Comment configurer une adresse e-mail professionnelle (options gratuites et premium)

Parfois, en affaires, ce sont les petites choses qui s'additionnent pour créer une bonne impression. Comme la différence entre recevoir un e-mail de "[email protected]" et "[email protected]" Toutes choses étant égales par ailleurs, ce dernier apparaît comme plus professionnel et digne de confiance. C'est pourquoi, dans l'article d'aujourd'hui, nous allons vous montrer certaines des meilleures options gratuites et premium pour créer un compte de messagerie professionnel afin que vous puissiez mettre votre meilleur pied (virtuel) en avant.

Abonnez-vous à notre chaîne Youtube

Pourquoi avez-vous besoin d'une adresse e-mail professionnelle

En plus d'apparaître instantanément plus professionnel et digne de confiance, avoir une adresse e-mail professionnelle au lieu d'un compte e-mail gratuit avec un service comme Gmail ou Yahoo présente d'autres avantages à noter :

• Les adresses e-mail professionnelles officielles sont plus difficiles à falsifier . Lorsque les gens reçoivent un message de votre part, ils peuvent être sûrs que si le domaine à la fin de votre adresse est correct, il provient en fait de votre entreprise.
• Une adresse e-mail se terminant par le nom de domaine de votre entreprise est idéale pour la notoriété de la marque . Surtout à mesure que votre équipe grandit et que votre entreprise envoie plus de messages dans le monde.
• En parlant de votre équipe, avoir un compte de messagerie professionnel vous permet d'ajouter facilement de nouveaux employés au fur et à mesure, en leur donnant la liberté de séparer les e-mails personnels et privés, ainsi que de mieux contrôler les données de l'entreprise .
• Vous pouvez créer des adresses e-mail personnalisées pour des postes ou des formulaires spécifiques . Vous ne voulez pas qu'une seule personne ait à répondre à chaque e-mail de votre formulaire de contact ? Créez une boîte de réception pour l'adresse « [email protected] » et vous êtes prêt à partir ! Il en va de même pour les postes tels que coordinateur, webmaster, etc.

J'espère que vous êtes maintenant convaincu de l'utilité et de la valeur d'une adresse e-mail professionnelle, car voici les options que nous vous recommandons d'examiner de plus près.

Services de messagerie professionnels gratuits

1. Zoho Mail

Zoho est un grand nom du SaaS dont vous n'avez peut-être jamais entendu parler. Leur gamme de services va des CRM aux alternatives Slack en passant, vous l'aurez deviné, par la messagerie professionnelle. Comme la plupart de leurs autres produits, vous pouvez configurer et utiliser leur service de messagerie avec votre propre domaine (soit acheté par leur intermédiaire, soit enregistré ailleurs) entièrement gratuitement. Les utilisateurs gratuits ne reçoivent pas toutes les fonctionnalités des membres premium (comme les alias, la synchronisation du calendrier, etc.), mais obtiennent «jusqu'à cinq utilisateurs, 5 Go/utilisateur, limite de pièce jointe de 25 Mo. Accès Internet uniquement. Hébergement de messagerie pour un seul domaine. Le manque d'application mobile ou d'accès POP/IMAP pique, mais leur client Web est très élégant. Si vous avez besoin d'une messagerie professionnelle gratuite, vous ne pouvez pas vous tromper avec Zoho. Ils ont une plate-forme vraiment solide.

Plus d'information

2. Le cPanel de votre hôte

D'accord, celui-ci n'est donc pas techniquement gratuit , mais il est plutôt inclus avec un forfait d'hébergement Web que vous payez probablement déjà. Si vous avez un site Web, et nous supposons que c'est le cas, il y a de fortes chances qu'il soit hébergé via un service comme GoDaddy, BlueHost, Hostgator ou SiteGround. N'importe lequel de ces hôtes (et similaires) vous donne accès à ce qu'on appelle un cPanel. Vous l'avez probablement vu, un méli-mélo d'icônes, de statistiques, de chiffres et de petits textes que vous regardez rarement, voire jamais. Et si vous le faites, ce n'est pas pour très longtemps.

