10 個最佳遠程工作工具和軟件 + 技巧

管理遠程團隊和在家工作曾經是大多數人的夢想。 對於大多數公司來說，整個概念似乎不切實際和不可能。 好吧，不再是了。

冠狀病毒對世界上大多數企業和公司來說是一個巨大的警鐘。 包括政府在內的幾乎所有企業都被迫在家工作。 雖然它可能具有挑戰性，但遠程工作並不是什麼新鮮事。

Automattic、Buffer、Hubstaff、Groove、InVision 和許多其他公司多年來一直在使用 100% 的遠程團隊。 如果他們能做到，你也能做到。

在這樣的時刻，我們別無選擇，只能適應和克服。 如果您正在切換到遠程工作環境，我們隨時為您提供幫助。 我們收集了一些有用的提示、技巧和工具，您可以使用它們將您的團隊順利過渡到遠程團隊。 看一看。

在家工作的挑戰

在舒適的家中工作的想法。 無需每天堵車。 或者不得不在通勤中浪費數小時的時間。 這一切似乎都是一份夢寐以求的工作。

但是，在家工作也面臨許多挑戰。 特別是對於父母來說，在家中與孩子一起創造一個富有成效的工作環境可能很困難。 必須同時做日常家務和響應視頻電話會議並不是人們希望的理想工作。

雇主可以讓他們的團隊更輕鬆地完成這個過程。 通過製作一個遠程工作系統，讓他們感覺像是在家中進行常規辦公室工作。 這不僅可以讓員工有理由在早上穿好衣服，還可以提高工作效率。

遠程工作的重要提示

這些技巧將幫助您建立一個有效的系統，以確保您的團隊在遠程工作期間保持高效。

設置虛擬辦公室

Shopify 是首批為其團隊實施遠程工作系統的公司之一。 該公司實際上給了員工 1,000 美元，用於購買他們在家中建立工作環境所需的任何裝備。

這是一項偉大的舉措，顯示了公司對員工的承諾程度。

當然，沒有多少公司能負擔得起這樣的獎金給所有員工。 但是，您可以創建一個系統讓團隊一起工作。 就像一個類似虛擬辦公室的環境，團隊可以在其中輕鬆溝通、每天簽到並跟踪項目。

這意味著您必須讓您的團隊使用一些遠程工作工具。 您需要結合使用多種工具來創建真正的虛擬辦公環境。 不會花大價錢的。 有關建議，請參閱下面的遠程工具部分。

使用應用程序和工具記錄一切

處理遠程團隊的重要部分之一是記錄團隊的工作流程。 由於您不能一直監督團隊，因此您必須確保每個人都保持正軌並讓彼此保持最新狀態。

管理此問題的最佳方法是使用遠程工作工具來創建流程，為每個員工分配任務，並總體創建一個每個人都可以輕鬆進入和跟踪的工作流程。 您可以使用項目管理工具來完成這項工作。

編寫遠程工作手冊

您將使用許多新的遠程工作工具。 這意味著您必須創建一個入職流程來幫助您的團隊熟悉如何使用這些工具。

創建遠程工作手冊是解決此任務的最佳方式。 它不僅可以幫助您讓團隊使用這些工具，還可以幫助他們了解整個虛擬辦公系統的工作原理。

您不必為此創建一本實際的書。 包含所有信息的簡單登錄頁面、常見問題 (FAQ) 部分、軟件下載鏈接以及提示和技巧將很有幫助。

在這種情況下，擁有知識庫也將大有幫助。

創建知識庫

如果您還沒有知識庫，現在是創建知識庫的最佳時機。 借助私有知識庫，您可以為公司的每個部門創建部分。 並幫助每個團隊成員了解他們的任務並更有效地學習。

例如，您可以在知識庫中為客戶支持團隊創建一個部分，以教他們如何處理特定的支持查詢。 如何回答客戶的問題。 甚至培訓他們如何解決問題。

最好的部分是團隊可以通過閱讀指南和觀看知識庫中的教程來學習所有內容。

在知識庫中添加遠程工作部分也將幫助您的團隊了解虛擬辦公室中的工作方式。

您實際上可以使用 WordPress 設置私人或公共知識庫。 這很容易且具有成本效益。

為每位員工設定期望

從一開始，就讓團隊知道您對每位員工的期望。 確保團隊知道您希望他們即使在家也能留出工作時間。 您期望在電話會議和項目合作期間有良好的出勤率和溝通能力。

創建包含每日任務和截止日期的時間表。 這樣每個人都可以進入常規和完整的項目，而不會混淆誰負責哪些任務。

更頻繁地入住

遠程工作時，保持員工士氣和生產力更為重要。 入住更頻繁。 不僅要跟踪工作進度，還要檢查他們的心理健康狀況。

主持定期電話會議、一對一視頻聊天，甚至作為一個團隊進行即時聊天將大大提高團隊的信心和幸福感。

讓你的團隊快樂

作為額外的獎勵，您可以免費提供一些東西來讓您的團隊開心，並幫助他們充分利用在家中的額外空閒時間。 這可能是一些深思熟慮的事情，比如免費訪問 Lynda 等在線學習平台，甚至是免費的 Netflix 會員。

