คู่มือง่ายๆ เกี่ยวกับวิธีการทำงานร่วมกันแบบ Scrum

ตามหลักการแล้ว การทำโครงการระยะยาวให้เสร็จสิ้นควรเกี่ยวข้องกับการย้อนรอยน้อยที่สุด และจบลงด้วยความพึงพอใจของลูกค้าหรือลูกค้า ในความเป็นจริง นี่ไม่ใช่กรณีเสมอไป 'Scrum Collaboration Methodology' - หรือเพียงแค่ 'Scrum' - พยายามป้องกันความล้มเหลวและปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าโดยการแก้ปัญหาการพัฒนาโครงการทีละส่วน

ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธี Scrum และประโยชน์ของมันเหนือกลยุทธ์การจัดการโครงการแบบดั้งเดิม จากนั้นเราจะให้ขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน Scrum สำหรับโครงการต่อไปของคุณ

ไปกันเถอะ!

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีการทำงานร่วมกันแบบ Scrum

เพื่อให้เข้าใจว่า Scrum คืออะไร เราต้องเข้าใจวิธี Agile ก่อน สร้างขึ้นครั้งแรกเพื่อช่วยให้นักพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น Agile หมายถึงชุดของค่านิยม หลักการ และแนวทางปฏิบัติ ทีมพัฒนาใช้ Agile เป็นแนวทางในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น

Scrum เป็นวิธีการที่ใช้ค่านิยมและหลักการของ Agile เช่นเดียวกับ Agile Scrum ถูกใช้ครั้งแรกโดยนักพัฒนาซอฟต์แวร์ อย่างไรก็ตาม มีการแพร่กระจายและตอนนี้ถูกใช้โดยนักพัฒนาผลิตภัณฑ์รายอื่น ผู้ประกอบการ และใครก็ตามที่พยายามทำโครงการที่ซับซ้อน

โดยปกติ Scrum จะเกี่ยวข้องกับทีมที่ทำงานร่วมกันซึ่งประกอบด้วยคนห้าถึงเจ็ดคน ในทีม Scrum มีสามบทบาท: เจ้าของผลิตภัณฑ์, Scrum Master และสมาชิกในทีมทั่วไป สมาชิกในทีมจะเป็นคนทำงานพัฒนาผลิตภัณฑ์

เจ้าของผลิตภัณฑ์คือนักลงทุนหลักของโครงการ หรือลูกค้าของคุณ บทบาทของพวกเขาคือการให้คำแนะนำแก่สมาชิกในทีมโดยทั่วไปโดยรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการที่สำคัญของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย Scrum Master ช่วยให้แน่ใจว่าทีมใช้วิธีการอย่างถูกต้อง

ทีมงาน Scrum ทำงานในระยะเวลาสั้นๆ หนึ่งถึงสามสัปดาห์ที่เรียกว่า 'sprints' การวิ่งแต่ละครั้งจะมีชุดเป้าหมายสำหรับทีมที่จะบรรลุผลสำเร็จ ตลอดการวิ่ง ทีมงานจะจัดการประชุมเป็นประจำเพื่อแชร์ข้อมูลอัปเดต มอบหมาย และให้ข้อเสนอแนะแก่กันและกัน

ประโยชน์ของการแย่งชิงวิธีการพัฒนาแบบดั้งเดิม

นอกจาก Scrum แล้ว หนึ่งในกลยุทธ์การจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ วิธีน้ำตก ประกอบด้วยแผนเชิงเส้นที่ทีมดำเนินการตามขั้นตอนจนเสร็จทีละรายการ โครงการที่ใช้วิธี Waterfall มักจะเริ่มต้นด้วยระยะเวลาการวางแผน ซึ่งในระหว่างนั้นทีมจะพยายามออกแบบผลิตภัณฑ์อย่างครบถ้วนก่อนที่จะทำการพัฒนา

อย่างไรก็ตาม ปัญหาทั่วไปของวิธีนี้ก็คือ ทีมงานจะย้ายจากขั้นตอนหนึ่งไปอีกขั้น เพียงเพื่อจะตระหนักว่าแผนเริ่มต้นของพวกเขาจะไม่ทำงาน หรือไม่สมบูรณ์ สิ่งนี้ทำให้ทีมกลับมา เนื่องจากพวกเขาต้องกลับไปที่ขั้นตอนการวางแผนและเริ่มต้นกระบวนการใหม่อีกครั้ง

