10 najlepszych narzędzi i oprogramowania do pracy zdalnej + porady

Zarządzanie zespołem zdalnym i praca z domu były marzeniem dla większości ludzi. A dla większości firm cała koncepcja wydawała się niepraktyczna i niemożliwa. Cóż, już nie.

CoronaVirus był wielkim dzwonkiem alarmowym dla większości firm i firm na całym świecie. Prawie wszystkie firmy, w tym rządy, zostały zmuszone do pracy w domu. Choć może to być trudne, praca zdalna nie jest niczym nowym.

Automattic, Buffer, Hubstaff, Groove, InVision i wiele innych firm od lat zatrudnia w 100% zdalne zespoły. Jeśli oni mogą to zrobić, Ty też możesz.

W takiej chwili nie mamy innego wyboru, jak tylko dostosować się i przezwyciężyć. Jeśli jesteś w trakcie przechodzenia na zdalne środowisko pracy, służymy pomocą. Przygotowaliśmy kilka przydatnych wskazówek, sztuczek i narzędzi, których możesz użyć, aby płynnie zmienić swój zespół w zespół zdalny. Spójrz.

Wyzwania związane z pracą w domu

Myśl o pracy w zaciszu własnego domu. Bez konieczności codziennego stania w korku. Albo marnowanie godzin na dojazdy. To wszystko wydaje się pracą marzeń.

Jednak praca w domu wiąże się również z wieloma wyzwaniami. Szczególnie dla rodziców stworzenie wydajnego środowiska pracy z dziećmi w domu może być trudne. A konieczność wykonywania codziennych prac domowych i jednoczesnego odpowiadania na wideokonferencje nie jest idealną pracą marzeń, na jaką można by liczyć.

Pracodawcy mogą znacznie ułatwić ten proces swoim zespołom. Tworząc system do pracy zdalnej, który sprawia, że ​​czują się jak zwykła praca biurowa, z domu. Dzięki temu pracownicy nie tylko mają powód do ubierania się rano, ale także pracują wydajniej.

Najważniejsze wskazówki dotyczące pracy zdalnej

Te wskazówki pomogą Ci skonfigurować skuteczny system, aby zapewnić produktywność Twojego zespołu w okresie pracy zdalnej.

Skonfiguruj wirtualne biuro

Shopify była jedną z pierwszych firm, które wdrożyły system pracy zdalnej dla swoich zespołów. Firma faktycznie dała swoim pracownikom 1000 dolarów na zakup sprzętu potrzebnego do stworzenia środowiska pracy w domu.

Była to świetna inicjatywa, która pokazała, jak bardzo firma dba o swoich pracowników.

Oczywiście niewiele firm może sobie pozwolić na rozdawanie takiej premii wszystkim swoim pracownikom. Zamiast tego możesz stworzyć system do wspólnej pracy zespołu. Jak środowisko przypominające wirtualne biuro, w którym zespół może łatwo komunikować się, meldować się codziennie i śledzić projekty.

Oznacza to, że będziesz musiał zaangażować swój zespół za pomocą kilku narzędzi do pracy zdalnej. Aby stworzyć prawdziwe środowisko wirtualnego biura, potrzebujesz kombinacji kilku narzędzi. To nie będzie kosztować fortuny. Aby uzyskać sugestie, zapoznaj się z sekcją narzędzi zdalnych poniżej.

Używaj aplikacji i narzędzi do dokumentowania wszystkiego

Jedną z ważnych części obsługi zespołu zdalnego jest dokumentowanie przepływu pracy dla zespołu. Ponieważ nie możesz cały czas nadzorować zespołu, musisz upewnić się, że wszyscy są na dobrej drodze i być na bieżąco.

Najlepszym sposobem zarządzania tym jest użycie narzędzi pracy zdalnej do tworzenia procesów, przydzielania zadań każdemu pracownikowi i ogólnie tworzenia przepływu pracy, do którego każdy może łatwo wejść i go śledzić. Możesz użyć narzędzi do zarządzania projektami, aby wykonać tę pracę.

Przygotuj podręcznik do pracy zdalnej

Będziesz korzystać z wielu nowych narzędzi do pracy zdalnej. Oznacza to, że będziesz musiał stworzyć proces onboardingu, aby pomóc Twojemu zespołowi zapoznać się ze sposobem korzystania z narzędzi.

Stworzenie podręcznika do pracy zdalnej to najlepszy sposób na rozwiązanie tego zadania. Pomoże to nie tylko wprowadzić zespół do narzędzi, ale także pomoże im zrozumieć, jak działa cały system wirtualnego biura.

Nie musisz do tego tworzyć prawdziwej książki. Pomocna byłaby prosta strona docelowa ze wszystkimi informacjami, sekcją często zadawanych pytań (FAQ), linkami do pobierania oprogramowania, a także poradami i wskazówkami.

W takiej sytuacji niezmiernie pomoże również posiadanie bazy wiedzy.

