10 melhores ferramentas e software de trabalho remoto + dicas

Gerenciar uma equipe remota e trabalhar em casa costumava ser um sonho para a maioria das pessoas. E para a maioria das empresas, todo o conceito parecia impraticável e impossível. Bem, não mais.

O CoronaVirus foi um grande alerta para a maioria das empresas e empresas em todo o mundo. Quase todas as empresas, incluindo os governos, foram forçadas a trabalhar em casa. Embora possa ser desafiador, o trabalho remoto não é novidade.

Automattic, Buffer, Hubstaff, Groove, InVision e muitas outras empresas empregam equipes 100% remotas há anos. Se eles podem fazer isso, você também pode.

Em um momento como esse, não temos escolha a não ser nos adaptar e superar. Se você estiver mudando para um ambiente de trabalho remoto, estamos aqui para ajudar. Reunimos algumas dicas, truques e ferramentas úteis que você pode usar para fazer a transição tranquila de sua equipe para uma equipe remota. Dê uma olhada.

Desafios de trabalhar em casa

A ideia de trabalhar no conforto da sua casa. Sem ter que ficar preso no trânsito todos os dias. Ou ter que perder horas de tempo em deslocamento. Tudo parece um emprego dos sonhos.

No entanto, existem muitos desafios para trabalhar em casa também. Especialmente para os pais, pode ser difícil criar um ambiente de trabalho produtivo com as crianças em casa. E ter que fazer tarefas domésticas diárias e responder a videoconferências ao mesmo tempo não é o emprego dos sonhos ideal que se espera.

Os empregadores podem tornar esse processo muito mais fácil para suas equipes. Ao criar um sistema de trabalho remoto que os faça sentir vontade de ir a um trabalho regular de escritório, em casa. Isso não apenas dará aos funcionários um motivo para se vestir de manhã, mas também trabalhará de forma mais produtiva.

Principais dicas para trabalhar remotamente

Essas dicas ajudarão você a configurar um sistema eficaz para garantir que sua equipe permaneça produtiva durante o período de trabalho remoto.

Configurar um escritório virtual

Shopify foi uma das primeiras empresas a implementar um sistema de trabalho remoto para suas equipes. A empresa realmente deu a seus funcionários US$ 1.000 para comprar qualquer equipamento que eles precisassem para configurar um ambiente de trabalho em casa.

Foi uma grande iniciativa que mostrou o comprometimento da empresa com seus colaboradores.

É claro que poucas empresas podem dar um bônus como esse a todos os seus funcionários. Mas, em vez disso, você pode criar um sistema para a equipe trabalhar em conjunto. Como um ambiente de escritório virtual onde a equipe pode se comunicar facilmente, fazer check-in todos os dias e acompanhar os projetos.

Isso significa que você terá que envolver sua equipe com algumas ferramentas de trabalho remoto. Você precisará de uma combinação de várias ferramentas para criar um verdadeiro ambiente de escritório virtual. Não vai custar uma fortuna. Consulte a seção de ferramentas remotas abaixo para obter sugestões.

Use aplicativos e ferramentas para documentar tudo

Uma das partes importantes de lidar com uma equipe remota é documentar um fluxo de trabalho para a equipe. Como você não pode supervisionar a equipe o tempo todo, você precisa garantir que todos permaneçam no caminho certo e mantenham uns aos outros atualizados.

A melhor maneira de gerenciar isso é usar ferramentas de trabalho remoto para criar processos, atribuir tarefas para cada funcionário e, em geral, criar um fluxo de trabalho que todos possam acessar e acompanhar facilmente. Você pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos para realizar esse trabalho.

Monte um manual de trabalho remoto

Você usará muitas novas ferramentas de trabalho remoto. Isso significa que você terá que criar um processo de integração para ajudar sua equipe a se familiarizar com o uso das ferramentas.

Criar um manual de trabalho remoto é a melhor maneira de lidar com essa tarefa. Isso não apenas ajudará você a integrar a equipe às ferramentas, mas também a entender como todo o sistema de escritório virtual funciona.

Você não precisa criar um livro real para isso. Uma página de destino simples com todas as informações, uma seção de perguntas frequentes (FAQ), links para downloads de software, bem como dicas e truques seriam úteis.

