Panduan Sederhana untuk Metodologi Kolaborasi Scrum

Idealnya, menyelesaikan proyek jangka panjang harus melibatkan sedikit backtracking, dan diakhiri dengan pelanggan atau klien yang puas. Pada kenyataannya, ini tidak selalu terjadi. 'Metodologi Kolaborasi Scrum' – atau hanya 'Scrum' – berupaya mencegah kemunduran dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menangani pengembangan proyek sepotong demi sepotong.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan metode Scrum dan manfaatnya dibandingkan strategi manajemen proyek yang lebih tradisional. Kemudian kami akan memberikan langkah-langkah tentang cara mengimplementasikan Scrum untuk proyek Anda berikutnya.

Mari kita lakukan!

Pengantar Metode Kolaborasi Scrum

Untuk memahami apa itu Scrum, pertama-tama kita harus memahami metode Agile. Awalnya dibuat untuk membantu pengembang perangkat lunak mengelola proyek secara lebih efektif dan efisien, Agile mengacu pada serangkaian nilai, prinsip, dan praktik. Tim pengembangan menggunakan Agile sebagai panduan saat mereka menyelesaikan proyek.

Scrum adalah metodologi yang menerapkan nilai dan prinsip Agile. Seperti Agile, Scrum pertama kali digunakan oleh pengembang perangkat lunak. Namun, itu telah menyebar dan sekarang digunakan oleh pengembang produk lain, pengusaha, dan siapa pun yang mencoba mengerjakan proyek yang kompleks.

Biasanya, Scrum melibatkan tim kolaboratif yang terdiri dari lima hingga tujuh orang. Ada tiga peran dalam tim Scrum: Pemilik Produk, Master Scrum, dan anggota tim umum. Anggota tim akan menjadi orang yang melakukan pekerjaan mengembangkan produk.

Pemilik Produk adalah investor utama proyek, atau klien Anda. Peran mereka adalah memberikan arahan kepada anggota tim umum dengan mengumpulkan informasi tentang kebutuhan esensial produk akhir. Scrum Master membantu memastikan tim menerapkan metodologi dengan benar.

Tim Scrum bekerja singkatnya, satu hingga tiga minggu yang disebut 'sprint'. Setiap sprint akan memiliki serangkaian tujuan tertentu untuk dicapai oleh tim. Sepanjang sprint, tim mengadakan pertemuan rutin untuk berbagi pembaruan, mendelegasikan, dan memberikan umpan balik satu sama lain.

Manfaat Scrum Dibandingkan Metode Pengembangan Tradisional

Selain Scrum, salah satu strategi manajemen proyek yang paling populer adalah Metode Waterfall. Ini terdiri dari rencana linier di mana tim melakukan langkah-langkah hingga penyelesaian satu per satu. Proyek yang menggunakan Metode Waterfall biasanya dimulai dengan periode perencanaan, di mana tim mencoba merancang produk secara keseluruhan sebelum melanjutkan ke pengembangan.

Namun, masalah umum dengan metode ini adalah bahwa tim akan berpindah dari satu langkah ke langkah berikutnya, hanya untuk menyadari bahwa rencana awal mereka tidak akan berhasil, atau tidak lengkap. Ini membuat tim mundur, karena mereka harus kembali ke tahap perencanaan dan memulai proses dari awal lagi.

Terkadang, tim yang menggunakan Metode Waterfall akan mempresentasikan hasil akhir kepada klien, hanya untuk mendengar bahwa apa yang mereka bangun tidak benar-benar memenuhi kebutuhan klien. Hal ini terkadang mengakibatkan kurangnya pembayaran, atau tim harus memulai proyek dari awal.

Scrum dimaksudkan untuk menjadi lebih efisien dan efektif daripada metode ini karena memberikan tim dengan tujuan yang jelas dan terfokus. Ini dirancang agar mudah beradaptasi – salah satu kualitas utama Agile – untuk mencegah kemunduran besar. Selain itu, Scrum menggabungkan umpan balik dari Pemilik Produk selama proses untuk mencegah ketidakpuasan klien.

Bagaimana Menerapkan Metode Kolaborasi Scrum (7 Langkah Kunci)

Scrum melibatkan proses yang sangat spesifik, menggabungkan dokumen dan pertemuan tertentu di sepanjang jalan. Meskipun pada awalnya mungkin tampak sedikit menentukan, langkah-langkah tersebut sebenarnya memberi tim lebih banyak fleksibilitas, dan memungkinkan untuk beradaptasi dengan masalah yang tidak terduga.

