أفضل 8 أدوات لترويض فوضى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك

هل تعلم أن الشخص العادي يقضي 13 ساعة في الأسبوع في معالجة وإدارة صندوق بريد إلكتروني؟ مع تعرض الموظفين للقصف المستمر من خلال رسائل البريد الإلكتروني ، يبدو أن الـ 13 ساعة الهائلة تمثل الكثير من الوقت الضائع. لذا ، كيف يمكنك تقليل الحمل الزائد على البريد الوارد دون الشعور بالإحباط والإنفاق طوال اليوم في التنظيم والرد على رسائل البريد الإلكتروني؟ الجواب باستخدام أدوات إدارة البريد الإلكتروني.

هل أنت من النوع الذي لا يستطيع الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني؟ هل يمتلئ صندوق الوارد الخاص بك لدرجة تجعلك تشعر بالقلق حيال التحقق منه والرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني؟ لمساعدتك في التخلص من فوضى البريد الإلكتروني ، قمنا بتجميع أفضل ثمانية أدوات لإدارة البريد الإلكتروني تستحق الإعداد.

أفضل الأدوات لترويض صندوق بريدك الإلكتروني

بريد جوجل

نظرًا لكونه أكثر منصات البريد الإلكتروني انتشارًا في العالم ، فإن Gmail لديه حاليًا أكثر من 1.5 مليار مستخدم. Gmail سهل الاستخدام للغاية ويتضمن العديد من الميزات لإدارة البريد الوارد.

من خلال تعلم استخدام ميزات Gmail المضمنة التالية ، يمكنك التخلص من البريد الوارد والحفاظ عليه منظمًا.

ردود تلقائية. يعد إعداد الردود التلقائية طريقة رائعة لإدارة الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الواردة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إعداد وظيفة المجيب التلقائي لإخطار الأشخاص بأنك خارج المكتب وسوف تعود إليهم في أقرب وقت ممكن.

ملصقات. تصنيفات Gmail هي شيء يقع بين المجلدات والعلامات التقليدية. سوف يساعدونك في تنظيم وفرز رسائل البريد الإلكتروني الواردة وفقًا لمعايير محددة تحددها أنت.

مختبرات. تعتبر Labs ، المخفية ضمن الإعدادات ، ملعبًا لـ Google لاختبار الميزات الجديدة. تحتوي الميزات الاختبارية على العديد من الوظائف الإضافية والإضافات التي يمكنك استخدامها في Gmail لإضافة وظائف إضافية وإدارة صندوق الوارد الخاص بك. للوصول إلى مختبرات Gmail ، حدد علامة التبويب خيارات متقدمة ضمن الإعدادات.

المرشحات. تتلقى فلاتر Gmail تلقائيًا رسائل بريد إلكتروني ترويجية وتمييزها كمقروءة ، مثل الرسائل الإخبارية ورسائل المبيعات الإلكترونية والنسخ التسويقية الأخرى. من خلال إعداد عوامل تصفية Gmail ، يمكن أن يكون لديك رسائل بريد إلكتروني محددة تتجاوز صندوق الوارد الخاص بك ، وبالتالي تفريغ البريد الوارد الخاص بك. إليك دليل خطوة بخطوة من Google حول كيفية إنشاء عامل تصفية لصندوق بريد Gmail الخاص بك.

ميلستروم

Mailstrom هي أداة مصممة لمساعدة مستخدمي البريد الإلكتروني على تنظيم علب الوارد الخاصة بهم المزدحمة. منظف ​​البريد الوارد هذا يحدد ويجمع مجموعات من رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة من نفس المرسل. بهذه الطريقة ، يمكنك العمل عليها بشكل جماعي بدلاً من حذف أو تنفيذ كل بريد إلكتروني على حدة.

افتراضيًا ، يدعم Mailstrom Gmail و Yahoo! البريد و Outlook. إذا كان لديك مزود بريد إلكتروني آخر ، فهناك مدقق بريد إلكتروني يسمح لك بالتحقق مما إذا كان Mailstrom متوافقًا مع خدمة البريد الإلكتروني التي تستخدمها أم لا.

Boomerang لـ Gmail

Boomerang هي أداة لإدارة البريد الوارد تضيف وظائف إضافية لإدارة حساب Gmail الخاص بك. كما يوحي الاسم ، يقوم Boomerang بإرسال بريد إلكتروني إليك إذا لم يقم المستلم بفتح بريدك الإلكتروني أو الرد عليه. يمكنك تعيين حد زمني محدد لرسائل البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة بدون رد وبعد ذلك ستتلقى إشعارًا.

إلى جانب تتبع الاستجابة المجدولة وإيصالات القراءة ، يوفر Boomerang وظيفة مدقق البريد الإلكتروني. تساعدك الأداة على التحقق من جودة كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتشير إلى ما إذا كنت تستخدم خيارًا قويًا للغة لإنشاء نسخة البريد الإلكتروني الخاصة بك أم لا.

