10の最高のリモートワーキングツールとソフトウェア+ヒント
公開: 2020-03-30リモートチームを管理し、自宅で仕事をすることは、ほとんどの人にとって夢でした。 そして、ほとんどの企業にとって、全体の概念は非現実的で不可能に見えました。 まあ、もうありません。
コロナウイルスは、世界中のほとんどの企業や企業にとって大きな目覚めの呼びかけでした。 政府を含むほとんどすべての企業は、自宅で仕事をすることを余儀なくされました。 やりがいのあることもありますが、リモートワークは目新しいことではありません。
Automattic、Buffer、Hubstaff、Groove、InVision、および他の多くの企業は、何年もの間100％リモートチームを採用してきました。 彼らがそれを行うことができれば、あなたもそうすることができます。
このような時、私たちは適応して克服するしかないのです。 リモート作業環境に切り替える過程にある場合は、私たちがお手伝いします。 チームをリモートチームにスムーズに移行するために使用できるいくつかの便利なヒント、トリック、およびツールをまとめました。 見てください。
在宅勤務の課題
あなたの家の快適さで働くことの考え。 毎日交通渋滞に巻き込まれることなく。 または通勤で時間を無駄にする必要があります。 それはすべて夢の仕事のようです。
ただし、自宅で仕事をすることにも多くの課題があります。 特に親にとっては、家庭で子供たちと一緒に生産的な職場環境を作るのは難しいかもしれません。 また、毎日の家事とビデオ会議への応答を同時に行うことは、理想的な夢の仕事ではありません。
雇用主は、チームにとってこのプロセスをはるかに簡単にすることができます。 自宅から通常のオフィスの仕事に行くような気分にさせるリモートワークシステムを作成することによって。 これは、従業員に朝の服を着る理由を与えるだけでなく、より生産的に働くことにもなります。
リモートで作業するためのヒント
これらのヒントは、リモート作業期間中にチームの生産性を維持するための効果的なシステムをセットアップするのに役立ちます。
バーチャルオフィスをセットアップする
Shopifyは、チームにリモートワーキングシステムを実装した最初の企業の1つです。 同社は実際に従業員に1,000ドルを提供して、自宅での作業環境を設定するために必要なギアを購入しました。
これは、会社が従業員に対してどれほど熱心に取り組んでいるかを示す素晴らしいイニシアチブでした。
もちろん、そのようなボーナスをすべての従業員に与える余裕のある企業は多くありません。 ただし、代わりに、チームが協力するためのシステムを作成できます。 チームが簡単にコミュニケーションを取り、毎日チェックインし、プロジェクトを追跡できる仮想オフィスのような環境のように。
これは、いくつかのリモート作業ツールを使用してチームを参加させる必要があることを意味します。 真のバーチャルオフィス環境を作成するには、いくつかのツールを組み合わせる必要があります。 それは大金を要しません。 提案については、以下のリモートツールのセクションを参照してください。
アプリとツールを使用してすべてを文書化する
リモートチームを処理する重要な部分の1つは、チームのワークフローを文書化することです。 チームを常に監視することはできないため、全員が順調に進み、お互いを最新の状態に保つ必要があります。
これを管理する最良の方法は、リモート作業ツールを使用してプロセスを作成し、各従業員にタスクを割り当て、全体として、誰もが簡単にアクセスして追跡できるワークフローを作成することです。 プロジェクト管理ツールを使用して、この作業を実行できます。
リモートワークプレイブックをまとめる
多くの新しいリモート作業ツールを使用することになります。 つまり、チームがツールの使用方法に慣れるために、オンボーディングプロセスを作成する必要があります。
このタスクに取り組むには、リモートワークプレイブックを作成するのが最善の方法です。 チームをツールに参加させるだけでなく、仮想オフィスシステム全体がどのように機能するかをチームが理解するのにも役立ちます。
このために実際の本を作成する必要はありません。 すべての情報、よくある質問（FAQ）セクション、ソフトウェアダウンロードへのリンク、およびヒントとコツが記載された簡単なランディングページが役立ちます。
知識ベースを持つことも、そのような状況で非常に役立ちます。
ナレッジベースを作成する
