Práticas recomendadas para eventos virtuais que você precisa implementar

A revolução digital mudou para sempre as conferências. O que antes era um projeto de planejamento de uma semana agora pode ser feito no mesmo dia online. Embora algumas pessoas possam sentir falta dos velhos tempos, muitos benefícios, como maior acessibilidade , reconhecimento da marca e maior participação , deixam claro que os eventos virtuais do setor não vão a lugar nenhum.

Eles devem ser de alta qualidade, mas como as empresas podem melhorar a hospedagem de eventos virtuais de sucesso? O primeiro passo para melhorar é aprender as melhores práticas de eventos virtuais e, em seguida, encontrar maneiras de implementá-las.

Neste artigo, exploraremos como hospedar um evento virtual que mantenha os convidados envolvidos e interessados.

Práticas recomendadas para eventos virtuais

Decida o tipo de evento que você planeja hospedar

A escolha mais importante que você precisa fazer é que tipo de evento hospedar antes mesmo de começar com as práticas recomendadas de eventos virtuais. Você está planejando uma feira de carreira virtual? Uma feira virtual? Um evento esportivo online? Quer planejar uma conferência virtual mais profissional? Ou talvez você prefira um webinar em menor escala?

Não importa o tipo de negócio que você administra, existem muitos estilos diferentes de eventos virtuais disponíveis. Decidir qual usar depende do que você quer que venha desse evento. Você precisa estabelecer expectativas, objetivos e cronogramas claros para poder escolher o evento online certo para você.

Realize a geração de leads antecipadamente

Um evento online é inútil se ninguém comparecer. A geração de leads é um passo necessário para que as pessoas saibam sobre seu primeiro evento virtual. Existem vários caminhos para isso, como comunicados de imprensa, blogs, e-mail marketing e reuniões sociais. O que você usa depende da sua base de clientes-alvo e de onde você terá mais sucesso.

Escolha as plataformas de eventos virtuais certas para o seu evento virtual

Assim como escolher um local, você precisa escolher o melhor lugar para alcançar seu público. Nesse caso, isso significa escolher a melhor plataforma de eventos virtuais para você. Existem muitas plataformas e você precisa escolher qual funciona melhor para você e seus participantes.

Tente pesquisar recursos ou opções de preços para ajudar a escolher qual é o melhor. Você também pode aprender o que outros organizadores de eventos usam e perguntar por que eles usam essa plataforma.

Agregue valor, não arremesso

Isso pode parecer supérfluo; talvez você esteja pensando: “Bem, se eles comprarem meu produto, eles terão valor”, mas seus clientes podem não sentir o mesmo.

Isso pode ser especialmente importante se você disser aos participantes do evento que não haveria restrições ao seu evento.

Em vez de fazer propostas, tente agregar valor preenchendo suas sessões com entrevistas, séries de master class, palestrantes especializados e outros conteúdos. Você pode deixar seus arremessos para a equipe de marketing.

Não economize na qualidade da produção

O tempo é o recurso mais valioso que podemos usar, pois é o único recurso que não podemos obter mais. Não espere que as pessoas troquem seu tempo por uma experiência medíocre. As ferramentas de participação e engajamento do público podem ajudar, mas a qualidade da produção geralmente é o fator determinante.

Você precisa de palestrantes de alto nível, bem como tópicos interessantes para poder se destacar na multidão. Seus organizadores precisam engajar e ouvir o público. Você pode ouvir usando muitas enquetes ou pesquisas. Estamos todos aprendendo e todos queremos criar uma experiência geral de evento virtual melhor.

Grave sessões e disponibilize-as após o evento

Em um evento virtual, tudo pode e deve ser registrado. Se você não gravar seus eventos virtuais, estará perdendo uma ótima forma de receita. Você pode colocar suas sessões gravadas online para os participantes que perderam o evento ou pode publicá-las em suas estratégias de geração de demanda.

Você pode usar essas sessões gravadas como alavanca. Você recentemente teve uma sessão popular? Use essa sessão como um webinar após o evento virtual para encontrar um novo conjunto de clientes em potencial . Você pode até pensar em redirecionar esses eventos para infográficos, blogs ou e-books que podem envolver os clientes em um nível totalmente diferente.

