Un ghid rapid pentru managementul proiectelor

Agil. Scrum. Cascadă. Strategic. Adaptive. OBRAZNIC. Six Sigma. Cuvinte cheie, fiecare și fiecare. Acestea sunt cuvinte cheie importante pentru managementul de proiect, dar fără să știe ce înseamnă și cum să le înțelegeți, nu vă fac prea mult bine. Vrem să analizăm la nivel înalt managementul de proiect, astfel încât cei dintre voi care se uită la acest domeniu (sau lucrați deja în el) să vadă niște pași, sarcini și metodologii destul de standard pe care le veți întâlni de-a lungul cale. Gestionarea proiectelor este o treabă importantă și vrem să ne asigurăm că sunteți echipat să vă descurcați cât mai bine.

Abonați-vă la canalul nostru Youtube

Ce este managementul de proiect?

Dintr-o perspectivă la nivel înalt, managementul de proiect este doar asta: o perspectivă la nivel înalt a întregii structuri a unui proiect la care lucrezi. De la începuturile sale până la eficacitate, până la personal și timp, marketing și venituri, a fi un manager de proiect poate fi o presiune mare. Tu ești cel care te asigură că fiecare detaliu al proiectului este îngrijit.

Acesta este și miezul real al managementului de proiect. Vă asigurați că fiecare detaliu al proiectului este îngrijit. Puteți utiliza diverse metodologii pentru a face acest lucru, alături de mai multe instrumente și aplicații. Dar cele mai bune instrumente, metodologii și strategii nu vă vor ajuta dacă nu cunoașteți motivele care stau la baza utilizării lor și a valorificării acestora. Pentru asta suntem aici.

Management de proiect, pas cu pas

Fiecare proiect este diferit, dar dacă ați fost desemnat ca manager, veți dori să descompuneți proiectul cât mai mult posibil. Piesele mai mici, de dimensiunile mușcăturilor, fac totul mai ușor de gestionat. Atât pentru tine, cât și pentru echipa ta.

În timp ce le prezentăm într-o listă ordonată de pași, este posibil să nu le luați pe toate pentru fiecare proiect. Sau fluxul dvs. personal de lucru ar putea reordona unele. Chiar și omite-le complet. Vrem ca acesta să fie un ghid general, astfel încât să puteți vedea ce este cu adevărat managementul de proiect. În afara câtorva (cum ar fi numerele 1 și 7), le puteți trata cu adevărat ca pe o listă de elemente de considerat atunci când lucrați la un proiect.

1. Descrieți sfera de aplicare a proiectului
2. Stabiliți ce roluri sunt necesare pentru succesul proiectului
3. Adunați o echipă pe baza acestor roluri
4. Descompuneți proiectul în sarcini de mărime
5. Alocați sarcini membrilor echipei corespunzătoare
6. Lucrați la acele sarcini atribuite și monitorizați progresul echipei, adresând întrebări și preocupări, corectând cursul dacă / după cum este necesar
7. Finalizați sarcinile și încheiați proiectul

Acești șapte pași sunt destul de simpli. Dar nu sunt ușori. Cu toate acestea, pe măsură ce începeți să lucrați ca manager de proiect, este foarte important să vă asigurați că sunteți organizat și pe drumul cel bun.

1. Descrieți sfera de aplicare a proiectului

Prima parte a oricărui job de management de proiect constă în a afla care va fi scopul proiectului. Această etapă specială este diferită pentru toată lumea, dar rezultatul general ar trebui să fie acela că dvs. și clientul dvs. (sau șeful) sunteți pe aceeași pagină pentru obiective și bugetul general , că aveți la dispoziție o listă completă de caracteristici și cerințe și cu cei care au în mână, vin cu un plan pentru a evita cât mai multe capcane și provocări posibile .

Cunoașterea cât mai multă a acestui lucru vă poate ajuta să vă determinați echipa, cronologia, software-ul și metodologia. Odată ce le aveți în vedere, probabil că ar trebui să vă gândiți să vă puneți echipa împreună.

