การจัดการโครงการ Agile คืออะไร? คู่มือง่ายๆ

โลกสมัยใหม่เป็นที่ที่ผู้คนคาดหวังผลลัพธ์อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น คอร์ของ WordPress สามารถเผยแพร่การอัปเดตได้อย่างรวดเร็วเนื่องจากความต้องการ และไม่ใช่บริษัทซอฟต์แวร์เพียงแห่งเดียวที่ทำเช่นนั้น หากคุณต้องการให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพในระดับนี้เมื่อพูดถึงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ คุณต้องใช้แนวทางการจัดการที่เหมาะสม

การจัดการโครงการ “เปรียว” นั้นเกี่ยวกับการทำซ้ำอย่างรวดเร็ว และการแยกโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้ ส่วนที่ดีที่สุดคือ มันใช้ไม่ได้กับโครงการที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์เท่านั้น ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับการจัดการโปรเจ็กต์แบบ Agile ประโยชน์ของมัน และวิธีการทำงาน

ไปกันเถอะ!

บทนำสู่การจัดการโครงการแบบ Agile

ลองนึกภาพทีมของคุณได้รับมอบหมายให้พัฒนาระบบจัดการเนื้อหา (CMS) ที่ "เรียบง่าย" ตั้งแต่เริ่มต้น คุณมีรายการคุณลักษณะที่จะรวมไว้ เช่น การจัดการโพสต์ การสนับสนุนผู้เขียนหลายคน โปรแกรมแก้ไขข้อความ และอื่นๆ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถเข้าใกล้โครงการที่มีขอบเขตนั้นได้แทบนับไม่ถ้วน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพัฒนาทั้งระบบได้ในคราวเดียวและแสดงให้ลูกค้าเห็นเฉพาะเมื่อคุณมีผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิผลขั้นต่ำ (MVP) ไม่จำเป็นต้องเป็นแนวทางที่ไม่ดี แต่หมายความว่าเวลาเริ่มต้นของโครงการและขั้นตอนการสาธิตอาจใช้เวลานาน

แนวทางที่ "คล่องตัว" มากขึ้น (ขยิบตา) สามารถมุ่งเน้นไปที่การวนซ้ำของโครงการที่เร็วขึ้นแทน คุณสามารถแยกข้อกำหนดเหล่านั้นออกเป็นแกนหลักของโปรเจ็กต์ จากนั้นไปที่การทำงานกับฟีเจอร์แต่ละรายการ

หลักการพื้นฐานของการจัดการโครงการ Agile คือการทำซ้ำอย่างรวดเร็ว นี่หมายถึงการแยกโปรเจ็กต์ออกเป็นส่วนประกอบเล็กๆ ที่คุณสามารถจัดการได้อย่างต่อเนื่องอย่างรวดเร็ว ทุกครั้งที่คุณทำซ้ำสิ่งเหล่านี้ คุณจะตรวจสอบร่วมกับทีมและลูกค้าของคุณ

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการจัดการโครงการแบบ Agile เป็นปรัชญามากกว่าวิธีการ ในทางปฏิบัติ มีวิธีการแบบ Agile มากมายที่คุณสามารถทำตามได้ และเราจะแนะนำให้คุณรู้จักกับวิธีการเหล่านี้ในไม่ช้า ก่อนอื่น เรามาพูดถึงประโยชน์ของปรัชญา Agile กันก่อนว่ามีประโยชน์อย่างไร

ประโยชน์ของแนวทางเปรียว

ประโยชน์หลักของการจัดการโครงการแบบ Agile นั้นอยู่ภายในชื่อ โดยรวมแล้ว ปรัชญาทั้งหมดเกี่ยวกับการช่วยให้ทีมส่งมอบโครงการได้เร็วขึ้น อย่างไรก็ตาม แนวทาง Agile มีประโยชน์มากกว่าความเร็วอีกมากมาย เช่น:

