คู่มือเริ่มต้นอย่างรวดเร็วสำหรับการบริหารโครงการ

เปรียว การต่อสู้ น้ำตก. เชิงกลยุทธ์ ปรับตัวได้ ฮึกเหิม. ซิกซิกม่า Buzzwords แต่ละคนและทุกคน คำเหล่านี้เป็นคำศัพท์ที่สำคัญสำหรับการจัดการโครงการ แต่หากไม่มีพื้นฐานในการรู้ว่าคำเหล่านี้หมายถึงอะไรและจะเข้าใจได้อย่างไร สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ช่วยอะไรคุณมากนัก เราต้องการมองในระดับสูงเกี่ยวกับการจัดการโครงการ เพื่อให้บรรดาผู้ที่กำลังมองหาพื้นที่นี้ (หรือกำลังทำงานอยู่ในนั้นอยู่แล้ว) จะได้เห็นขั้นตอน งาน และวิธีการมาตรฐานที่สวยงามที่คุณจะพบเจอ ทาง. การจัดการโครงการเป็นงานที่สำคัญ และเราต้องการให้แน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะจัดการกับมันได้ดีที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้

สมัครสมาชิกช่อง Youtube ของเรา

การบริหารโครงการคืออะไร?

จากมุมมองระดับสูง การจัดการโครงการเป็นเพียงมุมมองระดับสูงของโครงสร้างทั้งหมดของโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ ตั้งแต่เริ่มก่อตั้งจนถึงประสิทธิภาพ จนถึงเวลาและบุคลากร การตลาดและรายได้ การเป็นผู้จัดการโครงการอาจเป็นแรงกดดันได้มาก คุณเป็นคนทำให้แน่ใจว่าทุกรายละเอียดของโครงการได้รับการดูแล

นั่นคือปมที่แท้จริงของการจัดการโครงการเช่นกัน คุณต้องแน่ใจว่าทุกรายละเอียดของโครงการได้รับการดูแลเป็นอย่างดี คุณสามารถใช้วิธีการต่างๆ ในการทำเช่นนั้น ควบคู่ไปกับเครื่องมือและแอปต่างๆ แต่เครื่องมือและวิธีการและกลยุทธ์ที่ดีที่สุดจะไม่ช่วยอะไรหากคุณไม่ทราบเหตุผลเบื้องหลังการใช้และพยายามทำให้ดีที่สุด นั่นคือสิ่งที่เราอยู่ที่นี่

การจัดการโครงการทีละขั้นตอน

แต่ละโครงการมีความแตกต่างกัน แต่ถ้าคุณได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการ คุณจะต้องทำลายโครงการให้มากที่สุด ชิ้นที่เล็กลงและพอดีคำช่วยให้จัดการสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น สำหรับทั้งคุณและทีมของคุณ

ในขณะที่เรากำลังนำเสนอสิ่งเหล่านี้ในรายการขั้นตอนที่เรียงลำดับ คุณอาจไม่ดำเนินการทั้งหมดสำหรับแต่ละโครงการ หรือเวิร์กโฟลว์ส่วนตัวของคุณอาจเรียงลำดับใหม่บางส่วน แม้แต่ละเว้นอย่างสมบูรณ์ เราต้องการให้สิ่งนี้เป็นแนวทางทั่วไป เพื่อให้คุณเห็นว่าการจัดการโครงการเป็นอย่างไร นอกเหนือจากบางส่วน (เช่นหมายเลข 1 และ 7) คุณสามารถถือว่าสิ่งเหล่านี้เป็นรายการองค์ประกอบที่ควรพิจารณาเมื่อทำงานในโครงการ

1. สรุปขอบเขตของโครงการ
2. กำหนดบทบาทที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของโครงการ
3. รวมทีมตามบทบาทเหล่านั้น
4. แบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ
5. มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสม
6. ทำงานที่ได้รับมอบหมายและติดตามความคืบหน้าของทีม ตอบคำถามและข้อกังวลภาคสนาม แก้ไขหลักสูตรหาก/ตามความจำเป็น
7. จบงานและสรุปโครงการ