Crie uma experiência humana em um mundo virtual

O cerne de qualquer evento é “A Experiência Humana”, o que significa apenas mantê-lo real . Deixe o público ver uma boa conversa, não importa qual seja o assunto. Isso aumenta o foco dos participantes, mantendo-se sensível ao ambiente global que os participantes do evento veem todos os dias.

O ambiente virtual também pode vir com alguns recursos importantes para ajudar a melhorar “mantendo-o real”.

Por exemplo, eventos online podem conectar participantes usando chats em grupo. Eles podem até colaborar em tempo real, o que pode envolver ainda mais os participantes.

Divulgue sua conferência virtual

As pessoas não podem vir a um evento que não conhecem! Certifique-se de ter muito tempo para promover seu evento.

Uma boa regra geral é permitir-se três meses de tempo promocional, dando avisos mensais antes do evento. Então, à medida que se aproxima, você pode alternar para avisos semanais ou diários para seu público de mídia social. A mídia social pode ser uma maneira rápida de promover seu evento e ver quanto buzz você está criando como resultado.

Invista em brindes para participantes

Presentes corporativos, brindes da empresa e outros tipos de ofertas podem ser uma ótima maneira de envolver os participantes. Todo mundo gosta de ganhar coisas grátis, então tente conseguir presentes que vão longe com seu mercado-alvo. Por exemplo, se você estiver conversando com clientes em potencial, o equipamento swag pode ser o caminho a percorrer. Se você tem um público de Millennial a Gen Z, adquira Pokemon Cards e assista sua alegria surpresa .

Você pode até oferecer esses presentes como prêmios para quem se envolver no evento. Alguns exemplos de vencedores podem ser aqueles que respondem a perguntas, fornecem feedback, participam de salas de bate-papo etc.

A tecnologia pode fazer ou quebrar sua conferência virtual

A tecnologia é a onda do futuro, e às vezes você tem que montá-la ou ser varrido. Ao procurar uma plataforma de tecnologia, parceiro ou solução, não pare em um. Use mais tecnologia para criar a melhor plataforma de eventos virtuais para seus participantes e proporcionar a eles a melhor experiência de evento virtual possível.

Escolher a plataforma e a tecnologia certas pode ser como cozinhar uma refeição. Você pode simplesmente comprar uma refeição refrigerada na loja e entregá-la à empresa, mas eles podem não ficar satisfeitos no final. Se, por outro lado, você comprar vários ingredientes para cozinhar a refeição, seus convidados terão estômagos cheios quando voltarem para casa . Da mesma forma, não existe uma tecnologia perfeita de balcão único para realizar um evento virtual.

Incluir moderadores em seu evento

Esteja pronto para as coisas ficarem fora de controle; as pessoas geralmente não são tão educadas online quanto offline.

Para estar pronto, certifique-se de ter muitos moderadores à mão para silenciar ou banir participantes de eventos virtuais em caso de pior.

Preparar os participantes para o evento

Não suponha muito sobre os convidados do seu evento; nem todo mundo é experiente em tecnologia. Certifique-se de preparar os participantes para ajudá-los a tirar o máximo proveito do seu evento.

Ofereça suporte técnico para determinados recursos da ferramenta, como fornecedores, salas, estandes virtuais e como conectar os participantes.

Contrate um Emcee Profissional

Uma das coisas que os eventos virtuais muitas vezes perdem é a oportunidade de conectar sessões, palestras e eventos de networking todos juntos sem se sentirem desconexos. A solução? Um emcee profissional . Quando você contrata alguém para fazer anúncios, liderar sessões de perguntas e respostas e iniciar e encerrar sessões, isso ajudará a infundir diversão na conferência.

Ao procurar um MC, pode ser importante pensar no tom que você deseja para o seu evento. Você quer sério ou bobo? Seu MC será o rosto do evento, então escolha alguém que represente melhor o seu evento.

Use recursos virtuais em todo o seu potencial

Usando os recursos exclusivos que acompanham os eventos virtuais, planeje começar a envolver dez vezes os participantes. Pense nas opções que você tem disponíveis: ferramentas para ajudar a rede de participantes, perguntas e respostas ao vivo, videochamadas individuais, sessões de breakout, bem como botões de reação, como bater palmas ou levantar a mão.

Todos esses recursos virtuais podem ajudar a manter os participantes envolvidos no evento, o que leva a um melhor envolvimento. Além disso, você pode até acompanhar as informações para ver o que interessa ao seu público e o que ele mais gosta em seus eventos.