• หยุดโครงการไม่ให้หลุดออกจากราง เนื่องจากคุณกำลังทำงานทีละน้อยและทบทวนความคืบหน้าในทุกขั้นตอน การจับปัญหาก่อนที่จะขยายใหญ่เกินไปจึงกลายเป็นเรื่องง่าย
• คุณสามารถจัดการกับงานที่ซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยปกติ โครงการขนาดใหญ่อาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวมาก แต่แนวทาง "ก้าวเล็กๆ" ที่ดำเนินการโดยฝ่ายบริหาร Agile สามารถทำให้โครงการเหล่านี้ไม่น่ากลัวน้อยลง
• คุณได้รับข้อเสนอแนะมากมาย หลังจากการทำซ้ำทุกครั้ง คุณควรหยุดและทบทวนความคืบหน้าควบคู่ไปกับทีมของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับคำติชมมากมายในทุกขั้นตอน และทีมงานทั้งหมดได้รับทราบข้อมูลตรงกัน
• มันปรับตัวได้สูง วิธีการวนซ้ำของการจัดการโปรเจ็กต์แบบ Agile หมายความว่าการแนะนำคุณลักษณะใหม่หรือปรับเปลี่ยนระหว่างขั้นตอนการพัฒนาจะง่ายขึ้น

อันที่จริง สโลแกนที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการโปรเจ็กต์แบบ Agile ก็คือการทำซ้ำอย่างรวดเร็วพร้อมผลตอบรับที่สม่ำเสมอมากมาย คุณสมบัติเหล่านี้ทำให้ Agile เหมาะสมอย่างยิ่งกับซอฟต์แวร์และโครงการพัฒนาเว็บ ซึ่งมักจะมีการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ อย่างไรก็ตาม ยังเหมาะกับโครงการและสาขาประเภทอื่นๆ อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น แนวทาง Agile ในแคมเปญการตลาดสามารถแบ่งออกได้ดังนี้:

1. ระบุเป้าหมายที่คุณต้องการให้แคมเปญของคุณบรรลุผล
2. แบ่งเป้าหมายออกเป็นงานแต่ละงานและมอบหมายให้ (เช่น ออกแบบโลโก้ คิดสโลแกน เขียนสำเนาสำหรับส่วนเฉพาะ)
3. ตรวจสอบผลลัพธ์ของแต่ละงานและเรียกใช้การทดสอบผู้ใช้เพื่อกำหนดระดับความสำเร็จ
4. ไปสู่ภารกิจต่อไป

ตามหลักการแล้วกระบวนการทั้งหมดจะรวดเร็ว วิธีหนึ่งที่บางทีมสามารถติดตามได้คือการใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน เช่น Trello และกำหนดไทม์ไลน์ให้กับตนเอง เพื่อนำเสนอบริบทเพิ่มเติม เรามาพูดถึงวิธีการเฉพาะของ Agile กัน

3 ตัวอย่างของ Agile Methodology

ระเบียบวิธีของ Agile ทุกวิธีจะแบ่งปันพื้นฐานที่เราได้พูดคุยกันไปแล้ว อย่างไรก็ตาม แต่ละรายการช่วยให้คุณสามารถจัดการกับโครงการโดยใช้แนวทางที่แตกต่างกัน นี่คือตัวเลือกยอดนิยมบางส่วน:

