Las 10 mejores herramientas y software de trabajo remoto + consejos

Administrar un equipo remoto y trabajar desde casa solía ser un sueño para la mayoría de las personas. Y para la mayoría de las empresas, todo el concepto parecía poco práctico e imposible. Bueno, ya no.

El CoronaVirus fue una gran llamada de atención para la mayoría de las empresas y empresas de todo el mundo. Casi todas las empresas, incluidos los gobiernos, se vieron obligadas a trabajar desde casa. Si bien puede ser un desafío, el trabajo remoto no es nada nuevo.

Automattic, Buffer, Hubstaff, Groove, InVision y muchas otras empresas han estado empleando equipos 100% remotos durante años. Si ellos pueden hacerlo, tú también puedes.

En un momento como este, no tenemos más remedio que adaptarnos y superarnos. Si está en el proceso de cambiar a un entorno de trabajo remoto, estamos aquí para ayudarlo. Hemos reunido algunos consejos, trucos y herramientas útiles que puede usar para hacer una transición sin problemas de su equipo a un equipo remoto. Echar un vistazo.

Desafíos de trabajar desde casa

La idea de trabajar en la comodidad de tu hogar. Sin tener que quedar atrapado en el tráfico todos los días. O tener que perder horas de tiempo en el viaje. Todo parece un trabajo de ensueño.

Sin embargo, también hay muchos desafíos para trabajar desde casa. Especialmente para los padres, puede ser difícil crear un ambiente de trabajo productivo con los niños en casa. Y tener que hacer las tareas domésticas diarias y responder a las videoconferencias al mismo tiempo no es el trabajo soñado ideal que uno esperaría.

Los empleadores pueden hacer que este proceso sea mucho más fácil para sus equipos. Al crear un sistema de trabajo remoto que les haga sentir como si estuvieran en un trabajo de oficina normal, desde casa. Esto no solo les dará a los empleados una razón para vestirse por la mañana, sino que también trabajará de manera más productiva.

Los mejores consejos para trabajar de forma remota

Estos consejos lo ayudarán a configurar un sistema efectivo para asegurarse de que su equipo se mantenga productivo durante el período de trabajo remoto.

Configurar una oficina virtual

Shopify fue una de las primeras empresas en implementar un sistema de trabajo remoto para sus equipos. De hecho, la compañía les dio a sus empleados $ 1,000 para comprar cualquier equipo que necesitaran para configurar un entorno de trabajo en el hogar.

Fue una gran iniciativa que demostró el compromiso de la empresa con sus empleados.

Por supuesto, no muchas empresas pueden darse el lujo de regalar una bonificación como esa a todos sus empleados. Pero en su lugar, puede crear un sistema para que el equipo trabaje en conjunto. Como un entorno similar a una oficina virtual donde el equipo puede comunicarse fácilmente, registrarse todos los días y realizar un seguimiento de los proyectos.

Esto significa que tendrá que incorporar a su equipo con algunas herramientas de trabajo remotas. Necesitará una combinación de varias herramientas para crear un verdadero entorno de oficina virtual. No costará una fortuna. Consulte la sección de herramientas remotas a continuación para obtener sugerencias.

Use aplicaciones y herramientas para documentarlo todo

Una de las partes importantes de manejar un equipo remoto es documentar un flujo de trabajo para el equipo. Dado que no puede supervisar al equipo todo el tiempo, debe asegurarse de que todos se mantengan al día y se mantengan actualizados.

La mejor manera de gestionar esto es utilizar herramientas de trabajo remoto para crear procesos, asignar tareas para cada empleado y, en general, crear un flujo de trabajo al que todos puedan acceder fácilmente y realizar un seguimiento. Puede utilizar herramientas de gestión de proyectos para hacer este trabajo.

Prepare un libro de jugadas de trabajo remoto

Estarás usando muchas nuevas herramientas de trabajo remoto. Esto significa que tendrá que crear un proceso de incorporación para ayudar a su equipo a familiarizarse con el uso de las herramientas.

Crear un libro de jugadas de trabajo remoto es la mejor manera de abordar esta tarea. No solo lo ayudará a incorporar al equipo a las herramientas, sino que también lo ayudará a comprender cómo funciona todo el sistema de oficina virtual.

