¿Qué es la gestión ágil de proyectos? Una guía sencilla

El mundo moderno es uno en el que la gente espera resultados rápidos. Por ejemplo, el núcleo de WordPress logra lanzar actualizaciones a un ritmo vertiginoso debido a la demanda, y no es la única empresa de software que lo hace. Si desea que su equipo alcance este nivel de eficiencia cuando se trata de lanzamientos de productos, debe aplicar el enfoque de gestión correcto.

La gestión de proyectos “ágil” se trata de iteraciones rápidas y de dividir grandes proyectos en partes manejables. La mejor parte es que no solo funciona para proyectos relacionados con el software. En este artículo, le daremos una introducción a la gestión de proyectos ágil, sus beneficios y cómo funciona.

¡Hagámoslo!

Introducción a la gestión ágil de proyectos

Imagine que su equipo tiene la tarea de desarrollar un sistema de gestión de contenido (CMS) "simple" desde cero. Tiene una lista de características para incluir, como administración de publicaciones, soporte para varios autores, un editor de texto y más.

Hay casi un número infinito de formas de abordar un proyecto de ese alcance. Por ejemplo, podría desarrollar todo el sistema a la vez y mostrarle al cliente solo cuando tenga un Producto Mínimo Viable (MVP). No es necesariamente un mal enfoque, pero significa que puede pasar mucho tiempo entre el inicio del proyecto y la fase de demostración.

En cambio, un enfoque más "ágil" (guiño, guiño) podría centrarse en iteraciones más rápidas del proyecto. Puede desglosar esos requisitos en el núcleo del proyecto y luego pasar a trabajar en cada función individual.

El principio básico de la gestión ágil de proyectos es la iteración rápida. Esto significa dividir los proyectos en pequeños componentes que puede abordar en rápida sucesión. Cada vez que completa una de estas iteraciones, la revisa junto con su equipo y sus clientes.

Sin embargo, es importante comprender que la gestión ágil de proyectos es más una filosofía que una metodología. En la práctica, hay muchas metodologías ágiles que puede seguir, y le presentaremos algunas de ellas en breve. Primero, hablemos de cuáles son los beneficios de la filosofía Agile.

Los beneficios de un enfoque ágil

El principal beneficio de la gestión de proyectos ágil está dentro del nombre. En general, toda la filosofía consiste en ayudar a los equipos a entregar proyectos más rápido. Sin embargo, hay muchos más beneficios para un enfoque ágil más allá de la velocidad, como:

• Evitar que los proyectos se descarrilen. Dado que está trabajando en cantidades incrementales y revisando su progreso en cada paso, es más fácil detectar los problemas antes de que crezcan demasiado.
• Puede abordar tareas complejas de manera más eficiente. Por lo general, los proyectos grandes pueden ser muy intimidantes, pero el enfoque de "pasos de bebé" adoptado por la gestión ágil puede hacer que sean menos intimidantes.
• Obtienes toneladas de comentarios. Después de cada iteración, se supone que debe detenerse y revisar el progreso junto con sus equipos. Esto significa que obtiene muchos comentarios en cada paso y todo el equipo en la misma página.
• Es muy adaptable. El enfoque iterativo de la gestión ágil de proyectos significa que es más fácil introducir nuevas funciones o modificarlas durante el proceso de desarrollo.

De hecho, un gran eslogan para la gestión de proyectos ágiles es que se trata de iteraciones rápidas con muchos comentarios constantes. Esas cualidades hacen que Agile se adapte perfectamente a los proyectos de desarrollo web y de software, donde generalmente se están produciendo muchos cambios incrementales. Sin embargo, también puede ser ideal para otros tipos de proyectos y campos.

Por ejemplo, un enfoque ágil para una campaña de marketing podría desglosarse de la siguiente manera:

1. Identifique los objetivos que desea que logre su campaña.
2. Divida esos objetivos en tareas individuales y asígnelas (es decir, diseñar un logotipo, crear un eslogan, escribir una copia para un segmento específico).
3. Revise los resultados de cada tarea y ejecute pruebas de usuario para determinar su nivel de éxito.
4. Continúe con la siguiente tarea.

