So richten Sie ein automatisches Telefonsystem für Ihre Website ein

Möchten Sie ein automatisches Telefonsystem für Ihre Website einrichten?

Für Geschäftsinhaber kann ein Telefonsystem mit automatischer Telefonzentrale Kosten senken, Anrufe schneller entgegennehmen, den Kundenservice verbessern und Ihr kleines Unternehmen professioneller aussehen lassen.

In diesem Artikel geben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ganz einfach ein Telefonsystem mit automatischer Telefonzentrale für Ihre WordPress-Site einrichten können.

Was benötigen Sie, um ein automatisches Telefonsystem für Ihre Website einzurichten?

Bei den meisten Websites kleiner Unternehmen oder Online-Shops können Sie Ihrer Website einfach eine Telefonnummer hinzufügen. Ihre Besucher können die Telefonnummer anrufen, um mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Standard-Telefondienste bieten jedoch keine erweiterten Funktionen wie Anrufweiterleitung, automatische Telefonzentrale, Anklopfen, Geschäftszeiten und mehr. Außerdem ist es teuer, einfache Funktionen wie eine automatische Telefonzentrale hinzuzufügen.

Um ein automatisches Telefonsystem richtig einzurichten, müssen Sie einen virtuellen Geschäftstelefondienstanbieter verwenden.

Wir empfehlen die Verwendung von Nextiva, da es der beste geschäftliche Telefondienst auf dem Markt ist, der von Marken wie Taco Bell, YMCA, Buffalo Bills und anderen genutzt wird.

Damit können Sie Ihre geschäftlichen Anrufe einfach verwalten, eine automatische Telefonzentrale einrichten, Anrufe weiterleiten und vieles mehr zu einem viel günstigeren Preis als bei einem geschäftlichen Festnetz- oder Mobilfunkanbieter.

Hinweis: Wir verwenden Nextiva hier bei WPBeginner für alle unsere geschäftlichen Telefonanforderungen.

Da es sich bei Nextiva um einen VoIP-Telefondienst handelt, wird anstelle des herkömmlichen Festnetzes das Internet zum Tätigen und Empfangen von Anrufen verwendet.

Dies hilft Ihnen, Geld zu sparen und gibt Ihnen Zugriff auf erweiterte Funktionen wie automatische Telefonzentrale, Anrufweiterleitung, Anklopfen, Voicemail, Konferenzgespräche und vieles mehr.

Sie können auch eine gebührenfreie Nummer erhalten oder eine geschäftliche Telefonnummer mit einem beliebigen Standort auswählen.

Außerdem können Sie Ihre Anrufe von Ihrem aktuellen Mobiltelefon, Computer oder Standard-Tischtelefon aus verwalten.

Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie Sie ein Telefonsystem mit automatischer Telefonzentrale für Ihre Website einrichten.

Einrichten eines Telefonsystems mit automatischer Telefonzentrale

Als erstes müssen Sie sich für ein Nextiva-Konto anmelden. Während des Anmeldevorgangs können Sie eine neue geschäftliche Telefonnummer auswählen oder eine vorhandene Telefonnummer mit Ihrem Konto verbinden.

Nachdem Sie Ihr Konto eingerichtet haben, können Sie auf jedem Gerät automatisch Anrufe von Ihrer geschäftlichen Telefonnummer tätigen und entgegennehmen.

Als Nächstes können Sie ein automatisches Telefonsystem für Ihre Website einrichten.

Klicken Sie auf Ihrer Kontoseite auf die Menüoption „Kommunikation“ und dann auf die Schaltfläche „Telefonsystem“.

Dadurch gelangen Sie zu einem Bildschirm, auf dem Sie verschiedene Optionen zum Einrichten von Geschäftstelefonfunktionen haben.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Anrufverläufe“.

Auf dem nächsten Bildschirm müssen Sie einen neuen Anrufverlauf erstellen.

Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Neuen Flow erstellen“, um loszulegen.

