Лучшие практики виртуальных мероприятий, которые вам необходимо внедрить

Цифровая революция навсегда изменила конференции. То, что когда-то было недельным проектом планирования, теперь можно сделать в тот же день онлайн. Хотя некоторые люди могут скучать по старым временам, многие преимущества, такие как большая доступность , узнаваемость бренда и более высокая посещаемость , ясно показывают, что события виртуальной индустрии никуда не денутся.

Они должны быть высокого качества, но как компании могут лучше проводить успешные виртуальные мероприятия? Первый шаг к улучшению — изучение лучших практик виртуальных мероприятий, а затем поиск способов их реализации.

В этой статье мы рассмотрим, как провести виртуальное мероприятие, которое заинтересует и заинтересует гостей.

Лучшие практики виртуальных мероприятий

Определите тип мероприятия, которое вы планируете провести

Самый важный выбор, который вам нужно сделать, — это тип мероприятия, которое вы хотите провести, прежде чем вы начнете использовать передовые методы виртуального мероприятия. Вы планируете виртуальную ярмарку вакансий? Виртуальная торговая выставка? Спортивное онлайн-мероприятие? Хотите спланировать более профессиональную виртуальную конференцию? Или, может быть, вы бы предпочли вебинар меньшего масштаба?

Независимо от того, какой тип бизнеса вы ведете, доступно множество различных стилей виртуальных мероприятий. Решение о том, что использовать, зависит от того, что вы хотите получить от этого события. Вам необходимо установить четкие ожидания, цели и сроки, чтобы иметь возможность выбрать подходящее для вас онлайн-мероприятие.

Осуществляйте лидогенерацию на раннем этапе

Онлайн-мероприятие бесполезно, если его никто не посещает. Лидогенерация — это необходимый шаг , чтобы люди узнали о вашем первом виртуальном мероприятии. Для этого есть несколько способов, таких как пресс-релизы, блоги, электронный маркетинг и социальные встречи. То, что вы используете, зависит от вашей целевой клиентской базы и от того, где вы добьетесь наибольшего успеха.

Выберите подходящие платформы для виртуальных мероприятий для вашего виртуального мероприятия

Точно так же, как при выборе местоположения, вам нужно выбрать лучшее место для охвата вашей аудитории. В данном случае это означает выбор лучшей платформы для виртуальных мероприятий. Существует множество платформ, и вам нужно выбрать ту, которая лучше всего подходит как вам, так и вашим посетителям.

Попробуйте изучить функции или варианты ценообразования, чтобы выбрать лучшее. Вы также можете узнать, что используют другие организаторы мероприятий, и спросить, почему они используют эту платформу.

Приносите ценность, а не рекламу

Это может показаться излишним; возможно, вы думаете: «Ну, если они купят мой продукт, они получат ценность», но ваши клиенты могут не думать так же.

Это может быть особенно важно, если вы сказали участникам мероприятия, что к вашему мероприятию не будет никаких условий.

Вместо того, чтобы делать презентации, постарайтесь приносить пользу , наполняя свои сессии интервью, сериями мастер-классов, экспертными спикерами и другим контентом. Вы можете оставить свои предложения маркетинговой команде.

Не экономьте на качестве продукции

Время — самый ценный ресурс, который мы можем использовать, поскольку это единственный ресурс, который мы не можем получить больше. Не ждите, что люди будут обменивать свое время на посредственный опыт. Инструменты участия аудитории и взаимодействия могут помочь, но качество производства часто является определяющим фактором.

Вам нужны первоклассные спикеры, а также интересные темы, чтобы выделиться из толпы. Ваши организаторы должны вовлекать и слушать аудиторию. Вы можете слушать, используя множество опросов или опросов. Мы все учимся, и все мы хотим создать в целом лучший опыт виртуального мероприятия.

Записывайте сеансы и делайте их доступными после мероприятия

На виртуальном мероприятии все можно и нужно записывать. Если вы не записываете свои виртуальные события, вы упускаете большую часть дохода. Вы можете разместить свои записанные сеансы в Интернете для посетителей, которые пропустили мероприятие, или вы можете опубликовать их в своих стратегиях формирования спроса.

Вы можете использовать эти записанные сеансы в качестве рычага. У вас недавно была популярная сессия? Используйте эту сессию в качестве вебинара после виртуального мероприятия, чтобы найти целый ряд новых потенциальных клиентов . Вы даже можете подумать о перепрофилировании этих событий для инфографики, блогов или электронных книг, которые могут взаимодействовать с клиентами на совершенно другом уровне.