Eh bien, cPanel (et d'autres backends d'hébergement) ont souvent une option de messagerie qui vous permet d'utiliser le domaine déjà enregistré pour configurer n'importe quel nombre d'adresses e-mail. Vous pouvez souvent personnaliser la taille de la boîte de réception et si elle est transférée vers un compte existant. propre client.

En raison de l'omniprésence des personnes disposant d'un cPanel ou d'une plate-forme similaire, nous vous guiderons tout au long du processus de configuration d'une adresse e-mail professionnelle via cette méthode plus loin dans cet article.

Plus d'information

3. Mail.com

Nous ne pouvons pas ne pas mentionner Mail.com. Venant à l'idée d'une adresse e-mail professionnelle sous un angle légèrement différent, Mail.com ne vous permet pas d'apporter votre propre domaine personnalisé avec vous. Au lieu de cela, vous choisissez parmi l'une de leurs dizaines d'extensions pouvant se rapporter à un domaine particulier. Ainsi, par exemple, vous pourriez avoir un email @graphic-designer.com ou @programmer.net ou une adresse @alumnidirector.com . Des choses comme @tech-center.com et @cyberservices.com sont également disponibles. Il y en a des dizaines. Bien que ceux-ci ne remplacent pas un e-mail personnalisé @myownbusinessname.com, c'est une avancée considérable par rapport à [email protected] Et ceux-ci sont entièrement gratuits (boîtes de réception financées par la publicité, cependant), n'ayant même pas besoin du coût/de la maintenance d'un domaine enregistré.

Plus d'information

Services de messagerie professionnels premium

1. G Suite

Anciennement connu sous le nom de Google Apps, G Suite est en quelque sorte la norme en matière de messagerie professionnelle. Et pour une bonne raison. Non seulement vous obtenez des adresses e-mail de domaine de marque pour tout le monde, mais vous obtenez également une énorme quantité de stockage attachée à chacun de ces comptes d'utilisateurs. Vous pouvez configurer des groupes et des alias gratuitement, et vous avez accès à toute la gamme de services Google tels que Drive, Docs, Slides, Calendar, etc. qui sont liés à à peu près tous les autres services de productivité. Et parce que c'est Google, vous savez qu'il est fiable et simple à configurer avec votre propre domaine. De plus, Gmail possède sans doute l'une des meilleures interfaces du marché.

Prix : 6 $ par utilisateur et par mois (et plus) | Plus d'information

2. Espace rack

Rackspace est un fournisseur de services en ligne bien connu et respecté. Leurs serveurs de messagerie sont incomparables et ils peuvent vous configurer avec presque tous les types de courrier électronique que vous souhaitez. Ils se spécialisent dans Microsoft Office 365, Exchange et leur propre hébergement de messagerie pour petites entreprises. D'après notre expérience avec Rackspace au fil des ans, ils ont fourni des e-mails solides et fiables avec des temps d'arrêt incroyablement bas et un bon support. La configuration de votre service est assez simple, surtout si vous utilisez leur outil de migration. De plus, vous pouvez utiliser leur interface de messagerie Web élégante, Outlook ou toute autre application mobile de votre choix. Pour 2,99 $ par utilisateur, vous bénéficiez de nombreuses fonctionnalités et d'une tranquillité d'esprit avec Rackspace.

Prix : 2,99 $ par utilisateur et par mois (et plus) | Plus d'information

3. Outlook 365 pour les entreprises

Microsoft a parcouru un long chemin au fil des ans. Leur présence en ligne n'est plus dominée par leurs navigateurs par défaut ternes (IE6, nous vous regardons). Entre la domination de VS Code dans l'industrie et le travail phénoménal effectué avec Teams, utiliser Outlook 365 comme messagerie professionnelle n'est pas une mauvaise idée. L'utilisation d'Outlook 365 vous permet également, à vous et à votre équipe, d'accéder à toute une suite de services tels que Teams (encore une fois, c'est vraiment bien), Word, Excel et PowerPoint Online (les niveaux supérieurs reçoivent également des applications de bureau). Fondamentalement, c'est la version Microsoft de G Suite, et leur OneDrive est livré avec 1 To de données pour le stockage. C'est une avancée considérable par rapport à l'époque d'IE6 et des premiers jours des serveurs Exchange, donc si vous avez été repoussé à l'époque, cela vaut la peine de les revoir maintenant.