No tienes que crear un libro real para esto. Sería útil una página de inicio simple con toda la información, una sección de preguntas frecuentes (FAQ), enlaces a descargas de software, así como consejos y trucos.

Tener una base de conocimientos también será de gran ayuda en tal situación.

Crear una base de conocimientos

Si aún no tiene una base de conocimientos, ahora es el mejor momento para crear una. Con una base de conocimientos privada, puede crear secciones para cada sector de su empresa. Y ayude a cada miembro del equipo a comprender sus tareas y aprender de manera más eficiente.

Por ejemplo, puede crear una sección para el equipo de atención al cliente en la base de conocimientos para enseñarles cómo manejar consultas de soporte específicas. Cómo responder a las preguntas de los clientes. E incluso capacitarlos sobre cómo resolver problemas.

La mejor parte es que el equipo puede aprender todo por su cuenta leyendo guías y viendo tutoriales en su base de conocimientos.

Agregar una sección de trabajo remoto en la base de conocimientos también ayudará a su equipo a comprender cómo funcionan las cosas en la oficina virtual.

De hecho, puede configurar una base de conocimiento privada o pública usando WordPress. Es fácil y rentable.

Establecer expectativas para cada empleado

Desde el principio, hágale saber al equipo lo que espera de cada empleado. Asegúrese de que el equipo sepa que espera que reserven tiempo para el trabajo, incluso cuando están en casa. Que espera una buena asistencia y comunicación durante las conferencias telefónicas y colaboraciones de proyectos.

Cree un cronograma con tareas diarias y plazos. Para que todos puedan entrar en una rutina y completar proyectos sin confundirse sobre quién está a cargo de qué tareas.

Regístrese con más frecuencia

Mantener la moral y la productividad de los empleados es mucho más importante cuando trabajan de forma remota. Regístrese más a menudo. No solo para realizar un seguimiento del progreso del trabajo, sino también para controlar su salud mental.

Organizar conferencias telefónicas periódicas, chats de video uno a uno o incluso chats instantáneos como equipo contribuiría en gran medida a aumentar la confianza y la felicidad del equipo.

Mantenga a su equipo feliz

Como beneficio adicional, puede dar algo gratis para hacer feliz a su equipo y ayudarlos a aprovechar al máximo su tiempo libre adicional en casa. Podría ser algo reflexivo como el acceso gratuito a una plataforma de aprendizaje en línea como Lynda o incluso una membresía gratuita de Netflix.

Las mejores herramientas y software para el trabajo remoto

Hay tantas herramientas excelentes que puede usar para crear un sistema de trabajo remoto eficiente. Estas son solo algunas sugerencias que puede probar.

1. Zoom: para videoconferencias

Zoom es una herramienta de videoconferencia conveniente y flexible hecha solo para empresas. Está diseñado para albergar chats de video entre equipos y funciona mucho mejor que Skype y otras aplicaciones de videoconferencia.

Zoom también tiene un generoso plan gratuito que le permite alojar hasta 100 personas en videoconferencias de 40 minutos. Y tenga reuniones individuales ilimitadas. Los planes pagos comienzan en $ 14.99 por mes.

2. Asana: para asignar tareas

Asana es una gran herramienta para la gestión de proyectos. Con la herramienta, puede optimizar un proceso para todo el equipo y asignar tareas para todos y cada uno de los empleados de su equipo. De esta manera sabrán exactamente qué hacer para contribuir a los proyectos.

La aplicación también es bastante fácil de aprender, por lo que el proceso de incorporación será bastante simple para los principiantes. El plan gratuito de Asana te permite trabajar en proyectos con hasta 15 personas. Los planes pagos comienzan en $ 10.99 por mes por usuario.

3. Slack: para la comunicación en equipo

Slack es bien conocido como un reemplazo para el correo electrónico. La herramienta facilita mucho la mensajería instantánea y le permite evitar perderse en docenas de hilos de correo electrónico. Slack es una herramienta imprescindible para la comunicación del equipo, especialmente para enviar mensajes cortos y rápidos para comunicarse con el equipo.

Slack tiene un plan gratuito que es más que suficiente para equipos pequeños. Le permite ver el historial de hasta 10,000 mensajes. Si desea más, puede actualizar al plan de $ 6.67 por mes por usuario.

