Cele mai bune practici pentru evenimente virtuale pe care trebuie să le implementați

Revoluția digitală a schimbat pentru totdeauna conferințele. Ceea ce odată a fost un proiect de planificare de o săptămână poate fi realizat acum în aceeași zi online. În timp ce unii oameni ar putea rata vremurile de altădată, multe beneficii, cum ar fi o mai mare accesibilitate , conștientizarea mărcii și o participare mai mare , arată clar că evenimentele virtuale din industria nu vor avea loc nicăieri.

Ar trebui să fie de înaltă calitate, dar cum pot companiile să devină mai bune în găzduirea de evenimente virtuale de succes? Primul pas pentru îmbunătățire este învățarea celor mai bune practici pentru evenimente virtuale și apoi găsirea modalităților de implementare a acestora.

În acest articol, vom explora cum să găzduim un eveniment virtual care menține oaspeții implicați și interesați.

Cele mai bune practici pentru evenimente virtuale

Decideți tipul de eveniment pe care plănuiți să îl găzduiți

Cea mai importantă alegere pe care trebuie să o faci este ce tip de eveniment să găzduiești chiar înainte de a începe cu cele mai bune practici pentru evenimente virtuale. Planificați un târg virtual de carieră? O expoziție comercială virtuală? Un eveniment sportiv online? Doriți să planificați o conferință virtuală mai profesionistă? Sau poate ai prefera un webinar la scară mai mică?

Indiferent de tipul de afacere pe care îl conduceți, există multe stiluri diferite de evenimente virtuale disponibile. Decizia pe care să folosești depinde de ceea ce vrei să vină de la acel eveniment. Trebuie să stabiliți așteptări, obiective și termene clare pentru a putea alege evenimentul online potrivit pentru dvs.

Efectuați generarea de lead-uri devreme

Un eveniment online este inutil dacă nu participă nimeni. Generarea de lead-uri este un pas necesar pentru a informa oamenii despre primul tău eveniment virtual. Există mai multe căi pentru aceasta, cum ar fi comunicate de presă, bloguri, marketing prin e-mail și adunări sociale. Pe care îl utilizați depinde de baza de clienți țintă și de unde veți avea cel mai mare succes.

Alegeți platformele de evenimente virtuale potrivite pentru evenimentul dvs. virtual

La fel ca și alegerea unei locații, trebuie să alegeți cel mai bun loc pentru a ajunge la publicul dvs. În acest caz, asta înseamnă să alegi cea mai bună platformă de evenimente virtuale pentru tine. Există o mulțime de platforme și trebuie să alegi care funcționează cel mai bine atât pentru tine, cât și pentru participanții tăi.

Încercați să căutați funcții sau opțiuni de preț pentru a vă ajuta să alegeți care este cel mai bun. De asemenea, puteți afla ce folosesc alți organizatori de evenimente și puteți întreba de ce folosesc acea platformă.

Aduceți valoare, nu pitch-uri

Acest lucru poate părea de prisos; poate vă gândiți: „Ei bine, dacă îmi cumpără produsul, vor obține valoare”, dar clienții tăi s-ar putea să nu simtă același lucru.

Acest lucru poate fi important în special dacă le-ați spus participanților la eveniment că nu vor fi atașate evenimentului dvs.

În loc să faceți propuneri, încercați să oferiți valoare umplându-vă sesiunile cu interviuri, serii de master class, vorbitori experți și alt conținut. Puteți lăsa propunerile dvs. echipei de marketing.

Nu vă zgâriți cu calitatea producției

Timpul este cea mai valoroasă resursă pe care o putem folosi, deoarece este singura resursă de care nu putem obține mai mult. Nu vă așteptați ca oamenii să-și schimbe timpul pentru o experiență mediocră. Participarea publicului și instrumentele de implicare pot ajuta ambele, dar calitatea producției este adesea factorul definitoriu.

Ai nevoie de vorbitori de top, precum și de subiecte interesante pentru a putea ieși în evidență în mulțime. Organizatorii tăi trebuie să se implice și să asculte publicul. Puteți asculta folosind o mulțime de sondaje sau sondaje. Cu toții învățăm și cu toții dorim să creăm o experiență generală mai bună a evenimentului virtual.

Înregistrați sesiunile și puneți-le disponibile după eveniment

La un eveniment virtual, totul poate și ar trebui să fie înregistrat. Dacă nu vă înregistrați evenimentele virtuale, atunci pierdeți o formă grozavă de venituri. Puteți plasa sesiunile înregistrate online pentru participanții care au ratat evenimentul sau le puteți publica în strategiile dvs. de generare a cererii.

Puteți folosi aceste sesiuni înregistrate ca pârghie. Ați avut recent o sesiune populară? Utilizați acea sesiune ca un webinar după evenimentul virtual pentru a găsi un nou set de clienți potențiali . Puteți chiar să vă gândiți la reutilizarea acestor evenimente pentru infografice, bloguri sau cărți electronice care pot interacționa cu clienții la un nivel complet diferit.