Utwórz bazę wiedzy

Jeśli nie masz jeszcze bazy wiedzy, teraz jest najlepszy czas na jej utworzenie. Dzięki prywatnej bazie wiedzy możesz tworzyć sekcje dla każdego sektora Twojej firmy. I pomóż każdemu członkowi zespołu zrozumieć jego zadania i efektywniej uczyć się.

Na przykład możesz utworzyć sekcję dla zespołu obsługi klienta w bazie wiedzy, aby nauczyć go, jak obsługiwać określone zapytania dotyczące pomocy technicznej. Jak odpowiadać na pytania klientów. A nawet szkol ich, jak rozwiązywać problemy.

Najlepsze jest to, że zespół może nauczyć się wszystkiego samodzielnie, czytając przewodniki i oglądając samouczki w Twojej bazie wiedzy.

Dodanie sekcji pracy zdalnej do bazy wiedzy pomoże również Twojemu zespołowi zrozumieć, jak wszystko działa w wirtualnym biurze.

W rzeczywistości możesz skonfigurować prywatną lub publiczną bazę wiedzy za pomocą WordPress. To proste i oszczędne.

Ustaw oczekiwania wobec każdego pracownika

Od samego początku daj zespołowi znać, czego oczekujesz od każdego pracownika. Upewnij się, że zespół wie, że oczekujesz od nich czasu na pracę nawet w domu. Oczekujesz dobrej frekwencji i komunikacji podczas telekonferencji i współpracy projektowej.

Stwórz harmonogram z codziennymi zadaniami i terminami. Aby każdy mógł wejść w rutynę i ukończyć projekty, nie myląc się z tym, kto jest odpowiedzialny za które zadania.

Odprawiaj się częściej

Utrzymanie morale i produktywności pracowników jest o wiele ważniejsze, gdy pracują zdalnie. Odpraw się częściej. Nie tylko do śledzenia postępów w pracy, ale także do sprawdzania ich zdrowia psychicznego.

Prowadzenie regularnych połączeń konferencyjnych, czatów wideo jeden na jeden, a nawet czatów błyskawicznych w zespole, znacznie zwiększy jego pewność siebie i szczęście.

Utrzymuj szczęśliwy zespół

Jako dodatkowy bonus możesz dać coś za darmo, aby uszczęśliwić swój zespół i pomóc mu w pełni wykorzystać dodatkowy wolny czas w domu. Może to być coś przemyślanego, jak bezpłatny dostęp do internetowej platformy edukacyjnej, takiej jak Lynda, a nawet bezpłatne członkostwo w serwisie Netflix.

Najlepsze narzędzia i oprogramowanie do pracy zdalnej

Jest tak wiele wspaniałych narzędzi, których możesz użyć do stworzenia wydajnego systemu pracy zdalnej. To tylko kilka sugestii, które możesz wypróbować.

1. Zoom – do wideokonferencji

Zoom to wygodne i elastyczne narzędzie do wideokonferencji stworzone specjalnie dla firm. Jest przeznaczony do prowadzenia rozmów wideo między zespołami i działa znacznie lepiej niż Skype i inne aplikacje do wideokonferencji.

Zoom ma również hojny bezpłatny plan, który pozwala na organizację do 100 osób podczas 40-minutowych wideokonferencji. I miej nieograniczone spotkania jeden na jednego. Płatne plany zaczynają się od 14,99 USD miesięcznie.

2. Asana – do przydzielania zadań

Asana to świetne narzędzie do zarządzania projektami. Korzystając z narzędzia, możesz usprawnić proces dla całego zespołu i przydzielić zadania każdemu pracownikowi w Twoim zespole. W ten sposób będą dokładnie wiedzieć, co zrobić, aby przyczynić się do projektów.

Aplikacja jest również dość łatwa do nauczenia, więc proces wdrażania będzie dość prosty dla początkujących. Bezpłatny plan Asana umożliwia pracę nad projektami z maksymalnie 15 osobami. Płatne plany zaczynają się od 10,99 USD miesięcznie na użytkownika.

3. Slack – do komunikacji zespołowej

Slack jest dobrze znany jako zamiennik poczty elektronicznej. Narzędzie znacznie ułatwia przesyłanie wiadomości błyskawicznych i pozwala uniknąć zagubienia się w dziesiątkach wątków e-mailowych. Slack to niezbędne narzędzie do komunikacji zespołowej, zwłaszcza do wysyłania szybkich i krótkich wiadomości w celu sprawdzenia się z zespołem.

Slack ma darmowy plan, który jest więcej niż wystarczający dla małych zespołów. Pozwala przeglądać historię do 10 000 wiadomości. Jeśli chcesz więcej, możesz uaktualnić do 6,67 USD miesięcznie na użytkownika.