Idealmente, todo el proceso sería rápido. Una forma en que algunos equipos mantienen el rumbo es mediante el uso de herramientas de colaboración como Trello y dándose cronogramas. Para ofrecer más contexto, pasemos a hablar de metodologías ágiles específicas.

3 ejemplos de metodologías ágiles

Cada metodología ágil comparte los fundamentos que hemos discutido hasta ahora. Sin embargo, cada uno de ellos le permite abordar proyectos con un enfoque diferente. Estas son algunas de las opciones más populares:

1. Melé. Hemos hablado de Scrum en el pasado: con esta metodología, la persona a cargo establece una cartera de productos y establece prioridades. Luego, cada equipo se pone a trabajar en un "sprint", al final del cual deberían entregar una nueva iteración.
2. Desarrollo de software esbelto. Esta metodología se trata de eliminar funcionalidades innecesarias y proporcionar más valor a los clientes finales. Cuando se trata del desarrollo de software, la metodología Lean también prioriza las pruebas intensas durante el proceso.
3. Programación extrema (XP). El desarrollo ágil es, por naturaleza, bastante rápido. Sin embargo, la metodología XP va un paso más allá, con sprints que suelen durar entre una y tres semanas. La idea es que a través de una iteración más rápida y un alto nivel de participación del usuario, los proyectos se puedan ejecutar de manera mucho más eficiente.

La gestión ágil de proyectos puede encajar perfectamente en la mayoría de situaciones en las que está ejecutando un proyecto que involucra a un equipo. Cuanto mayor sea la complejidad del proyecto, más podrá beneficiarse de Agile.

Sin embargo, depende de usted qué metodología elija. Hay muchas más opciones más allá de las que hemos cubierto hasta ahora. En general, los principios básicos de Agile tienden a seguir siendo los mismos, pero ciertos aspectos, como la duración de los sprints y la participación de los usuarios, pueden variar.

Le recomendamos que explore algunas variantes más ágiles para ver si encuentra una que se adapte a su estilo. Sin embargo, mientras tanto, profundicemos en el proceso real para que sepa qué esperar.

Cómo comenzar con la gestión ágil de proyectos (4 pasos)

Hemos hablado mucho sobre la metodología Agile y cómo funciona en términos generales. Ahora, echemos un vistazo más de cerca a cómo puede verse el proceso en escenarios de la vida real.

Paso # 1: Cree una hoja de ruta del producto y establezca un cronograma para los lanzamientos

Antes incluso de escribir una sola línea de código, debe tener una idea completa de en qué está trabajando y cuáles son sus objetivos. Esto significa saber:

• Cuál debería ser el producto final.
• Qué características debe incluir.
• ¿Para quién está diseñado?
• Qué hace que su producto sea único.

Este paso implica decisiones de muy alto nivel, por lo que, aparte de usted, los líderes de equipo y los clientes deben estar allí para desarrollar un plan de juego. En última instancia, debe salir de las reuniones iniciales con una hoja de ruta aproximada del producto.

Para aprovechar nuestro ejemplo anterior de un cliente que desea un CMS, así es como podría verse la lista anterior:

• Cuál debería ser el producto final: un CMS orientado a los blogs.
• Qué características debe incluir: administración de publicaciones, soporte para múltiples autores, una jerarquía de usuarios y un editor de texto.
• ¿Para quién está diseñado? Bloggers con poca o ninguna experiencia en desarrollo web.
• Lo que hace que su producto sea único: un enfoque en la facilidad de uso y la accesibilidad.

En el mundo real, la hoja de ruta del producto estaría mucho más desarrollada, por supuesto. Deberá prestar especial atención a las funciones que el cliente desea, ya que serán su enfoque principal durante los sprints.

Es importante ser realista en esta etapa sobre lo que es y no es posible. También desea dar a su equipo y a sus clientes una idea sobre la frecuencia con la que espera lanzar nuevas iteraciones. Por lo general, los sprints duran aproximadamente un mes, pero su cronograma dependerá de la complejidad de las tareas que desee abordar.