ナレッジベースをまだお持ちでない場合は、今がナレッジベースを作成するのに最適な時期です。 プライベートナレッジベースを使用すると、会社の各セクターのセクションを作成できます。 そして、各チームメンバーが自分のタスクを理解し、より効率的に学習できるように支援します。
たとえば、ナレッジベースにカスタマーサポートチームのセクションを作成して、特定のサポート問い合わせの処理方法を教えることができます。 顧客の質問に答える方法。 そして、問題を解決する方法について彼らを訓練することさえできます。
最良の部分は、チームがガイドを読んだり、ナレッジベースのチュートリアルを見たりすることで、すべてを自分で学ぶことができることです。
ナレッジベースにリモートワークセクションを追加すると、チームがバーチャルオフィスでどのように機能するかを理解するのにも役立ちます。
WordPressを使用して、実際にプライベートまたはパブリックのナレッジベースを設定できます。 簡単で費用対効果が高いです。
各従業員に期待を設定する
最初から、各従業員に何を期待しているかをチームに知らせます。 チームは、自宅にいるときでも仕事のための時間を確保することを期待していることをチームが知っていることを確認してください。 電話会議やプロジェクトのコラボレーション中に、良好な出席とコミュニケーションを期待すること。
毎日のタスクと期限を含むスケジュールを作成します。 誰がどのタスクを担当しているかについて混乱することなく、誰もが日常業務に参加してプロジェクトを完了することができるようにします。
より頻繁にチェックイン
従業員がリモートで作業している場合、従業員の士気と生産性を維持することがはるかに重要になります。 より頻繁にチェックインします。 仕事の進捗状況を追跡するだけでなく、メンタルヘルスもチェックします。
チームとして定期的な電話会議、1対1のビデオチャット、またはインスタントチャットをホストすることは、チームの自信と幸福を高めるのに大いに役立ちます。
チームを幸せに保つ
追加のボーナスとして、あなたはあなたのチームを幸せにし、彼らが家で彼らの余分な自由時間を最大限に活用するのを助けるために無料で何かを与えることができます。 それは、Lyndaのようなオンライン学習プラットフォームへの無料アクセスや無料のNetflixメンバーシップのような思慮深いものかもしれません。
リモートワークに最適なツールとソフトウェア
効率的なリモートワーキングシステムを作成するために使用できる優れたツールはたくさんあります。 これらはあなたが試すことができるほんの少しの提案です。
1.ズーム–ビデオ会議用
Zoomは、ビジネス向けに作られた便利で柔軟なビデオ会議ツールです。 チーム間でビデオチャットをホストするために構築されており、Skypeや他のビデオ会議アプリよりもはるかにうまく機能します。
Zoomには、40分間のビデオ会議で最大100人をホストできる寛大な無料プランもあります。 そして、無制限の1対1の会議があります。 有料プランは月額$ 14.99からです。
2. Asana –タスクの割り当て用
Asanaは、プロジェクト管理に最適なツールです。 このツールを使用すると、チーム全体のプロセスを合理化し、チーム内のすべての従業員にタスクを割り当てることができます。 このようにして、彼らはプロジェクトに貢献するために何をすべきかを正確に知ることができます。
このアプリは習得もかなり簡単なので、初心者にとってはオンボーディングプロセスは非常に簡単です。 Asana無料プランでは、最大15人でプロジェクトに取り組むことができます。 有料プランは、ユーザーあたり月額$ 10.99から始まります。
3. Slack –チームコミュニケーション用
Slackはメールの代わりとしてよく知られています。 このツールを使用すると、インスタントメッセージングがはるかに簡単になり、数十の電子メールスレッドで迷子になるのを防ぐことができます。 Slackは、チームのコミュニケーション、特にチームにチェックインするためのすばやく短いメッセージを送信するための必須ツールです。
Slackには、小規模なチームには十分すぎるほどの無料プランがあります。 最大10,000件のメッセージ履歴の履歴を表示できます。 さらに必要な場合は、ユーザープランあたり月額$ 6.67にアップグレードできます。
4. Basecamp –プロジェクトを管理するため
Basecampは別のプロジェクト管理ツールです。 Asanaに似ていますが、Trelloのように機能するユーザーインターフェイスが混在しています。 この組み合わせは、技術に精通していないチームにとって、優れた代替手段およびオプションになります。
