O que é Gerenciamento Ágil de Projetos? Um guia simples

O mundo moderno é aquele em que as pessoas esperam resultados rápidos. Por exemplo, o núcleo do WordPress consegue lançar atualizações em um ritmo vertiginoso devido à demanda, e eles não são a única empresa de software a fazer isso. Se você deseja que sua equipe atinja esse nível de eficiência quando se trata de lançamentos de produtos, é necessário aplicar a abordagem de gerenciamento correta.

O gerenciamento de projetos “Agile” envolve iterações rápidas e a divisão de grandes projetos em partes gerenciáveis. A melhor parte é que não funciona apenas para projetos relacionados a software. Neste artigo, daremos uma introdução ao gerenciamento de projetos Agile, seus benefícios e como funciona.

Vamos lá!

Uma introdução ao gerenciamento ágil de projetos

Imagine que sua equipe tenha a tarefa de desenvolver um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (CMS) “simples” do zero. Você tem uma lista de recursos a serem incluídos, como gerenciamento de postagem, suporte para vários autores, um editor de texto e muito mais.

Há quase um número infinito de maneiras de abordar um projeto desse escopo. Por exemplo, você pode desenvolver todo o sistema de uma vez e apenas mostrar ao cliente quando tiver um Produto Mínimo Viável (MVP). Não é necessariamente uma abordagem ruim, mas significa que pode se passar muito tempo entre o início do projeto e a fase de demonstração.

Uma abordagem mais “ágil” (wink wink) poderia, em vez disso, focar em iterações de projeto mais rápidas. Você pode dividir esses requisitos no núcleo do projeto e, em seguida, trabalhar em cada recurso individual.

O princípio básico do gerenciamento de projetos Agile é a iteração rápida. Isso significa dividir os projetos em pequenos componentes que você pode lidar em rápida sucessão. Cada vez que você completa uma dessas iterações, você a analisa junto com sua equipe e clientes.

No entanto, é importante entender que o gerenciamento de projetos Agile é mais uma filosofia do que uma metodologia. Na prática, existem várias metodologias Agile que você pode seguir e apresentaremos algumas delas em breve. Primeiro, vamos falar sobre quais são os benefícios da filosofia Agile.

Os benefícios de uma abordagem ágil

O principal benefício do gerenciamento de projetos Agile está diretamente no nome. No geral, toda a filosofia é ajudar as equipes a entregar projetos com mais rapidez. No entanto, há muito mais benefícios em uma abordagem ágil além da velocidade, como:

• Impedindo que projetos saiam dos trilhos. Como você está trabalhando em quantidades incrementais e revisando seu progresso em cada etapa, fica mais fácil detectar os problemas antes que eles se tornem muito grandes.
• Você pode lidar com tarefas complexas com mais eficiência. Normalmente, grandes projetos podem ser muito intimidantes, mas a abordagem dos “passos de bebê” adotada pelo gerenciamento ágil pode torná-los menos assustadores.
• Você recebe toneladas de feedback. Após cada iteração, você deve parar e revisar o progresso junto com suas equipes. Isso significa que você recebe muitos comentários em cada etapa e toda a equipe na mesma página.
• É altamente adaptável. A abordagem iterativa do gerenciamento ágil de projetos significa que é mais fácil introduzir novos recursos ou modificá-los durante o processo de desenvolvimento.

Na verdade, um ótimo slogan para o gerenciamento de projetos Agile é que se trata de iterações rápidas com muitos feedbacks constantes. Essas qualidades tornam o Agile um ajuste perfeito para projetos de desenvolvimento de software e web, onde geralmente há muitas mudanças incrementais em andamento. No entanto, também pode ser uma ótima opção para outros tipos de projetos e campos.

Por exemplo, uma abordagem ágil para uma campanha de marketing pode ser dividida da seguinte forma:

1. Identifique as metas que você deseja que sua campanha alcance.
2. Divida essas metas em tarefas individuais e atribua-as (ou seja, criar um logotipo, criar um slogan, escrever uma cópia para um segmento específico).
3. Revise os resultados de cada tarefa e execute testes de usuário para determinar seu nível de sucesso.
4. Passe para a próxima tarefa.

