Una guía simple para la metodología de colaboración Scrum

Idealmente, completar un proyecto a largo plazo debería implicar un retroceso mínimo y terminar con un cliente o cliente satisfecho. En realidad, este no es siempre el caso. La 'Metodología de colaboración Scrum', o simplemente 'Scrum', intenta evitar contratiempos y mejorar la satisfacción del cliente abordando el desarrollo del proyecto pieza por pieza.

En este artículo, explicaremos el método Scrum y sus beneficios sobre las estrategias de gestión de proyectos más tradicionales. Luego, proporcionaremos pasos sobre cómo implementar Scrum para su próximo proyecto.

¡Hagámoslo!

Introducción al método de colaboración Scrum

Para entender qué es Scrum, primero tenemos que entender el método Agile. Creado inicialmente para ayudar a los desarrolladores de software a gestionar proyectos de forma más eficaz y eficiente, Agile se refiere a un conjunto de valores, principios y prácticas. Los equipos de desarrollo utilizan Agile como guía mientras completan proyectos.

Scrum es una metodología que aplica valores y principios ágiles. Al igual que Agile, Scrum fue utilizado por primera vez por desarrolladores de software. Sin embargo, se ha extendido y ahora lo utilizan otros desarrolladores de productos, empresarios y cualquier otra persona que intente emprender un proyecto complejo.

Por lo general, Scrum involucra a un equipo colaborativo formado por cinco a siete personas. Hay tres roles dentro del equipo Scrum: el propietario del producto, el Scrum Master y los miembros del equipo en general. Los miembros del equipo serán los que hagan el trabajo de desarrollar el producto.

El Product Owner es el inversor clave del proyecto o su cliente. Su función es proporcionar orientación a los miembros generales del equipo mediante la recopilación de información sobre las necesidades esenciales del producto final. El Scrum Master ayuda a asegurarse de que el equipo esté implementando la metodología correctamente.

El equipo de Scrum trabaja en pocas palabras, ráfagas de una a tres semanas llamadas 'sprints'. Cada sprint tendrá un determinado conjunto de objetivos para que el equipo logre. A lo largo del sprint, el equipo lleva a cabo reuniones periódicas para compartir actualizaciones, delegar y proporcionar comentarios entre sí.

Los beneficios de Scrum sobre los métodos de desarrollo tradicionales

Además de Scrum, una de las estrategias de gestión de proyectos más populares es el Método Waterfall. Consiste en un plan lineal en el que el equipo lleva a cabo los pasos hasta su finalización, uno a la vez. Los proyectos que utilizan el método Waterfall generalmente comienzan con un período de planificación, durante el cual el equipo intenta diseñar el producto en su totalidad antes de pasar al desarrollo.

Sin embargo, un problema común con este método es que el equipo pasará de un paso al siguiente, solo para darse cuenta de que sus planes iniciales no funcionarán o están incompletos. Esto hace retroceder al equipo, ya que tienen que volver a la etapa de planificación y comenzar el proceso de nuevo.

A veces, los equipos que utilizan el método de cascada presentarán los resultados finales al cliente, solo para escuchar que lo que han construido no satisface realmente las necesidades del cliente. Esto a veces da como resultado la falta de pago o que el equipo tenga que comenzar el proyecto desde el principio.

Scrum está destinado a ser más eficiente y efectivo que este método porque proporciona al equipo objetivos claros y enfocados. Está diseñado para ser adaptable, una de las cualidades ágiles clave, para evitar contratiempos importantes. Además, Scrum incorpora comentarios del Product Owner durante todo el proceso para evitar la insatisfacción del cliente.

Cómo implementar el método de colaboración Scrum (7 pasos clave)

Scrum implica un proceso muy específico, incorporando ciertos documentos y reuniones a lo largo del camino. Si bien puede parecer un poco prescriptivo al principio, los pasos en realidad brindan a los equipos más flexibilidad y permiten adaptarse a problemas imprevistos.

Paso 1: cree la lista de trabajos pendientes de su producto para describir las características esenciales

Como mencionamos antes, Scrum divide los proyectos en sprints. Un equipo puede ejecutar tantos sprints como necesite para crear la mejor versión del producto final. El primer sprint comienza con el Product Owner creando el 'Product Backlog'.

Este es un documento que incluye todas las características esenciales del producto final. El Backlog del producto no debe especificar tareas de bajo nivel que puedan implicar la creación del producto, sino que debe centrarse en el panorama general. La Pila de Producto inicial solo necesita incorporar las características necesarias más básicas del producto final.

Por ejemplo, si estuviera utilizando Scrum para construir una casa, la Pila de Producto inicial podría incluir los cimientos, las paredes y el techo de la casa. No especificaría cosas como pisos o artefactos de iluminación, ya que técnicamente son pequeños detalles de acabado.

Paso 2: Celebre una 'reunión de planificación de Sprint' para determinar sus objetivos

Una vez que el Product Owner ha completado la primera Product Backlog, todo su equipo debe realizar una 'Reunión de planificación de Sprint'. En esta reunión, determinará los objetivos para el próximo sprint, que tendrá lugar durante las próximas una a tres semanas.

Esta reunión no debería parecerse a las extensas sesiones de planificación que se utilizan en el método de cascada. En su lugar, su equipo debe examinar el Product Backlog y luego determinar qué objetivos puede completar de manera realista dentro del período de tiempo designado del sprint.