Creați o experiență umană într-o lume virtuală

Miezul oricărui eveniment este „Experiența umană”, ceea ce înseamnă doar să-l păstrezi real . Lăsați publicul să vadă o conversație bună, indiferent care este subiectul. Acest lucru crește concentrarea participanților, rămânând în același timp sensibil la mediul global pe care participanții la evenimentul dvs. îl văd în fiecare zi.

Mediul virtual poate veni, de asemenea, cu câteva caracteristici cheie pentru a ajuta la îmbunătățirea „păstrarea realității”.

De exemplu, evenimentele online pot conecta participanții prin chat-uri de grup. Ei pot chiar colabora în timp real, ceea ce poate implica și mai mult participanții.

Comercializați conferința dvs. virtuală

Oamenii nu pot veni la un eveniment despre care nu știu! Asigurați-vă că vă acordați mult timp pentru a vă promova evenimentul.

O regulă generală bună este să vă acordați trei luni de timp promoțional, dând notificări lunare înainte de eveniment. Apoi, pe măsură ce se apropie, puteți trece la notificări săptămânale sau zilnice pentru publicul dvs. de pe rețelele sociale. Rețelele de socializare pot fi o modalitate rapidă atât de a vă promova evenimentul, cât și de a vedea cât de multă publicitate creați ca rezultat.

Investește în Swag pentru participanți

Cadourile corporative, swag-ul companiei și alte tipuri de oferte pot fi o modalitate excelentă de a implica participanții. Tuturor le place să obțină lucruri gratuite, așa că încearcă să obții cadouri care vor merge departe cu piața ta țintă. De exemplu, dacă vorbiți cu potențiali, atunci echipamentul swag poate fi calea de urmat. Dacă aveți un public de la Millennial până la Gen Z, obțineți cărți Pokemon și urmăriți-i bucuria surprinsă .

Puteți chiar oferi aceste cadouri ca premii pentru cei care participă la eveniment. Câțiva exemple de câștigători ar putea fi cei care răspund la întrebări, oferă feedback, se alătură camerelor de chat etc.

Tehnologia poate face sau distruge conferința dvs. virtuală

Tehnologia este valul viitorului și, uneori, trebuie să o călăriți sau să fiți luat. Când căutați o platformă tehnologică, un partener sau o soluție, nu vă opriți la una. Folosiți mai multă tehnologie pentru a crea cea mai bună platformă de evenimente virtuale pentru participanții dvs. și oferiți-le cea mai bună experiență de eveniment virtual posibilă.

Alegerea platformei și tehnologiei potrivite poate fi ca și cum ai găti o masă. Poți doar să cumperi o masă refrigerată din magazin și să o dai companiei, dar s-ar putea să nu fie mulțumiți în cele din urmă. Dacă, pe de altă parte, cumperi mai multe ingrediente pentru a găti masa, oaspeții tăi vor avea stomacul plin când vor pleca acasă . În același mod, nu există o tehnologie unică perfectă pentru desfășurarea unui eveniment virtual.

Includeți moderatori la evenimentul dvs

Fii pregătit pentru ca lucrurile să scape de sub control; oamenii nu sunt adesea la fel de politicoși online ca offline.

Pentru a fi gata, asigurați-vă că aveți mulți moderatori la îndemână pentru a dezactiva sau interzice participanții la evenimente virtuale în cazul în care este mai rău.

Pregătiți participanții pentru eveniment

Nu presupuneți prea multe despre invitații la eveniment; nu toată lumea este pricepută de tehnologie. Asigurați-vă că pregătiți participanții pentru a-i ajuta să profite la maximum de evenimentul dvs.

Oferiți asistență tehnică pentru anumite funcții ale instrumentului, cum ar fi furnizori, săli, cabine virtuale și cum să conectați participanții.

Angajați un Emcee profesionist

Unul dintre lucrurile pe care evenimentele virtuale le pierd adesea este oportunitatea de a conecta sesiuni, note cheie și evenimente de rețea, toate împreună, fără a vă simți deconectate. Soluția? Un om profesionist . Când angajați pe cineva care să dea anunțuri, să conducă sesiuni de întrebări și răspunsuri și atât sesiunile de început, cât și de sfârșit, va contribui la distracția conferinței.

Când căutați un animator, poate fi important să vă gândiți la tonul pe care îl doriți pentru evenimentul dvs. Vrei serios sau prost? Emcee-ul tău va fi fața evenimentului, așa că alege pe cineva care să-ți reprezinte cel mai bine evenimentul.

Utilizați funcțiile virtuale la maximul lor potențial

Folosind caracteristicile unice care vin cu evenimentele virtuale, planificați să începeți să implicați participanții de zece ori. Gândiți-vă la opțiunile pe care le aveți la dispoziție: instrumente pentru a ajuta participanții la crearea de rețele, întrebări și răspunsuri în direct, apeluri video unu-la-unu, sesiuni de lucru, precum și butoane de reacție, cum ar fi aplaudatul sau ridicarea mâinii.

Toate aceste funcții virtuale pot ajuta la menținerea participanților implicați în eveniment, ceea ce duce la o implicare mai bună. În plus, poți chiar să urmărești informațiile pentru a vedea ce interesează publicul tău și ce îi place cel mai mult în evenimentele tale.