1. การต่อสู้ เราได้พูดคุยเกี่ยวกับ Scrum ในอดีต – ด้วยวิธีการนี้ บุคคลที่รับผิดชอบจะกำหนดงานในมือของผลิตภัณฑ์และจัดลำดับความสำคัญ จากนั้นแต่ละทีมจะได้ "วิ่งเร็ว" โดยในตอนท้ายพวกเขาควรนำเสนอการทำซ้ำใหม่
2. การพัฒนาซอฟต์แวร์แบบลีน วิธีการนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการขจัดฟังก์ชันที่ไม่จำเป็นและมอบคุณค่าที่มากขึ้นให้กับลูกค้าปลายทาง เมื่อพูดถึงการพัฒนาซอฟต์แวร์ วิธีการแบบลีนยังจัดลำดับความสำคัญของการทดสอบอย่างหนักในระหว่างกระบวนการอีกด้วย
3. การเขียนโปรแกรมขั้นสูง (XP) โดยธรรมชาติแล้วการพัฒนาแบบ Agile นั้นค่อนข้างเร็ว อย่างไรก็ตาม ระเบียบวิธีของ XP ได้พัฒนาไปอีกขั้นหนึ่ง โดยการวิ่งปกติจะใช้เวลาระหว่างหนึ่งถึงสามสัปดาห์ แนวคิดก็คือการทำซ้ำได้เร็วขึ้นและการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ในระดับสูง โครงการสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดการโปรเจ็กต์แบบ Agile เหมาะสมอย่างยิ่งกับสถานการณ์ส่วนใหญ่ที่คุณดำเนินโครงการที่เกี่ยวข้องกับทีม ยิ่งโครงการมีความซับซ้อนมากเท่าใด คุณก็ยิ่งได้รับประโยชน์จาก Agile มากเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับคุณว่าจะเลือกวิธีการใด มีตัวเลือกอีกมากมายนอกเหนือจากที่เราได้กล่าวถึงไปแล้ว โดยรวมแล้ว หลักการสำคัญของ Agile มักจะยังคงเหมือนเดิม แต่บางแง่มุม เช่น ความยาวของการวิ่งและการมีส่วนร่วมของผู้ใช้อาจแตกต่างกันไป

เราขอแนะนำให้คุณสำรวจรูปแบบ Agile เพิ่มเติมเพื่อดูว่าคุณพบรูปแบบที่เหมาะกับสไตล์ของคุณหรือไม่ อย่างไรก็ตาม ในระหว่างนี้ มาเจาะลึกกระบวนการจริงกันเถอะ เพื่อให้คุณรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

วิธีเริ่มต้นใช้งานการจัดการโครงการแบบ Agile (4 ขั้นตอน)

เราได้พูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับวิธีการทำงานแบบ Agile และวิธีการทำงานในลักษณะกว้างๆ ตอนนี้ มาดูกันดีกว่าว่ากระบวนการนี้จะเป็นอย่างไรในสถานการณ์ในชีวิตจริง

ขั้นตอนที่ #1: สร้างแผนงานผลิตภัณฑ์และกำหนดเส้นเวลาสำหรับการเผยแพร่

ก่อนที่คุณจะเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว คุณต้องมีภาพรวมว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่และเป้าหมายของคุณคืออะไร นี่หมายถึงการรู้ว่า:

• สิ่งที่ผลิตภัณฑ์สุดท้ายควรเป็น
• คุณลักษณะใดที่ต้องมี
• ออกแบบเพื่อใคร.
• สิ่งที่ทำให้ผลิตภัณฑ์ของคุณมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในระดับสูง ดังนั้นนอกจากคุณแล้ว หัวหน้าทีมและลูกค้าควรอยู่ที่นั่นเพื่อพัฒนาแผนเกม ในที่สุด คุณต้องออกจากการประชุมครั้งแรกด้วยแผนงานผลิตภัณฑ์คร่าวๆ

เพื่อต่อยอดจากตัวอย่างก่อนหน้านี้ของลูกค้าที่ต้องการ CMS นี่คือสิ่งที่รายการก่อนหน้านี้อาจมีลักษณะดังนี้:

• สิ่งที่ผลิตภัณฑ์สุดท้ายควรเป็น : CMS ที่มุ่งสู่บล็อก
• คุณลักษณะใดที่ต้องมี: การจัดการโพสต์ การสนับสนุนผู้เขียนหลายคน ลำดับชั้นของผู้ใช้ และโปรแกรมแก้ไขข้อความ
• ออกแบบเพื่อใคร: บล็อกเกอร์ที่มีประสบการณ์ในการพัฒนาเว็บเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย
• สิ่งที่ทำให้ผลิตภัณฑ์ของคุณไม่เหมือนใคร: เน้นที่ความง่ายในการใช้งานและการเข้าถึง

