Apa itu Manajemen Proyek Agile? Panduan Sederhana

Dunia modern adalah dunia di mana orang mengharapkan hasil dengan cepat. Misalnya, inti WordPress berhasil merilis pembaruan dengan kecepatan sangat tinggi karena permintaan, dan mereka bukan satu-satunya perusahaan perangkat lunak yang melakukannya. Jika Anda ingin tim Anda naik ke tingkat efisiensi ini dalam hal rilis produk, Anda perlu menerapkan pendekatan manajemen yang tepat.

Manajemen proyek "Agile" adalah tentang iterasi cepat, dan memecah proyek besar menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola. Bagian terbaiknya adalah, ini tidak hanya berfungsi untuk proyek yang terkait dengan perangkat lunak. Pada artikel ini, kami akan memberi Anda pengantar tentang manajemen proyek Agile, manfaatnya, dan cara kerjanya.

Mari kita lakukan!

Pengantar Manajemen Proyek Agile

Bayangkan tim Anda ditugaskan untuk mengembangkan Sistem Manajemen Konten (CMS) “sederhana” dari awal. Anda memiliki daftar fitur untuk disertakan, seperti manajemen pos, dukungan untuk banyak penulis, editor teks, dan banyak lagi.

Ada hampir banyak cara Anda dapat mendekati proyek dengan cakupan itu. Misalnya, Anda dapat mengembangkan seluruh sistem sekaligus dan hanya menunjukkan kepada klien jika Anda memiliki Minimum Viable Product (MVP). Ini tidak selalu merupakan pendekatan yang buruk, tetapi itu berarti waktu yang lama dapat berlalu antara awal proyek dan fase demonstrasi.

Pendekatan yang lebih "gesit" (wink wink) malah bisa fokus pada iterasi proyek yang lebih cepat. Anda dapat memecah persyaratan tersebut ke dalam inti proyek, lalu melanjutkan untuk mengerjakan setiap fitur individual.

Prinsip dasar manajemen proyek Agile adalah iterasi cepat. Ini berarti memecah proyek menjadi komponen-komponen kecil yang dapat Anda tangani secara berurutan. Setiap kali Anda menyelesaikan salah satu dari iterasi ini, Anda meninjaunya bersama tim dan klien Anda.

Namun, penting untuk dipahami bahwa manajemen proyek Agile lebih merupakan filosofi daripada metodologi. Dalam praktiknya, ada banyak metodologi Agile yang dapat Anda ikuti, dan kami akan segera memperkenalkan Anda beberapa di antaranya. Pertama, mari kita bicara tentang apa manfaat filosofi Agile.

Manfaat Pendekatan Agile

Manfaat utama dari manajemen proyek Agile tepat dalam namanya. Secara keseluruhan, seluruh filosofi adalah tentang membantu tim menyelesaikan proyek dengan lebih cepat. Namun, ada lebih banyak manfaat dari pendekatan Agile di luar kecepatan, seperti:

• Menghentikan proyek agar tidak keluar jalur. Karena Anda bekerja dalam jumlah tambahan dan meninjau kemajuan Anda di setiap langkah, menjadi lebih mudah untuk menangkap masalah sebelum menjadi terlalu besar.
• Anda dapat menangani tugas-tugas kompleks dengan lebih efisien. Biasanya, proyek besar bisa sangat menakutkan, tetapi pendekatan "langkah kecil" yang dianut oleh manajemen Agile dapat membuatnya tidak terlalu menakutkan.
• Anda mendapatkan banyak umpan balik. Setelah setiap iterasi, Anda seharusnya berhenti dan meninjau kemajuan bersama tim Anda. Ini berarti Anda mendapatkan banyak umpan balik di setiap langkah, dan seluruh tim di halaman yang sama.
• Ini sangat mudah beradaptasi. Pendekatan berulang manajemen proyek tangkas berarti lebih mudah untuk memperkenalkan fitur baru atau memodifikasinya selama proses pengembangan.

Faktanya, tagline yang bagus untuk manajemen proyek Agile adalah bahwa ini semua tentang iterasi cepat dengan banyak umpan balik yang konstan. Kualitas-kualitas tersebut membuat Agile sangat cocok untuk proyek perangkat lunak dan pengembangan web, di mana biasanya ada banyak perubahan tambahan yang terjadi. Namun, itu juga bisa sangat cocok untuk jenis proyek dan bidang lainnya.

Misalnya, pendekatan Agile untuk kampanye pemasaran dapat dipecah sebagai berikut:

1. Identifikasi sasaran yang Anda inginkan untuk dicapai kampanye Anda.
2. Bagi tujuan tersebut menjadi tugas individu dan tetapkan (yaitu mendesain logo, membuat slogan, menulis salinan untuk segmen tertentu).
3. Tinjau hasil setiap tugas dan jalankan pengujian pengguna untuk menentukan tingkat keberhasilannya.
4. Lanjut ke tugas berikutnya.