2. Stabiliți abilitățile necesare ale echipei dvs.

În unele cazuri, este posibil să nu fie nevoie să faceți acest pas. Dacă aveți o anumită echipă cu anumite abilități, veți ști ce fac deja fiecare membru. Dar dacă sunteți o firmă de consultanță care preia o multitudine de tipuri diferite de clienți, este posibil să aveți nevoie de un expert contabil pentru un proiect și de un arhitect pentru altul. Dacă ați subliniat în mod corespunzător scopul proiectului dvs., ar trebui să știți exact ce tipuri de abilități aveți nevoie pentru ca proiectul să funcționeze.

3. Adunați o echipă cu abilitățile necesare

Din nou, dacă aveți o anumită echipă cu care lucrați deja, nu va trebui să căutați oameni în funcție de nevoile dvs. Dacă Sally este cel mai bun programator Python pe care îl cunoașteți, atunci poate încercați să o recrutați peste alți programatori din departament. Genul ala de lucru. În calitate de manager de proiect, este treaba ta să te asiguri că ai cei mai buni oameni pe care îi poți realiza proiectul. Nu uitați, probabil că va trebui să lucrați și în jurul altor programe și manageri.

Să știi pe cine să pui un proiect este la fel de important ca orice altceva. Poate că nici măcar pentru abilități dificile. Abilitățile ușoare precum gestionarea timpului și personalitatea pot face o mare diferență și sunt considerente și pentru managerii de proiect.

4. Descompuneți proiectul în bucăți de dimensiuni mușcate

Această parte este ușoară și chiar trebuie să determinați ce metodologie veți folosi. Când vă uitați la vizualizarea la nivel superior, de sus în jos, a proiectului, ar trebui să o puteți vedea în detalii granulare.

Vrei să poți vedea proiectul în două moduri: ca repere și ca grupuri de sarcini .

Având în vedere acestea, puteți organiza proiectul în Trello, Asana sau într-o altă aplicație sau plugin de gestionare a proiectului. De asemenea, puteți transforma proiectul într-o metodă organizațională precum Agile sau Scrum în acest moment. Defalcat în modul corect, cu echipa potrivită, instrumentele potrivite și metodologia potrivită, puteți distribui, în principiu, sarcini precum un dealer de poker într-un cazinou.

5. Alocați sarcini membrilor echipei corespunzătoare

Acest pas este destul de simplu. Deoarece ați împărțit lucrurile în sarcini specifice și ordinea în care acestea trebuie să aibă loc, puteți utiliza software-ul de gestionare a proiectelor pentru a atribui echipei dvs. ceea ce au nevoie. Și când trebuie să o facă.

La Elegant Themes, folosim Asana pentru ca echipa de conținut să se ocupe de acest lucru. Avem coloane pentru diferite etape ale unui proiect, cum ar fi inițierea, aprobarea, programarea. Fiecare articol constă apoi din subtaskuri diferite pentru fluxul de lucru pe care îl parcurgem de la redactare, revizuire, revizuire și publicare. Și fiecare dintre sarcinile secundare este atribuită persoanei corespunzătoare pe măsură ce cele anterioare sunt finalizate.

Orice software va permite managerilor de proiect să facă acest lucru, într-adevăr. Și indiferent dacă lucrați cu cascadă, Agile, Scrum sau cu totul altceva, elementele de bază sunt încă aliniate.

6. Lucrul și corectarea cursului proiectului

În calitate de manager de proiect, munca dvs. este deseori încărcată frontal. Faceți pașii 1-5 și, dacă aveți noroc (poate chiar norocos), pasul 6 se declanșează fără probleme. În mod realist, însă, va apărea un fel de problemă. Poate că este ceva la fel de simplu ca un membru al echipei care ia concediu medical. Așadar, sarcinile lor trebuie să fie realocate sau reprogramate. Poate că un dezvoltator se confruntă cu o eroare majoră care are nevoie de mult mai multă curățare a bazei de cod decât ați planificat. Sau totul ar putea fi o epavă de la început până la sfârșit și în fiecare zi se întâmplă ceva de care nu ai fi putut da socoteală și ești în modul de control al daunelor din zori până la amurg.