Ter uma base de conhecimento também ajudará imensamente em tal situação.

Crie uma base de conhecimento

Se você ainda não tem uma base de conhecimento, agora é o melhor momento para criar uma. Com uma base de conhecimento privada, você pode criar seções para cada setor de sua empresa. E ajude cada membro da equipe a entender suas tarefas e aprender com mais eficiência.

Por exemplo, você pode criar uma seção para a equipe de suporte ao cliente na base de conhecimento para ensiná-los a lidar com consultas de suporte específicas. Como responder às perguntas dos clientes. E até treiná-los sobre como resolver problemas.

A melhor parte é que a equipe pode aprender tudo sozinha lendo guias e assistindo a tutoriais em sua base de conhecimento.

Adicionar uma seção de trabalho remoto na base de conhecimento também ajudará sua equipe a entender como as coisas funcionam no escritório virtual.

Você pode configurar uma base de conhecimento privada ou pública usando o WordPress. É fácil e econômico.

Definir expectativas para cada funcionário

Desde o início, deixe a equipe saber o que você espera de cada funcionário. Certifique-se de que a equipe saiba que você espera que eles reservem um tempo para trabalhar, mesmo em casa. Que você espera um bom atendimento e comunicação durante as teleconferências e colaborações de projetos.

Crie um cronograma com tarefas diárias e prazos. Para que todos possam entrar na rotina e concluir projetos sem se confundir sobre quem está encarregado de quais tarefas.

Faça check-in com mais frequência

Manter o moral e a produtividade dos funcionários é muito mais importante quando eles trabalham remotamente. Faça check-in com mais frequência. Não apenas para acompanhar o progresso do trabalho, mas também para verificar sua saúde mental.

Hospedar chamadas de conferência regulares, chats de vídeo individuais ou até chats instantâneos como uma equipe ajudaria muito a aumentar a confiança e a felicidade da equipe.

Mantenha sua equipe feliz

Como um bônus adicional, você pode dar algo de graça para deixar sua equipe feliz e ajudá-la a aproveitar ao máximo o tempo livre extra em casa. Pode ser algo pensativo, como acesso gratuito a uma plataforma de aprendizado online como Lynda ou até mesmo uma assinatura gratuita da Netflix.

Melhores ferramentas e software para trabalho remoto

Existem muitas ferramentas excelentes que você pode usar para criar um sistema de trabalho remoto eficiente. Estas são apenas algumas sugestões que você pode experimentar.

1. Zoom – Para videoconferência

O Zoom é uma ferramenta de videoconferência conveniente e flexível feita apenas para empresas. Ele foi desenvolvido para hospedar bate-papos por vídeo entre equipes e funciona muito melhor do que o Skype e outros aplicativos de videoconferência.

O Zoom também possui um plano gratuito generoso que permite hospedar até 100 pessoas em videoconferências de 40 minutos. E tenha reuniões individuais ilimitadas. Os planos pagos começam em $ 14,99 por mês.

2. Asana – Para atribuir tarefas

Asana é uma ótima ferramenta para gerenciamento de projetos. Usando a ferramenta, você pode agilizar um processo para toda a equipe e atribuir tarefas para cada funcionário de sua equipe. Assim eles saberão exatamente o que fazer para contribuir com os projetos.

O aplicativo também é bastante fácil de aprender, então o processo de integração será bastante simples para iniciantes. O plano gratuito Asana permite que você trabalhe em projetos com até 15 pessoas. Os planos pagos começam em $ 10,99 por mês por usuário.

3. Slack - Para comunicação da equipe

O Slack é conhecido como um substituto para o e-mail. A ferramenta torna as mensagens instantâneas muito mais fáceis e evita que você se perca em dezenas de tópicos de e-mail. O Slack é uma ferramenta indispensável para a comunicação da equipe, especialmente para enviar mensagens rápidas e curtas para fazer o check-in com a equipe.

O Slack tem um plano gratuito que é mais que suficiente para equipes pequenas. Ele permite que você visualize o histórico de até 10.000 mensagens. Se quiser mais, você pode atualizar para o plano de US$ 6,67 por mês por usuário.

