Eine Kurzanleitung zum Projektmanagement

Agil. Gedränge. Wasserfall. Strategisch. Adaptiv. PERT. Six Sigma. Schlagworte, jedes einzelne. Sie sind wichtige Schlagworte für das Projektmanagement, aber ohne Hintergrundwissen, was sie bedeuten und wie man sie versteht, nützen sie Ihnen nicht viel. Wir möchten einen umfassenden Blick auf das Projektmanagement werfen, damit diejenigen von Ihnen, die in diesen Bereich einsteigen möchten (oder bereits darin arbeiten), einige ziemlich standardmäßige Schritte, Aufgaben und Methoden sehen, auf die Sie im Laufe der Zeit stoßen werden Weg. Projekte zu managen ist eine wichtige Aufgabe und wir möchten sicherstellen, dass Sie dafür bestens gerüstet sind.

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Was ist Projektmanagement?

Aus einer übergeordneten Perspektive ist Projektmanagement genau das: eine übergeordnete Perspektive der gesamten Struktur eines Projekts, an dem Sie arbeiten. Von den Anfängen über die Effizienz bis hin zu Personal und Zeit, Marketing und Umsatz kann die Tätigkeit als Projektmanager mit großem Druck verbunden sein. Sie sind derjenige, der dafür sorgt, dass jedes Detail des Projekts berücksichtigt wird.

Das ist auch der eigentliche Kern des Projektmanagements. Sie stellen sicher, dass jedes Detail des Projekts berücksichtigt wird. Dazu können Sie verschiedene Methoden sowie verschiedene Tools und Apps verwenden. Aber die besten Tools, Methoden und Strategien helfen nicht, wenn Sie die Gründe für ihre Verwendung und das Beste aus ihnen nicht kennen. Dafür sind wir da.

Projektmanagement, Schritt für Schritt

Jedes Projekt ist anders, aber wenn Sie als Manager zugewiesen wurden, möchten Sie das Projekt so weit wie möglich aufschlüsseln. Kleinere, mundgerechte Stücke machen das Ganze viel handlicher. Für Sie und Ihr Team.

Obwohl wir diese in einer geordneten Liste von Schritten präsentieren, werden Sie möglicherweise nicht alle für jedes Projekt übernehmen. Oder Ihr persönlicher Workflow kann einige nachbestellen. Lasse sie sogar komplett weg. Wir möchten, dass dies ein allgemeiner Leitfaden ist, damit Sie sehen können, was Projektmanagement wirklich ist. Abgesehen von einigen wenigen (wie den Nummern 1 und 7) können Sie diese wirklich als Aufzählung von Elementen behandeln, die bei der Arbeit an einem Projekt zu berücksichtigen sind.

1. Beschreiben Sie den Umfang des Projekts
2. Bestimmen Sie, welche Rollen für den Erfolg des Projekts notwendig sind
3. Stellen Sie ein Team basierend auf diesen Rollen zusammen
4. Unterteilen Sie das Projekt in mundgerechte Aufgaben
5. Weisen Sie den entsprechenden Teammitgliedern Aufgaben zu
6. An den zugewiesenen Aufgaben arbeiten und den Fortschritt des Teams überwachen, Fragen und Bedenken beantworten, Kurs korrigieren, wenn/sofern erforderlich
7. Aufgaben abschließen und Projekt abschließen

Diese sieben Schritte sind ziemlich einfach. Aber sie sind nicht einfach. Wenn Sie jedoch als Projektmanager arbeiten, ist es von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass Sie organisiert und auf dem richtigen Weg sind.

1. Umreißen Sie den Umfang des Projekts

Der erste Teil fast jedes Projektmanagementjobs besteht darin, den Umfang des Projekts herauszufinden. Diese besondere Phase ist für jeden anders, aber das Gesamtergebnis sollte sein, dass Sie und Ihr Kunde (oder Chef) hinsichtlich der Ziele und des Gesamtbudgets auf der gleichen Seite sind , dass Ihnen eine vollständige Liste der Funktionen und Anforderungen zur Verfügung steht und mit die Beteiligten einen Plan ausarbeiten, um so viele potenzielle Fallstricke und Herausforderungen wie möglich zu vermeiden .

Wenn Sie so viel wie möglich darüber wissen, können Sie Ihr Team, Ihren Zeitplan, Ihre Software und Ihre Methodik bestimmen. Sobald Sie diese im Hinterkopf haben, sollten Sie wahrscheinlich darüber nachdenken, Ihr Team zusammenzustellen.

