En İyi 10 Uzaktan Çalışma Aracı ve Yazılımı + İpuçları

Uzak bir ekibi yönetmek ve evden çalışmak çoğu insanın hayaliydi. Ve çoğu şirket için tüm konsept pratik ve imkansız görünüyordu. Artık değil.

CoronaVirus, dünyadaki çoğu işletme ve şirket için büyük bir uyandırma çağrısıydı. Hükümetler de dahil olmak üzere neredeyse tüm işletmeler evden çalışmaya zorlandı. Zorlayıcı olsa da uzaktan çalışma yeni bir şey değil.

Automattic, Buffer, Hubstaff, Groove, InVision ve diğer birçok şirket, yıllardır %100 uzak ekipler kullanıyor. Onlar yapabiliyorsa, siz de yapabilirsiniz.

Böyle bir zamanda, uyum sağlamaktan ve üstesinden gelmekten başka seçeneğimiz yok. Uzak bir çalışma ortamına geçme sürecindeyseniz, yardım etmek için buradayız. Ekibinizi sorunsuz bir şekilde uzak bir ekibe dönüştürmek için kullanabileceğiniz bazı yararlı ipuçlarını, püf noktalarını ve araçları bir araya getirdik. Bir göz at.

Evden Çalışmanın Zorlukları

Evinizin rahatlığında çalışma düşüncesi. Her gün trafiğe takılmadan. Ya da işe gidip gelmek için saatlerce zaman harcamak zorunda kalmak. Hepsi bir rüya işi gibi görünüyor.

Ancak evden çalışmanın da birçok zorluğu var. Özellikle ebeveynler için evde çocuklarla verimli bir çalışma ortamı yaratmak zor olabilir. Ve aynı anda günlük ev işlerini yapmak ve video konferans aramalarına cevap vermek, birinin umduğu ideal rüya işi değil.

İşverenler bu süreci ekipleri için çok daha kolay hale getirebilir. Onlara evden normal bir ofis işine gidiyormuş gibi hissettiren bir uzaktan çalışma sistemi yaparak. Bu, çalışanlara yalnızca sabahları giyinmeleri için bir neden vermekle kalmayacak, aynı zamanda daha verimli çalışacaktır.

Uzaktan Çalışmak İçin En İyi İpuçları

Bu ipuçları, ekibinizin uzaktan çalışma döneminde üretken kalmasını sağlamak için etkili bir sistem kurmanıza yardımcı olacaktır.

Sanal Ofis Kur

Shopify, ekipleri için uzaktan çalışma sistemi uygulayan ilk şirketler arasındaydı. Şirket aslında çalışanlarına evde bir çalışma ortamı kurmak için ihtiyaç duydukları teçhizatı satın almaları için 1.000 dolar verdi.

Şirketin çalışanları konusunda ne kadar kararlı olduğunu gösteren harika bir girişimdi.

Tabii ki, pek çok şirket tüm çalışanlarına böyle bir ikramiye vermeyi göze alamaz. Ancak bunun yerine ekibin birlikte çalışması için bir sistem oluşturabilirsiniz. Ekibin kolayca iletişim kurabileceği, her gün check-in yapabileceği ve projeleri takip edebileceği sanal bir ofis benzeri ortam gibi.

Bu, birkaç uzaktan çalışma aracıyla ekibinizi harekete geçirmeniz gerekeceği anlamına gelir. Gerçek bir sanal ofis ortamı oluşturmak için çeşitli araçların bir kombinasyonuna ihtiyacınız olacak. Bir servete mal olmayacak. Öneriler için aşağıdaki uzak araçlar bölümüne bakın.

Her Şeyi Belgelemek İçin Uygulamaları ve Araçları Kullanın

Uzak bir ekibi yönetmenin önemli kısımlarından biri, ekip için bir iş akışını belgelemektir. Ekibi her zaman denetleyemeyeceğiniz için herkesin yolunda olduğundan ve birbirini güncel tuttuğundan emin olmalısınız.

