Um guia de início rápido para gerenciamento de projetos

Ágil. Scrum. Cascata. Estratégico. Adaptive. PERT. Six Sigma. Buzzwords, todos e cada um. Eles são chavões importantes para gerenciamento de projetos, mas sem um conhecimento prévio do que significam e como entendê-los, eles não fazem muito bem a você. Queremos dar uma olhada de alto nível no gerenciamento de projetos, de modo que aqueles de vocês que estão pensando em entrar nesta área (ou já estão trabalhando nela) vejam algumas etapas, tarefas e metodologias bem padrão que você encontrará ao longo do caminho. Gerenciar projetos é um trabalho importante e queremos ter certeza de que você está preparado para lidar com isso da melhor maneira possível.

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O que é gerenciamento de projetos?

De uma perspectiva de alto nível, o gerenciamento de projetos é apenas isso: uma perspectiva de alto nível de toda a estrutura de um projeto em que você está trabalhando. Desde o início até a eficácia, a equipe e o tempo, o marketing e a receita, ser um gerente de projeto pode ser uma grande pressão. É você quem garante que cada detalhe do projeto seja cuidado.

Esse também é o ponto crucial do gerenciamento de projetos. Você se certifica de que cada detalhe do projeto seja cuidado. Você pode usar várias metodologias para fazer isso, juntamente com várias ferramentas e aplicativos. Mas as melhores ferramentas, metodologias e estratégias não ajudarão se você não souber as razões por trás de usá-las e tirar o melhor delas. É para isso que estamos aqui.

Gerenciamento de projetos, passo a passo

Cada projeto é diferente, mas se você foi designado como gerente, você desejará dividir o projeto tanto quanto possível. Pedaços menores tornam tudo muito mais gerenciável. Para você e sua equipe.

Embora estejamos apresentando essas etapas em uma lista ordenada de etapas, talvez você não execute todas elas para cada projeto. Ou seu fluxo de trabalho pessoal pode reordenar alguns. Até omiti-los completamente. Queremos que este seja um guia geral para que você possa ver o que o gerenciamento de projetos realmente é. Fora alguns (como os números 1 e 7), você pode realmente tratá-los como uma lista com marcadores de elementos a serem considerados ao trabalhar em um projeto.

1. Descreva o escopo do projeto
2. Determine quais funções são necessárias para o sucesso do projeto
3. Monte uma equipe com base nessas funções
4. Divida o projeto em tarefas pequenas
5. Atribuir tarefas aos membros da equipe apropriados
6. Trabalhe nas tarefas atribuídas e monitore o progresso da equipe, respondendo a perguntas e preocupações, corrigindo o curso se / conforme necessário
7. Finalizar tarefas e finalizar o projeto

Essas sete etapas são muito simples. Mas eles não são fáceis. No entanto, quando você começa a trabalhar como gerente de projeto, certificar-se de que está organizado e no caminho certo é fundamental.

1. Descreva o escopo do projeto

A primeira parte de quase qualquer trabalho de gerenciamento de projeto é descobrir qual será o escopo do projeto. Este estágio específico é diferente para todos, mas o resultado geral deve ser que você e seu cliente (ou chefe) estejam na mesma página para metas e orçamento geral , que você tenha uma lista completa de recursos e requisitos à sua disposição, e com aqueles em mãos, elaboram um plano para evitar tantas armadilhas e desafios potenciais quanto possível .

Saber o máximo que puder sobre isso o configura para determinar sua equipe, seu cronograma, seu software e sua metodologia. Depois de ter isso em mente, você provavelmente deve pensar em reunir sua equipe.

2. Determine as habilidades necessárias de sua equipe

Em alguns casos, talvez você não precise executar esta etapa. Se você tem uma equipe específica com habilidades específicas, saberá o que cada membro já faz. Mas se você for uma empresa de consultoria que aceita uma miríade de diferentes tipos de clientes, pode precisar de um contador forense em um projeto e um arquiteto em outro. Se você delineou corretamente o escopo do seu projeto, você deve saber exatamente quais tipos de habilidades você precisa para fazer o projeto funcionar.

3. Monte uma equipe com as habilidades necessárias

Novamente, se você já tem uma equipe específica com a qual trabalha, não precisará procurar pessoas com base em suas necessidades. Se Sally é a melhor programadora de Python que você conhece, então tente recrutá-la em vez de outros programadores no departamento. Esse tipo de coisas. Como gerente de projeto, é sua função garantir que você tenha as melhores pessoas possíveis para realizar o projeto. Você provavelmente terá que contornar outras programações e gerentes também, lembre-se.

Saber quem colocar em um projeto é tão importante quanto qualquer outra coisa. Talvez nem apenas para habilidades difíceis. Habilidades básicas como gerenciamento de tempo e personalidade podem fazer uma grande diferença e também são considerações para gerentes de projeto.

4. Divida o projeto em pedaços pequenos

Esta parte é fácil e é realmente onde você precisa determinar qual metodologia usará também. Ao olhar para a visão de cima para baixo de nível superior do projeto, você deve ser capaz de vê-lo em detalhes granulares.