2. Bestimmen Sie die notwendigen Fähigkeiten Ihres Teams

In einigen Fällen müssen Sie diesen Schritt möglicherweise nicht ausführen. Wenn Sie ein bestimmtes Team mit bestimmten Fähigkeiten haben, wissen Sie, was jedes einzelne Mitglied bereits tut. Aber wenn Sie ein Beratungsunternehmen sind, das eine Vielzahl von verschiedenen Arten von Kunden betreut, benötigen Sie möglicherweise einen forensischen Buchhalter für ein Projekt und einen Architekten für ein anderes. Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts richtig umrissen haben, sollten Sie genau wissen, welche Fähigkeiten Sie benötigen, damit das Projekt funktioniert.

3. Stellen Sie ein Team mit den notwendigen Fähigkeiten zusammen

Auch hier gilt: Wenn Sie bereits ein bestimmtes Team haben, mit dem Sie zusammenarbeiten, müssen Sie keine Leute basierend auf Ihren Bedürfnissen suchen. Wenn Sally die beste Python-Codiererin ist, die Sie kennen, dann versuchen Sie vielleicht, sie gegenüber anderen Programmierern in der Abteilung zu rekrutieren. Diese Art von Ding. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Sie die besten Leute haben, um das Projekt zu erledigen. Sie werden wahrscheinlich auch andere Zeitpläne und Manager umgehen müssen, denken Sie daran.

Zu wissen, wen man für ein Projekt einsetzt, ist genauso wichtig wie alles andere. Vielleicht auch nicht nur für Hard Skills. Soft Skills wie Zeitmanagement und Persönlichkeit können einen großen Unterschied machen und sind auch für Projektmanager zu berücksichtigen.

4. Brechen Sie das Projekt in mundgerechte Stücke auf

Dieser Teil ist einfach, und hier müssen Sie auch bestimmen, welche Methodik Sie verwenden möchten. Wenn Sie sich die übergeordnete Ansicht des Projekts von oben nach unten ansehen, sollten Sie es detailliert sehen können.

Sie möchten das Projekt auf zwei Arten sehen können: als Meilensteine und als Gruppen von Aufgaben .

Vor diesem Hintergrund können Sie das Projekt in Trello, Asana oder einer anderen Projektmanagement-App oder einem Plugin organisieren. Sie können das Projekt an dieser Stelle auch in eine Organisationsmethode wie Agile oder Scrum einarbeiten. Auf die richtige Weise aufgeschlüsselt, mit dem richtigen Team, den richtigen Tools und der richtigen Methodik können Sie im Grunde Aufgaben wie ein Poker-Dealer in einem Casino verteilen.

5. Aufgaben den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen

Dieser Schritt ist ziemlich einfach. Da Sie die Dinge in bestimmte Aufgaben und deren Reihenfolge unterteilt haben, können Sie mit Ihrer Projektmanagement-Software Ihrem Team die erforderlichen Aufgaben zuweisen. Und wenn sie es tun müssen.

Bei Elegant Themes verwenden wir Asana für das Content-Team, um dies zu bewältigen. Wir haben Spalten für verschiedene Phasen eines Projekts, wie z. B. Beginn, Genehmigung, Terminplanung. Jeder Artikel besteht dann aus verschiedenen Teilaufgaben für den Workflow, den wir vom Entwurf, der Überprüfung, der Überarbeitung und der Veröffentlichung durchlaufen. Und jede der Teilaufgaben wird der entsprechenden Person zugewiesen, wenn die vorherigen abgeschlossen sind.

Jede Software ermöglicht es den Projektmanagern, dies wirklich zu tun. Und ob Sie mit Wasserfall, Agile, Scrum oder etwas ganz anderem arbeiten, die Grundlagen stimmen immer noch.

6. Arbeiten und Kurskorrektur des Projekts

Als Projektmanager wird Ihre Arbeit oft von vornherein beansprucht. Führen Sie die Schritte 1-5 aus, und wenn Sie Glück haben (vielleicht wirklich Glück), geht Schritt 6 problemlos vonstatten. Realistischerweise wird es jedoch ein Problem geben. Vielleicht ist es so einfach wie ein Teammitglied, das sich krankmeldet. Daher müssen ihre Aufgaben neu zugewiesen oder neu geplant werden. Vielleicht stößt ein Entwickler auf einen schwerwiegenden Fehler, der viel mehr Codebase-Bereinigung erfordert, als Sie geplant hatten. Oder das Ganze könnte von Anfang bis Ende ein Zugunglück sein, und jeden Tag passiert etwas, das Sie nicht hätten erklären können, und Sie befinden sich von morgens bis abends im Schadenskontrollmodus.