4. Basecamp – do zarządzania projektami

Basecamp to kolejne narzędzie do zarządzania projektami. Jest podobny do Asany, ale z mieszanką interfejsu użytkownika, który działa jak Trello. Ta kombinacja sprawia, że ​​jest to świetna alternatywa i opcja dla zespołów, które nie są obeznane z technologią.

Bezpłatny abonament obsługuje tylko do 3 aktywnych projektów z 20 osobami. Basecamp for Business kosztuje zryczałtowaną stawkę 99 USD miesięcznie. Bez dodatkowych opłat za użytkownika.

5. Dropbox – do udostępniania plików

Dropbox to usługa przechowywania w chmurze, która pomoże Ci przechowywać i udostępniać duże pliki zespołowi. Narzędzie pomoże Ci stworzyć bardziej współpracujące środowisko dla współdzielonego środowiska pamięci masowej. Aby zespół mógł łatwo znajdować i uzyskiwać dostęp do plików podczas współpracy nad projektami.

Ceny Dropbox Business zaczynają się od 12,50 USD miesięcznie na użytkownika. Oferuje do 5 TB bezpiecznego przechowywania w chmurze.

6. Toggl – do śledzenia czasu

Ważne jest, aby Twój zespół pracował wygodniej w domu. Ale musisz również upewnić się, że pozostaną produktywne. Toggl to narzędzie, którego możesz użyć do stworzenia systemu śledzenia czasu, aby zarządzać godzinami pracy Twojego zespołu.

Toggl jest przydatny, jeśli masz pracowników, którzy mieszkają w różnych strefach czasowych. Ale przyda się również stworzenie systemu godzin pracy dla zespołu. Ceny zaczynają się od 9 USD za użytkownika miesięcznie.

7. Spark – dla lepszego zarządzania pocztą e-mail w zespole

Jeśli Slack nie jest odpowiedni dla Twojego zespołu i nadal wolisz pocztę e-mail do szybkiej komunikacji, użyj Sparka, aby lepiej zarządzać wątkami poczty e-mail. Spark to klient poczty e-mail z bardziej przyjaznym interfejsem. Dzięki temu e-maile będą wyglądać jak wiadomości błyskawiczne.

Spark ma bezpłatny plan z ograniczonymi funkcjami, który pozwala na czatowanie tylko między 2 członkami. Plan premium kosztuje 6,39 USD za użytkownika miesięcznie z nieograniczoną liczbą współpracowników i 10 GB miejsca na udostępnianie plików na użytkownika.

8. Bohater statusu – do śledzenia celów

Tworzenie celów dla zespołu to kolejna ważna część zarządzania zdalnym zespołem. Nie tylko pomaga zespołowi zachować większą produktywność, ale także zapewnia, że ​​będzie na bieżąco, aby realizować projekty na czas. Status Hero to świetne narzędzie, dzięki któremu możesz osiągnąć ten cel.

Ta aplikacja pozwala tworzyć cele dla zespołu i śledzić je. To znacznie ułatwi cały proces odprawy w Twoim zespole. Kosztuje 3 USD miesięcznie na użytkownika.

9. Teletype dla atomu – do wspólnego kodowania

Teletype to rozszerzenie popularnego edytora kodu Atom. To rozszerzenie umożliwia projektantom stron internetowych i programistom udostępnianie edytora kodu zespołowi. I współpracuj przy projektach, wspólnie kodując.

Narzędzie jest dość łatwe w użyciu. Po prostu udostępniasz link do swojego edytora kodu, aby stworzyć środowisko pracy peer-to-peer. Wtedy inni będą mogli zobaczyć Twój kod i pisać go razem z Tobą. Aplikacja jest darmowa, podobnie jak edytor Atom. I jest najbardziej odpowiedni dla małych zespołów programistów.

10. Miejsce pracy na Facebooku – do współpracy w pracy

Facebook Workplace to kompleksowe narzędzie, które zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania zespołem. Możesz go używać do tworzenia grup dla zespołów do przypisywania różnych projektów. Organizuj grupowe rozmowy wideo. Strumienie wideo na żywo. I więcej.

Bezpłatny plan obsługuje do 50 grup. Biorąc pod uwagę historię wątpliwej polityki prywatności i praktyk Facebooka, niektórzy nie czuliby się komfortowo, korzystając z tego narzędzia. W takich przypadkach Microsoft Teams byłby dobrą alternatywą.

Wniosek

Przejście ze środowiska biurowego do środowiska pracy zdalnej jest z pewnością wyzwaniem dla wszystkich. Ale to nie jest niemożliwe. Dzięki odpowiednim systemom i procedurom możesz sprawić, że cały ten proces stanie się czymś dobrym i zdrowym dla Twojej firmy i pracowników.

W rzeczywistości możesz nawet na stałe dostosować się do tej zmiany. I w przyszłości prowadź 100% zdalny zespół. Wyobraź sobie czas i wydatki, które zaoszczędzisz dzięki całkowicie zdalnemu zespołowi.