Создайте человеческий опыт в виртуальном мире

Основой любого мероприятия является «Человеческий опыт», что просто означает сохранение реальности . Пусть аудитория увидит хороший разговор, независимо от темы. Это повышает внимание посетителей, сохраняя при этом чувствительность к глобальной среде, которую участники вашего мероприятия видят каждый день.

Виртуальная среда также может иметь некоторые ключевые функции, помогающие улучшить «сохранение реальности».

Например, онлайн-мероприятия могут связывать участников с помощью групповых чатов. Они могут даже сотрудничать в режиме реального времени, что еще больше вовлекает участников.

Рекламируйте свою виртуальную конференцию

Люди не могут прийти на мероприятие, о котором они не знают! Удостоверьтесь, что уделили себе достаточно времени для продвижения вашего мероприятия.

Хорошее общее правило — выделить себе три месяца рекламного времени, ежемесячно уведомляя о мероприятии. Затем, по мере приближения, вы можете переключиться на еженедельные или ежедневные уведомления для своей аудитории в социальных сетях. Социальные сети могут быть быстрым способом как для продвижения вашего мероприятия, так и для просмотра того, сколько шума вы создадите в результате.

Инвестируйте в Swag для участников

Корпоративные подарки, сувениры компании и другие виды предложений могут стать отличным способом привлечь внимание посетителей. Всем нравится получать бесплатные вещи, так что старайтесь покупать подарки, которые понравятся вашему целевому рынку. Например, если вы разговариваете с потенциальными клиентами, вам может подойти хабарное снаряжение. Если у вас есть аудитория от Millennial до Gen Z, приобретите Pokemon Cards и наблюдайте за их удивленной радостью .

Вы даже можете предложить эти подарки в качестве призов для тех, кто участвует в мероприятии. Несколько примеров победителей могут быть теми, кто отвечает на вопросы, предоставляет отзывы, присоединяются к чатам и т. д.

Технологии могут создать или разрушить вашу виртуальную конференцию

Технологии — это волна будущего, и иногда вы должны оседлать ее или быть сметенными. При поиске технической платформы, партнера или решения не останавливайтесь на одном. Используйте больше технологий, чтобы создать лучшую платформу виртуальных мероприятий для своих посетителей и предоставить им наилучшие возможности для проведения виртуальных мероприятий.

Выбор правильной платформы и технологии может быть подобен приготовлению еды. Вы можете просто купить охлажденную еду в магазине и отдать ее компании, но в итоге они могут остаться недовольны. Если, с другой стороны, вы купите несколько ингредиентов для приготовления блюда, ваши гости будут иметь полные желудки, когда пойдут домой . Точно так же не существует идеальной универсальной технологии для проведения виртуального мероприятия.

Пригласите модераторов на ваше мероприятие

Будьте готовы к тому, что ситуация выйдет из-под контроля; люди часто не так вежливы онлайн, как офлайн.

Чтобы быть готовым, убедитесь, что у вас есть достаточное количество модераторов, которые могут отключить звук или заблокировать участников виртуального мероприятия в случае худшего.

Подготовить участников к мероприятию

Не думайте слишком много о гостях вашего мероприятия; не все разбираются в технологиях. Обязательно подготовьте участников, чтобы помочь им получить максимальную отдачу от вашего мероприятия.

Предложите техническую поддержку для определенных функций инструмента, таких как поставщики, комнаты, виртуальные кабины и способы подключения участников.

Наймите профессионального ведущего

Одна из вещей, которую часто упускают в виртуальных мероприятиях, — это возможность объединить сессии, основные доклады и сетевые мероприятия, не чувствуя себя разрозненными. Решение? Профессиональный ведущий . Когда вы нанимаете кого-то, чтобы делать объявления, вести сеансы вопросов и ответов, а также начинать и завершать сеансы, это поможет добавить веселья в конференцию.

При поиске ведущего может быть важно подумать о тоне, который вы хотите для своего мероприятия. Вы хотите серьезно или глупо? Ваш ведущий будет лицом мероприятия, поэтому выберите того, кто лучше всего представит ваше мероприятие.

Используйте виртуальные функции в полной мере

Используя уникальные функции виртуальных мероприятий, запланируйте десятикратное привлечение посетителей. Подумайте о доступных вам вариантах: инструменты, помогающие участникам общаться в сети, вопросы и ответы в прямом эфире, видеозвонки один на один, секционные заседания, а также кнопки реакции, такие как аплодисменты или поднятие руки.

