Una guía de inicio rápido para la gestión de proyectos

Ágil. Melé. Cascada. Estratégico. Adaptado. IMPERTINENTE. Six Sigma. Palabras de moda, todas y cada una. Son palabras de moda importantes para la gestión de proyectos, pero sin una experiencia previa en saber lo que significan y cómo entenderlas, no te sirven de mucho. Queremos echar un vistazo de alto nivel a la gestión de proyectos, de modo que aquellos de ustedes que deseen entrar en esta área (o que ya estén trabajando en ella) vean algunos pasos, tareas y metodologías bastante estándar con los que se encontrarán a lo largo del camino. La gestión de proyectos es un trabajo importante y queremos asegurarnos de que esté equipado para manejarlo lo mejor que pueda.

Suscríbete a nuestro canal de Youtube

¿Qué es la gestión de proyectos?

Desde una perspectiva de alto nivel, la gestión de proyectos es solo eso: una perspectiva de alto nivel de toda la estructura de un proyecto en el que está trabajando. Desde sus inicios hasta la eficacia, la dotación de personal y el tiempo, el marketing y los ingresos, ser un director de proyecto puede suponer mucha presión. Usted es quien se asegura de que se cuiden todos y cada uno de los detalles del proyecto.

Ese también es el verdadero quid de la gestión de proyectos. Te aseguras de que se cuiden todos y cada uno de los detalles del proyecto. Puede utilizar varias metodologías para hacerlo, junto con varias herramientas y aplicaciones. Pero las mejores herramientas, metodologías y estrategias no ayudarán si no conoce las razones detrás de su uso y aprovechamiento al máximo. Para eso estamos aquí.

Gestión de proyectos, paso a paso

Cada proyecto es diferente, pero si ha sido asignado como administrador, querrá desglosar el proyecto tanto como sea posible. Las piezas más pequeñas y del tamaño de un bocado hacen que todo sea mucho más manejable. Tanto para ti como para tu equipo.

Si bien los presentamos en una lista ordenada de pasos, es posible que no los realice todos para cada proyecto. O su flujo de trabajo personal podría reordenar algunos. Incluso omítelos por completo. Queremos que esta sea una guía general para que pueda ver qué es realmente la gestión de proyectos. Aparte de algunos (como los números 1 y 7), realmente puede tratarlos como una lista de elementos a considerar cuando se trabaja en un proyecto.

1. Describe el alcance del proyecto
2. Determinar qué roles son necesarios para el éxito del proyecto.
3. Reúna un equipo basado en esos roles
4. Divida el proyecto en tareas del tamaño de un bocado
5. Asignar tareas a los miembros apropiados del equipo
6. Trabajar en las tareas asignadas y monitorear el progreso del equipo, respondiendo preguntas e inquietudes, corrigiendo el curso si es necesario
7. Finalizar tareas y finalizar proyecto

Estos siete pasos son bastante simples. Pero no son fáciles. Sin embargo, cuando empiece a trabajar como director de proyectos, es primordial asegurarse de estar organizado y encaminado.

1. Describa el alcance del proyecto

La primera parte de casi cualquier trabajo de gestión de proyectos es averiguar cuál será el alcance del proyecto. Esta etapa en particular es diferente para todos, pero el resultado general debe ser que usted y su cliente (o jefe) estén en la misma página para los objetivos y el presupuesto general , que tenga una lista completa de características y requisitos a su disposición, y con los que tienen entre manos, elabore un plan para evitar la mayor cantidad posible de obstáculos y desafíos .

Saber todo lo que pueda de esto lo prepara para determinar su equipo, su cronograma, su software y su metodología. Una vez que los tenga en mente, probablemente debería pensar en reunir a su equipo.

2. Determine las habilidades necesarias de su equipo

En algunos casos, es posible que no necesite realizar este paso. Si tiene un equipo en particular con habilidades particulares, sabrá lo que todos y cada uno de los miembros ya hacen. Pero si es una empresa de consultoría que acepta una gran cantidad de tipos diferentes de clientes, es posible que necesite un contador forense en un proyecto y un arquitecto en otro. Si ha delineado correctamente el alcance de su proyecto, debe saber exactamente qué tipo de habilidades necesita para que el proyecto funcione.

3. Reúna un equipo con las habilidades necesarias

Nuevamente, si ya tiene un equipo en particular con el que trabaja, no necesitará buscar personas en función de sus necesidades. Si Sally es la mejor codificadora de Python que conoces, tal vez intente reclutarla sobre otros codificadores del departamento. Esa clase de cosas. Como gerente de proyecto, es su trabajo asegurarse de contar con la mejor gente posible para realizar el proyecto. Es probable que también tenga que trabajar con otros horarios y gerentes, recuerde.

Saber a quién poner en un proyecto es tan importante como cualquier otra cosa. Tal vez ni siquiera solo para habilidades duras. Las habilidades blandas como la gestión del tiempo y la personalidad pueden marcar una gran diferencia y también son consideraciones para los gerentes de proyectos.

4. Divida el proyecto en pedazos pequeños

Esta parte es fácil y es realmente donde necesitas determinar qué metodología vas a usar también. A medida que observa la vista de arriba hacia abajo de nivel superior del proyecto, debería poder verlo con detalles granulares.

Desea poder ver el proyecto de dos maneras: como hitos y como grupos de tareas .