يمكن أن يساعدك Boomerang أيضًا في إدارة صندوق بريد Gmail الخاص بك عن طريق إيقافه مؤقتًا لفترة محددة والسماح لك بإرسال ردود آلية. هذه الميزة مفيدة أيضًا للأعمال ، لا سيما لمتاجر التجارة الإلكترونية. لذلك ، إذا كنت تريد أداة بريد إلكتروني تساعدك في إدارة اتصالات متجرك عبر الإنترنت ، فإن Boomerang يعد خيارًا رائعًا يستحق التفكير فيه.

جميليوس

Gmelius هو امتداد Gmail يسمح لك بتشغيل حملات تسويقية من حساب Gmail الخاص بك. تم تصميم Gmelius في البداية لمساعدة الفرق البعيدة على التواصل والتعاون وأتمتة عمليات سير العمل ، وهي أداة قوية لإدارة الصناديق الواردة للشركات وإلغاء الفوضى فيها ، فضلاً عن تشغيل الحملات التسويقية. يمكنك استخدام الامتداد لإدارة حساب عملك وإنشاء مغناطيس قوي في مقابل معلومات المستخدم.

يسمح لك Gmelius بإنشاء صندوق بريد مشترك. هذا يلغي الحاجة إلى برنامج مكتب المساعدة ويتيح لك الرد على الفور.

أيضًا ، يقدم Gmelius وظيفة التسميات المشتركة لمساعدتك في تنظيم صندوق الوارد الخاص بك حسب المشروع والاتصال بالعميل. يتيح ذلك التعاون الفعال بين الأقسام ويساعد على التخلص من البريد الوارد الخاص بك.

صندوق الوارد عندما تكون جاهزًا

Inbox When Ready هو امتداد Google Chrome لـ Gmail يحتوي على وظيفة رئيسية واحدة. يتيح لك إيقاف البريد الوارد مؤقتًا في أوقات معينة ، بحيث يمكنك التحقق من جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بشكل مجمّع في أوقات محددة.

تشير الدراسات إلى أنه في المتوسط ​​، يتحقق الأشخاص من رسائل البريد الإلكتروني 15 مرة في اليوم. هذا البريد الإلكتروني على التحقق من النفايات يضيع 21 دقيقة في اليوم. تساعدك أداة Inbox When Ready على توفير الوقت والتركيز من خلال جدولة وقت فحص البريد الوارد.

بإخفاء صندوق الوارد الخاص بك بشكل افتراضي ، يسمح لك ملحق Inbox When Ready برؤية صندوق الوارد الخاص بك فقط عندما تضغط عن قصد على زر إظهار علبة الوارد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تكوين الامتداد ليلائم جدولك والاحتياجات الأخرى.

ملاحظات Gmail البسيطة

Simple Gmail Notes هي وظيفة إضافية أخرى لـ Gmail تتيح لك إرفاق ملاحظات خاصة بأي بريد إلكتروني للرجوع إليه. هذه الوظيفة الإضافية مثالية لك إذا كنت تبحث عن تدوين ملاحظة أو بعضها بسرعة في رسالة بريد إلكتروني مهمة.

تظهر الملاحظات التي تضيفها أعلى الرسالة في واجهة الويب وبجوار سطر الموضوع مباشرةً في عرض البريد الوارد الرئيسي في Gmail. بهذه الطريقة ، يمكنك إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل أسرع وتسطير رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب انتباهك.

يدعم كل من Gmail و Firefox ملاحظات Gmail البسيطة.

وحدة حربية

Taskforce هي وظيفة إضافية في Gmail تتيح لك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام. تتيح لك وظيفة Taskforce إنشاء قوائم مهام بناءً على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

تسمح لك الوظيفة الإضافية بتحويل رسائل بريد إلكتروني معينة إلى مهام ، وإنشاء قوائم مهام وإدارتها ، ومشاركة قوائم مهامك مع أعضاء الفريق الآخرين. من خلال إنشاء قوائم المهام المتعلقة برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يمكنك قضاء وقت أقل في الجدولة وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بشكل منظم.

انفتح لي

Unroll me هو منظف البريد الوارد الذي يسمح لك بإلغاء الاشتراك الجماعي من رسائل البريد الإلكتروني التي لا تريد تلقيها. يساعدك أيضًا على دمج الرسائل الإخبارية التي تريد أن تظل مشتركًا بها في دفعة واحدة لا تشتت انتباهك عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

وإليك كيف يعمل. Unroll me يحدد ويتصفح القوائم البريدية والرسائل الإخبارية التي اشتركت فيها. بعد ذلك ، يتيح لك اختيار الاشتراكات التي تريد الاحتفاظ بها وإلغاء الاشتراكات الجماعية من رسائل البريد الإلكتروني المتبقية تلقائيًا.

استنتاج

عندما ترى أن فوضى البريد الإلكتروني تجعلك تضيع الوقت وتضحي بالإنتاجية ، فأنت تعلم أن الوقت قد حان للتغيير. من خلال إلغاء فوضى بريدك الإلكتروني ، يمكنك تشجيع سير عمل أفضل والبقاء على اطلاع بالأشياء. ستساعدك هذه الأدوات الثمانية على التخلص من بريدك الإلكتروني وتجربة سحر لحظة الصفر في البريد الوارد!

صورة مميزة عبر Tetiana Yurchienko / shutterstock.com