Bunu yönetmenin en iyi yolu, süreçler oluşturmak, her çalışan için görevler atamak ve genel olarak herkesin kolayca girip takip edebileceği bir iş akışı oluşturmak için uzaktan çalışma araçlarını kullanmaktır. Bu işi halletmek için proje yönetimi araçlarını kullanabilirsiniz.

Bir Uzaktan Çalışma Başucu Kitabı Oluşturun

Birçok yeni uzaktan çalışma aracı kullanacaksınız. Bu, ekibinizin araçları nasıl kullanacaklarını öğrenmelerine yardımcı olmak için bir işe alım süreci oluşturmanız gerekeceği anlamına gelir.

Bir uzaktan çalışma çalışma kitabı oluşturmak, bu görevin üstesinden gelmenin en iyi yoludur. Bu, yalnızca ekibi araçlara dahil etmenize yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda tüm sanal ofis sisteminin nasıl çalıştığını anlamalarına da yardımcı olacaktır.

Bunun için gerçek bir kitap oluşturmanız gerekmez. Tüm bilgileri içeren basit bir açılış sayfası, sık sorulan sorular (SSS) bölümü, yazılım indirme bağlantılarının yanı sıra ipuçları ve püf noktaları yardımcı olacaktır.

Bir bilgi tabanına sahip olmak da böyle bir durumda son derece yardımcı olacaktır.

Bir Bilgi Bankası Oluşturun

Halihazırda bir bilgi tabanınız yoksa, şimdi bir tane oluşturmak için en iyi zamandır. Özel bir bilgi tabanı ile firmanızın her sektörü için bölümler oluşturabilirsiniz. Ve her ekip üyesinin görevlerini anlamasına ve daha verimli bir şekilde öğrenmesine yardımcı olun.

Örneğin, müşteri destek ekibine belirli destek sorgularını nasıl ele alacaklarını öğretmek için bilgi tabanında bir bölüm oluşturabilirsiniz. Müşteri sorularına nasıl cevap verilir. Hatta onları sorunları nasıl çözecekleri konusunda eğitin.

En iyi yanı, ekibin bilgi tabanınızdaki kılavuzları okuyarak ve öğreticileri izleyerek her şeyi kendi başlarına öğrenebilmesidir.

Bilgi tabanına bir uzaktan çalışma bölümü eklemek, ekibinizin sanal ofiste işlerin nasıl yürüdüğünü anlamasına da yardımcı olacaktır.

WordPress kullanarak aslında özel veya genel bir bilgi tabanı oluşturabilirsiniz. Kolay ve uygun maliyetlidir.

Her Çalışan İçin Beklentileri Belirleyin

En başından, her bir çalışandan ne beklediğinizi ekibe bildirin. Ekibin, evdeyken bile iş için zaman ayırmalarını beklediğinizi bildiğinden emin olun. Konferans görüşmeleri ve proje işbirlikleri sırasında iyi bir katılım ve iletişim beklediğinizi.

Günlük görevler ve son tarihler içeren bir program oluşturun. Böylece herkes bir rutine girebilir ve kimin hangi görevlerden sorumlu olduğu konusunda kafanız karışmadan projeleri tamamlayabilir.

Daha Sık Check-in

Uzaktan çalışırken çalışanların moralini ve üretkenliğini korumak çok daha önemlidir. Daha sık check-in yapın. Sadece iş ilerlemesini takip etmek için değil, aynı zamanda zihinsel sağlıklarını da kontrol etmek için.

Ekip olarak düzenli konferans görüşmeleri, bire bir görüntülü sohbetler ve hatta anlık sohbetler düzenlemek, ekibin güvenini ve mutluluğunu artırmanın uzun bir yolunu bulabilir.

Ekibinizi Mutlu Tutun

Ek bir bonus olarak, ekibinizi mutlu etmek ve evde fazladan boş zamanlarını en iyi şekilde değerlendirmelerine yardımcı olmak için ücretsiz bir şeyler verebilirsiniz. Lynda gibi bir çevrimiçi öğrenme platformuna ücretsiz erişim veya hatta ücretsiz bir Netflix üyeliği gibi düşünceli bir şey olabilir.

