Przewodnik szybkiego startu do zarządzania projektami

Zręczny. Scrum. Wodospad. Strategiczny. Adaptacyjny. ZUCHWAŁY. Sześć sigma. Buzzwords, każdy i każdy. To ważne modne hasła dla zarządzania projektami, ale bez wiedzy, co mają na myśli i jak je rozumieć, nie przynoszą wiele dobrego. Chcemy przyjrzeć się zarządzaniu projektami na wysokim poziomie, aby ci z was, którzy chcą wejść w ten obszar (lub już w nim pracują), zobaczą kilka dość standardowych kroków, zadań i metodologii, z którymi natkniecie się na sposób. Zarządzanie projektami to ważna praca i chcemy mieć pewność, że jesteś przygotowany do jej obsługi jak najlepiej.

Subskrybuj nasz kanał YouTube

Co to jest zarządzanie projektami?

Z perspektywy wysokiego poziomu zarządzanie projektami jest właśnie tym: perspektywą wysokiego poziomu całej struktury projektu, nad którym pracujesz. Od momentu powstania, przez skuteczność, personel i czas, marketing i przychody, bycie kierownikiem projektu może wiązać się z dużą presją. To Ty dbasz o każdy szczegół projektu.

To też jest prawdziwe sedno zarządzania projektami. Dbasz o każdy szczegół projektu. W tym celu możesz skorzystać z różnych metodologii, a także z kilku narzędzi i aplikacji. Ale najlepsze narzędzia, metodologie i strategie nie pomogą, jeśli nie znasz powodów, dla których ich używasz i jak najlepiej je wykorzystywać. Po to tu jesteśmy.

Zarządzanie projektami, krok po kroku

Każdy projekt jest inny, ale jeśli zostałeś przydzielony jako kierownik, będziesz chciał jak najbardziej rozbić projekt. Mniejsze kawałki wielkości kęsa sprawiają, że całość jest o wiele łatwiejsza w zarządzaniu. Zarówno dla Ciebie, jak i Twojego zespołu.

Chociaż przedstawiamy je na uporządkowanej liście kroków, możesz nie podjąć się wszystkich z nich dla każdego projektu. Lub Twój osobisty przepływ pracy może zmienić kolejność niektórych. Nawet całkowicie je pomiń. Chcemy, aby był to ogólny przewodnik, abyś mógł zobaczyć, czym naprawdę jest zarządzanie projektami. Oprócz kilku (takich jak liczby 1 i 7), możesz naprawdę traktować je jako listę punktowaną elementów, które należy wziąć pod uwagę podczas pracy nad projektem.

1. Nakreśl zakres projektu
2. Określ, jakie role są niezbędne do powodzenia projektu
3. Zbierz zespół w oparciu o te role
4. Podziel projekt na małe zadania
5. Przydziel zadania odpowiednim członkom zespołu
6. Pracuj nad przydzielonymi zadaniami i monitoruj postępy zespołu, odpowiadając na pytania i wątpliwości, korygując kurs w razie potrzeby
7. Sfinalizuj zadania i zakończ projekt

Te siedem kroków jest dość prostych. Ale nie są łatwe. Jednak gdy zaczynasz pracę jako kierownik projektu, najważniejsze jest upewnienie się, że jesteś zorganizowany i na torze.

1. Zarys Zakresu Projektu

Pierwszą częścią prawie każdej pracy związanej z zarządzaniem projektami jest ustalenie, jaki będzie zakres projektu. Ten konkretny etap jest inny dla każdego, ale ogólny wynik powinien być taki , że Ty i Twój klient (lub szef) jesteście na tej samej stronie pod względem celów i ogólnego budżetu , że macie do dyspozycji pełną listę funkcji i wymagań oraz tych, którzy są w posiadaniu, opracuj plan, aby uniknąć jak największej liczby potencjalnych pułapek i wyzwań .

Wiedząc o tym jak najwięcej, możesz określić swój zespół, harmonogram, oprogramowanie i metodologię. Mając to na uwadze, prawdopodobnie powinieneś pomyśleć o skompletowaniu swojego zespołu.