Langkah 1: Buat Backlog Produk Anda untuk Menguraikan Fitur Penting

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Scrum membagi proyek menjadi sprint. Sebuah tim dapat menjalankan sprint sebanyak yang dibutuhkan untuk menciptakan versi terbaik dari produk akhir. Sprint pertama dimulai dengan Product Owner yang membuat 'Product Backlog'.

Ini adalah dokumen yang mencakup semua fitur penting produk akhir. Product Backlog seharusnya tidak menentukan tugas tingkat rendah yang mungkin digunakan untuk membuat produk, melainkan harus fokus pada gambaran besar. Product Backlog awal hanya perlu memasukkan karakteristik paling dasar yang diperlukan dari produk akhir.

Misalnya, jika Anda menggunakan Scrum untuk membangun rumah, Product Backlog awal mungkin mencakup pondasi, dinding, dan atap rumah. Itu tidak akan menentukan hal-hal seperti lantai atau perlengkapan lampu, karena itu adalah detail finishing yang secara teknis kecil.

Langkah 2: Adakan 'Pertemuan Perencanaan Sprint' untuk Menentukan Tujuan Anda

Setelah Pemilik Produk menyelesaikan Product Backlog pertama, seluruh tim Anda harus mengadakan 'Rapat Perencanaan Sprint'. Dalam pertemuan ini, Anda akan menentukan tujuan untuk sprint mendatang, yang akan berlangsung selama satu hingga tiga minggu ke depan.

Pertemuan ini seharusnya tidak terlihat seperti sesi perencanaan ekstensif yang digunakan dalam Metode Air Terjun. Sebagai gantinya, tim Anda harus memeriksa Product Backlog, lalu menentukan tujuan mana yang dapat Anda selesaikan secara realistis dalam jangka waktu yang ditentukan sprint.

Untuk kembali ke contoh rumah kami, pada Rapat Perencanaan Sprint pertama Anda dapat menentukan bahwa tim Anda hanya memiliki waktu untuk meletakkan fondasi dan membingkai rumah di sprint mendatang. Ini adalah satu-satunya tugas yang akan Anda diskusikan selama rapat. Anda akan meninggalkan sisa gol di Product Backlog untuk sprint berikutnya.

Langkah 3: Tambahkan Item ke Sprint Backlog Anda untuk Tetap Bekerja

Setelah Anda menentukan tujuan untuk sprint pertama Anda, tim Anda dapat membuat 'Sprint Backlog' – dokumen lain yang dirancang untuk membantu tim Anda tetap pada tugas. Banyak tim membuat Sprint Backlog menggunakan papan tulis dan catatan tempel yang disusun dalam tiga kolom: 'yang harus dilakukan', 'sedang berlangsung', dan 'selesai'.

Catatan tempel harus berisi tugas-tugas khusus yang terkait dengan tujuan yang dipilih dari Product Backlog selama Rapat Perencanaan Sprint. Anggota tim dapat memindahkan catatan tempel di antara kolom saat mereka mengerjakan tugas mereka. Dengan cara ini semua orang selalu tahu apa yang sedang dikerjakan dan apa yang masih perlu ditangani.

Dalam contoh kita, beberapa tugas yang berkaitan dengan tujuan meletakkan fondasi dan membingkai rumah mungkin mengumpulkan bahan, mencampur beton, dan memotong papan untuk bingkai dengan panjang yang benar. Item ini dapat ditulis pada catatan tempel dan ditambahkan ke Sprint Backlog.

Langkah 4: Gabungkan Rapat Stand-Up Harian untuk Menjaga Komunikasi

Setiap hari selama setiap sprint, pertemuan singkat tidak lebih dari lima belas menit harus diadakan oleh tim Anda. Ini kadang-kadang disebut 'Harian Stand-Ups', dan biasanya diadakan berdiri dalam lingkaran. Selama pertemuan ini, anggota tim dapat memberikan pembaruan pada item yang saat ini terdaftar sebagai 'sedang berlangsung' di Sprint Backlog. Anda juga dapat mendelegasikan tugas yang masih tercantum di kolom 'yang harus dilakukan'.