Wenn Sie Anrufvorlagen für andere Funktionen erstellt haben, werden diese hier aufgelistet.

Wir wählen die Option „Start from Scratch“.

Als Nächstes können Sie Ihrem Anrufverlauf einen Namen geben, damit Sie sich besser daran erinnern können.

Bewegen Sie danach den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf die Schaltfläche „Telefon“.

Dann müssen Sie Ihre Hauptgeschäftstelefonnummer eingeben.

Sie können auch eine Nebenstelle und zusätzliche Nummern hinzufügen.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern und fortfahren“.

Klicken Sie als Nächstes auf die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“, um den nächsten Schritt zu machen.

Dies öffnet ein Menü, in dem Sie die nächste Aktion auswählen können.

Um eine automatische Telefonzentrale zu erstellen, können Sie die Optionen „Telefonmenü“, „Durchwahl“ oder „Namenswahl“ auswählen.

Wir wählen die Option „Telefonmenü“, da wir damit eine Begrüßung aufzeichnen und Anrufern dann die Möglichkeit bieten können, bestimmte Abteilungen oder Teammitglieder anzurufen.

Als nächstes können Sie die „Standardbegrüßung“ aus der Dropdown-Liste „Begrüßung“ auswählen.

Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre eigene Begrüßung aufzuzeichnen oder hochzuladen.

Danach können Sie die Telefonmenüoptionen anpassen, die nach Ihrer Begrüßung abgespielt werden.

Sie können die Tastatur unter dem „Telefonmenü“ verwenden, um die Nummern einzugeben, die Ihre Anrufer wählen, und die Person oder Abteilung, zu der sie umgeleitet werden.

Klicken Sie für mehrere Optionen auf die Zahl und fügen Sie die entsprechende Abteilung im Abschnitt „Menüoptionen“ hinzu.

Als nächstes können Sie die Einstellungen der „Erweiterten Optionen“ konfigurieren.

Sie können die Zeitüberschreitungsdauer festlegen, eine Option zum Wählen der Vermittlung auswählen und das Kontrollkästchen aktivieren, damit Anrufer einzelne Teammitglieder durch Wählen ihrer Nebenstelle erreichen können.

Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Speichern und fortfahren“.

Dadurch gelangen Sie zurück zu Ihrem Hauptbildschirm für den Anrufverlauf. Sie müssen den soeben erstellten Anrufoptionen Teammitglieder und Telefonnummern zuweisen.

Klicken Sie einfach auf eine der Schaltflächen „Aktion hinzufügen“.

Klicken Sie dann auf die Menüoption „Benutzer und Teams“.

Auf diese Weise können Sie die Aktion einem bestimmten Teammitglied oder einer bestimmten Abteilung zuweisen.

Als Nächstes können Sie auswählen, wen der Anruf klingeln lassen soll, wie er klingeln soll, Anrufer-ID-Einstellungen und mehr.

Wählen Sie einfach die besten Optionen für Ihr Unternehmen aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern und fortfahren“.

Sie müssen die gleichen Schritte für alle Anrufmenüoptionen ausführen, die Sie zuvor erstellt haben.

Danach kehren Sie zu Ihrem Hauptbildschirm für den Anrufverlauf zurück, wo Sie erneut auf die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“ klicken müssen, um Ihren Anrufverlauf abzuschließen.

Als Nächstes haben Sie verschiedene Möglichkeiten, was passiert, wenn niemand antwortet.

Wir wählen die Option „Voicemail“, damit Anrufer eine Nachricht hinterlassen können, wenn niemand ans Telefon geht.

Auf dem nächsten Bildschirm können Sie Ihre Voicemail-Mailbox und Nachricht auswählen.

Wählen Sie einfach das Team oder die Person aus der Dropdown-Liste „Voicemail-Ziel“ und die richtige Abteilung aus der Dropdown-Liste „Team“ aus.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern und fortfahren“.