Idealmente, todo o processo seria rápido. Uma maneira de algumas equipes permanecerem no caminho certo é usando ferramentas de colaboração, como o Trello, e estabelecendo prazos para si mesmas. Para oferecer mais contexto, vamos falar sobre metodologias Agile específicas.

3 exemplos de metodologias ágeis

Cada metodologia ágil compartilha os fundamentos que discutimos até agora. No entanto, cada um deles permite lidar com projetos usando uma abordagem diferente. Aqui estão algumas das opções mais populares:

1. Scrum. Já falamos sobre Scrum no passado - com essa metodologia, a pessoa responsável define um backlog do produto e estabelece as prioridades. Então, cada equipe começa a trabalhar em um “sprint”, ao final do qual eles devem entregar uma nova iteração.
2. Desenvolvimento de software enxuto. Essa metodologia trata de eliminar funcionalidades desnecessárias e fornecer mais valor aos clientes finais. Quando se trata de desenvolvimento de software, a metodologia Lean também prioriza testes pesados ​​durante o processo.
3. Programação Extrema (XP). O desenvolvimento ágil é, por natureza, muito rápido. No entanto, a metodologia XP leva um passo adiante, com sprints que normalmente duram entre uma e três semanas. A ideia é que, por meio de uma iteração mais rápida e de um alto nível de envolvimento do usuário, os projetos podem ser executados com muito mais eficiência.

O gerenciamento ágil de projetos pode ser uma ótima opção na maioria das situações em que você está executando um projeto envolvendo uma equipe. Quanto maior a complexidade do projeto, mais você pode se beneficiar do Agile.

No entanto, depende de você qual metodologia você escolher. Existem muitas outras opções além das que abordamos até agora. No geral, os princípios básicos do Agile tendem a permanecer os mesmos, mas certos aspectos, como a duração das sprints e o envolvimento dos usuários, podem variar.

Nós o encorajamos a explorar mais algumas variantes do Agile para ver se você encontra uma que se encaixa no seu estilo. No entanto, enquanto isso, vamos nos aprofundar no processo real para que você saiba o que esperar.

Como começar a usar o Agile Project Management (4 etapas)

Falamos muito sobre a metodologia Agile e como ela funciona em termos gerais. Agora, vamos dar uma olhada mais de perto em como o processo pode ser em cenários da vida real.

Etapa 1: Criar um roteiro de produto e definir um cronograma para lançamentos

Antes mesmo de escrever uma única linha de código, você precisa ter uma visão completa do que está fazendo e quais são seus objetivos. Isso significa saber:

• Qual deve ser o produto final.
• Quais recursos ele precisa incluir.
• Para quem é projetado.
• O que torna seu produto único.

Esta etapa envolve decisões de alto nível, portanto, além de você, os líderes de equipe e clientes devem estar lá para desenvolver um plano de jogo. Em última análise, você precisa sair da (s) reunião (ões) inicial (is) com um roteiro aproximado do produto.

Para desenvolver nosso exemplo anterior de um cliente que deseja um CMS, veja como a lista anterior se parece:

• Qual deve ser o produto final: um CMS voltado para blogs.
• Quais recursos ele precisa incluir: gerenciamento de postagem, suporte para vários autores, uma hierarquia de usuário e um editor de texto.
• Para quem se destina: Bloggers com pouca ou nenhuma experiência em desenvolvimento web.
• O que torna seu produto único: Foco na facilidade de uso e acessibilidade.

No mundo real, o roteiro do produto seria muito mais elaborado, é claro. Você vai querer prestar atenção especial aos recursos que o cliente deseja, pois eles serão seu foco principal durante os sprints.

É importante ser realista neste estágio sobre o que é e o que não é possível. Você também deseja dar à sua equipe e aos clientes uma ideia sobre a frequência com que espera lançar novas iterações. Normalmente, os sprints duram cerca de um mês, mas seu cronograma dependerá da complexidade das tarefas que você deseja realizar.

