команд для назначения различных проектов. Организация групповых видеозвонков. Живые видеопотоки. И больше.

Бесплатный план поддерживает до 50 групп. Учитывая историю сомнительной политики и практики конфиденциальности Facebook, некоторые не будут чувствовать себя комфортно, используя этот инструмент. В таких случаях Microsoft Teams будет хорошей альтернативой.

Вывод

Переход от офисной среды к удаленной рабочей среде, безусловно, является проблемой для всех. Но это не невозможно. При наличии правильных систем и процедур вы можете сделать весь этот процесс полезным и полезным для вашей компании и сотрудников.

На самом деле, вы даже сможете постоянно адаптироваться к этим изменениям. И в будущем управлять 100% удаленной командой. Только представьте, сколько времени и расходов вы сэкономите, работая полностью удаленно.