เจ็ดขั้นตอนเหล่านี้ค่อนข้างง่าย แต่มันไม่ง่าย อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเริ่มทำงานเป็นผู้จัดการโครงการ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระเบียบและอยู่ในแนวทางปฏิบัติเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง

1. ร่างขอบเขตของโครงการ

ส่วนแรกของงานการจัดการโครงการเกือบทุกงานคือการหาว่าขอบเขตของโครงการจะเป็นอย่างไร ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันไปสำหรับทุกคน แต่ผลลัพธ์โดยรวมควรเป็นที่ คุณและลูกค้าของคุณ (หรือเจ้านาย) อยู่ในหน้าเดียวกันสำหรับเป้าหมายและงบประมาณโดยรวม ที่คุณมี รายการคุณลักษณะและข้อกำหนดทั้งหมด ที่คุณต้องการ และด้วย ผู้ที่อยู่ในมือ คิดแผนเพื่อหลีกเลี่ยง หลุมพรางและความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นให้ได้มากที่สุด

รู้สิ่งนี้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อกำหนดทีมของคุณ ไทม์ไลน์ของคุณ ซอฟต์แวร์ของคุณ และวิธีการของคุณ เมื่อคุณมีสิ่งเหล่านี้ในใจแล้ว คุณควรคิดถึงการรวมทีมของคุณเข้าด้วยกัน

2. กำหนดทักษะที่จำเป็นของทีมของคุณ

ในบางกรณี คุณอาจไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนนี้ หากคุณมีทีมที่มีทักษะเฉพาะ คุณจะรู้ว่าสมาชิกแต่ละคนทำอะไรอยู่แล้ว แต่ถ้าคุณเป็นบริษัทที่ปรึกษาที่มีลูกค้าหลายประเภท คุณอาจต้องมีนักบัญชีนิติเวชในโครงการหนึ่งและสถาปนิกในอีกโครงการหนึ่ง หากคุณกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์ได้ถูกต้อง คุณควรรู้ว่าทักษะประเภทใดที่คุณต้องใช้เพื่อทำให้โปรเจ็กต์ทำงานได้

3. รวบรวมทีมที่มีทักษะที่จำเป็น

ย้ำอีกครั้งว่า หากคุณมีทีมใดทีมหนึ่งที่คุณทำงานด้วยอยู่แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องหาคนตามความต้องการของคุณ หาก Sally เป็นผู้เขียนโค้ด Python ที่ดีที่สุด คุณก็อาจลองจ้างเธอมาแทนที่ผู้เขียนโค้ดคนอื่นๆ ในแผนก ของแบบนั้น ในฐานะผู้จัดการโครงการ งานของคุณคือต้องแน่ใจว่าคุณมีคนที่ดีที่สุดที่จะทำโครงการให้สำเร็จ คุณอาจจะต้องทำงานตามตารางเวลาและผู้จัดการคนอื่นๆ ด้วยเช่นกัน จำไว้

การรู้ว่า ใคร จะทำโปรเจ็กต์มีความสำคัญพอๆ กับอย่างอื่น อาจไม่ใช่แค่สำหรับทักษะที่ยากเท่านั้น ทักษะที่อ่อนนุ่ม เช่น การบริหารเวลาและบุคลิกภาพสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก และสิ่งเหล่านี้ก็เป็นข้อควรพิจารณาสำหรับผู้จัดการโครงการเช่นกัน

4. แบ่งโครงการออกเป็นชิ้นขนาดกัด

ส่วนนี้ง่าย และเป็นจุดที่คุณต้องกำหนดวิธีการที่คุณจะใช้ด้วย เมื่อคุณดูที่ระดับที่สูงขึ้นและมุมมองจากบนลงล่างของโครงการ คุณควรจะสามารถเห็นรายละเอียดได้อย่างละเอียด

