Noțiune - o platformă all in one: o prezentare detaliată și o recenzie

Publicat: 2020-05-16

Notion este o platformă digitală all-in-one pentru stocarea și organizarea proiectelor de zi cu zi, elementelor esențiale ale afacerii și documentelor personale. Este perfect pentru persoane fizice, profesioniști și echipe. De la sarcini de proiect la proiectarea activelor pentru nevoile profesionale până la nevoile personale, cum ar fi rețetele sau urmărirea fitnessului, Notion este o soluție pentru a vă vizualiza toate informațiile într-o locație centrală.

Aveți probleme în organizarea diverselor note, proiecte, documente și informații generale? Aveți informațiile dvs. răspândite în mai multe domenii sau aplicații diferite?

Noțiunea vă poate ajuta să vă organizați informațiile și vă permite să vă personalizați spațiul exact așa cum aveți nevoie de ele. Noțiunea include luarea de note, gestionarea proiectelor, gestionarea sarcinilor și structura pentru toate nevoile dumneavoastră personale și profesionale.

Să analizăm tot ceea ce puteți face cu Notion și modul în care acest instrument vă poate eficientiza procesele.

Ce este Notion?

Notion se descrie ca un spațiu de lucru all-in-one, un set de elemente de bază pentru a crea lucruri pe care le place să le folosești. Sloganul lor este - „Scrieți, planificați, colaborați și organizați-vă. Noțiunea este tot ce aveți nevoie - într-un singur instrument. ” Poate înlocui aplicația de notare, lista de sarcini, foile de calcul și aplicația de gestionare a proiectelor, astfel încât să puteți păstra totul într-un singur spațiu.

Folosim Noțiune pentru a face ceea ce în mod normal ar fi necesitat trei instrumente diferite legate împreună. Având totul într-un singur loc, totul este mai ușor.

- Sachin Monga de la Cocoon

Noțiunea oferă o locație centrală pentru toate obiectivele pe termen scurt și pe termen lung. Puteți gestiona o afacere mică cu Notion sau puteți crea un tablou de bord pentru toate nevoile dvs. personale și familiale. Utilizați Noțiune pentru a gestiona proiecte de design web, o bază de date de rețete, un jurnal de fitness, un calendar de marketing, un conținut web clipper sau un planificator de evenimente. Dacă trebuie să organizați date, Notion poate fi instrumentul de care aveți nevoie.

Cum să utilizați noțiunea pentru a vă organiza conținutul profesional și personal

Noțiunea este alcătuită din „Pagini” și „Blocuri”. Paginile conțin blocuri. Fiecare bucată de date și informații este un bloc. Puteți adăuga pagini în interiorul paginilor la infinit.

Blocurile actuale includ:

Blocuri generale

  • Text: Orice text sau notă simplă
  • Tabelele: baze de date (include mai multe vizualizări, cum ar fi Kanban, tabel, galerie, listă, calendar și tablă)
  • De făcut: casete de selectare
  • Comutare: săgeți drop-down către informații organizate
  • Gloanțe: adăugați gloanțe la lista dvs.
  • Numerotare: adăugați numerotarea la lista dvs.
  • Citate: Citate evidențiate
  • Divizoare: divizoare de secțiune
  • Înștiințări: casete evidențiate pentru a afișa informații importante
  • Mențiuni: Colaborați cu alții pe paginile dvs.
  • Date: etichetați orice pagină sau bloc cu o dată folosind @
  • Cod: Adăugați fragmente de cod în limbajul de programare setat

Încărcați și încorporați blocuri

  • Încorporări: util pentru încorporarea oricărui alt site web în Notion
  • Imagini: încărcați orice imagine
  • Marcaje: Salvați adresele URL
  • Video: încărcați sau încorporați din orice serviciu video
  • Audio: piese audio, podcast-uri etc.
  • Fișiere: adăugați orice tip de fișier în spațiul dvs. de lucru
  • PDF-uri: Afișați un PDF în vizualizare completă

Blocuri avansate

  • Ecuații matematice: Afișați o formulă matematică folosind TeX
  • Pesmet: Afișați locația curentă a paginii
  • Cuprins: Creează o schiță a întregii pagini
  • Butoane șablon: blocuri preconfigurate pe care le creați pentru a vă accelera fluxul de lucru

Au mai multe blocuri cu integrare directă la alte programe utile, inclusiv:

  • Google Drive
  • Tweeturi
  • GitHub Gists
  • Hărți Google
  • Figma
  • Cadru
  • Capricios
  • InVision
  • Război de ţesut
  • Typeform
  • CodePen

Blocurile pot fi deplasate oriunde în spațiul dvs. de lucru. Funcția sa de glisare și fixare simplifică reorganizarea datelor atunci când este necesar. Puteți muta blocurile pe pagina lor originală sau le puteți muta pe o pagină complet nouă, pur și simplu glisând-o peste.