Encontre maneiras únicas de envolver os participantes

Dê aos participantes do seu evento virtual uma experiência interativa e envolvente , e será um evento virtual de sucesso.

Se você ajuda as pessoas a se envolverem por meio de mídias sociais (por exemplo, fazendo perguntas com hashtags específicas) ou por mensagens em seu evento virtual, esteja pronto para responder rapidamente para manter as pessoas interessadas e animadas.

Tenha um plano ou uma agenda preparada

Fazer um evento virtual sem um plano sólido com antecedência pode ser uma configuração para o fracasso. A estrutura ajuda a manter seus convidados envolvidos e mantém a reunião no horário.

Você pode até compartilhar a agenda com os participantes durante o planejamento do evento para que eles saibam o que esperar. Também ajuda a manter os palestrantes preparados para o horário, mantendo a reunião tranquila.

Defina uma linha do tempo realista

Escolha uma hora ou data em que as pessoas da sua comunidade possam participar. Felizmente, você não precisa se preocupar com o local como faz em eventos presenciais, mas tem um problema totalmente diferente. Como seus participantes podem vir de qualquer lugar, você também precisará considerar os fusos horários .

Em um mundo ideal, planejar um evento virtual leva cerca de oito a dez semanas, mas não se deixe enganar.

Problemas acontecem e, se você perder uma semana devido a um problema durante o desenvolvimento, poderá ficar preso. Em vez disso, tente reservar seu evento com bastante antecedência para permitir que sua equipe de marketing tenha tempo para trabalhar, bem como seus organizadores de eventos para construí-lo com perfeição.

Mostre seus patrocinadores

Certifique-se de que seus patrocinadores tenham uma área dedicada para se mostrarem, assim como um evento presencial.

Isso pode ser feito de várias maneiras, como exibir conteúdo, logotipos ou até mesmo uma sala de espera virtual da marca. Isso pode ajudar a desenvolver o mesmo impacto de um evento presencial e, às vezes, será ainda mais interessante .

Acompanhar o envolvimento

Você pode aproveitar os benefícios dos eventos online após o efeito de maneiras totalmente diferentes dos eventos presenciais. Por exemplo, para eventos presenciais, muitas vezes pode ser difícil dizer quando os participantes estão perdendo o interesse, especialmente após o evento físico.

Usando quaisquer recursos de rastreamento disponíveis para você (dependendo de qual plataforma de evento virtual você está usando), você pode saber exatamente quando os participantes pararam de participar ou quando começaram a sair.

Você também pode usar as mídias sociais para ver quando o burburinho começa a diminuir. Quando os Tweets ou mensagens começam a ficar mais lentos? Quais partes do evento virtual tiveram a audiência mais alta ou mais baixa? Quais páginas ou conteúdos foram mais selecionados? Usando essas informações, você pode começar a melhorar para eventos futuros realizados online.

Gamifique seu evento

Você pode ajudar a incentivar algumas partes do seu evento virtual gamificando algumas delas. Tanto as gincanas quanto as tabelas de classificação ajudam a aumentar o tempo de participação do seu público e aumentar a impressão duradoura que você causará em suas mentes. Isso pode ajudar no número de leads que você obtém em aplicativos de eventos para dispositivos móveis ou em seu site.

Envie um acompanhamento pós-evento

Você pode acompanhar os eventos enviando um simples “Obrigado” ou enviar gravações, conteúdo adicional, leituras, convites para outros eventos de networking, etc.

Você quer deixar seus participantes com um sentimento positivo sobre sua experiência .

Você pode implementar essas práticas recomendadas de eventos virtuais em seus negócios?

Muitas pessoas temem a ideia de realizar eventos virtuais, mas hospedar eventos virtuais pode ser um salva-vidas para muitas empresas.

Usando as melhores práticas de eventos virtuais, você tem os blocos de construção de um grande evento. Apenas lembre-se, sempre se coloque no lugar do seu participante. Pense no que eles querem obter do seu evento e, em seguida, pense nas necessidades de seus patrocinadores, expositores e organização.

Se você gostou de ler este artigo sobre as práticas recomendadas para eventos virtuais, leia também:

• Como hospedar um evento virtual: práticas recomendadas para isso
• Os melhores recursos de planejamento de eventos que todo profissional deve usar
• Os melhores aplicativos de agendamento de grupo disponíveis