บางครั้ง ทีมที่ใช้วิธี Waterfall จะนำเสนอผลลัพธ์สุดท้ายให้กับลูกค้า เพียงเพื่อจะได้ยินว่าสิ่งที่พวกเขาสร้างขึ้นนั้นไม่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าจริงๆ ซึ่งบางครั้งส่งผลให้ขาดเงิน หรือทีมงานต้องเริ่มโครงการใหม่ตั้งแต่ต้น

Scrum มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าวิธีนี้เพราะจะช่วยให้ทีมมีเป้าหมายที่ชัดเจนและมุ่งเน้น ออกแบบมาให้ปรับเปลี่ยนได้ ซึ่งเป็นหนึ่งในคุณสมบัติสำคัญของ Agile เพื่อป้องกันความล้มเหลวครั้งใหญ่ นอกจากนี้ Scrum ยังรวมข้อเสนอแนะจากเจ้าของผลิตภัณฑ์ตลอดกระบวนการเพื่อป้องกันความไม่พอใจของลูกค้า

วิธีการใช้ Scrum Collaboration Method (7 ขั้นตอนสำคัญ)

Scrum เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่เฉพาะเจาะจงมาก โดยผสมผสานเอกสารและการประชุมบางอย่างไว้ด้วยกัน แม้ว่าในตอนแรกอาจดูเหมือนมีการกำหนดไว้เล็กน้อย แต่ขั้นตอนจริงๆ แล้วช่วยให้ทีมมีความยืดหยุ่นมากขึ้น และทำให้สามารถปรับให้เข้ากับปัญหาที่ไม่คาดฝันได้

ขั้นตอนที่ 1: สร้าง Backlog ของผลิตภัณฑ์ของคุณเพื่อสรุปคุณสมบัติที่สำคัญ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ Scrum แบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็น sprints ทีมสามารถวิ่งได้มากเท่าที่ต้องการเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์สุดท้ายในเวอร์ชันที่ดีที่สุด การวิ่งครั้งแรกเริ่มต้นด้วย Product Owner ที่สร้าง 'Product Backlog'

นี่คือเอกสารที่มีคุณลักษณะที่สำคัญของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายทั้งหมด Product Backlog ไม่ควรระบุงานระดับต่ำที่อาจนำไปสู่การสร้างผลิตภัณฑ์ แต่ควรเน้นที่ภาพรวม Product Backlog เริ่มต้นจะต้องรวมคุณลักษณะพื้นฐานที่จำเป็นที่สุดของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Scrum เพื่อสร้างบ้าน Product Backlog เริ่มต้นอาจรวมถึงฐานราก ผนัง และหลังคาของบ้าน จะไม่ระบุถึงสิ่งต่างๆ เช่น พื้นหรือโคมไฟ เนื่องจากเป็นรายละเอียดการตกแต่งในทางเทคนิคเพียงเล็กน้อย

ขั้นตอนที่ 2: จัด 'Sprint Planning Meeting' เพื่อกำหนดเป้าหมายของคุณ

เมื่อเจ้าของผลิตภัณฑ์เสร็จสิ้น Backlog ของผลิตภัณฑ์แรกแล้ว ทีมงานของคุณควรจัด 'Sprint Planning Meeting' ในการประชุมนี้ คุณจะกำหนดเป้าหมายสำหรับการวิ่งระยะสั้นที่จะเกิดขึ้น ซึ่งจะมีขึ้นในช่วงหนึ่งถึงสามสัปดาห์ข้างหน้า

การประชุมนี้ไม่ควรมีลักษณะเหมือนช่วงการวางแผนที่กว้างขวางที่ใช้ในวิธี Waterfall แต่ทีมของคุณควรตรวจสอบ Product Backlog แล้วพิจารณาว่าเป้าหมายใดที่คุณสามารถทำให้เป็นจริงได้ภายในระยะเวลาที่กำหนดของ Sprint