2. Określ niezbędne umiejętności swojego zespołu

W niektórych przypadkach może nie być konieczne wykonanie tego kroku. Jeśli masz konkretny zespół z określonymi umiejętnościami, będziesz wiedział, co już robi każdy członek. Ale jeśli jesteś firmą konsultingową, która przyjmuje mnóstwo różnych typów klientów, możesz potrzebować biegłego rewidenta przy jednym projekcie, a architekta przy innym. Jeśli właściwie określiłeś zakres swojego projektu, powinieneś dokładnie wiedzieć, jakich umiejętności potrzebujesz, aby projekt działał.

3. Zbierz zespół z niezbędnymi umiejętnościami

Ponownie, jeśli masz już konkretny zespół, z którym już pracujesz, nie będziesz musiał szukać ludzi w oparciu o swoje potrzeby. Jeśli Sally jest najlepszym koderem Pythona, jakiego znasz, może spróbuj zrekrutować ją spośród innych programistów w dziale. Coś w tym rodzaju. Jako kierownik projektu, Twoim zadaniem jest upewnienie się, że masz najlepszych ludzi do wykonania projektu. Pamiętaj, że prawdopodobnie będziesz musiał obejść inne harmonogramy i menedżerów.

Wiedza o tym, kogo umieścić w projekcie, jest tak samo ważna jak wszystko inne. Może nawet nie tylko dla twardych umiejętności. Umiejętności miękkie, takie jak zarządzanie czasem i osobowość, mogą mieć duże znaczenie i są również brane pod uwagę dla kierowników projektów.

4. Podziel projekt na kawałki wielkości zgryzu

Ta część jest łatwa i naprawdę musisz określić, jakiej metodologii będziesz używać. Kiedy patrzysz na wyższy poziom, widok z góry na projekt, powinieneś być w stanie zobaczyć go w szczegółach.

Chcesz widzieć projekt na dwa sposoby: jako kamienie milowe i jako grupy zadań .

Mając to na uwadze, możesz zorganizować projekt w Trello, Asana lub inną aplikację lub wtyczkę do zarządzania projektami. W tym momencie możesz również przerobić projekt na metodę organizacyjną, taką jak Agile lub Scrum. Właściwy sposób, z odpowiednim zespołem, właściwymi narzędziami i właściwą metodologią, możesz w zasadzie rozdawać zadania jak krupier pokerowy w kasynie.

5. Przydziel zadania odpowiednim członkom zespołu

Ten krok jest całkiem prosty. Ponieważ podzieliłeś rzeczy na konkretne zadania i kolejność, w jakiej muszą wystąpić, możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami, aby przypisać zespołowi to, czego potrzebuje. A kiedy muszą to zrobić.

W Elegant Themes używamy Asany dla zespołu ds. treści, aby sobie z tym poradzić. Posiadamy kolumny dla różnych etapów projektu, takich jak inicjacja, akceptacja, harmonogramowanie. Każdy artykuł składa się z różnych podzadań dla przepływu pracy, przez który przechodzimy, od szkicu, recenzji, rewizji i publikacji. I każde z podzadań zostaje przypisane do odpowiedniej osoby, gdy poprzednie są zakończone.

Każde oprogramowanie naprawdę pozwoli kierownikom projektów na to. Niezależnie od tego, czy pracujesz z wodospadem, Agile, Scrumem, czy czymś zupełnie innym, podstawy nadal się zgadzają.

6. Praca i kurs poprawianie projektu

Jako kierownik projektu często zajmujesz się pracą na początku. Wykonaj kroki 1-5, a jeśli masz szczęście (może naprawdę szczęście), krok 6 pójdzie bez problemu. Realistycznie jednak pojawi się jakiś problem. Może to coś tak prostego, jak zwolnienie chorobowe członka zespołu. Dlatego ich zadania muszą zostać przeniesione lub przełożone. Być może programista natrafi na poważny błąd, który wymaga znacznie więcej czyszczenia bazy kodu niż planowano. Albo cała ta sprawa może po prostu być wrakiem pociągu od początku do końca i każdego dnia dzieje się coś, czego nie mogłeś uwzględnić, i jesteś w trybie kontroli uszkodzeń od świtu do zmierzchu.