Prix : 5 $ par utilisateur et par mois (et plus) | Plus d'information

Configurer la messagerie professionnelle avec cPanel

La plupart des services que nous avons mentionnés ici sont très simples à mettre en place via l'enregistrement. Lorsque vous configurez vos comptes, les étapes typiques incluent le choix de votre domaine, la vérification de la propriété (généralement un e-mail à l'adresse e-mail du titulaire ou un appel au numéro de téléphone enregistré), puis vous suivez les étapes standard de choix de votre nom d'utilisateur que vous connaissez bien.

Cependant, tout le monde n'est pas habitué à traiter avec cPanel. Nous voulions donc au moins vous montrer comment naviguer sur la plate-forme pour configurer les e-mails professionnels de votre équipe - car comme nous l'avons dit plus tôt, vous avez probablement déjà cette capacité avec votre fournisseur d'hébergement.

Connectez-vous à cPanel

Selon votre hébergeur, vous aurez soit accès au cPanel dans son tableau de bord, soit une URL pour vous connecter. Pour cet exemple, nous utiliserons SiteGround, mais tous les hôtes avec cPanel devraient être relativement similaires en termes de procédure. Vous trouverez un bouton cPanel ou un lien quelque part dans vos onglets et votre tableau de bord dans lequel vous gérez vos sites Web.

Une fois connecté, recherchez la section intitulée Courrier et cliquez sur l'icône intitulée Comptes de messagerie . (Certains tableaux de bord cPanel peuvent sembler incroyablement écrasants, donc CTRL/CMD - F rechercher "e-mail" a été utile dans notre expérience.)

Sur cette page, configurer un e-mail est aussi simple que de remplir un formulaire.

Créer l'adresse

Vous choisissez le nom d'utilisateur (la partie qui précède le @), puis le domaine que vous souhaitez dans la liste déroulante. Tous les domaines connectés au compte doivent apparaître dans la liste déroulante. Sinon, vous pouvez les ajouter facilement via la partie Domaines complémentaires dans cPanel.

Une fois que vous avez rempli toutes les informations, choisi la taille de stockage de la boîte aux lettres et défini le mot de passe, l'e-mail existe. Il apparaîtra dans la liste juste en dessous.

Vous pouvez ensuite cliquer sur Plus pour accéder à l'interface de messagerie Web de ce compte, ou vous pouvez choisir d'accéder aux paramètres de configuration du client de messagerie.

Configurer le client de messagerie

La page de configuration des e-mails est incroyablement utile, surtout si vous configurez ces adresses e-mail professionnelles pour toute votre équipe. Vous pouvez imprimer/copier les informations au bas de la page afin qu'ils puissent les configurer eux-mêmes, ou vous pouvez cliquer sur l'un des liens en haut de la page pour exécuter des scripts automatiques pour la machine sur laquelle vous êtes , et cPanel le fera configurer le client de messagerie de votre choix.

Après cela, vous avez terminé. Connectez-vous simplement au client que vous allez utiliser et commencez à envoyer et à recevoir avec votre nouveau compte de messagerie professionnel.

Emballer

Comme vous pouvez le voir maintenant, la configuration d'un compte de messagerie professionnelle est simple, abordable et avantageuse à plusieurs égards. L'utilisation de l'une des options gratuites ou premium de cet article devrait vous permettre d'établir des relations durables et des impressions solides sur les personnes que vous rencontrez. N'oubliez pas que vous avez construit une marque à laquelle les gens peuvent faire confiance et que vous voulez vous assurer qu'ils la voient dès la première interaction.

Image mise en avant de l'article par Visual Generation / shutterstock.com