Etapa 2: Divida o que você precisa para realizar e executar seu primeiro sprint

Depois de definir um roteiro de produto, você pode começar a dividir os grandes recursos que precisa implementar em tarefas menores. Digamos, por exemplo, que você queira uma equipe trabalhando no núcleo do seu CMS. Isso pode incluir as seguintes tarefas:

• Construindo uma área administrativa.
• Criação de um sistema básico de gerenciamento de usuários.
• Desenvolvimento de uma implementação básica de um sistema de publicação.

Cada uma dessas tarefas pode, por sua vez, ser dividida em outras ainda mais simples. Para que esse processo seja executado sem problemas, você deseja que suas equipes tenham acesso a ferramentas de colaboração, como Trello e Slack. Afinal, a colaboração é o que torna o gerenciamento de projetos Agile possível. As ferramentas que você escolhe aqui não são realmente importantes, contanto que haja algo em vigor para permitir que sua equipe marque seu progresso e você tenha uma visão geral.

Assim que seu primeiro conjunto de tarefas estiver “pronto”, é hora de atribuí-las e iniciar seu primeiro sprint, que é a linguagem Agile para cada processo de desenvolvimento de iteração. Ao final de cada sprint, você deve ter uma nova iteração do seu projeto, com mais recursos a cada lançamento sucessivo.

Etapa # 3: execute “Standups” diários para manter as equipes no caminho certo

Existem soluços e problemas durante o processo de desenvolvimento de cada projeto. O gerenciamento ágil o incentiva a ficar por dentro de tudo o que está acontecendo, realizando reuniões diárias rápidas que consistem em três perguntas:

1. Que tarefas você concluiu desde a última reunião?
2. No que você vai trabalhar hoje?
3. Você teve problemas durante o processo?

Não se assuste com a ideia de reuniões regulares. Com uma mentalidade Agile, você não deve passar horas ouvindo todo mundo falando. O objetivo é que todos tenham uma ideia atualizada de como o projeto está indo e resolvam quaisquer problemas potenciais imediatamente após eles aparecerem.

Quando dizemos reuniões “diárias”, considere isso mais uma sugestão do que uma regra prática. Você pode variar a frequência de suas reuniões para se adequar ao seu próprio estilo. Apenas certifique-se de que eles aconteçam com frequência e acerte todos os três pontos que estabelecemos.

Etapa 4: Conclua sua Sprint e analise seus resultados

Todos os bons sprints devem acabar eventualmente. Depois de atingir cada data de lançamento em seu cronograma, é hora de dar uma olhada na nova iteração do seu projeto. Em um mundo ideal, você completaria a implementação de vários recursos “secundários” a cada lançamento, com os principais sendo um pouco menos frequentes. No entanto, o progresso que você fará dependerá muito de sua equipe, de como você os mantém na linha e de qual é o seu projeto.

Nesse estágio, você precisa revisar se cumpriu todas as metas que se propôs a cumprir durante o sprint mais recente. Se você não encontrou um, você precisa perguntar por que e descobrir como evitar que isso aconteça novamente. Toda a equipe deve estar presente para isso, assim como seu (s) usuário (s) final (is).

Embora essa tenha sido a última etapa do nosso guia, é apenas o começo de sua jornada ágil. Poucos projetos estão prontos em um único salto, então, uma vez que sua revisão for concluída, prepare-se para o próximo sprint e repita o processo até atingir todos os seus objetivos.

Conclusão

Quanto mais complexo for um projeto, maior será a chance de prolongamento do desenvolvimento. A melhor maneira de entrar em grandes projetos é dividi-los em suas partes componentes. Além disso, você também deseja garantir que todos saibam quais são suas tarefas e ficar por dentro de seu progresso.

Em suma, é disso que se trata o gerenciamento de projetos Agile. Se você deseja implementá-lo em seu próximo projeto, aqui estão algumas etapas para você começar:

1. Crie um roteiro de produto e defina um cronograma para seus lançamentos.
2. Divida o que você precisa realizar e execute seu primeiro sprint.
3. Execute levantamentos diários para manter as equipes sob controle.
4. Conclua seu sprint e analise seus resultados.

Você tem alguma dúvida sobre o gerenciamento de projetos Agile em geral? Vamos repassá-los na seção de comentários abaixo!

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