Para volver a nuestro ejemplo de la casa, en la primera reunión de planificación del Sprint, puede determinar que su equipo solo tiene tiempo para sentar las bases y enmarcar la casa en el próximo Sprint. Estas son las únicas tareas que discutiría durante la reunión. Dejaría el resto de los objetivos en el Product Backlog para el próximo sprint.

Paso 3: agregue elementos a su Sprint Backlog para permanecer en la tarea

Una vez que haya determinado los objetivos para su primer sprint, su equipo puede crear un 'Sprint Backlog', otro documento diseñado para ayudar a mantener a su equipo en la tarea. Muchos equipos crean Sprint Backlogs usando una pizarra y notas adhesivas organizadas en tres columnas: "pendientes", "en curso" y "hecho".

Las notas adhesivas deben contener tareas específicas relacionadas con los objetivos seleccionados del Product Backlog durante la Sprint Planning Meeting. Los miembros del equipo pueden mover las notas adhesivas entre las columnas mientras trabajan en sus tareas. De esta manera, todo el mundo siempre sabe en qué se está trabajando y qué es lo que aún debe abordarse.

En nuestro ejemplo, algunas tareas relacionadas con los objetivos de colocar los cimientos y enmarcar la casa podrían ser reunir materiales, mezclar concreto y tablas de cortar para el marco con las longitudes correctas. Estos elementos pueden escribirse en notas adhesivas y agregarse al Sprint Backlog.

Paso 4: incorpore reuniones diarias de pie para mantener la comunicación

Todos los días durante cada sprint, su equipo debe realizar una reunión breve de no más de quince minutos. A veces se les llama 'Stand-Ups diarios' y generalmente se mantienen de pie en círculo. Durante estas reuniones, los miembros del equipo pueden brindar actualizaciones sobre los elementos que se enumeran actualmente como "en progreso" en el Sprint Backlog. También puede delegar las tareas que aún figuran en la columna "pendientes".

Esta es una oportunidad para que el equipo discuta cualquier problema que haya surgido y que pueda causar contratiempos. El equipo puede dar sugerencias para solucionar problemas o reasignar recursos para ayudar a resolver el problema antes del final del sprint.

Paso 5: Presente los resultados del Sprint al propietario del producto para recibir comentarios

Al final del sprint, el equipo debe presentar el producto al Product Owner. Evaluarán si está listo para su lanzamiento o si se requiere otro sprint antes de que el producto esté disponible. Así es como Scrum incorpora los comentarios de los clientes en el proceso para ayudar a prevenir su insatisfacción.

Podría ser necesario un sprint adicional por diversas razones. A veces, el objetivo de un sprint es solo adaptar el producto a sus características más esenciales, como en nuestro ejemplo de la casa. El propietario del producto podría optar por vender la casa solo con una base y un marco. Sin embargo, será más valioso si se realiza otro sprint para agregar funciones.

A veces, el final de un sprint revelará que las funciones esenciales no son realmente necesarias. En este caso, el equipo podría modificar el producto en el próximo sprint para eliminarlos. El propietario del producto también puede darse cuenta de la necesidad de características en las que no había pensado anteriormente y optar por ejecutar otro sprint para incorporar estas nuevas ideas.

Paso 6: Celebre una reunión retrospectiva de Sprint para discutir lo que su equipo puede mejorar

Al final de cada sprint, el equipo debe realizar una 'Reunión retrospectiva de Sprint' para discutir qué pueden mejorar. Esta es una oportunidad para hablar sobre los problemas que surgieron en el sprint anterior y anotar las áreas en las que su equipo puede aumentar la eficiencia.

El propósito de esta reunión no es humillarse o quejarse de otros miembros del equipo. En su lugar, intente mirar al grupo como un todo. La reunión retrospectiva debe esforzarse por mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y centrarse en el proceso de desarrollo más que en el producto.

Paso 7: repita los pasos anteriores para crear un producto final completo

Una vez que el propietario del producto revisa el producto y el equipo lleva a cabo la reunión retrospectiva del Sprint, el equipo puede prepararse para el siguiente Sprint. El propietario del producto debe volver a visitar la lista de trabajos pendientes del producto para agregar o eliminar cualquier característica discutida durante la revisión del producto. Luego, una nueva reunión de planificación de Sprint debería determinar los objetivos para el próximo Sprint.

Su equipo puede continuar ejecutando sprints hasta que el propietario del producto esté completamente satisfecho con el producto final. El propietario del producto puede optar por lanzar versiones del producto en el camino, con lanzamientos adicionales a medida que el producto mejora. Los objetivos y las tareas pueden volverse más específicos de un sprint a otro.

Conclusión

Los proyectos a largo plazo pueden terminar en derrota si los contratiempos repetidos conducen a plazos incumplidos y resultados por debajo de la media. Su cliente puede incluso decidir que su producto final no satisface sus necesidades, lo que hace que todo su arduo trabajo se desperdicie. El método Scrum busca evitar estos problemas implementando los comentarios de los clientes, estableciendo objetivos claros y creando equipos colaborativos.

Ahora que ha aprendido los conceptos básicos de Scrum, puede incorporarlo a su próximo proyecto de equipo. Tenga cuidado al reunir a los miembros de su equipo, utilizar documentos como el Product y Sprint Backlogs, organizar reuniones periódicas e incorporar los comentarios de su Product Owner para crear la mejor versión posible de su resultado final.

¿Tiene alguna pregunta sobre el método de colaboración Scrum? ¡Pregúntales en la sección de comentarios a continuación!

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