4. Basecamp: para gestionar proyectos

Basecamp es otra herramienta de gestión de proyectos. Es similar a Asana pero con una combinación de una interfaz de usuario que funciona como Trello. Esta combinación lo convierte en una excelente alternativa y una opción para los equipos que no son expertos en tecnología.

El plan gratuito solo admite hasta 3 proyectos activos con 20 personas. Basecamp for Business cuesta una tarifa fija de $99 por mes. Sin cargos adicionales por usuario.

5. Dropbox: para compartir archivos

Dropbox es un servicio de almacenamiento en la nube que lo ayudará a almacenar y compartir archivos grandes entre su equipo. La herramienta lo ayudará a crear un entorno más colaborativo para un entorno de almacenamiento compartido. Para que el equipo pueda encontrar y acceder fácilmente a los archivos cuando colabora en proyectos.

El precio de Dropbox Business comienza en $12.50 al mes por usuario. Ofrece hasta 5 TB de almacenamiento seguro en la nube.

6. Toggl – Para seguimiento de tiempo

Es importante permitir que su equipo trabaje más cómodamente en casa. Pero también debe asegurarse de que sigan siendo productivos. Toggl es una herramienta que puede usar para crear un sistema de seguimiento de tiempo para administrar las horas de trabajo de su equipo.

Toggl es útil si tiene empleados que viven en diferentes zonas horarias. Pero también será útil crear un sistema de horas de oficina para el equipo. El precio comienza en $ 9 por usuario por mes.

7. Spark: para una mejor gestión del correo electrónico del equipo

Si Slack no es adecuado para su equipo y aún prefiere el correo electrónico para comunicaciones rápidas, use Spark para administrar mejor sus hilos de correo electrónico. Spark es un cliente de correo electrónico con una interfaz más fácil de usar. Hará que los correos electrónicos parezcan mensajes instantáneos.

Spark tiene un plan gratuito con funciones limitadas que solo permite chats entre 2 miembros. El plan premium cuesta $ 6.39 por usuario por mes con colaboradores ilimitados y 10 GB de almacenamiento para compartir archivos por usuario.

8. Status Hero: para seguimiento de objetivos

Crear objetivos para el equipo es otra parte importante de la gestión de un equipo remoto. No solo ayuda al equipo a ser más productivo, sino que también garantiza que se mantengan encaminados para entregar los proyectos a tiempo. Status Hero es una gran herramienta que puede utilizar para lograr ese objetivo.

Esta aplicación te permite crear objetivos para el equipo y realizar un seguimiento de ellos. Hará que todo el proceso de control de su equipo sea mucho más fácil. Cuesta $ 3 por mes por usuario.

9. Teletipo para Atom: para codificación colaborativa

Teletype es una extensión para Atom, el popular editor de código. Esta extensión permite a los diseñadores y desarrolladores web compartir su editor de código con un equipo. Y colabore en proyectos codificando juntos.

La herramienta es bastante fácil de usar. Simplemente comparte un enlace a tu editor de código para crear un entorno de trabajo de igual a igual. Luego, otros pueden ver su código y escribir código junto a usted. La aplicación es de uso gratuito al igual que el editor Atom. Y es más adecuado para pequeños equipos de programadores.

10. Facebook Workplace: para la colaboración laboral

Facebook Workplace es una herramienta todo en uno que incluye todas las herramientas que necesita para administrar un equipo. Puede usarlo para crear grupos para equipos para asignar diferentes proyectos. Organice videollamadas grupales. Transmisiones de video en vivo. Y más.

El plan gratuito admite hasta 50 grupos. Dado el historial de políticas y prácticas de privacidad cuestionables de Facebook, algunos no se sentirían cómodos usando esta herramienta. En tales casos, Microsoft Teams sería una buena alternativa.

Conclusión

Cambiar de un entorno de oficina a un entorno de trabajo remoto es sin duda un desafío para todos. Pero, no es imposible. Con los sistemas y rutinas correctos, puede hacer que todo este proceso sea bueno y saludable para su empresa y los empleados.

De hecho, es posible que incluso pueda adaptarse a este cambio de forma permanente. Y dirigir un equipo 100% remoto en el futuro. Imagínese el tiempo y los gastos que ahorrará con un equipo completamente remoto.