遠程工作的最佳工具和軟件

您可以使用許多出色的工具來創建高效的遠程工作系統。 這些只是您可以嘗試的一些建議。

1. Zoom – 用於視頻會議

Zoom 是一款方便靈活的視頻會議工具，專為企業打造。 它是為在團隊之間託管視頻聊天而構建的，它比 Skype 和其他視頻會議應用程序要好得多。

Zoom 還有一個慷慨的免費計劃，可讓您在 40 分鐘的視頻會議中主持多達 100 人。 並進行無限制的一對一會議。 付費計劃起價為每月 14.99 美元。

2. Asana – 分配任務

Asana 是一個很好的項目管理工具。 使用該工具，您可以簡化整個團隊的流程，並為團隊中的每位員工分配任務。 通過這種方式，他們將確切地知道如何為項目做出貢獻。

該應用程序也很容易學習，因此入門過程對於初學者來說非常簡單。 Asana 免費計劃可讓您處理最多 15 人的項目。 付費計劃的起價為每位用戶每月 10.99 美元。

3. Slack——團隊溝通

Slack 是眾所周知的電子郵件替代品。 該工具使即時消息變得更加容易，並讓您避免迷失在數十個電子郵件線程中。 Slack 是團隊溝通的必備工具，尤其是用於發送快速和簡短的消息以與團隊簽到。

Slack 有一個免費計劃，對於小型團隊來說綽綽有餘。 它可讓您查看多達 10,000 條消息的歷史記錄。 如果您想要更多，您可以升級到每個用戶每月 6.67 美元的計劃。

4. Basecamp - 用於管理項目

Basecamp 是另一個項目管理工具。 它類似於 Asana，但混合了類似於 Trello 的用戶界面。 這種組合使其成為不精通技術的團隊的絕佳選擇和選擇。

免費計劃僅支持最多 3 個 20 人的活動項目。 Basecamp for Business 的固定費用為每月 99 美元。 每位用戶不收取額外費用。

5. Dropbox – 用於文件共享

Dropbox 是一種雲存儲服務，可幫助您在團隊之間存儲和共享大文件。 該工具將幫助您為共享存儲環境創建更具協作性的環境。 這樣團隊就可以在項目協作時輕鬆查找和訪問文件。

Dropbox Business 的起價為每位用戶每月 12.50 美元。 它提供高達 5TB 的安全雲存儲。

6. Toggl - 用於時間跟踪

讓您的團隊在家中更舒適地工作很重要。 但是，您還需要確保他們保持高效。 Toggl 是一種工具，可用於創建時間跟踪系統來管理團隊的工作時間。

如果您有居住在不同時區的員工，Toggl 很有用。 但是，為團隊創建辦公時間系統也會派上用場。 起價為每位用戶每月 9 美元。

7. Spark——更好的團隊電子郵件管理

如果 Slack 不適合您的團隊，並且您仍然喜歡使用電子郵件進行快速溝通，請使用 Spark 更好地管理您的電子郵件線程。 Spark 是一個用戶界面更友好的電子郵件客戶端。 它將使電子郵件看起來像即時消息。

Spark 有一個功能有限的免費計劃，僅允許 2 個成員之間聊天。 高級計劃的費用為每位用戶每月 6.39 美元，合作者不受限制，每位用戶有 10GB 的文件共享存儲空間。

8. Status Hero – 用於追踪目標

為團隊制定目標是管理遠程團隊的另一個重要部分。 它不僅可以幫助團隊保持更高的生產力，還可以確保他們按時交付項目。 Status Hero 是一個很好的工具，您可以使用它來實現該目標。

此應用程序可讓您為團隊創建目標並跟踪它們。 這將使檢查團隊的整個過程變得更加容易。 每位用戶每月收費 3 美元。

9. Teletype for Atom——用於協作編碼

Teletype 是流行的代碼編輯器 Atom 的擴展。 此擴展允許網頁設計師和開發人員與團隊共享他們的代碼編輯器。 並通過一起編碼來協作項目。

該工具非常易於使用。 您只需共享一個指向您的代碼編輯器的鏈接，即可創建一個點對點的工作環境。 然後其他人可以看到您的代碼並與您一起編寫代碼。 該應用程序可以像 Atom 編輯器一樣免費使用。 它最適合小型編碼人員團隊。

10. Facebook Workplace——工作協作

Facebook Workplace 是一款一體化工具，包含管理團隊所需的所有工具。 您可以使用它為團隊創建組以分配不同的項目。 主持群組視頻通話。 實時視頻流。 和更多。

免費計劃最多支持 50 個組。 鑑於 Facebook 有問題的隱私政策和做法的歷史，有些人使用這個工具會感到不舒服。 在這種情況下，Microsoft Teams 將是一個不錯的選擇。

結論

從辦公環境切換到遠程工作環境對所有人來說無疑是一個挑戰。 但是，這並非不可能。 有了正確的系統和例程，您可以使整個過程對您的公司和員工都有益和健康。

事實上，您甚至可以永久地適應這種變化。 並在未來運行一個 100% 的遠程團隊。 試想一下，您將通過一個完全遠程的團隊節省時間和費用。