Teniendo esto en cuenta, puede organizar el proyecto en Trello, Asana u otra aplicación o complemento de gestión de proyectos. También puede trabajar el proyecto en un método organizativo como Agile o Scrum en este punto. Desglosado de la manera correcta, con el equipo adecuado, las herramientas adecuadas y la metodología adecuada, básicamente puede repartir tareas como un crupier de póquer en un casino.

5. Asignar tareas a los miembros del equipo adecuados

Este paso es bastante sencillo. Dado que ha dividido las cosas en tareas específicas y el orden en que deben ocurrir, puede usar su software de gestión de proyectos para asignar a su equipo lo que necesitan. Y cuando lo necesiten.

En Elegant Themes, usamos Asana para que el equipo de contenido se encargue de esto. Tenemos columnas para varias etapas de un proyecto, como inicio, aprobación, programación. Luego, cada artículo consta de diferentes subtareas para el flujo de trabajo que atravesamos, desde la redacción, revisión, revisión y publicación. Y cada una de las subtareas se asigna a la persona adecuada a medida que se completan las anteriores.

Cualquiera de los programas permitirá que los jefes de proyecto hagan esto, de verdad. Y ya sea que trabaje con cascada, Agile, Scrum o algo completamente diferente, los conceptos básicos aún se alinean.

6. Trabajo y corrección de rumbo del proyecto

Como director de proyecto, su trabajo suele estar cargado al principio. Realice los pasos 1 a 5 y, si tiene suerte (tal vez mucha suerte), el paso 6 se lleva a cabo sin problemas. Sin embargo, de manera realista, surgirá algún tipo de problema. Tal vez sea algo tan simple como que un miembro del equipo se tome una licencia por enfermedad. Por lo tanto, sus tareas deben reasignarse o reprogramarse. Quizás un desarrollador se encuentra con un error importante que necesita mucha más limpieza de la base de código de la que había planeado. O todo podría ser un choque de trenes de principio a fin, y todos los días sucede algo que no podrías haber tenido en cuenta, y estás en modo de control de daños desde el amanecer hasta el anochecer.

Sin embargo, todo eso es normal. En este punto, tendrá una comprensión sólida del proyecto y, desde esa perspectiva, debería poder mover las cosas (asignaciones, fechas de vencimiento, recursos presupuestarios, etc.) para mantener las cosas en curso lo suficientemente bien como para cumplir con lo acordado. sobre los objetivos que se establecieron durante el Paso 1.

Además, su equipo tendrá preguntas durante esta fase. Vendrán a ti con problemas que estarás listo para resolver porque lo has planeado hasta este punto. Los gerentes de proyecto son proactivos y el Paso 6 es donde puede reaccionar ante lo que su equipo necesita de usted. Y es donde su equipo debe ser proactivo para que todo funcione sin problemas, por lo que es de esperar que haya realizado su debida diligencia en los Pasos 2 y 3.

7. Termina

Haz un balance de dónde está todo. Con suerte, ha dejado suficiente tiempo en su programa para el control de calidad y la revisión. A medida que las personas de su equipo entreguen su trabajo y usted lo monte en un todo cohesivo, sin duda encontrará algunas cosas que deben pulirse. No se preocupe por eso. Es normal. Simplemente trabaje en él, haga que brille y revise su contrato inicial para asegurarse de que ha marcado todas sus i y cruzado todas sus t.

Cuando eso se solucione ... todo se encargará. ¡Ha gestionado su proyecto y es hora de hacerlo todo de nuevo con el siguiente!

Agile, Scrum, Asana, Trello y más

Con el tiempo, hemos recopilado una gran cantidad de artículos sobre gestión de proyectos para usted. A medida que profundiza en cada aspecto de ser un gerente de proyecto, de vez en cuando surgirán diferentes dificultades. Queremos asegurarnos de que tenga la mejor y más precisa imagen de lo que le espera, por lo que aquí hay un breve resumen de lo que es la gestión de proyectos ágil, la comprensión de Lean y Scrum, y varias otras herramientas y aplicaciones que tomarán sus estilos de gestión. y habilidades para el siguiente nivel.

• ¿Qué es la gestión ágil de proyectos?
• Una guía simple para la metodología de colaboración Scrum
• Uso de la metodología Lean para el inicio de su software
• Lanzamientos exitosos: una mirada más cercana al producto mínimo viable
• El mejor software de gestión de proyectos para 2019
• Cómo utilizar WordPress para la gestión de proyectos
• Los 7 mejores complementos de gestión de proyectos para WordPress
• 7 principios de gestión de riesgos para ejecutar proyectos exitosos
• 6 formas de evitar el diseño por parte del comité en su próximo proyecto

Con todo esto en su base de conocimientos, su experiencia en gestión de proyectos será incomparable.

Conclusión

La gestión de proyectos es una tarea difícil. Debe ser organizado y proactivo, asegurándose de que se tenga en cuenta hasta el último detalle (idealmente antes de comenzar a trabajar). Sin embargo, entrar con un plan de juego y un conocimiento práctico de varias herramientas y metodologías, así como la sensación de formar el equipo adecuado que pueda colaborar y usar sus habilidades para complementarse mutuamente, definitivamente llevará su proyecto de principio a fin. el mejor camino.

¿Cuál es tu mejor consejo para la gestión de proyectos?

Imagen destacada del artículo por LanKogal / shutterstock.com