4. Basecamp – Para Gerenciar Projetos

O Basecamp é outra ferramenta de gerenciamento de projetos. É semelhante ao Asana, mas com uma mistura de interface de usuário que funciona como o Trello. Essa combinação o torna uma ótima alternativa e uma opção para equipes que não são experientes em tecnologia.

O plano gratuito suporta apenas até 3 projetos ativos com 20 pessoas. O Basecamp for Business custa uma taxa fixa de US$ 99 por mês. Sem custos adicionais por usuário.

5. Dropbox – Para compartilhamento de arquivos

O Dropbox é um serviço de armazenamento em nuvem que o ajudará a armazenar e compartilhar arquivos grandes entre sua equipe. A ferramenta ajudará você a criar um ambiente mais colaborativo para um ambiente de armazenamento compartilhado. Para que a equipe possa encontrar e acessar facilmente os arquivos ao colaborar em projetos.

Os preços do Dropbox Business começam em US$ 12,50 por mês por usuário. Oferece até 5 TB de armazenamento em nuvem seguro.

6. Toggl - Para rastreamento de tempo

É importante deixar sua equipe trabalhar mais confortavelmente em casa. Mas você também precisa garantir que eles permaneçam produtivos. Toggl é uma ferramenta que você pode usar para criar um sistema de controle de tempo para gerenciar as horas de trabalho de sua equipe.

Toggl é útil se você tiver funcionários que moram em fusos horários diferentes. Mas também será útil criar um sistema de horário de expediente para a equipe. O preço começa em $ 9 por usuário por mês.

7. Spark – para um melhor gerenciamento de e-mail da equipe

Se o Slack não for adequado para sua equipe e você ainda preferir o e-mail para comunicações rápidas, use o Spark para gerenciar melhor seus tópicos de e-mail. Spark é um cliente de e-mail com uma interface mais amigável. Isso fará com que o e-mail pareça uma mensagem instantânea.

O Spark possui um plano gratuito com recursos limitados que permite apenas chats entre 2 membros. O plano premium custa US$ 6,39 por usuário por mês com colaboradores ilimitados e 10 GB de armazenamento de compartilhamento de arquivos por usuário.

8. Herói de status - para rastrear metas

Criar metas para a equipe é outra parte importante do gerenciamento de uma equipe remota. Isso não apenas ajuda a equipe a se manter mais produtiva, mas também garante que eles permaneçam no caminho certo para entregar os projetos no prazo. Status Hero é uma ótima ferramenta que você pode usar para atingir esse objetivo.

Este aplicativo permite que você crie metas para a equipe e acompanhe-as. Isso tornará todo o processo de check-in em sua equipe muito mais fácil. Custa US $ 3 por mês por usuário.

9. Teletipo para Atom – Para Codificação Colaborativa

Teletype é uma extensão para o Atom, o editor de código popular. Esta extensão permite que web designers e desenvolvedores compartilhem seu editor de código com uma equipe. E colabore em projetos codificando juntos.

A ferramenta é bastante fácil de usar. Você simplesmente compartilha um link para seu editor de código para criar um ambiente de trabalho ponto a ponto. Então, outros podem ver seu código e escrever código ao seu lado. O aplicativo é gratuito para uso, assim como o editor Atom. E é mais adequado para pequenas equipes de codificadores.

10. Facebook Workplace – Para Colaboração no Trabalho

O Facebook Workplace é uma ferramenta completa que inclui todas as ferramentas necessárias para gerenciar uma equipe. Você pode usá-lo para criar grupos para equipes para atribuir diferentes projetos. Faça videochamadas em grupo. Transmissões de vídeo ao vivo. E mais.

O plano gratuito suporta até 50 grupos. Dado o histórico de políticas e práticas de privacidade questionáveis ​​do Facebook, alguns não se sentiriam à vontade para usar essa ferramenta. Nesses casos, o Microsoft Teams seria uma boa alternativa.

Conclusão

Mudar de um ambiente de escritório para um ambiente de trabalho remoto é certamente um desafio para todos. Mas, não é impossível. Com os sistemas e rotinas corretos, você pode tornar todo esse processo algo bom e saudável para sua empresa e seus funcionários.

Na verdade, você pode até se adaptar a essa mudança permanentemente. E gerencie uma equipe 100% remota no futuro. Imagine o tempo e as despesas que você economizará com uma equipe totalmente remota.