Găsiți modalități unice de a implica participanții

Oferă participanților la evenimentul tău virtual o experiență interactivă și captivantă și va fi un eveniment virtual de succes.

Indiferent dacă ajuți oamenii să se implice prin intermediul rețelelor sociale (de exemplu, punând întrebări cu anumite hashtag-uri) sau prin mesaje pe evenimentul tău virtual, fii gata să răspunzi rapid pentru a menține oamenii investiți și entuziasmați.

Pregătiți un plan sau o agendă

Realizarea unui eveniment virtual fără un plan solid în prealabil poate fi o configurație pentru eșec. Structura ajută la menținerea oaspeților implicați și menține întâlnirea la timp.

Puteți chiar să împărtășiți agenda participanților în timpul planificării evenimentului, astfel încât aceștia să știe la ce să se aștepte. De asemenea, vă ajută să vă mențineți difuzoarele pregătite pentru intervalul lor de timp, menținând astfel întâlnirea fără probleme.

Setați o cronologie realistă

Alegeți o oră sau o dată la care oamenii din comunitatea dvs. pot participa. Din fericire, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la locație când faceți evenimente în persoană, dar aveți o problemă cu totul diferită. Deoarece participanții dvs. pot veni de oriunde, va trebui să luați în considerare și fusurile orare .

Într-o lume ideală, planificarea găzduirii unui eveniment virtual durează aproximativ opt-zece săptămâni, dar nu vă lăsați păcăliți.

Se întâmplă probleme și, dacă pierzi o săptămână din cauza unei probleme în timpul dezvoltării, este posibil să fii blocat. În schimb, încercați să vă rezervați evenimentul cu mult timp înainte pentru a lăsa echipa de marketing timp să lucreze, precum și organizatorilor de evenimente pentru a-l construi la perfecțiune.

Prezentați-vă sponsorii

Asigurați-vă că sponsorii dvs. au o zonă dedicată pentru a se prezenta, la fel ca un eveniment în persoană.

Acest lucru se poate face în mai multe moduri, cum ar fi afișarea de conținut, logo-uri sau chiar o sală de așteptare virtuală de marcă. Acest lucru poate ajuta la dezvoltarea aceluiași impact ca un eveniment în persoană și, uneori, va fi și mai interesant .

Urmăriți implicarea

Puteți profita de beneficiile evenimentelor online după efect în moduri total diferite decât evenimentele în persoană. De exemplu, pentru evenimentele în persoană, poate fi adesea dificil de a spune când participanții își pierd interesul, mai ales după evenimentul fizic.

Folosind orice capabilități de urmărire pe care le aveți la dispoziție (în funcție de platforma de evenimente virtuale pe care o utilizați), puteți spune exact când participanții au încetat să participe sau când au început să plece.

De asemenea, puteți utiliza rețelele sociale pentru a vedea când zgomotul începe să scadă. Când încep să încetinească Tweeturile sau mesajele? Ce părți ale evenimentului virtual au avut cea mai mare sau cea mai mică audiență? Ce pagini sau bucăți de conținut au fost selectate cel mai mult? Folosind aceste informații, puteți începe să vă îmbunătățiți pentru viitoarele evenimente organizate online.

Gamificați-vă evenimentul

Puteți ajuta la stimularea anumitor părți ale evenimentului dvs. virtual prin gamificarea unora dintre ele. Atât vânătoarea de scavenger, cât și clasamentele ajută la creșterea timpului de participare al publicului și la creșterea impresiei de durată pe care o vei face în mintea lor. Acest lucru se poate dovedi în cele din urmă că ajută la numărul de clienți potențiali pe care îl obțineți în aplicațiile pentru evenimente mobile sau pe site-ul dvs.

Trimiteți o urmărire post-eveniment

Puteți urmări evenimentele trimițând un simplu „Mulțumesc” sau trimiteți înregistrări, conținut suplimentar, lecturi, invitații la alte evenimente de rețea etc.

Vrei să lași participanții tăi cu un sentiment pozitiv despre experiența lor .

Puteți implementa aceste bune practici pentru evenimente virtuale în afacerea dvs.?

Mulți oameni se tem de ideea de a organiza evenimente virtuale, dar găzduirea de evenimente virtuale se poate dovedi a fi o salvare pentru multe companii.

Folosind cele mai bune practici pentru evenimente virtuale, aveți elementele de bază ale unui eveniment grozav. Nu uitați, puneți-vă întotdeauna în locul participantului. Gândiți-vă la ce vor să obțină din evenimentul dvs. și apoi gândiți-vă la nevoile sponsorilor, expozanților și organizației dvs.

Dacă ți-a plăcut să citești acest articol despre cele mai bune practici pentru evenimente virtuale, ar trebui să le citești și pe acestea:

• Cum să găzduiești un eveniment virtual: cele mai bune practici pentru acesta
• Cele mai bune resurse de planificare a evenimentelor pe care fiecare profesionist ar trebui să le folosească
• Cele mai bune aplicații de programare de grup de acolo