8 najlepszych narzędzi do oswajania chaosu w skrzynce odbiorczej

Czy wiesz, że przeciętna osoba spędza 13 godzin tygodniowo na przetwarzaniu i zarządzaniu skrzynką e-mail? Ponieważ pracownicy są nieustannie bombardowani przez e-maile, aż 13 godzin wydaje się być bardzo zmarnowanym czasem. Jak więc zmniejszyć przeciążenie skrzynki odbiorczej bez frustracji i spędzania całego dnia na organizowaniu i odpowiadaniu na e-maile? Odpowiedź brzmi za pomocą narzędzi do zarządzania pocztą e-mail.

Czy jesteś typem osoby, która nie może odpowiedzieć na wszystkie e-maile? Twoja skrzynka odbiorcza jest tak pełna, że ​​zaczynasz się niepokoić, czy ją sprawdzić i odpowiedzieć na wszystkie e-maile? Aby pomóc Ci pozbyć się bałaganu w poczcie e-mail, zebraliśmy osiem najważniejszych narzędzi do zarządzania pocztą e-mail, które warto skonfigurować.

Najlepsze narzędzia do oswajania skrzynki odbiorczej e-mail

Gmail

Będąc najbardziej dominującą platformą pocztową na świecie, Gmail ma obecnie ponad 1,5 miliarda użytkowników. Gmail jest niezwykle łatwy w użyciu i zawiera wiele funkcji do zarządzania skrzynką odbiorczą.

Ucząc się korzystania z poniższych wbudowanych funkcji Gmaila, możesz uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą i uporządkować ją.

Odpowiedzi automatyczne. Konfigurowanie automatycznych odpowiedzi to świetny sposób na zarządzanie tonami przychodzących wiadomości e-mail. Ponadto możesz skonfigurować funkcję wiadomości o nieobecności, aby powiadamiać osoby, że jesteś poza biurem i jak najszybciej się z nimi skontaktować.

Etykiety. Etykiety Gmaila to coś pomiędzy tradycyjnymi folderami a tagami. Pomogą Ci uporządkować i posortować przychodzące wiadomości e-mail według określonych przez Ciebie kryteriów.

Laboratorium. Ukryte w Ustawieniach Laboratorium to plac zabaw Google do testowania nowych funkcji. Laboratorium zawiera różne dodatki i rozszerzenia, których możesz używać w Gmailu, aby dodawać dodatkowe funkcje i zarządzać skrzynką odbiorczą. Aby uzyskać dostęp do Laboratorium Gmaila, znajdź kartę Zaawansowane w Ustawieniach.

Filtry. Filtry Gmaila automatycznie odbierają i oznaczają jako przeczytane promocyjne e-maile, takie jak biuletyny, e-maile sprzedażowe i inne kopie marketingowe. Konfigurując filtry Gmaila, możesz sprawić, że określone e-maile będą omijać skrzynkę odbiorczą, a tym samym wyczyścić skrzynkę odbiorczą. Oto przewodnik krok po kroku od Google, jak utworzyć filtr dla skrzynki odbiorczej Gmaila.

Poczta

Mailstrom to narzędzie zaprojektowane, aby pomóc użytkownikom poczty e-mail uporządkować ich zaśmiecone skrzynki odbiorcze. To narzędzie do czyszczenia skrzynki odbiorczej identyfikuje i kompiluje grupy powiązanych wiadomości e-mail od tego samego nadawcy. W ten sposób możesz działać na nich zbiorowo, zamiast usuwać lub docierać do każdego e-maila osobno.

Domyślnie Mailstrom obsługuje Gmaila, Yahoo! Poczta i Outlook. Jeśli masz innego dostawcę poczty e-mail, istnieje narzędzie do sprawdzania poczty e-mail, które pozwala sprawdzić, czy Mailstrom jest kompatybilny z usługą poczty e-mail, z której korzystasz.

Bumerang dla Gmaila

Boomerang to narzędzie do zarządzania skrzynką odbiorczą, które dodaje dodatkowe funkcje do zarządzania kontem Gmail. Jak sama nazwa wskazuje, Boomerang odsyła do Ciebie wiadomość e-mail, jeśli odbiorca nie otworzył lub nie odpowiedział na Twój e-mail. Możesz ustawić określony limit czasu dla nieprzeczytanych wiadomości e-mail lub wiadomości e-mail bez odpowiedzi, po którym otrzymasz powiadomienie.

Oprócz zaplanowanego śledzenia odpowiedzi i potwierdzeń odczytu, Boomerang oferuje funkcję sprawdzania poczty e-mail. Narzędzie pomaga sprawdzić, jak dobrze są napisane Twoje wiadomości e-mail i wskazuje, czy używasz silnego wyboru języka do tworzenia kopii wiadomości e-mail.