Paso 2: analiza lo que necesitas para lograr y ejecuta tu primer sprint

Una vez que tenga una hoja de ruta del producto en su lugar, puede comenzar a dividir las grandes funciones que necesita implementar en tareas más pequeñas. Digamos, por ejemplo, que desea un equipo que trabaje en el núcleo de su CMS. Esto podría incluir las siguientes tareas:

• Construyendo un área de administración.
• Creación de un sistema básico de gestión de usuarios.
• Desarrollando una implementación básica de un sistema de publicación.

Cada una de esas tareas puede, a su vez, dividirse en otras más sencillas. Para que este proceso se ejecute sin problemas, querrá que sus equipos tengan acceso a herramientas de colaboración como Trello y Slack. Después de todo, la colaboración es lo que hace posible la gestión ágil de proyectos. Las herramientas que elija aquí no son realmente importantes, siempre que haya algo en su lugar que le permita a su equipo marcar su progreso y que usted pueda verlo.

Una vez que su primer conjunto de tareas esté "listo", es hora de asignarlas y comenzar su primer sprint, que es ágil para el proceso de desarrollo de cada iteración. Al final de cada sprint, debería tener una nueva iteración de su proyecto, con más funciones con cada lanzamiento sucesivo.

Paso # 3: Ejecute “Standups” diarios para mantener a los equipos en el camino

Hay contratiempos y problemas durante el proceso de desarrollo de cada proyecto. La gestión ágil le anima a estar al tanto de todo lo que está sucediendo mediante la realización de reuniones diarias rápidas que constan de tres preguntas:

1. ¿Qué tareas terminaste desde la última reunión?
2. ¿En qué vas a trabajar hoy?
3. ¿Tuviste algún problema durante el proceso?

No se asuste con la idea de reuniones periódicas. Con una mentalidad ágil, se supone que no debes pasar horas escuchando a todos hablar. El objetivo es que todos tengan una idea actualizada de cómo va el proyecto y aborden cualquier problema potencial inmediatamente después de que aparezca.

Cuando decimos reuniones "diarias", tómelo más como una sugerencia que como una regla general. Puede variar la frecuencia de sus reuniones para adaptarla a su propio estilo. Solo asegúrese de que sucedan con frecuencia y de alcanzar los tres puntos que hemos establecido.

Paso # 4: concluya su Sprint y revise sus resultados

Todos los buenos sprints deben llegar a su fin eventualmente. Una vez que llegue a cada fecha de lanzamiento dentro de su línea de tiempo, es hora de echar un vistazo a la nueva iteración de su proyecto. En un mundo ideal, completaría la implementación de múltiples funciones "menores" en cada versión, y las principales serían un poco menos frecuentes. Sin embargo, el progreso que logres dependerá en gran medida de tu equipo, de qué tan bien los mantengas alineados y de cuál sea tu proyecto.

En esta etapa, debe revisar si cumplió con todos los objetivos que se propuso lograr durante el último sprint. Si no cumplió con uno, debe preguntar por qué y descubrir cómo evitar que vuelva a suceder. Todo el equipo debe estar presente para esto, así como sus usuarios finales.

Aunque este fue el último paso de nuestra guía, es solo el comienzo de su camino ágil. Pocos proyectos están listos de un solo salto, así que una vez que haya terminado su revisión, prepárese para el próximo sprint y repita el proceso hasta que alcance todos sus objetivos.

Conclusión

Cuanto más complejo es un proyecto, mayor es la posibilidad de que el desarrollo se prolongue. La mejor manera de participar en proyectos grandes es dividirlos en sus partes componentes. Además, también desea asegurarse de que todos sepan cuáles son sus tareas y estar al tanto de su progreso.

En pocas palabras, de esto se trata la gestión ágil de proyectos. Si desea implementarlo para su próximo proyecto, aquí hay algunos pasos para comenzar:

1. Cree una hoja de ruta del producto y establezca un cronograma para sus lanzamientos.
2. Analice lo que necesita lograr y ejecute su primer sprint.
3. Realice reuniones diarias para mantener a los equipos en el camino.
4. Termina tu sprint y revisa sus resultados.

¿Tiene alguna pregunta sobre la gestión ágil de proyectos en general? ¡Vamos a repasarlos en la sección de comentarios a continuación!

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