Idealnya, seluruh proses akan berlangsung cepat. Salah satu cara beberapa tim tetap berada di jalurnya adalah dengan menggunakan alat kolaborasi seperti Trello, dan memberi diri mereka garis waktu. Untuk menawarkan lebih banyak konteks, mari kita beralih ke pembicaraan tentang metodologi Agile tertentu.

3 Contoh Metodologi Agile

Setiap metodologi Agile berbagi dasar-dasar yang telah kita bahas sejauh ini. Namun, masing-masing dari mereka memungkinkan Anda untuk menangani proyek menggunakan pendekatan yang berbeda. Berikut adalah beberapa opsi yang paling populer:

1. Scrum. Kami telah berbicara tentang Scrum di masa lalu – dengan metodologi ini, penanggung jawab menetapkan jaminan simpanan produk dan menetapkan prioritas. Kemudian, setiap tim mulai mengerjakan "sprint", di mana mereka harus memberikan iterasi baru.
2. Pengembangan perangkat lunak ramping. Metodologi ini adalah tentang menghilangkan fungsionalitas yang tidak perlu dan memberikan nilai lebih kepada pelanggan akhir. Dalam hal pengembangan perangkat lunak, metodologi Lean juga memprioritaskan pengujian berat selama proses berlangsung.
3. Pemrograman Ekstrim (XP). Pengembangan tangkas, pada dasarnya, sangat cepat. Namun, metodologi XP mengambil satu langkah lebih jauh, dengan sprint yang biasanya berlangsung antara satu dan tiga minggu. Idenya adalah bahwa melalui iterasi yang lebih cepat dan tingkat keterlibatan pengguna yang tinggi, proyek dapat dijalankan dengan lebih efisien.

Manajemen proyek yang gesit bisa sangat cocok di sebagian besar situasi di mana Anda menjalankan proyek yang melibatkan tim. Semakin besar kompleksitas proyek, semakin banyak Anda bisa mendapatkan keuntungan dari Agile.

Namun, terserah Anda metode mana yang Anda pilih. Ada lebih banyak pilihan di luar yang telah kita bahas sejauh ini. Secara keseluruhan, prinsip inti Agile cenderung tetap sama, tetapi aspek tertentu, seperti panjang sprint dan seberapa terlibat pengguna dapat bervariasi.

Kami mendorong Anda untuk menjelajahi lebih banyak varian Agile untuk melihat apakah Anda menemukan satu yang sesuai dengan gaya Anda. Namun, sementara itu, mari gali proses yang sebenarnya sehingga Anda tahu apa yang diharapkan.

Cara Memulai Manajemen Proyek Agile (4 Langkah)

Kami telah berbicara banyak tentang metodologi Agile dan cara kerjanya secara luas. Sekarang, mari kita lihat lebih dekat seperti apa prosesnya untuk skenario kehidupan nyata.

Langkah #1: Buat Peta Jalan Produk dan Tetapkan Garis Waktu untuk Rilis

Bahkan sebelum Anda menulis satu baris kode pun, Anda harus memiliki gambaran lengkap tentang apa yang sedang Anda kerjakan dan apa tujuan Anda. Ini berarti mengetahui:

• Apa produk akhir yang seharusnya.
• Fitur apa yang perlu disertakan.
• Untuk siapa itu dirancang.
• Apa yang membuat produk Anda unik.

Langkah ini melibatkan keputusan tingkat tinggi, jadi selain Anda, pemimpin tim dan klien harus ada di sana untuk mengembangkan rencana permainan. Pada akhirnya, Anda harus keluar dari pertemuan awal dengan peta jalan produk yang kasar.

Untuk membangun contoh sebelumnya tentang klien yang menginginkan CMS, berikut adalah tampilan daftar sebelumnya:

• Apa produk akhir yang seharusnya: CMS yang diarahkan untuk blogging.
• Fitur apa yang perlu disertakan: Manajemen posting, dukungan untuk banyak penulis, hierarki pengguna, dan editor teks.
• Untuk siapa itu dirancang: Blogger dengan sedikit atau tanpa pengalaman pengembangan web.
• Apa yang membuat produk Anda unik: Fokus pada kemudahan penggunaan dan aksesibilitas.

Di dunia nyata, peta jalan produk akan lebih disempurnakan, tentu saja. Anda harus memberikan perhatian khusus pada fitur yang diinginkan klien, karena fitur tersebut akan menjadi fokus utama Anda selama sprint.

Sangat penting untuk bersikap realistis pada tahap ini tentang apa yang mungkin dan tidak mungkin. Anda juga ingin memberi tim dan klien Anda gambaran tentang seberapa sering Anda berharap untuk merilis iterasi baru. Biasanya, sprint berlangsung sekitar satu bulan, tetapi timeline Anda akan bergantung pada kompleksitas tugas yang ingin Anda tangani.