Boomerang może również pomóc w zarządzaniu skrzynką odbiorczą Gmaila, wstrzymując ją na określony czas i umożliwiając wysyłanie automatycznych odpowiedzi. Ta funkcja jest również przydatna dla biznesu, w szczególności dla sklepów eCommerce. Jeśli więc potrzebujesz narzędzia e-mail, które pomoże Ci zarządzać komunikacją w sklepie internetowym, Boomerang jest świetną opcją, którą warto rozważyć.

Gmelius

Gmelius to rozszerzenie Gmaila, które umożliwia prowadzenie kampanii marketingowych z poziomu konta Gmail. Początkowo zaprojektowany, aby pomóc zespołom zdalnym komunikować się, współpracować i automatyzować przepływy pracy, Gmelius jest potężnym narzędziem do zarządzania i oczyszczania korporacyjnych skrzynek odbiorczych, a także do prowadzenia kampanii marketingowych. Możesz użyć rozszerzenia do zarządzania kontem firmowym i tworzenia silnych lead magnetów w zamian za informacje o użytkownikach.

Gmelius umożliwia tworzenie wspólnej skrzynki odbiorczej. Eliminuje to potrzebę korzystania z oprogramowania pomocy technicznej i umożliwia szybką odpowiedź.

Ponadto Gmelius oferuje funkcjonalność wspólnych etykiet, aby pomóc Ci zorganizować skrzynkę odbiorczą według projektu i komunikacji z klientem. Pozwala to na efektywną współpracę między działami i pomaga uporządkować skrzynkę odbiorczą.

Skrzynka odbiorcza, gdy gotowe

Inbox When Ready to rozszerzenie przeglądarki Google Chrome dla Gmaila, które ma jedną główną funkcję. Umożliwia wstrzymanie skrzynki odbiorczej w określonych godzinach, dzięki czemu możesz zbiorczo sprawdzać wszystkie przychodzące wiadomości e-mail o określonych godzinach.

Badania pokazują, że ludzie sprawdzają pocztę średnio 15 razy dziennie. Ten e-mail dotyczący sprawdzania marnuje 21 minut dziennie. Narzędzie Skrzynka odbiorcza, gdy gotowe pomaga zaoszczędzić czas i skupić się na planowaniu czasu sprawdzania skrzynki odbiorczej.

Domyślnie ukrywając skrzynkę odbiorczą, rozszerzenie Skrzynka odbiorcza, gdy gotowe, umożliwia wyświetlanie skrzynki odbiorczej tylko wtedy, gdy celowo naciśniesz przycisk Pokaż skrzynkę odbiorczą. Dodatkowo możesz skonfigurować rozszerzenie, aby dopasować je do swojego harmonogramu i innych potrzeb.

Proste notatki Gmaila

Proste notatki Gmaila to kolejny dodatek do Gmaila, który umożliwia dołączanie prywatnych notatek do dowolnego e-maila w celach informacyjnych. Ten dodatek jest idealny dla Ciebie, jeśli chcesz szybko zanotować notatkę lub kilka ważnych wiadomości e-mail.

Dodawane notatki są wyświetlane nad wiadomością w interfejsie internetowym i tuż obok wiersza tematu w głównym widoku skrzynki odbiorczej Gmaila. W ten sposób możesz znacznie szybciej zarządzać wiadomościami e-mail i podkreślać wiadomości, które wymagają Twojej uwagi.

Zarówno Gmail, jak i Firefox obsługują proste notatki Gmaila.

Oddział specjalny

Taskforce to dodatek do Gmaila, który pozwala zamienić wiadomości e-mail w zadania. Funkcjonalność Taskforce pozwala na tworzenie list rzeczy do zrobienia na podstawie twoich e-maili.

Dodatek umożliwia konwersję określonych wiadomości e-mail na zadania, tworzenie i zarządzanie listami zadań do wykonania oraz udostępnianie list zadań innym członkom zespołu. Tworząc listy rzeczy do zrobienia dotyczące e-maili, możesz spędzać mniej czasu na planowaniu i uporządkować swoje służbowe wiadomości e-mail.

Rozwiń mnie

Unroll me to narzędzie do czyszczenia skrzynki odbiorczej, które umożliwia masowe anulowanie subskrypcji e-maili, których nie chcesz otrzymywać. Pomaga również połączyć biuletyny, które chcesz nadal subskrybować, w jedną partię, która nie odciąga Cię od służbowych wiadomości e-mail.

Oto jak to działa. Unroll me identyfikuje i przechodzi przez listy mailingowe i biuletyny, które subskrybujesz. Następnie pozwala wybrać, które subskrypcje zachować i automatycznie wypisać się z pozostałych e-maili.

Wniosek

Kiedy widzisz, że bałagan w e-mailach sprawia, że ​​tracisz czas i poświęcasz produktywność, wiesz, że nadszedł czas na zmiany. Uporządkowując pocztę e-mail, możesz zachęcić do lepszego przepływu pracy i pozostać na bieżąco. Te osiem narzędzi pomoże Ci uporządkować pocztę e-mail i doświadczyć magii chwili zerowej w skrzynce odbiorczej!

Polecane zdjęcie za pośrednictwem Tetiany Yurchienko / shutterstock.com