Ini adalah kesempatan bagi tim untuk mendiskusikan setiap masalah yang muncul dan mungkin menyebabkan kemunduran. Tim dapat memberikan saran untuk pemecahan masalah atau mengalokasikan kembali sumber daya untuk membantu memecahkan masalah sebelum akhir sprint.

Langkah 5: Presentasikan Hasil Sprint kepada Pemilik Produk Anda untuk Umpan Balik

Di akhir sprint, tim harus mempresentasikan produk kepada Pemilik Produk. Mereka akan mengevaluasi apakah itu siap untuk dirilis, atau jika sprint lain diperlukan sebelum membuat produk tersedia. Beginilah cara Scrum memasukkan umpan balik klien ke dalam proses untuk membantu mencegah ketidakpuasan mereka.

Sprint tambahan mungkin diperlukan karena berbagai alasan. Terkadang tujuan sprint hanya untuk menyesuaikan produk dengan fitur-fiturnya yang paling penting, seperti dalam contoh rumah kita. Pemilik Produk dapat memilih untuk menjual rumah hanya dengan fondasi dan bingkai. Namun, akan lebih berharga jika diadakan sprint lagi untuk menambah fitur.

Terkadang, akhir sprint akan mengungkapkan bahwa fitur penting sebenarnya tidak diperlukan. Dalam hal ini, tim dapat memodifikasi produk di sprint berikutnya untuk menghapusnya. Pemilik Produk mungkin juga menyadari kebutuhan akan fitur yang sebelumnya tidak mereka pikirkan, dan memilih untuk menjalankan sprint lain untuk memasukkan ide-ide baru ini.

Langkah 6: Adakan Pertemuan Retrospektif Sprint untuk Membahas Apa yang Dapat Ditingkatkan Tim Anda

Di akhir setiap sprint, tim harus mengadakan 'Pertemuan Retrospektif Sprint' untuk membahas apa yang dapat mereka tingkatkan. Ini adalah kesempatan untuk membicarakan masalah yang muncul di sprint sebelumnya, dan mencatat area di mana tim Anda dapat meningkatkan efisiensi.

Tujuan pertemuan ini bukan untuk saling menjatuhkan atau mengeluh tentang anggota tim lainnya. Sebaliknya, cobalah untuk melihat kelompok secara keseluruhan. Pertemuan Retrospektif harus berusaha untuk meningkatkan komunikasi di antara anggota tim, dan fokus pada proses pengembangan daripada produk.

Langkah 7: Ulangi Langkah Sebelumnya untuk Membuat Produk Akhir yang Lengkap

Setelah Product Owner mereview produk dan tim mengadakan Sprint Retrospective Meeting, tim dapat bersiap untuk sprint berikutnya. Pemilik Produk harus mengunjungi kembali Product Backlog untuk menambah atau menghapus fitur apa pun yang dibahas selama peninjauan produk. Kemudian, Rapat Perencanaan Sprint baru harus menentukan tujuan untuk sprint berikutnya.

Tim Anda dapat terus menjalankan sprint hingga Pemilik Produk benar-benar puas dengan produk akhir. Pemilik Produk dapat memilih untuk merilis versi produk di sepanjang jalan, dengan rilis tambahan seiring dengan peningkatan produk. Tujuan dan tugas mungkin menjadi lebih spesifik dari sprint ke sprint.

Kesimpulan

Proyek jangka panjang dapat berakhir dengan kekalahan jika kemunduran berulang menyebabkan tenggat waktu yang terlewat dan hasil di bawah standar. Klien Anda bahkan mungkin memutuskan produk akhir Anda tidak memenuhi kebutuhan mereka, menyebabkan semua kerja keras Anda sia-sia. Metode Scrum berusaha menghindari masalah ini dengan menerapkan umpan balik klien, menetapkan tujuan yang jelas, dan membangun tim kolaboratif.

Sekarang Anda telah mempelajari dasar-dasar Scrum, Anda dapat memasukkannya ke dalam proyek tim Anda berikutnya. Berhati-hatilah dalam mengumpulkan anggota tim Anda, menggunakan dokumen seperti Product dan Sprint Backlogs, mengadakan pertemuan rutin, dan memasukkan umpan balik Pemilik Produk Anda untuk membuat versi terbaik dari hasil akhir Anda.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang Metode Kolaborasi Scrum? Tanya mereka di bagian komentar di bawah!

Gambar Artikel Thumbnail: Andrew Rybalko / shutterstock