Você deseja ver o projeto de duas maneiras: como marcos e como grupos de tarefas .

Com isso em mente, você pode organizar o projeto em Trello, Asana ou outro aplicativo ou plug-in de gerenciamento de projeto. Você também pode trabalhar o projeto em um método organizacional como Agile ou Scrum neste ponto. Dividido da maneira certa, com a equipe certa, as ferramentas certas e a metodologia certa, você pode basicamente distribuir tarefas como um crupiê de pôquer em um cassino.

5. Atribuir tarefas aos membros apropriados da equipe

Esta etapa é bastante direta. Como você dividiu as coisas em tarefas específicas e na ordem em que devem ocorrer, você pode usar o software de gerenciamento de projetos para atribuir à sua equipe o que eles precisam. E quando eles precisam fazer isso.

Em Elegant Themes, usamos Asana para a equipe de conteúdo lidar com isso. Temos colunas para vários estágios de um projeto, como iniciação, aprovação, programação. Cada artigo consiste em diferentes subtarefas para o fluxo de trabalho que percorremos desde o rascunho, revisão, revisão e publicação. E cada uma das subtarefas é atribuída à pessoa apropriada à medida que as anteriores são concluídas.

Qualquer um dos softwares permitirá que os gerentes de projeto façam isso, de verdade. E quer você trabalhe com cascata, Agile, Scrum ou algo totalmente diferente, o básico ainda se alinha.

6. Trabalho e Correção do Curso do Projeto

Como gerente de projeto, seu trabalho costuma ser antecipado. Execute as etapas de 1 a 5 e, se tiver sorte (talvez muita sorte), a etapa 6 será executada sem problemas. Porém, realisticamente, haverá algum tipo de problema que surgirá. Talvez seja algo tão simples como um membro da equipe tirando licença médica. Portanto, suas tarefas precisam ser reatribuídas ou reprogramadas. Talvez um desenvolvedor encontre um bug importante que precise de muito mais limpeza de base de código do que o planejado. Ou a coisa toda pode ser apenas um desastre de trem do início ao fim, e todos os dias algo que você não poderia ter contabilizado, e você está no modo de controle de danos do amanhecer ao anoitecer.

Isso tudo é normal, no entanto. Você terá uma compreensão sólida do projeto neste ponto e, a partir dessa perspectiva, você deve ser capaz de mover as coisas (atribuições, datas de vencimento, recursos orçamentários, etc.) para manter as coisas em curso bem o suficiente para cumprir os sobre as metas que foram definidas durante a Etapa 1.

Além disso, sua equipe terá perguntas durante esta fase. Eles virão até você com problemas que você estará pronto para resolver porque você planejou tudo até este ponto. Os gerentes de projeto são proativos e a Etapa 6 é onde você começa a ser reativo ao que sua equipe precisa de você. E é aí que sua equipe precisa ser proativa para manter as coisas funcionando sem problemas, então, esperançosamente, você fez a devida diligência nas etapas 2 e 3.

7. Concluir

Faça um balanço de onde tudo está. Esperançosamente, você deixou tempo suficiente em sua programação para controle de qualidade e revisão. Conforme as pessoas em sua equipe entregam seu trabalho e você o reúne em um todo coeso, sem dúvida encontrará algumas coisas que precisam ser polidas. Não se preocupe com isso. É normal. Apenas trabalhe com ele, faça-o brilhar e repita seu contrato inicial para ter certeza de que você pontuou todos os seus is e cruzou todos os seus ts.

Quando isso está resolvido ... tudo está resolvido. Você gerenciou seu projeto e é hora de fazer tudo de novo com o próximo!

Agile, Scrum, Asana, Trello e muito mais

Com o tempo, reunimos uma série de artigos sobre gerenciamento de projetos para você. Conforme você se aprofunda em cada aspecto de ser um gerente de projeto, diferentes dificuldades surgirão de vez em quando. Queremos ter certeza de que você tem a melhor e mais precisa imagem do que está à sua frente, então aqui está um breve resumo do que é gerenciamento de projetos Agile, entendendo Lean e Scrum, e várias outras ferramentas e aplicativos que levarão seus estilos de gerenciamento e habilidades para o próximo nível.

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Com tudo isso em sua base de conhecimento, sua experiência em gerenciamento de projetos será incomparável.

Conclusão

O gerenciamento de projetos é uma tarefa difícil. Você tem que ser organizado e pró-ativo, certificando-se de que cada detalhe seja considerado (de preferência antes mesmo de começar a trabalhar). No entanto, entrar com um plano de jogo e um conhecimento prático de várias ferramentas e metodologias, bem como a sensação de reunir a equipe certa que pode colaborar e usar suas habilidades para se complementar, certamente levará seu projeto do início ao fim. o melhor caminho.

Qual é o seu principal conselho para o gerenciamento de projetos?

Imagem de destaque do artigo por LanKogal / shutterstock.com