Configurarea spațiului de lucru al noțiunii

Cel mai bun mod de a începe cu Notion este să folosiți un șablon prefabricat și apoi să îl adaptați pe măsură ce aflați ce funcționează pentru dvs. Deși puteți începe întotdeauna cu o pânză goală, Notion are o varietate de șabloane încorporate pentru multe industrii diferite, cum ar fi proiectarea, educația, vânzările, marketingul, resursele umane și personalul.

După ce ați creat un cont Notion (puteți începe cu versiunea gratuită), puteți importa un șablon cu doar câteva clicuri.

Vă voi arăta cum să configurați un Manager de relații cu clienții de vânzări (CRM). Acest CRM este un șablon prefabricat în Notion.

  1. Faceți clic pe Pagină nouă
  2. Faceți clic pe Șabloane
  3. Faceți clic pe comutarea Vânzări
  4. Alegeți Sales CRM
  5. Apoi faceți clic pe butonul Utilizați acest șablon
  6. CRM va fi adăugat automat la spațiul dvs. de lucru

CRM este un bloc de tabele de noțiuni.

Un tabel în Notion este de fapt o bază de date relațională! Aceasta înseamnă că vă puteți conecta datele CRM la orice alt tabel oriunde în spațiul dvs. de lucru.

Acum, să adăugăm un client. Pur și simplu faceți clic în caseta de sub nume. Dacă ați folosit vreodată o foaie de calcul, acest lucru ar trebui să vă fie familiar. Am adăugat numele Sunny Thompson. Când faceți clic pe numele „Sunny Thompson”, vă aflați acum într-o pagină complet nouă. Pagina conține toate câmpurile de tabel pe care le puteți personaliza și defini. De asemenea, puteți adăuga orice blocuri pe această pagină, ca orice altă pagină.

Câmpurile din tabel sunt:

  • Data
  • Text
  • Timp
  • Număr
  • Selectare unică
  • Selectare multipla
  • Imagine
  • E-mail
  • URL
  • Persoană
  • Timp creat
  • Creat de
  • Ultima editare a timpului
  • Ultima editare de

Pentru utilizatorii avansați:

  • Relație
  • Formule
  • Rulează

Acum că aveți un CRM, puteți crea un alt tabel ca manager de proiect și să legați cele două tabele. Acest tabel de proiecte include câmpurile Relație (client) și Selectare unică (etichete).

Folosind un câmp Relație , vă conectați direct la CRM pe care tocmai l-ați creat. Acest lucru vă va permite să vedeți toate proiectele legate de Sunny Thompson în ambele tabele.

Cu toate tabelele, puteți crea mai multe vizualizări, cum ar fi Board (Kanban), Galerie, Listă și Calendar. Aceste șabloane sunt inițiative utile pentru orice proiect. Asigurați-vă că citiți ghidul nostru de pornire rapidă pentru gestionarea proiectelor.

De asemenea, puteți încorpora orice tabel în orice pagină. Iată o pagină de proiect din tabelul nostru de proiecte. Are un alt tabel etichetat Tasks încorporat în pagină atât în ​​vizualizarea Table, cât și în vizualizarea Board (Kanban).

Asigurați-vă că explorați mai multe șabloane în Galeria de șabloane trimise de utilizator de la Notion pentru a vedea ce au creat alți utilizatori. Unele șabloane pe care le-ați putea încerca sunt Calendarul conținutului, Sarcinile de proiectare, Sistemul de proiectare, Propunerea de contractare și Portofoliul de lucru. Adăugați oricare dintre aceste șabloane în spațiul de lucru Notion și aveți acum un tablou de bord centralizat.

Alte cazuri de utilizare pentru noțiune

Consultați aceste alte moduri în care persoanele și companiile au folosit Notion:

Finanțe personale - include un consiliu Kanban clasificat de cheltuieli, datorii și cheltuieli suplimentare. Include, de asemenea, un calendar al fluxurilor de numerar.

Rețete - o bază de date online pentru rețete. Utilizați tăietorul web pentru a le adăuga și apoi sortați după categorie. De asemenea, puteți copia și insera cu ușurință lista de cumpărături într-o pagină separată de produse alimentare pentru a simplifica procesul de cumpărături.

Centrul de ajutor al companiei - Creați o prezentare centralizată a companiei cu toate informațiile relevante despre companie, cum ar fi manualul și anunțurile importante. Angajații pot accesa acest lucru oricând și este mereu actualizat.