ในโลกแห่งความเป็นจริง แผนงานผลิตภัณฑ์จะมีความชัดเจนมากขึ้นแน่นอน คุณจะต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคุณสมบัติที่ลูกค้าต้องการ เนื่องจากคุณสมบัติเหล่านั้นจะเป็นจุดสนใจหลักของคุณในระหว่างการวิ่ง

สิ่งสำคัญคือต้องเป็นจริงในขั้นตอนนี้เกี่ยวกับสิ่งที่เป็นไปได้และเป็นไปไม่ได้ คุณยังต้องการให้ทีมและลูกค้าของคุณมีความคิดเกี่ยวกับความถี่ที่คุณคาดว่าจะเผยแพร่การทำซ้ำใหม่ โดยปกติ การวิ่งจะใช้เวลาประมาณหนึ่งเดือน แต่ไทม์ไลน์ของคุณจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของงานที่คุณต้องการจัดการ

ขั้นตอนที่ #2: แบ่งสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จและเรียกใช้ Sprint แรกของคุณ

เมื่อคุณมีโรดแมปผลิตภัณฑ์แล้ว คุณสามารถเริ่มแยกย่อยคุณลักษณะขนาดใหญ่ที่คุณต้องใช้เพื่อนำไปใช้เป็นงานย่อยๆ ตัวอย่างเช่น คุณต้องการให้ทีมทำงานเกี่ยวกับแกนหลักของ CMS ของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงงานต่อไปนี้:

• การสร้างพื้นที่ผู้ดูแลระบบ
• การสร้างระบบการจัดการผู้ใช้ขั้นพื้นฐาน
• การพัฒนาการนำระบบเผยแพร่ไปใช้แบร์โบน

ในทางกลับกัน งานเหล่านั้นสามารถแบ่งออกเป็นงานที่ง่ายกว่าได้ เพื่อให้กระบวนการนี้ดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณจะต้องให้ทีมของคุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น Trello และ Slack การทำงานร่วมกันคือสิ่งที่ทำให้การจัดการโครงการแบบ Agile เป็นไปได้ เครื่องมือที่คุณเลือกที่นี่ไม่สำคัญ ตราบใดที่มีบางอย่างที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำเครื่องหมายความคืบหน้าและคุณสามารถสรุปภาพรวมได้

เมื่องานชุดแรกของคุณ “พร้อม” ก็ถึงเวลามอบหมายงานและเริ่มต้นการวิ่งครั้งแรกของคุณ ซึ่งระบบจะพูดแบบ Agile สำหรับกระบวนการพัฒนาของการวนซ้ำแต่ละครั้ง ในตอนท้ายของแต่ละ sprint คุณควรมีการวนซ้ำของโปรเจ็กต์ของคุณพร้อมคุณสมบัติเพิ่มเติมในการเปิดตัวแต่ละครั้ง

ขั้นตอนที่ #3: เรียกใช้ "Standups" ทุกวันเพื่อให้ทีมสามารถติดตามได้

มีการสะดุดและปัญหาระหว่างกระบวนการพัฒนาของทุกโครงการ การจัดการแบบ Agile สนับสนุนให้คุณจัดการทุกอย่างที่เกิดขึ้นโดยดำเนินการประชุมประจำวันอย่างรวดเร็วซึ่งประกอบด้วยคำถามสามข้อ:

1. คุณทำงานอะไรเสร็จบ้างตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุด
2. วันนี้คุณทำงานอะไร
3. คุณประสบปัญหาใด ๆ ในระหว่างกระบวนการนี้หรือไม่?