無料プランは、20人で最大3つのアクティブなプロジェクトのみをサポートします。 Basecamp for Businessの料金は、月額99ドルの定額料金です。 ユーザーごとの追加料金なし。
5.ドロップボックス–ファイル共有用
Dropboxは、チーム間で大きなファイルを保存および共有するのに役立つクラウドストレージサービスです。 このツールは、共有ストレージ環境のためのより協調的な環境を作成するのに役立ちます。 チームがプロジェクトで共同作業するときにファイルを簡単に見つけてアクセスできるようにします。
Dropbox Businessの価格は、ユーザーあたり月額$ 12.50からです。 最大5TBの安全なクラウドストレージを提供します。
6. Toggl –タイムトラッキング用
チームが自宅でより快適に作業できるようにすることが重要です。 ただし、生産性を維持する必要もあります。 Togglは、チームの労働時間を管理するためのタイムトラッキングシステムを作成するために使用できるツールです。
Togglは、異なるタイムゾーンに住む従業員がいる場合に役立ちます。 ただし、チームの営業時間システムを作成することも役立ちます。 価格は、ユーザーあたり月額9ドルからです。
7. Spark –チームの電子メール管理を改善するため
Slackがチームに適していない場合でも、迅速なコミュニケーションのためにメールを好む場合は、Sparkを使用してメールスレッドをより適切に管理してください。 Sparkは、よりユーザーフレンドリーなインターフェイスを備えた電子メールクライアントです。 メールをインスタントメッセージングのように見せます。
Sparkには、2人のメンバー間のチャットのみを許可する機能が制限された無料プランがあります。 プレミアムプランの料金は、ユーザーあたり月額$ 6.39で、無制限の共同作業者とユーザーあたり10GBのファイル共有ストレージがあります。
8.ステータスヒーロー–目標を追跡するため
チームの目標を作成することは、リモートチームを管理するためのもう1つの重要な部分です。 これにより、チームの生産性が向上するだけでなく、プロジェクトを予定どおりに遂行できるようになります。 ステータスヒーローは、その目標を達成するために使用できる優れたツールです。
このアプリを使用すると、チームの目標を作成し、それらを追跡できます。 これにより、チームにチェックインするプロセス全体がはるかに簡単になります。 ユーザーあたり月額3ドルかかります。
9. Atomのテレタイプ–コラボレーティブコーディング用
Teletypeは、人気のあるコードエディタであるAtomの拡張機能です。 この拡張機能により、Webデザイナーと開発者はコードエディターをチームと共有できます。 そして、一緒にコーディングすることでプロジェクトに協力します。
このツールは非常に使いやすいです。 コードエディタへのリンクを共有するだけで、ピアツーピアの作業環境を作成できます。 そうすれば、他の人があなたのコードを見て、あなたと一緒にコードを書くことができます。 このアプリは、Atomエディターと同じように無料で使用できます。 そして、それはコーダーの小さなチームに最も適しています。
10. Facebook Workplace –作業コラボレーション用
Facebook Workplaceは、チームを管理するために必要なすべてのツールを含むオールインワンツールです。 これを使用して、さまざまなプロジェクトを割り当てるためのチームのグループを作成できます。 ホストグループのビデオ通話。 ライブビデオストリーム。 もっと。
無料プランは最大50のグループをサポートします。 Facebookの疑わしいプライバシーポリシーと慣行の歴史を考えると、このツールの使用に不安を感じる人もいます。 このような場合、MicrosoftTeamsが適切な代替手段になります。
結論
オフィス環境からリモートワーク環境への切り替えは、確かにすべての人にとって課題です。 しかし、それは不可能ではありません。 適切なシステムとルーチンが整っていれば、このプロセス全体を会社と従業員にとって健康的で良いものにすることができます。
実際、この変更に恒久的に適応できる場合もあります。 そして、将来的には100％リモートチームを運営します。 完全にリモートのチームで節約できる時間と費用を想像してみてください。