Angajarea conductei - Țineți evidența tuturor angajărilor potențiale cu acest șablon. Conține numele solicitantului, starea interviului, abilitățile și linkurile către profilurile lor online.
Mai sunt câteva idei pentru a porni spațiul de lucru Notion:

  • Bază de cunoștințe
  • Bullet Journal
  • Ghidul codului
  • Foaia de parcurs a produsului
  • Managementul podcasturilor
  • Proiecte de acasă
  • Scrierea unei cărți
  • Căutare de locuri de muncă
  • Agenda de călătorie
  • Colecția de jocuri

Caracteristici suplimentare

Noțiunea este, de asemenea, un instrument excelent pentru colaborarea cu ceilalți. Puteți eticheta pe alții menționându-le numele. De asemenea, puteți partaja Pages cu oricine are un link.

Spațiile de lucru noțiune au membri și invitați. Membrii pot crea, edita, comenta și partaja pagini. Oaspeții sunt persoane externe pe care le invitați să vă vadă spațiul de lucru sau o anumită pagină. În funcție de permisiunile pe care le permiteți, acestea pot edita, comenta sau citi. Accesul oaspeților este util pentru clienții sau contractorii dvs. cu care trebuie să partajați rapid informații. De asemenea, puteți crea grupuri de utilizatori pentru a gestiona permisiunile pentru toți.

Cu Notion, vă puteți accesa datele de oriunde. Au aplicații pe mai multe platforme, inclusiv iPhone, Android, Windows, Mac sau puteți utiliza browserul.

Pro

Noțiunea poate fi utilizată pentru a organiza multe domenii diferite din viața ta. Avantajele includ:

  • Acces oriunde
  • Personalizabil
  • Încărcări nelimitate de fișiere
  • Baze de date
  • Partajați orice pagină extern
  • Echipă de asistență utilă și prietenoasă
  • Versiunea istorică

Contra

Noțiunii îi lipsesc mai multe funcții care vă pot împiedica să o utilizați. Unele dezavantaje actuale ale Noțiunii sunt:

  • Lipsa unui API pentru conectarea acestuia la alte servicii software (cu toate acestea, acestea dezvoltă activ acest lucru)
  • Permisiuni mai avansate atunci când partajați pagini
  • Are nevoie de calcule și formule mai intensive
  • Fără suport pentru scrierea de mână
  • Nu se sincronizează cu niciun serviciu de calendar
  • Asistență offline mai bună
  • Formatare mai bună a textului, cum ar fi personalizarea fontului și o mai bună copiere / lipire

Prețuri

Notion are mai multe planuri pentru a se potrivi tuturor tipurilor de persoane sau companii. Pentru început, acestea oferă un plan gratuit pentru până la 1.000 de blocuri și o limită de încărcare de 5 MB. Planurile lor personale sunt de 5 USD pe lună sau 4 USD pe lună plătite anual. Acesta este un plan generos, care include blocuri nelimitate, încărcări nelimitate de fișiere și istoricul versiunilor de 30 de zile. Puteți chiar să demonstrați Notion direct pe pagina lor de pornire fără a crea un cont.

Pentru echipe, fiecare utilizator este de 10 USD pe lună sau 8 USD pe lună plătit anual. Conturile echipei includ instrumente de administrare și permisiuni avansate. Planul lor Enterprise include istoric nelimitat de versiuni, conectare SSO și SAML, un manager dedicat și multe altele.

Noțiunea este gratuită pentru educatori și studenți și acordă un credit startup-urilor.

Tutoriale și comunități pentru a vă ajuta să începeți

Există câteva comunități Notion și utilizatori puternici care prezintă tot ce poate face Notion. Acestea sunt unele dintre cele mai utile:

Notion are o pagină Comunitate dedicată prezentării tuturor celor mai utile comunități Notion.

Pagina de ajutor și asistență proprie a Noțiunii conține informații utile pentru începători și utilizatori avansați.

Grupul Facebook, Notion Made Simple, este una dintre cele mai active comunități de utilizatori Notion. Cu aproape 12.000 de membri, este un loc minunat pentru a pune întrebări.

Comunitatea Reddit este un alt loc pentru a obține informații despre cel mai bun mod de a folosi Notion.

Utilizatorii puternici precum Francesco D'Alessio, Marie Poulin și William Nutt au creat o mare varietate de videoclipuri și articole aprofundate care să cuprindă numeroasele moduri de utilizare a noțiunii.

Gânduri finale

Păstrarea tuturor informațiilor într-un singur loc vă va ajuta să vă concentrați asupra afacerii sau asupra vieții personale fără a fi nevoie să vă amintiți totul sau să le separați în mai multe aplicații. Spațiul de lucru all-in-one al Notion vă poate capta toate datele importante.

Există o varietate de aplicații centralizate de colaborare disponibile, dar caracteristicile și prețul Notion o fac o opțiune solidă. Utilizați Noțiune pentru a vă ajuta să obțineți o imagine de ansamblu asupra a ceea ce ați realizat și a ce obiective veți începe în continuare.