Все эти виртуальные функции могут помочь участникам оставаться вовлеченными в мероприятие, что приводит к более активному участию. Более того, вы даже можете отслеживать информацию, чтобы увидеть, что интересует вашу аудиторию и что им больше всего нравится в ваших мероприятиях.

Найдите уникальные способы привлечь посетителей

Дайте участникам вашего виртуального мероприятия интерактивный и увлекательный опыт , и это будет успешное виртуальное мероприятие.

Помогаете ли вы людям взаимодействовать через социальные сети (например, задавая вопросы с определенными хэштегами) или с помощью сообщений на вашем виртуальном мероприятии, будьте готовы быстро реагировать, чтобы люди были заинтересованы и заинтересованы.

Подготовьте план или повестку дня

Проведение виртуального мероприятия без заранее составленного плана может привести к провалу. Структура помогает заинтересовать ваших гостей и помогает проводить встречи вовремя.

Вы даже можете поделиться повесткой дня с участниками во время планирования мероприятия, чтобы они знали, чего ожидать. Это также помогает вашим спикерам быть готовыми к их временному интервалу, поэтому встреча проходит гладко.

Установите реалистичную временную шкалу

Выберите время или дату, когда люди в вашем сообществе могут присутствовать. К счастью, вам не нужно беспокоиться о местоположении, как при личных мероприятиях, но у вас есть совершенно другая проблема. Поскольку ваши посетители могут прийти откуда угодно, вам также необходимо учитывать часовые пояса .

В идеальном мире планирование проведения виртуального мероприятия занимает около восьми-десяти недель, но пусть это вас не смущает.

Проблемы случаются, и если вы потеряете неделю из-за проблемы во время разработки, вы можете застрять. Вместо этого постарайтесь забронировать свое мероприятие заблаговременно , чтобы у вашей маркетинговой команды было время поработать, а у организаторов мероприятия было время довести его до совершенства.

Покажите своих спонсоров

Убедитесь, что у ваших спонсоров есть специальное место, чтобы продемонстрировать себя, как на личном мероприятии.

Это можно сделать несколькими способами, например, отображая контент, логотипы или даже брендированную виртуальную комнату ожидания. Это может помочь оказать такое же влияние, как и личное мероприятие, а иногда даже более интересно .

Отслеживание участия

Вы можете воспользоваться преимуществами онлайн-мероприятий после того, как они подействуют, совершенно иначе, чем личные мероприятия. Например, для личных мероприятий часто бывает трудно сказать, когда участники теряют интерес, особенно после физического мероприятия.

Используя любые имеющиеся у вас возможности отслеживания (в зависимости от используемой вами платформы виртуальных мероприятий), вы можете точно определить, когда посетители перестали участвовать или когда они начали уходить.

Вы также можете использовать социальные сети, чтобы увидеть, когда шумиха начнет стихать. Когда твиты или сообщения начинают тормозить? Какие части виртуального мероприятия привлекли наибольшее или наименьшее количество зрителей? Какие страницы или фрагменты контента были выбраны чаще всего? Используя эту информацию, вы можете начать совершенствоваться для будущих онлайн-мероприятий .

Геймифицируйте свое мероприятие

Вы можете помочь стимулировать некоторые части вашего виртуального мероприятия, привнеся некоторые из них в геймплей. И охота за мусором, и списки лидеров помогают увеличить время участия вашей аудитории и увеличить неизгладимое впечатление, которое вы произведете на их умы. В конечном итоге это может увеличить количество лидов , которые вы получаете в мобильных приложениях для мероприятий или на своем веб-сайте.

Отправьте сообщение после мероприятия

Вы можете следить за событиями, отправляя простое «Спасибо» или отправляя записи, дополнительный контент, чтения, приглашения на другие сетевые мероприятия и т. д.

Вы хотите, чтобы у ваших посетителей осталось положительное впечатление об их опыте .

Можете ли вы внедрить эти передовые методы виртуальных мероприятий в свой бизнес?

Многие люди боятся проводить виртуальные мероприятия, но проведение виртуальных мероприятий может оказаться спасением для многих компаний.

Используя передовой опыт виртуального мероприятия, у вас есть строительные блоки отличного мероприятия. Просто помните, всегда ставьте себя на место вашего посетителя. Подумайте о том, что они хотят получить от вашего мероприятия, а затем подумайте о потребностях ваших спонсоров, экспонентов и организации.

Если вам понравилась эта статья о передовом опыте проведения виртуальных мероприятий, прочтите и ее:

• Как провести виртуальное мероприятие: лучшие практики для него
• Лучшие ресурсы по планированию мероприятий, которые должен использовать каждый профессионал
• Самые лучшие приложения для группового планирования