8 meilleurs outils pour apprivoiser le chaos de votre boîte de réception de courrier électronique

Saviez-vous qu'une personne moyenne passe 13 heures par semaine à traiter et à gérer une boîte de réception de courrier électronique ? Les employés étant constamment bombardés d'e-mails, les 13 heures énormes semblent être beaucoup de temps perdu. Alors, comment réduire la surcharge de la boîte de réception sans être frustré et passer toute la journée à organiser et à répondre aux e-mails ? La réponse est en utilisant des outils de gestion des e-mails.

Êtes-vous le genre de personne qui ne peut pas répondre à tous les e-mails ? Votre boîte de réception est-elle si pleine que vous commencez à vous sentir anxieuse de la vérifier et de répondre à tous les e-mails ? Pour vous aider à vous débarrasser de l'encombrement des e-mails, nous avons rassemblé les huit meilleurs outils de gestion des e-mails qui méritent d'être configurés.

Meilleurs outils pour apprivoiser votre boîte de réception de courrier électronique

Gmail

Étant la plate-forme de messagerie la plus dominante au monde, Gmail compte actuellement plus de 1,5 milliard d'utilisateurs. Gmail est extrêmement simple à utiliser et comprend de nombreuses fonctionnalités pour la gestion de la boîte de réception.

En apprenant à utiliser les fonctionnalités intégrées de Gmail suivantes, vous pouvez désencombrer votre boîte de réception et la garder organisée.

Réponses automatiques. La configuration des réponses automatiques est un excellent moyen de gérer des tonnes d'e-mails entrants. De plus, vous pouvez configurer la fonctionnalité de répondeur de vacances pour informer les gens que vous êtes absent du bureau et vous recontacterez dès que vous le pourrez.

Étiquettes. Les étiquettes de Gmail se situent entre les dossiers et les balises traditionnels. Ils vous aideront à organiser et à trier vos e-mails entrants selon des critères spécifiques définis par vous.

Laboratoires. Cachés sous Paramètres, les Labs sont un terrain de jeu de Google pour tester de nouvelles fonctionnalités. Les ateliers contiennent divers modules complémentaires et extensions que vous pouvez utiliser dans Gmail pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires et gérer votre boîte de réception. Pour accéder aux laboratoires de Gmail, localisez l'onglet Avancé sous Paramètres.

Filtres. Les filtres Gmail reçoivent et marquent automatiquement comme lus les e-mails promotionnels, tels que les newsletters, les e-mails de vente et d'autres copies marketing. En configurant des filtres Gmail, vous pouvez faire en sorte que des e-mails spécifiques contournent votre boîte de réception et ainsi désencombrer votre boîte de réception. Voici un guide étape par étape de Google sur la façon de créer un filtre pour votre boîte de réception Gmail.

Mailstrom

Mailstrom est un outil conçu pour aider les utilisateurs de messagerie à organiser leurs boîtes de réception encombrées. Ce nettoyeur de boîte de réception identifie et compile des groupes d'e-mails connexes provenant du même expéditeur. De cette façon, vous pouvez agir sur eux collectivement au lieu de supprimer ou de traiter chaque e-mail séparément.

Par défaut, Mailstrom prend en charge Gmail, Yahoo! Courrier et Outlook. Si vous avez un autre fournisseur de messagerie, il existe un vérificateur de messagerie qui vous permet de vérifier si Mailstrom est compatible ou non avec le service de messagerie que vous utilisez.

Boomerang pour Gmail

Boomerang est un outil de gestion de boîte de réception qui ajoute des fonctionnalités supplémentaires à la gestion de votre compte Gmail. Comme son nom l'indique, Boomerang vous renvoie un e-mail si votre destinataire n'a pas ouvert ou répondu à votre e-mail. Vous pouvez définir une limite de temps spécifique pour les e-mails non lus ou les e-mails sans réponse, après quoi vous recevrez une notification.

Outre le suivi des réponses planifiées et les accusés de lecture, Boomerang propose la fonctionnalité de vérification des e-mails. L'outil vous aide à vérifier la qualité de la rédaction de vos e-mails et indique si vous utilisez ou non un choix de langue solide pour rédiger votre copie d'e-mail.

