8 лучших инструментов для укрощения хаоса в почтовом ящике

Знаете ли вы, что в среднем человек тратит 13 часов в неделю на обработку и управление почтовым ящиком? Поскольку сотрудников постоянно забрасывают электронными письмами, колоссальные 13 часов кажутся потраченным зря. Итак, как уменьшить перегрузку почтового ящика, не расстраиваясь и не тратя весь день на организацию писем и ответы на них? Ответ - с помощью инструментов управления электронной почтой.

Вы тот человек, который не может ответить на все электронные письма? Ваш почтовый ящик настолько переполнен, что вы начинаете беспокоиться о том, чтобы проверить его и ответить на все электронные письма? Чтобы помочь вам избавиться от беспорядка в электронной почте, мы собрали восемь лучших инструментов для управления электронной почтой, которые стоит настроить.

Лучшие инструменты для укрощения почтового ящика

Gmail

Gmail является самой доминирующей почтовой платформой в мире и в настоящее время насчитывает более 1,5 миллиарда пользователей. Gmail чрезвычайно прост в использовании и включает множество функций для управления почтовыми ящиками.

Научившись использовать следующие встроенные функции Gmail, вы сможете избавиться от беспорядка в своем почтовом ящике и поддерживать его порядок.

Автоматические ответы. Настройка автоматических ответов - отличный способ управлять множеством входящих писем. Кроме того, вы можете настроить функцию автоответчика, чтобы уведомлять людей о том, что вас нет в офисе, и они свяжутся с ними при первой же возможности.

Этикетки. Ярлыки Gmail представляют собой нечто среднее между традиционными папками и тегами. Они помогут вам организовать и отсортировать входящие электронные письма по определенным критериям, установленным вами.

Labs. Скрытые в настройках, Лаборатории - это игровая площадка Google для тестирования новых функций. Лаборатории содержат различные надстройки и расширения, которые можно использовать в Gmail для добавления дополнительных функций и управления почтовым ящиком. Чтобы получить доступ к лаборатории Gmail, перейдите на вкладку «Дополнительно» в разделе «Настройки».

Фильтры. Фильтры Gmail автоматически получают и отмечают как прочитанные рекламные электронные письма, такие как информационные бюллетени, электронные письма с продажами и другие маркетинговые копии. Настроив фильтры Gmail, вы можете заставить определенные электронные письма обходить ваш почтовый ящик и, таким образом, очищать ваш почтовый ящик. Вот пошаговое руководство от Google о том, как создать фильтр для почтового ящика Gmail.

Mailstrom

Mailstrom - это инструмент, призванный помочь пользователям электронной почты организовать свои захламленные почтовые ящики. Этот очиститель почтового ящика идентифицирует и компилирует группы связанных писем от одного и того же отправителя. Таким образом, вы можете действовать вместе с ними вместо того, чтобы удалять или получать каждое электронное письмо по отдельности.

По умолчанию Mailstrom поддерживает Gmail, Yahoo! Почта и Outlook. Если у вас есть другой провайдер электронной почты, есть средство проверки электронной почты, которое позволяет вам проверить, совместим ли Mailstrom с используемой вами почтовой службой.

Бумеранг для Gmail

Boomerang - это инструмент управления почтовым ящиком, который добавляет дополнительные функции к управлению вашей учетной записью Gmail. Как следует из названия, Boomerang отправляет вам электронное письмо, если ваш получатель не открыл или не ответил на ваше письмо. Вы можете установить определенный временной лимит для непрочитанных писем или писем без ответа, после чего вы получите уведомление.

Помимо запланированного отслеживания ответов и уведомлений о прочтении, Boomerang предлагает функцию проверки электронной почты. Этот инструмент поможет вам проверить, насколько хорошо написаны ваши электронные письма, и покажет, используете ли вы сильный выбор языка для создания копии электронного письма.

Boomerang также может помочь вам управлять своим почтовым ящиком Gmail, приостанавливая его на установленное время и позволяя отправлять автоматические ответы. Эта функция также полезна для бизнеса, особенно для магазинов электронной коммерции. Итак, если вам нужен инструмент электронной почты, который поможет вам управлять коммуникациями в интернет-магазине, Boomerang - отличный вариант, который стоит рассмотреть.