Uzaktan Çalışma için En İyi Araçlar ve Yazılımlar

Verimli bir uzaktan çalışma sistemi oluşturmak için kullanabileceğiniz pek çok harika araç var. Bunlar deneyebileceğiniz birkaç öneri.

1. Yakınlaştırma – Video Konferans İçin

Zoom, yalnızca işletmeler için yapılmış kullanışlı ve esnek bir video konferans aracıdır. Ekipler arasında görüntülü sohbetler düzenlemek için tasarlanmıştır ve Skype ve diğer video konferans uygulamalarından çok daha iyi çalışır.

Zoom ayrıca, 40 dakikalık video konferanslarda 100 kişiye kadar ev sahipliği yapmanızı sağlayan cömert bir ücretsiz plana sahiptir. Ve sınırsız bire bir görüşme yapın. Ücretli planlar ayda 14,99 dolardan başlar.

2. Asana – Görev Atama İçin

Asana, proje yönetimi için harika bir araçtır. Aracı kullanarak, tüm ekip için bir süreci düzene sokabilir ve ekibinizdeki her bir çalışan için görevler atayabilirsiniz. Bu sayede projelere katkıda bulunmak için ne yapmaları gerektiğini tam olarak bileceklerdir.

Uygulamayı öğrenmesi de oldukça kolaydır, bu nedenle işe alım süreci yeni başlayanlar için oldukça basit olacaktır. Asana ücretsiz planı, 15 kişiye kadar olan projeler üzerinde çalışmanıza olanak tanır. Ücretli planlar, kullanıcı başına aylık 10,99 ABD dolarından başlar.

3. Gevşek – Takım İletişimi İçin

Slack, e-postanın yerini almasıyla bilinir. Araç, anında mesajlaşmayı çok daha kolay hale getirir ve düzinelerce e-posta dizisinde kaybolmaktan kaçınmanızı sağlar. Slack, özellikle ekiple görüşmek üzere hızlı ve kısa mesajlar göndermek için ekip iletişimi için olmazsa olmaz bir araçtır.

Slack, küçük ekipler için fazlasıyla yeterli olan ücretsiz bir plana sahiptir. 10.000 mesaj geçmişine kadar olan geçmişi görüntülemenizi sağlar. Daha fazlasını istiyorsanız, kullanıcı planı başına aylık 6,67 ABD dolarına yükseltebilirsiniz.

4. Basecamp – Projeleri Yönetmek İçin

Basecamp başka bir proje yönetim aracıdır. Asana'ya benzer, ancak Trello gibi çalışan bir kullanıcı arayüzü karışımına sahiptir. Bu kombinasyon, onu harika bir alternatif ve teknoloji konusunda bilgili olmayan ekipler için bir seçenek haline getiriyor.

Ücretsiz plan, yalnızca 20 kişiyle 3 aktif projeye kadar destekler. Basecamp for Business, aylık 99 $ sabit bir ücrete mal oluyor. Kullanıcı başına ek ücret ödemeden.

5. Dropbox – Dosya Paylaşımı İçin

Dropbox, büyük dosyaları depolamanıza ve ekibiniz arasında paylaşmanıza yardımcı olacak bir bulut depolama hizmetidir. Araç, paylaşılan bir depolama ortamı için daha işbirliğine dayalı bir ortam oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Böylece ekip projelerde işbirliği yaparken dosyaları kolayca bulabilir ve erişebilir.

Dropbox Business fiyatlandırması, kullanıcı başına aylık 12,50 ABD dolarından başlar. 5 TB'a kadar güvenli bulut depolama alanı sunar.

6. Toggl – Zaman Takibi İçin

Ekibinizin evde daha rahat çalışmasına izin vermek önemlidir. Ancak, üretken kaldıklarından da emin olmanız gerekir. Toggl, ekibinizin çalışma saatlerini yönetmek için bir zaman takip sistemi oluşturmak için kullanabileceğiniz bir araçtır.