Boomerang peut également vous aider à gérer votre boîte de réception Gmail en la mettant en pause pendant une durée définie et en vous permettant d'envoyer des réponses automatisées. Cette fonctionnalité est également utile pour les entreprises, en particulier pour les magasins de commerce électronique. Donc, si vous voulez un outil de messagerie qui vous aidera à gérer les communications de votre boutique en ligne, Boomerang est une excellente option à considérer.

Gmélius

Gmelius est une extension Gmail qui vous permet de lancer des campagnes marketing à partir de votre compte Gmail. Initialement conçu pour aider les équipes distantes à communiquer, collaborer et automatiser les flux de travail, Gmelius est un outil puissant pour gérer et désencombrer les boîtes de réception d'entreprise, ainsi que pour exécuter des campagnes marketing. Vous pouvez utiliser l'extension pour gérer votre compte professionnel et créer de puissants aimants à prospects en échange d'informations sur les utilisateurs.

Gmelius vous permet de créer une boîte de réception partagée. Cela élimine le besoin d'un logiciel d'assistance et vous permet de répondre rapidement.

De plus, Gmelius propose la fonctionnalité d'étiquettes partagées pour vous aider à organiser votre boîte de réception par projet et communication client. Cela permet une collaboration efficace entre les services et aide à désencombrer votre boîte de réception.

Boîte de réception lorsque vous êtes prêt

Inbox When Ready est une extension Google Chrome pour Gmail qui a une seule fonctionnalité principale. Il vous permet de suspendre la boîte de réception à certains moments, afin que vous puissiez vérifier tous les e-mails entrants en masse à des heures définies.

Des études montrent qu'en moyenne, les gens consultent leurs e-mails 15 fois par jour. Cet e-mail sur-vérifié gaspille 21 minutes par jour. L'outil Boîte de réception lorsque vous êtes prêt vous permet de gagner du temps et de vous concentrer en planifiant l'heure de vérification de la boîte de réception.

En masquant votre boîte de réception par défaut, l'extension Boîte de réception lorsque vous êtes prêt vous permet de voir votre boîte de réception uniquement lorsque vous appuyez intentionnellement sur le bouton Afficher la boîte de réception. De plus, vous pouvez configurer l'extension pour l'adapter à votre emploi du temps et à d'autres besoins.

Notes Gmail simples

Simple Gmail Notes est un autre module complémentaire de Gmail qui vous permet de joindre des notes privées à n'importe quel e-mail pour votre référence. Ce module complémentaire est parfait pour vous si vous cherchez à prendre rapidement une note ou quelques-unes sur un e-mail important.

Les notes que vous ajoutez apparaissent au-dessus du message dans l'interface Web et juste à côté de la ligne d'objet dans la vue principale de la boîte de réception Gmail. De cette façon, vous pouvez gérer vos e-mails beaucoup plus rapidement et souligner les e-mails qui nécessitent votre attention.

Gmail et Firefox prennent tous deux en charge les notes Gmail simples.

Force d'intervention

Taskforce est un module complémentaire de Gmail qui vous permet de transformer des e-mails en tâches. La fonctionnalité de Taskforce vous permet de créer des listes de tâches en fonction de vos e-mails.

Le module complémentaire vous permet de convertir des e-mails particuliers en tâches, de créer et de gérer des listes de tâches et de partager vos listes de tâches avec d'autres membres de l'équipe. En créant vos listes de tâches concernant vos e-mails, vous pouvez passer moins de temps à planifier et organiser soigneusement vos e-mails professionnels.

Déroule moi

Unroll me est un nettoyeur de boîte de réception qui vous permet de vous désinscrire en masse des e-mails que vous ne souhaitez pas recevoir. Il vous aide également à combiner les newsletters auxquelles vous souhaitez rester abonné en un seul lot qui ne vous distrait pas des e-mails professionnels.

Voilà comment cela fonctionne. Unroll me identifie et parcourt les listes de diffusion et les newsletters auxquelles vous êtes abonné. Ensuite, il vous permet de choisir les abonnements à conserver et de vous désabonner automatiquement en masse des autres e-mails.

Conclusion

Lorsque vous constatez que l'encombrement des e-mails vous fait perdre du temps et sacrifie la productivité, vous savez qu'il est temps de changer. En désencombrant votre courrier électronique, vous pouvez encourager un meilleur flux de travail et rester au courant des choses. Ces huit outils vous aideront à désencombrer votre courrier électronique et à vivre la magie de la boîte de réception zéro moment !

Image en vedette via Tetiana Yurchienko / shutterstock.com