เพื่อย้อนกลับไปที่ตัวอย่างบ้านของเรา ในการประชุม Sprint Planning Meeting ครั้งแรก คุณอาจพิจารณาว่าทีมของคุณมีเวลาเพียงแค่วางรากฐานและจัดวางบ้านใน Sprint ที่กำลังจะมาถึง นี่เป็นงานเดียวที่คุณจะพูดคุยระหว่างการประชุม คุณจะทิ้งเป้าหมายที่เหลือไว้ใน Product Backlog สำหรับการวิ่งครั้งต่อไป

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มรายการใน Sprint Backlog เพื่อให้อยู่ใน Task

เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายสำหรับการวิ่งครั้งแรกแล้ว ทีมของคุณสามารถสร้าง 'Sprint Backlog' ซึ่งเป็นเอกสารอีกฉบับที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมของคุณมีภาระงาน หลายทีมสร้าง Sprint Backlogs โดยใช้ไวท์บอร์ดและบันทึกย่อช่วยเตือนที่จัดเป็นสามคอลัมน์: 'สิ่งที่ต้องทำ', 'กำลังดำเนินการ' และ 'เสร็จสิ้น'

บันทึกย่อช่วยเตือนควรมีงานเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่เลือกจาก Product Backlog ระหว่างการประชุม Sprint Planning Meeting สมาชิกในทีมสามารถย้ายบันทึกย่อช่วยเตือนระหว่างคอลัมน์ขณะทำงาน วิธีนี้ทำให้ทุกคนรู้อยู่เสมอว่ากำลังดำเนินการอะไรอยู่และยังต้องแก้ไขอะไรอยู่

ในตัวอย่างของเรา งานบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของการวางรากฐานและการวางโครงบ้านอาจเป็นการรวบรวมวัสดุ ผสมคอนกรีต และเขียงสำหรับโครงให้ได้ความยาวที่ถูกต้อง รายการเหล่านี้สามารถเขียนลงในบันทึกย่อช่วยเตือนและเพิ่มลงใน Sprint Backlog

ขั้นตอนที่ 4: รวมการประชุมยืนขึ้นทุกวันเพื่อรักษาการสื่อสาร

ทุกวันในระหว่างการวิ่งแต่ละครั้ง ทีมของคุณควรจัดการประชุมสั้น ๆ ไม่เกินสิบห้านาที สิ่งเหล่านี้บางครั้งเรียกว่า 'สแตนด์อัพรายวัน' และมักจะยืนเป็นวงกลม ในระหว่างการประชุมเหล่านี้ สมาชิกในทีมสามารถให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับรายการที่ระบุว่า 'กำลังดำเนินการ' ใน Sprint Backlog ได้ คุณอาจมอบหมายงานที่ยังคงแสดงอยู่ในคอลัมน์ 'สิ่งที่ต้องทำ'

นี่เป็นโอกาสสำหรับทีมที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นและอาจทำให้เกิดความพ่ายแพ้ ทีมงานสามารถให้คำแนะนำในการแก้ไขปัญหาหรือจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อช่วยแก้ปัญหาก่อนสิ้นสุดการวิ่ง

ขั้นตอนที่ 5: นำเสนอผล Sprint ให้กับเจ้าของผลิตภัณฑ์ของคุณเพื่อขอคำติชม

เมื่อสิ้นสุดการวิ่ง ทีมงานควรนำเสนอผลิตภัณฑ์ต่อเจ้าของผลิตภัณฑ์ พวกเขาจะประเมินว่าพร้อมสำหรับการเปิดตัวหรือไม่ หรือจำเป็นต้องมีการวิ่งอีกขั้นก่อนเผยแพร่ผลิตภัณฑ์ นี่คือวิธีที่ Scrum รวมคำติชมของลูกค้าเข้ากับกระบวนการเพื่อช่วยป้องกันความไม่พอใจ

อาจจำเป็นต้องใช้การวิ่งเพิ่มเติมด้วยเหตุผลหลายประการ บางครั้งเป้าหมายของการวิ่งระยะสั้นคือเพื่อให้ผลิตภัณฑ์มีคุณสมบัติที่จำเป็นที่สุดเท่านั้น เช่นเดียวกับในตัวอย่างบ้านของเรา เจ้าของผลิตภัณฑ์สามารถเลือกขายบ้านที่มีเพียงฐานรากและโครง อย่างไรก็ตาม มันจะมีค่ามากขึ้นหากมีการวิ่งอื่นเพื่อเพิ่มคุณสมบัติ