คุณต้องการเห็นโครงการในสองวิธี: เป็นเหตุการณ์สำคัญ และ เป็น กลุ่มของงาน

เมื่อคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ คุณสามารถจัดระเบียบโปรเจ็กต์ลงใน Trello, Asana หรือแอปหรือปลั๊กอินการจัดการโปรเจ็กต์อื่นได้ คุณยังสามารถทำงานโครงการในลักษณะขององค์กรเช่น Agile หรือ Scrum ได้ ณ จุดนี้ แบ่งตามวิธีที่ถูกต้อง ด้วยทีมที่เหมาะสม เครื่องมือที่เหมาะสม และวิธีการที่ถูกต้อง โดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถแจกแจงงานต่างๆ เช่น เจ้ามือโป๊กเกอร์ในคาสิโน

5. มอบหมายงานให้เหมาะสมกับสมาชิกในทีม

ขั้นตอนนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา เนื่องจากคุณได้แบ่งสิ่งต่าง ๆ ออกเป็นงานเฉพาะและลำดับที่จำเป็นต้องเกิดขึ้น คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณเพื่อมอบหมายสิ่งที่พวกเขาต้องการให้กับทีมของคุณ และเมื่อจำเป็นต้องทำ

ที่ Elegant Themes เราใช้ Asana สำหรับทีมเนื้อหาเพื่อจัดการเรื่องนี้ เรามีคอลัมน์สำหรับขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ เช่น การเริ่มต้น การอนุมัติ การจัดกำหนดการ แต่ละบทความจะประกอบด้วยงานย่อยที่แตกต่างกันสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เราดำเนินการ ตั้งแต่การร่าง การทบทวน การแก้ไข และการเผยแพร่ และงานย่อยแต่ละงานจะถูกมอบหมายให้กับบุคคลที่เหมาะสมเนื่องจากงานย่อยก่อนหน้านี้เสร็จสิ้นลง

ซอฟต์แวร์ใดๆ ก็ตามจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการทำสิ่งนี้ได้จริงๆ และไม่ว่าคุณจะทำงานกับ Waterfall, Agile, Scrum หรืออย่างอื่นทั้งหมด พื้นฐานยังคงเข้าแถว

6. การทำงานและหลักสูตรการแก้ไขโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ งานของคุณมักจะต้องมาก่อน ทำขั้นตอนที่ 1-5 และถ้าคุณโชคดี (อาจจะโชคดี จริงๆ ) ขั้นตอนที่ 6 จะหยุดทำงานโดยไม่มีข้อผูกมัด อย่างไรก็ตาม ตามความเป็นจริงแล้วจะมีปัญหาบางอย่างเกิดขึ้น อาจเป็นเรื่องง่ายๆ เหมือนกับสมาชิกในทีมลาป่วย ดังนั้นงานของพวกเขาจึงต้องได้รับมอบหมายใหม่หรือจัดกำหนดการใหม่ บางทีนักพัฒนาซอฟต์แวร์อาจพบจุดบกพร่องที่สำคัญซึ่งต้องการการล้างข้อมูลโค้ดเบสมากกว่าที่คุณวางแผนไว้ หรือสิ่งทั้งหมดอาจเป็นซากรถไฟตั้งแต่ต้นจนจบ และทุกวันมีบางสิ่งที่คุณไม่สามารถคิดได้เกิดขึ้น และคุณอยู่ในโหมดควบคุมความเสียหายตั้งแต่เช้าจรดค่ำ

นั่นเป็นเรื่องปกติทั้งหมด คุณจะมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับโครงการ ณ จุดนี้ และจากมุมมองนั้น คุณควรจะสามารถเคลื่อนย้ายสิ่งต่างๆ ไปรอบๆ (งานที่มอบหมาย วันครบกำหนด ทรัพยากรด้านงบประมาณ ฯลฯ) เพื่อให้สิ่งต่างๆ เป็นไปตามหลักสูตรได้ดีพอที่จะเป็นไปตามที่ตกลงกันไว้ ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ในขั้นตอนที่ 1

นอกจากนี้ ทีมของคุณจะมีคำถามในช่วงนี้ พวกเขาจะมาหาคุณด้วยปัญหาที่คุณพร้อมที่จะแก้ไขเพราะคุณได้วางแผนไว้จนถึงจุดนี้ ผู้จัดการโครงการมีความกระตือรือร้น และขั้นตอนที่ 6 เป็นที่ที่คุณจะได้ตอบสนองต่อสิ่งที่ทีมต้องการจากคุณ และเป็นที่ที่ทีมของคุณต้องดำเนินการในเชิงรุกเพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น ดังนั้นคุณจึงหวังว่าจะทำ Due Diligence ของคุณในขั้นตอนที่ 2 และ 3 ได้สำเร็จ