Langkah #2: Hancurkan Apa yang Anda Butuhkan untuk Dicapai dan Jalankan Sprint Pertama Anda

Setelah Anda memiliki peta jalan produk, Anda dapat mulai memecah fitur-fitur besar yang perlu Anda terapkan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Katakanlah, misalnya, Anda ingin tim mengerjakan inti CMS Anda. Ini dapat mencakup tugas-tugas berikut:

• Membangun area admin.
• Membuat sistem manajemen pengguna dasar.
• Mengembangkan implementasi barebone dari sistem penerbitan.

Masing-masing tugas itu, pada gilirannya, dapat dipecah menjadi yang lebih sederhana. Agar proses ini berjalan dengan lancar, Anda ingin tim Anda memiliki akses ke alat kolaborasi seperti Trello dan Slack. Bagaimanapun, kolaborasi adalah apa yang memungkinkan manajemen proyek Agile. Alat yang Anda pilih di sini tidak terlalu penting, selama ada sesuatu yang memungkinkan tim Anda menandai kemajuan mereka dan Anda dapat meninjaunya.

Setelah set tugas pertama Anda "siap", saatnya untuk menetapkannya dan memulai sprint pertama Anda, yaitu Agile-speak untuk setiap proses pengembangan iterasi. Di akhir setiap sprint, Anda harus memiliki iterasi baru dari proyek Anda, dengan lebih banyak fitur di setiap rilis yang berurutan.

Langkah #3: Jalankan “Standups” Harian untuk Menjaga Tim di Jalur

Ada cegukan dan masalah selama proses pengembangan setiap proyek. Manajemen tangkas mendorong Anda untuk tetap mengetahui semua yang terjadi dengan menjalankan rapat harian cepat yang terdiri dari tiga pertanyaan:

1. Tugas apa yang Anda selesaikan sejak pertemuan terakhir?
2. Apa yang akan kamu kerjakan hari ini?
3. Apakah Anda mengalami masalah selama proses?

Jangan takut dengan gagasan pertemuan rutin. Dengan pola pikir Agile, Anda tidak seharusnya menghabiskan waktu berjam-jam mendengarkan semua orang berbicara. Tujuannya adalah agar setiap orang memiliki gagasan terkini tentang bagaimana proyek berjalan dan mengatasi masalah potensial segera setelah muncul.

Ketika kita mengatakan pertemuan "harian", anggap itu lebih sebagai saran daripada aturan praktis. Anda dapat memvariasikan frekuensi rapat agar sesuai dengan gaya Anda sendiri. Pastikan itu sering terjadi, dan Anda mencapai ketiga poin yang telah kami uraikan.

Langkah #4: Selesaikan Sprint Anda dan Tinjau Hasilnya

Semua sprint yang bagus harus berakhir pada akhirnya. Setelah Anda mencapai setiap tanggal rilis dalam timeline Anda, saatnya untuk melihat iterasi baru proyek Anda. Di dunia yang ideal, Anda akan menyelesaikan penerapan beberapa fitur "minor" setiap rilis, dengan yang utama sedikit lebih jarang. Namun, kemajuan yang Anda buat akan sangat bergantung pada tim Anda, seberapa baik Anda menjaga mereka sejalan, dan apa proyek Anda.

Pada tahap ini, Anda perlu meninjau apakah Anda memenuhi semua tujuan yang ingin Anda capai selama sprint terakhir. Jika Anda tidak bertemu satu, Anda perlu bertanya mengapa dan mencari tahu bagaimana mencegahnya terjadi lagi. Seluruh tim harus hadir untuk ini, serta pengguna akhir Anda.

Meskipun ini adalah langkah terakhir dari panduan kami, ini hanyalah awal dari jalan Agile Anda. Beberapa proyek siap dalam satu lompatan, jadi setelah peninjauan Anda selesai, bersiaplah untuk sprint berikutnya dan ulangi prosesnya sampai Anda mencapai semua tujuan Anda.

Kesimpulan

Semakin kompleks suatu proyek, semakin besar peluang pengembangan untuk ditarik keluar. Cara terbaik untuk datang ke proyek besar adalah dengan memecahnya menjadi bagian-bagian komponennya. Selain itu, Anda juga ingin memastikan semua orang tahu apa tugas mereka, dan terus memantau kemajuan mereka.

Singkatnya, inilah yang dimaksud dengan manajemen proyek Agile. Jika Anda ingin menerapkannya untuk proyek Anda berikutnya, berikut adalah beberapa langkah untuk memulai:

1. Buat peta jalan produk dan tetapkan garis waktu untuk rilis Anda.
2. Uraikan apa yang perlu Anda capai dan jalankan sprint pertama Anda.
3. Jalankan standup harian untuk menjaga tim tetap di jalurnya.
4. Selesaikan sprint Anda dan tinjau hasilnya.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang manajemen proyek Agile secara umum? Mari kita membahasnya di bagian komentar di bawah!

Gambar thumbnail artikel: Bakhtiar Zein / shutterstock.com