บางครั้ง เมื่อสิ้นสุดการวิ่งเร็วจะเผยให้เห็นว่าคุณสมบัติที่สำคัญนั้นไม่จำเป็นจริงๆ ในกรณีนี้ ทีมงานสามารถปรับเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ในการวิ่งครั้งต่อไปเพื่อนำออก เจ้าของผลิตภัณฑ์อาจตระหนักถึงความต้องการคุณลักษณะที่พวกเขาไม่เคยคิดมาก่อน และเลือกที่จะวิ่งอีกครั้งเพื่อรวมแนวคิดใหม่เหล่านี้

ขั้นตอนที่ 6: จัดการประชุมย้อนหลังของ Sprint เพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมของคุณสามารถปรับปรุงได้

เมื่อสิ้นสุดการวิ่งแต่ละครั้ง ทีมควรจัด 'Sprint Retrospective Meeting' เพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาสามารถปรับปรุงได้ นี่เป็นโอกาสที่จะพูดคุยถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในการวิ่งครั้งก่อน และสังเกตพื้นที่ที่ทีมของคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้

วัตถุประสงค์ของการประชุมครั้งนี้ไม่ใช่การดูถูกกันหรือบ่นเกี่ยวกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ให้พยายามมองทั้งกลุ่มแทน การประชุมย้อนหลังควรพยายามปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม และมุ่งเน้นที่กระบวนการพัฒนามากกว่าที่ผลิตภัณฑ์

ขั้นตอนที่ 7: ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่สมบูรณ์

หลังจากที่เจ้าของผลิตภัณฑ์ตรวจสอบผลิตภัณฑ์และทีมจัดการประชุมย้อนหลังของ Sprint แล้ว ทีมงานก็สามารถเตรียมตัวสำหรับการวิ่งครั้งต่อไปได้ เจ้าของผลิตภัณฑ์ควรกลับมาที่ Product Backlog เพื่อเพิ่มหรือลบคุณสมบัติที่กล่าวถึงในระหว่างการตรวจทานผลิตภัณฑ์ จากนั้น การประชุมวางแผนการวิ่งครั้งใหม่ควรกำหนดเป้าหมายสำหรับการวิ่งครั้งต่อไป

ทีมของคุณสามารถวิ่งต่อไปได้จนกว่า Product Owner จะพอใจกับผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายอย่างสมบูรณ์ เจ้าของผลิตภัณฑ์อาจเลือกที่จะเผยแพร่เวอร์ชันของผลิตภัณฑ์ไปพร้อมกัน โดยมีการเปิดตัวเพิ่มเติมเมื่อผลิตภัณฑ์มีการปรับปรุง เป้าหมายและงานอาจมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้นตั้งแต่วิ่งไปจนถึงวิ่ง

บทสรุป

โครงการระยะยาวอาจจบลงด้วยความพ่ายแพ้ หากความพ่ายแพ้ซ้ำแล้วซ้ำเล่านำไปสู่กำหนดเวลาที่พลาดไปและผลลัพธ์ที่ต่ำกว่ามาตรฐาน ลูกค้าของคุณอาจตัดสินใจได้ว่าผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายของคุณไม่ตอบสนองความต้องการของพวกเขา ทำให้การทำงานหนักทั้งหมดของคุณสูญเปล่า วิธี Scrum พยายามหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้โดยนำความคิดเห็นของลูกค้าไปใช้ กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน และสร้างทีมที่ทำงานร่วมกัน

ตอนนี้คุณได้เรียนรู้พื้นฐานของ Scrum แล้ว คุณสามารถรวมเข้ากับโปรเจ็กต์ของทีมต่อไปได้ ระมัดระวังในการรวบรวมสมาชิกในทีมของคุณ โดยใช้เอกสารเช่น Product และ Sprint Backlogs จัดการประชุมตามปกติ และรวมคำติชมของ Product Owner ของคุณเพื่อสร้างเวอร์ชันที่ดีที่สุดสำหรับผลลัพธ์สุดท้ายของคุณ

คุณมีคำถามใดๆ เกี่ยวกับวิธีการทำงานร่วมกันของ Scrum หรือไม่? ถามพวกเขาในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพขนาดย่อของบทความ: Andrew Rybalko / shutterstock