7. เสร็จสิ้น

จดบันทึกว่าทุกอย่างอยู่ที่ไหน หวังว่าคุณจะมีเวลาเพียงพอในกำหนดการสำหรับ QA และการแก้ไข เมื่อคนในทีมของคุณส่งงานของพวกเขา และคุณรวมงานเข้าด้วยกันอย่างเหนียวแน่น คุณจะพบบางสิ่งที่จำเป็นต้องได้รับการขัดเกลาอย่างไม่ต้องสงสัย ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องนั้น เป็นเรื่องปกติ แค่ทำงานให้ผ่านไป ทำให้มันเปล่งประกาย และย้อนกลับไปในสัญญาเริ่มต้นของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ขีด i ทั้งหมดและข้าม t ทั้งหมดของคุณแล้ว

เมื่อดูแล…ทุกอย่างก็ดูแล คุณได้จัดการโครงการของคุณแล้ว และถึงเวลาที่ต้องทำทั้งหมดอีกครั้งในครั้งต่อไป!

Agile, Scrum, Asana, Trello และ More

เมื่อเวลาผ่านไป เราได้รวบรวมบทความเกี่ยวกับการจัดการโครงการไว้มากมายสำหรับคุณ ในขณะที่คุณเจาะลึกลงไปในแต่ละแง่มุมของการเป็นผู้จัดการโครงการ ปัญหาต่างๆ จะปรากฏขึ้นเป็นครั้งคราว เราต้องการให้แน่ใจว่าคุณมีภาพที่ดีที่สุดและแม่นยำที่สุดเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ข้างหน้าคุณ ดังนั้นนี่คือบทสรุปโดยย่อว่าการจัดการโครงการแบบ Agile คืออะไร ทำความเข้าใจแบบ Lean และ Scrum ตลอดจนเครื่องมือและแอปอื่นๆ มากมายที่จะเข้ากับรูปแบบการจัดการของคุณ และทักษะไปอีกขั้น

• การจัดการโครงการ Agile คืออะไร?
• คู่มือง่ายๆ เกี่ยวกับวิธีการทำงานร่วมกันแบบ Scrum
• การใช้วิธีการแบบลีนสำหรับการเริ่มต้นซอฟต์แวร์ของคุณ
• การเปิดตัวที่ประสบความสำเร็จ: ดูผลิตภัณฑ์ขั้นต่ำที่ทำงานได้อย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น
• ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการชั้นนำสำหรับปี 2019
• วิธีใช้ WordPress สำหรับการจัดการโครงการ
• 7 ปลั๊กอินการจัดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับ WordPress
• 7 หลักการบริหารความเสี่ยงเพื่อการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ
• 6 วิธีในการหลีกเลี่ยงการออกแบบโดยคณะกรรมการในโครงการต่อไปของคุณ

ด้วยทั้งหมดนี้ในฐานความรู้ของคุณ ความเชี่ยวชาญในการจัดการโครงการของคุณจะไม่มีใครเทียบได้

บทสรุป

การจัดการโครงการเป็นเรื่องยาก คุณต้องมีระเบียบและเชิงรุก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกรายละเอียดสุดท้ายได้รับการพิจารณา (ในอุดมคติก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน) อย่างไรก็ตาม การวางแผนเกมและความรู้ในการทำงานของเครื่องมือและวิธีการต่างๆ ตลอดจนความรู้สึกในการรวมทีมที่เหมาะสมที่สามารถทำงานร่วมกันและใช้ทักษะของพวกเขาเพื่อชมเชยซึ่งกันและกัน จะทำให้โครงการของคุณดำเนินไปตั้งแต่ต้นจนจบอย่างแน่นอน เส้นทางที่ดีที่สุด

คำแนะนำอันดับต้น ๆ ของคุณสำหรับการจัดการโครงการคืออะไร?

ภาพเด่นของบทความโดย LanKogal / shutterstock.com