Danach müssen Sie für jede Erweiterung dieselben Schritte ausführen.

Wenn Sie fertig sind, sollten Sie am Ende Ihrer verschiedenen Anrufverläufe „Anruf endet“ sehen.

Klicken Sie dann unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Go Live“, um den Anrufverlauf zu aktivieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie die automatische Telefonzentrale testen, um sicherzustellen, dass die Begrüßung und die Anrufweiterleitung ordnungsgemäß funktionieren.

Abgesehen von all den leistungsstarken Funktionen ist unser Lieblingsteil an Nextiva, dass unsere Teammitglieder eine virtuelle Geschäftstelefonnummer haben, sodass sie nur zu bestimmten Zeiten Anrufe entgegennehmen können, ohne ihre Privatsphäre zu verlieren.

Hinzufügen eines Click-to-Call-Buttons in WordPress

Nachdem Sie nun ein Telefonsystem mit automatischer Telefonzentrale eingerichtet haben, möchten Sie Ihrer WordPress-Website möglicherweise eine Click-to-Call-Schaltfläche hinzufügen. Dadurch wird das Telefonieren so einfach wie das Klicken auf eine Schaltfläche.

Als erstes müssen Sie das Plugin WP Call Button installieren und aktivieren. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem Anfängerleitfaden zur Installation eines WordPress-Plugins.

Nach der Aktivierung müssen Sie zu Einstellungen » WP Call Button gehen, um das Plugin einzurichten.

Auf diesem Bildschirm können Sie die Anruftaste aktivieren und Ihre Nummer hinzufügen.

Anschließend können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Schaltfläche anpassen und eine klebrige Schaltfläche hinzufügen, die auf dem Bildschirm Ihrer Website schwebt.

Sie haben auch die Kontrolle darüber, wo die Schaltfläche angezeigt wird, und können die Schaltfläche auf bestimmten Beiträgen und Seiten ein- oder ausblenden.

Wenn Sie mehr Kontrolle darüber haben möchten, wo die Schaltfläche angezeigt wird, können Sie sie manuell anzeigen. Klicken Sie dazu einfach auf die Menüoption „Static Call Button“.

Dann können Sie die Schaltflächeneinstellungen ändern und den Shortcode kopieren, um ihn Ihrer Website hinzuzufügen.

Nachdem Sie die Plugin-Einstellungen angepasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“.

Sie können Ihren Seiten, Beiträgen und Widget-Bereichen auch direkt einen Sticky-Button hinzufügen, indem Sie den enthaltenen Block verwenden.

In den Blockeinstellungen können Sie die Farben, die Größe des Textes und die Ausrichtung ändern und das Telefonsymbol ein- oder ausblenden.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unbedingt auf „Aktualisieren“ oder „Veröffentlichen“, um Ihre Änderungen zu speichern.

Jetzt sehen Ihre Besucher Ihren Click-to-Call-Button live auf Ihrer Website. Wenn sie auf die Schaltfläche klicken, werden sie zu Ihrem Telefonsystem für die automatische Telefonzentrale weitergeleitet.

Weitere Einzelheiten zum Anzeigen einer Click-to-Call-Schaltfläche finden Sie in unserer Anleitung zum Hinzufügen einer Click-to-Call-Schaltfläche in WordPress.

Über ein Geschäftstelefon hinaus empfehlen wir, ein Kontaktformular und sogar einen Live-Chat oder einen KI-Chatbot hinzuzufügen, damit Ihre Besucher Sie mit der von ihnen bevorzugten Methode kontaktieren können.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen dabei geholfen hat, zu lernen, wie Sie ein Telefonsystem mit automatischer Telefonzentrale für Ihre WordPress-Site einrichten. Vielleicht möchten Sie auch unseren Leitfaden zur Auswahl des besten Website-Builders und unsere Auswahl der besten E-Mail-Marketing-Services für kleine Unternehmen lesen.

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