Das ist doch alles normal. Sie werden zu diesem Zeitpunkt ein solides Verständnis des Projekts haben und aus dieser Perspektive in der Lage sein, Dinge zu verschieben (Zuweisungen, Fälligkeitstermine, Haushaltsmittel usw.), um die Dinge gut genug auf Kurs zu halten, um die vereinbarten auf Ziele, die in Schritt 1 festgelegt wurden.

Außerdem wird Ihr Team in dieser Phase Fragen haben. Sie werden mit Problemen zu Ihnen kommen, die Sie bereit sind zu lösen, weil Sie es bis zu diesem Punkt geplant haben. Projektmanager sind proaktiv, und in Schritt 6 reagieren Sie auf die Anforderungen Ihres Teams. Und hier muss Ihr Team proaktiv sein, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sodass Sie Ihre Sorgfaltspflicht in den Schritten 2 und 3 hoffentlich erfüllt haben.

7. Fertigstellen

Machen Sie eine Bestandsaufnahme, wo alles ist. Hoffentlich haben Sie in Ihrem Zeitplan genug Zeit für QA und Überarbeitung. Wenn die Leute in Ihrem Team ihre Arbeit abgeben und Sie sie zu einem zusammenhängenden Ganzen zusammenfügen, werden Sie zweifellos einige Dinge finden, die poliert werden müssen. Mach dir darüber keine Sorgen. Es ist normal. Arbeiten Sie es einfach durch, lassen Sie es glänzen und gehen Sie Ihren ursprünglichen Vertrag durch, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre i-Punkte und alle Ihre T-Punkte gekreuzt haben.

Wenn das erledigt ist, ist alles erledigt. Sie haben Ihr Projekt verwaltet und es ist an der Zeit, es mit dem nächsten noch einmal zu tun!

Agile, Scrum, Asana, Trello und mehr

Im Laufe der Zeit haben wir eine Reihe von Artikeln zum Projektmanagement für Sie zusammengestellt. Wenn Sie sich mit jedem Aspekt der Arbeit als Projektmanager auseinandersetzen, werden von Zeit zu Zeit verschiedene Schwierigkeiten auftauchen. Wir möchten sicherstellen, dass Sie das beste und genaueste Bild davon haben, was vor Ihnen liegt. Deshalb hier eine kurze Zusammenfassung dessen, was agiles Projektmanagement ist, das Verständnis von Lean und Scrum sowie verschiedene andere Tools und Apps, die Ihren Managementstilen entsprechen und Fähigkeiten auf die nächste Stufe.

• Was ist agiles Projektmanagement?
• Ein einfacher Leitfaden für die Scrum-Collaboration-Methodik
• Verwenden von Lean-Methoden für Ihr Software-Startup
• Erfolgreiche Markteinführungen: Ein genauerer Blick auf das Minimum Viable Product
• Top-Projektmanagement-Software für 2019
• So verwenden Sie WordPress für das Projektmanagement
• Die 7 besten Projektmanagement-Plugins für WordPress
• 7 Prinzipien des Risikomanagements für erfolgreiche Projekte
• 6 Möglichkeiten, das Design eines Ausschusses bei Ihrem nächsten Projekt zu vermeiden

Mit all dem in Ihrer Wissensdatenbank wird Ihr Projektmanagement-Know-how unübertroffen sein.

Abschluss

Projektmanagement ist ein harter Job. Sie müssen organisiert und proaktiv sein und sicherstellen, dass jedes Detail berücksichtigt wird (idealerweise bevor Sie mit der Arbeit beginnen). Mit einem Spielplan und praktischen Kenntnissen verschiedener Tools und Methoden sowie einem Gespür für die Zusammenstellung des richtigen Teams, das zusammenarbeiten und ihre Fähigkeiten einsetzen kann, um sich gegenseitig zu ergänzen, wird Ihr Projekt jedoch von Anfang bis Ende auf jeden Fall vorankommen der beste Weg.

Was ist Ihr wichtigster Rat für das Management von Projekten?

Beitragsbild des Artikels von LanKogal / shutterstock.com