Гмелиус

Gmelius - это расширение Gmail, которое позволяет запускать маркетинговые кампании из своей учетной записи Gmail. Первоначально разработанный для помощи удаленным командам в общении, совместной работе и автоматизации рабочих процессов, Gmelius представляет собой мощный инструмент для управления корпоративными почтовыми ящиками и их очистки, а также для проведения маркетинговых кампаний. Вы можете использовать расширение для управления своей бизнес-учетной записью и создания сильных лид-магнитов в обмен на информацию о пользователях.

Gmelius позволяет создать общий почтовый ящик. Это устраняет необходимость в программном обеспечении службы поддержки и позволяет вам оперативно отвечать.

Кроме того, Gmelius предлагает функции общих ярлыков, которые помогут вам организовать свой почтовый ящик по проектам и коммуникациям с клиентами. Это обеспечивает эффективное сотрудничество между отделами и помогает очистить ваш почтовый ящик.

Входящие при готовности

Inbox When Ready - это расширение Google Chrome для Gmail, имеющее единственную основную функцию. Это позволяет вам приостанавливать входящие сообщения в определенное время, чтобы вы могли проверять все входящие электронные письма сразу в установленное время.

Исследования показывают, что в среднем люди проверяют электронную почту 15 раз в день. Это письмо по проверке занимает 21 минуту в день. Инструмент «Входящие, когда готов» поможет вам сэкономить время и сосредоточиться, запланировав время проверки папки «Входящие».

По умолчанию скрывая папку «Входящие», расширение «Входящие, когда готово» позволяет вам видеть папку «Входящие» только тогда, когда вы намеренно нажимаете кнопку «Показать входящие». Кроме того, вы можете настроить расширение в соответствии со своим расписанием и другими потребностями.

Простые заметки Gmail

Simple Gmail Notes - еще одно дополнение Gmail, которое позволяет вам прикреплять личные заметки к любому электронному письму для вашей справки. Это дополнение идеально подходит для вас, если вы хотите быстро записать заметку или несколько в важном электронном письме.

Добавляемые вами заметки отображаются над сообщением в веб-интерфейсе и рядом с строкой темы в основном представлении почтового ящика Gmail. Таким образом, вы сможете гораздо быстрее управлять своими электронными письмами и подчеркивать те письма, которые требуют вашего внимания.

И Gmail, и Firefox поддерживают Simple Gmail Notes.

Рабочая группа

Taskforce - это надстройка Gmail, которая позволяет превращать электронные письма в задачи. Функциональность Taskforce позволяет вам создавать списки дел на основе ваших писем.

Надстройка позволяет преобразовывать определенные электронные письма в задачи, создавать списки дел и управлять ими, а также делиться своими списками дел с другими членами команды. Создавая списки дел, касающихся ваших электронных писем, вы можете тратить меньше времени на планирование и аккуратно организовывать рабочие электронные письма.

Разверни меня

Unroll me - это очиститель почтового ящика, который позволяет вам массово отказаться от подписки на электронные письма, которые вы не хотите получать. Это также поможет вам объединить информационные бюллетени, на которые вы хотите оставаться подписанными, в один пакет, который не отвлекает вас от рабочих писем.

Вот как это работает. Unroll me определяет и просматривает списки рассылки и информационные бюллетени, на которые вы подписаны. Затем он позволяет вам выбрать, какие подписки сохранить, и автоматически отказаться от подписки на остальные электронные письма.

Заключение

Когда вы видите, что беспорядок в электронной почте заставляет вас терять время и жертвовать производительностью, вы понимаете, что пришло время для перемен. Расчистив электронную почту, вы сможете улучшить рабочий процесс и быть в курсе всех событий. Эти восемь инструментов помогут вам упорядочить электронную почту и ощутить волшебство нулевого момента почтового ящика!

Избранные изображения через Татьяну Юрчиенко / shutterstock.com