Toggl, farklı saat dilimlerinde yaşayan çalışanlarınız varsa kullanışlıdır. Ancak ekip için bir ofis saatleri sistemi oluşturmak da kullanışlı olacaktır. Fiyatlandırma, kullanıcı başına aylık 9 dolardan başlar.

7. Spark – Daha İyi Ekip E-posta Yönetimi İçin

Slack ekibiniz için uygun değilse ve yine de hızlı iletişim için e-postayı tercih ediyorsanız, e-posta ileti dizilerinizi daha iyi yönetmek için Spark'ı kullanın. Spark, daha kullanıcı dostu bir arayüze sahip bir e-posta istemcisidir. E-posta göndermeyi anlık mesajlaşma gibi gösterecek.

Spark, yalnızca 2 üye arasında sohbete izin veren sınırlı özelliklere sahip ücretsiz bir plana sahiptir. Premium plan, sınırsız ortak çalışan ve kullanıcı başına 10 GB dosya paylaşım depolama alanı ile kullanıcı başına aylık 6,39 ABD Doları tutarındadır.

8. Durum Kahramanı – Hedefleri İzlemek İçin

Ekip için hedefler oluşturmak, uzaktaki bir ekibi yönetmenin bir diğer önemli parçasıdır. Yalnızca ekibin daha üretken kalmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda projeleri zamanında teslim etmek için yolda kalmalarını sağlar. Status Hero, bu hedefe ulaşmak için kullanabileceğiniz harika bir araçtır.

Bu uygulama, takım için hedefler oluşturmanıza ve bunları takip etmenize olanak tanır. Ekibinizi kontrol etme sürecini çok daha kolay hale getirecektir. Kullanıcı başına aylık 3 ABD dolarıdır.

9. Atom için Teletype – İşbirliğine Dayalı Kodlama İçin

Teletype, popüler kod editörü Atom'un bir uzantısıdır. Bu uzantı, web tasarımcılarının ve geliştiricilerinin kod düzenleyicilerini bir ekiple paylaşmasına olanak tanır. Ve birlikte kodlayarak projeler üzerinde işbirliği yapın.

Aracın kullanımı oldukça kolaydır. Eşler arası bir çalışma ortamı oluşturmak için kod düzenleyicinizin bağlantısını paylaşmanız yeterlidir. Ardından başkaları kodunuzu görebilir ve yanınızda kod yazabilir. Uygulama, Atom editörü gibi kullanmakta serbesttir. Ve en çok küçük kodlayıcı ekipleri için uygundur.

10. Facebook İşyeri – İş İşbirliği İçin

Facebook Workplace, bir ekibi yönetmek için ihtiyacınız olan tüm araçları içeren hepsi bir arada bir araçtır. Farklı projeler atamak üzere ekipler için gruplar oluşturmak için kullanabilirsiniz. Grup görüntülü görüşmelerine ev sahipliği yapın. Canlı video akışları. Ve dahası.

Ücretsiz plan 50 gruba kadar destekler. Facebook'un şüpheli gizlilik politikaları ve uygulamalarının geçmişi göz önüne alındığında, bazıları bu aracı kullanmaktan kendilerini rahat hissetmez. Bu gibi durumlarda, Microsoft Teams iyi bir alternatif olacaktır.

Çözüm

Ofis ortamından uzak çalışma ortamına geçmek kesinlikle herkes için zorlu bir iştir. Ancak imkansız değil. Doğru sistemler ve rutinler ile tüm bu süreci şirketiniz ve çalışanlarınız için iyi ve sağlıklı bir hale getirebilirsiniz.

Hatta bu değişikliğe kalıcı olarak uyum sağlayabilirsiniz. Ve gelecekte %100 uzak bir ekip çalıştırın. Tamamen uzak bir ekiple zamandan ve masraflardan tasarruf edeceğinizi hayal edin.