Totul este normal, totuși. Veți avea o înțelegere solidă a proiectului în acest moment și, din această perspectivă, ar trebui să puteți muta lucrurile (sarcini, scadențe, resurse bugetare etc.) pentru a menține lucrurile pe un curs suficient de bun pentru a îndeplini pe obiectivele stabilite în timpul pasului 1.

În plus, echipa dvs. va avea întrebări în această fază. Vor veni la voi cu probleme pe care veți fi gata să le rezolvați, deoarece le-ați planificat până acum. Managerii de proiect sunt proactivi, iar Pasul 6 este locul în care ajungi să fii reactiv la ceea ce are nevoie echipa ta de la tine. Și este locul în care echipa dvs. trebuie să fie proactivă pentru a menține lucrurile fără probleme, așa că, sperăm, ați făcut diligența necesară în pașii 2 și 3.

7. Termină

Evaluați unde este totul. Sperăm că ați lăsat suficient timp în program pentru QA și revizuire. Pe măsură ce oamenii din echipa dvs. își transformă munca și o asamblați într-un tot coeziv, veți găsi, fără îndoială, câteva lucruri care trebuie lustruite. Nu vă faceți griji pentru asta. Este normal. Pur și simplu lucrați-l, faceți-l să strălucească și reveniți la contractul inițial pentru a vă asigura că ați punctat toate e-urile și ați încrucișat-le.

Când ai grijă de asta ... totul se ocupă. V-ați gestionat proiectul și este timpul să faceți totul din nou cu următorul!

Agile, Scrum, Asana, Trello și multe altele

De-a lungul timpului, am realizat o serie de articole de gestionare a proiectelor pentru dvs. Pe măsură ce studiați fiecare aspect al unui manager de proiect, din când în când vor apărea diferite dificultăți. Vrem să ne asigurăm că aveți cea mai bună și mai exactă imagine a ceea ce vi se așteaptă, așa că iată o scurtă prezentare a ceea ce este managementul de proiect Agile, înțelegând Lean și Scrum, precum și diverse alte instrumente și aplicații care vă vor lua stilurile de management și abilități la nivelul următor.

• Ce este Agile Project Management?
• Un ghid simplu pentru metodologia de colaborare Scrum
• Utilizarea metodologiei Lean pentru pornirea software-ului dvs.
• Lansări de succes: o privire mai atentă asupra produsului minim viabil
• Software de top pentru managementul proiectelor pentru 2019
• Cum se folosește WordPress pentru gestionarea proiectelor
• Cele mai bune 7 pluginuri de gestionare a proiectelor pentru WordPress
• 7 Principii de gestionare a riscurilor pentru derularea proiectelor de succes
• 6 moduri de a evita proiectarea de către comitet pentru următorul dvs. proiect

Cu toate acestea în baza dvs. de cunoștințe, expertiza dvs. în gestionarea proiectelor va fi de neegalat.

Concluzie

Managementul de proiect este un concert dur. Trebuie să fiți organizat și proactiv, asigurându-vă că fiecare detaliu este luat în considerare (ideal înainte de a începe chiar lucrul). Cu toate acestea, participarea la un plan de joc și o cunoaștere de lucru a diferitelor instrumente și metodologii, precum și o senzație de a pune împreună echipa potrivită care poate colabora și își poate folosi abilitățile pentru a se complimenta reciproc va duce absolut proiectul dvs. de la început până la sfârșit cea mai bună cale.

Care este sfatul dvs. de top pentru gestionarea proiectelor?

Imagine prezentată de articol de LanKogal / shutterstock.com