Ale to wszystko jest normalne. W tym momencie będziesz miał solidne zrozumienie projektu, a z tej perspektywy powinieneś być w stanie poruszać się (zadania, terminy, zasoby budżetowe itp.), aby utrzymać bieg na tyle dobrze, aby spełnić uzgodnione- na cele, które zostały ustalone w kroku 1.

Dodatkowo Twój zespół będzie miał pytania podczas tej fazy. Przyjdą do ciebie z problemami, które będziesz gotów rozwiązać, ponieważ zaplanowałeś to do tego momentu. Menedżerowie projektów są proaktywni, a Krok 6 to miejsce, w którym możesz reagować na to, czego Twój zespół od Ciebie potrzebuje. I to jest obszar, w którym Twój zespół musi być proaktywny, aby wszystko działało sprawnie, więc miejmy nadzieję, że wykonałeś należytą staranność w krokach 2 i 3.

7. Zakończ w górę

Zrób inwentaryzację, gdzie wszystko jest. Mamy nadzieję, że masz wystarczająco dużo czasu w swoim harmonogramie na kontrolę jakości i powtórki. Gdy ludzie z Twojego zespołu zamieniają się w swoją pracę, a Ty składasz ją w spójną całość, bez wątpienia znajdziesz kilka rzeczy, które wymagają dopracowania. Nie martw się o to. To normalne. Po prostu przepracuj go, spraw, by zabłysło i wróć do pierwotnego kontraktu, aby upewnić się, że postawiłeś wszystkie swoje „i” i przekreśliłeś wszystkie.

Kiedy o to zadbaj… wszystko jest załatwione. Zarządzałeś swoim projektem i nadszedł czas, aby zrobić to wszystko jeszcze raz przy następnym!

Agile, Scrum, Asana, Trello i więcej

Z biegiem czasu przygotowaliśmy dla Ciebie mnóstwo artykułów dotyczących zarządzania projektami. Gdy zagłębisz się w każdy aspekt bycia kierownikiem projektu, od czasu do czasu pojawią się różne trudności. Chcemy mieć pewność, że masz najlepszy i najdokładniejszy obraz tego, co przed Tobą, więc oto krótkie podsumowanie tego, czym jest zwinne zarządzanie projektami, zrozumienie Lean i Scrum oraz różnych innych narzędzi i aplikacji, które przyjmą Twoje style zarządzania i umiejętności na wyższy poziom.

• Co to jest zwinne zarządzanie projektami?
• Prosty przewodnik po metodologii współpracy Scrum
• Stosowanie metodologii Lean do uruchamiania oprogramowania
• Udane premiery: bliższe spojrzenie na minimalnie opłacalny produkt
• Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami na rok 2019
• Jak korzystać z WordPressa do zarządzania projektami
• 7 najlepszych wtyczek do zarządzania projektami dla WordPress
• 7 zasad zarządzania ryzykiem w prowadzeniu udanych projektów
• 6 sposobów na uniknięcie projektowania przez komisję przy następnym projekcie

Mając to wszystko w swojej bazie wiedzy, Twoja wiedza na temat zarządzania projektami będzie niezrównana.

Wniosek

Zarządzanie projektami to ciężka sprawa. Musisz być zorganizowany i proaktywny, upewniając się, że każdy szczegół jest uwzględniony (najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem pracy). Jednak pójście z planem gry i praktyczną znajomością różnych narzędzi i metodologii, a także wyczuciem stworzenia odpowiedniego zespołu, który może współpracować i wykorzystywać swoje umiejętności, aby się nawzajem komplementować, absolutnie zajmie twój projekt od początku do końca najlepsza ścieżka.

Jaka jest twoja najlepsza rada dotycząca zarządzania projektami?

Artykuł wyróżniony obrazem autorstwa LanKogal / shutterstock.com