อย่ากลัวกับความคิดของการประชุมเป็นประจำ ด้วยความคิดแบบ Agile คุณไม่ควรใช้เวลาหลายชั่วโมงในการฟังทุกคนพูด เป้าหมายคือให้ทุกคนมีแนวคิดที่เป็นปัจจุบันว่าโครงการดำเนินไปอย่างไร และแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นทันทีหลังจากที่ป๊อปอัปปรากฏขึ้น

เมื่อเราพูดว่าการประชุม "รายวัน" ให้ถือว่าเป็นคำแนะนำมากกว่าหลักการทั่วไป คุณสามารถเปลี่ยนความถี่ของการประชุมให้เหมาะกับสไตล์ของคุณเองได้ แค่ให้แน่ใจว่ามันเกิดขึ้นบ่อยๆ แล้วคุณทำได้ครบทั้งสามจุดที่เราวางไว้

ขั้นตอนที่ #4: สรุป Sprint ของคุณและทบทวนผลลัพธ์

การวิ่งที่ดีทั้งหมดจะต้องจบลงในที่สุด เมื่อคุณถึงวันวางจำหน่ายแต่ละวันภายในไทม์ไลน์ของคุณ ก็ถึงเวลาดูการทำซ้ำใหม่ของโปรเจ็กต์ของคุณ ในโลกอุดมคติ คุณจะต้องใช้คุณลักษณะ "เล็กน้อย" หลายรายการในแต่ละรุ่น โดยที่ฟีเจอร์หลักจะใช้งานน้อยลงเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม ความคืบหน้าของคุณจะขึ้นอยู่กับทีมของคุณเป็นส่วนใหญ่ คุณดูแลพวกเขาได้ดีเพียงใด และโครงการของคุณคืออะไร

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องตรวจสอบว่าคุณบรรลุเป้าหมายทั้งหมดที่คุณตั้งเป้าไว้ในระหว่างการวิ่งครั้งล่าสุดหรือไม่ ถ้าไม่เจอก็ต้องถามเหตุผลและหาวิธีป้องกันไม่ให้มันเกิดขึ้นอีก ทีมงานทั้งหมดควรเข้าร่วมในเรื่องนี้ เช่นเดียวกับผู้ใช้ปลายทางของคุณ

แม้ว่านี่จะเป็นขั้นตอนสุดท้ายของไกด์ของเรา แต่ก็เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของถนน Agile ของคุณเท่านั้น มีเพียงไม่กี่โครงการที่พร้อมในการก้าวกระโดดเพียงครั้งเดียว ดังนั้นเมื่อการตรวจทานของคุณเสร็จสิ้นแล้ว ให้เตรียมพร้อมสำหรับการวิ่งครั้งต่อไปและทำซ้ำขั้นตอนจนกว่าคุณจะบรรลุเป้าหมายทั้งหมด

บทสรุป

ยิ่งโครงการซับซ้อนมากเท่าไหร่ โอกาสที่การพัฒนาจะถูกดึงออกมาก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดในการทำโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่คือการแยกย่อยเป็นส่วนประกอบ นอกจากนี้ คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่างานของพวกเขาคืออะไร และคอยติดตามความคืบหน้า

โดยสรุป นี่คือสิ่งที่การจัดการโครงการแบบ Agile เกี่ยวข้อง หากคุณต้องการนำไปใช้ในโปรเจ็กต์ถัดไป ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้น:

1. สร้างแผนงานผลิตภัณฑ์และกำหนดระยะเวลาสำหรับการเปิดตัวของคุณ
2. แยกย่อยสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จและเรียกใช้การวิ่งครั้งแรกของคุณ
3. ดำเนินการสแตนด์อัพทุกวันเพื่อให้ทีมติดตาม
4. สรุปการวิ่งของคุณและทบทวนผลลัพธ์

คุณมีคำถามเกี่ยวกับการจัดการโครงการ Agile โดยทั่วไปหรือไม่? ไปดูกันเลยในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพขนาดย่อของบทความ: Bakhtiar Zein / shutterstock.com