Uygulamanız Gereken Sanal Etkinlik En İyi Uygulamaları

Dijital devrim konferansları sonsuza dek değiştirdi. Bir hafta süren planlama projesi artık aynı gün çevrimiçi olarak yapılabilir. Bazı insanlar eski günleri özleyebilirken, daha fazla erişilebilirlik , marka bilinirliği ve daha yüksek katılım gibi birçok avantaj, sanal endüstri etkinliklerinin hiçbir yere gitmediğini açıkça ortaya koyuyor.

Yüksek kalitede olmalılar, ancak şirketler başarılı sanal etkinliklere ev sahipliği yapma konusunda nasıl daha iyi olabilirler? Geliştirmenin ilk adımı, sanal etkinlik en iyi uygulamalarını öğrenmek ve ardından bunları uygulamanın yollarını bulmaktır.

Bu yazıda, konukları meşgul ve ilgili tutan sanal bir etkinliğe nasıl ev sahipliği yapılacağını keşfedeceğiz.

Sanal Etkinlik En İyi Uygulamaları

Ev Sahipliği Yapmayı Planladığınız Etkinliğin Türüne Karar Verin

Yapmanız gereken en önemli seçim, sanal etkinlik en iyi uygulamalarına başlamadan önce ne tür bir etkinliğe ev sahipliği yapacağınızdır. Sanal bir kariyer fuarı mı planlıyorsunuz? Sanal ticaret fuarı mı? Çevrimiçi bir spor etkinliği mi? Daha profesyonel bir sanal konferans planlamak ister misiniz? Ya da belki daha küçük ölçekli bir web seminerini mi tercih edersiniz?

Ne tür bir işletme yürütüyor olursanız olun, birçok farklı sanal etkinlik stili mevcuttur. Hangisini kullanacağınıza karar vermek, o olaydan ne elde etmek istediğinize bağlıdır. Sizin için doğru çevrimiçi etkinliği seçebilmek için net beklentiler, hedefler ve zaman çizelgeleri oluşturmanız gerekir.

Potansiyel Müşteri Oluşturmayı Erken Gerçekleştirin

Kimse katılmazsa çevrimiçi bir etkinlik işe yaramaz. Müşteri adayı oluşturma, insanlara ilk sanal etkinliğiniz hakkında bilgi vermek için gerekli bir adımdır . Bunun için basın bültenleri, bloglar, e-posta pazarlaması ve sosyal toplantılar gibi birden fazla yol var. Hangisini kullanacağınız, hedef müşteri tabanınıza ve en çok nerede başarı elde edeceğinize bağlıdır.

Sanal Etkinliğiniz için Doğru Sanal Etkinlik Platformlarını Seçin

Tıpkı bir yer seçmek gibi, hedef kitlenize ulaşmak için en iyi yeri seçmeniz gerekir. Bu durumda bu, sizin için en iyi sanal etkinlik platformunu seçmek anlamına gelir. Pek çok platform var ve hem siz hem de katılımcılarınız için en uygun olanı seçmeniz gerekiyor.

Hangisinin en iyi olduğunu seçmeye yardımcı olması için özellikleri veya fiyatlandırma seçeneklerini araştırmayı deneyin. Ayrıca diğer etkinlik organizatörlerinin ne kullandığını öğrenebilir ve bu platformu neden kullandıklarını sorabilirsiniz.

Saha Değil, Değer Getirin

Bu gereksiz görünebilir; Belki de “Eğer benim ürünümü alırlarsa değer kazanırlar” diye düşünüyorsunuz ama müşterileriniz aynı şekilde hissetmeyebilir.

Bu, özellikle etkinlik katılımcılarına etkinliğinize bağlı hiçbir dize olmayacağını söylediyseniz önemli olabilir.

Satış konuşması yapmak yerine, oturumlarınızı röportajlar, ana sınıf dizileri, uzman konuşmacılar ve diğer içeriklerle doldurarak değer sunmaya çalışın . Satış konuşmalarınızı pazarlama ekibine bırakabilirsiniz.

Üretim Kalitesinden Kaçınmayın

Zaman, daha fazlasını alamadığımız tek kaynak olduğu için kullanabileceğimiz en değerli kaynaktır. İnsanların zamanlarını vasat bir deneyim için takas etmelerini beklemeyin. İzleyici katılımı ve katılım araçları yardımcı olabilir, ancak üretim kalitesi genellikle belirleyici faktördür.

Kalabalıkta öne çıkabilmek için birinci sınıf konuşmacılara ve ilginç konulara ihtiyacınız var. Organizatörlerinizin izleyiciyle etkileşim kurması ve dinlemesi gerekir. Bol anket veya anket kullanarak dinleyebilirsiniz. Hepimiz öğreniyoruz ve hepimiz genel olarak daha iyi bir sanal etkinlik deneyimi yaratmak istiyoruz.

Oturumları Kaydedin ve Etkinlikten Sonra Kullanılabilir Hale Getirin

Sanal bir etkinlikte her şey kaydedilebilir ve kaydedilmelidir. Sanal etkinliklerinizi kaydetmezseniz, harika bir gelir biçimini kaçırıyorsunuz demektir. Etkinliği kaçıran katılımcılar için kayıtlı oturumlarınızı online olarak yerleştirebilir veya talep oluşturma stratejilerinizde yayınlayabilirsiniz.

Bu kaydedilen oturumları kaldıraç olarak kullanabilirsiniz. Son zamanlarda popüler bir seansınız oldu mu? Tamamen yeni bir potansiyel müşteri grubu bulmak için sanal etkinlikten sonra bu oturumu bir web semineri olarak kullanın. Bu etkinlikleri, müşterilerle tamamen farklı bir düzeyde etkileşim kurabilecek infografikler, bloglar veya e-Kitaplar için yeniden tasarlamayı bile düşünebilirsiniz.

Sanal Bir Dünyada İnsan Deneyimi Yaratın

Herhangi bir olayın özü, onu gerçek tutmak anlamına gelen “İnsan Deneyimi”dir. Konu ne olursa olsun, dinleyicilerin iyi bir konuşma görmesine izin verin. Bu, etkinlik katılımcılarınızın her gün gördüğü küresel ortama duyarlı kalırken katılımcı odağını artırır.

Sanal ortam, "gerçek kalmasını sağlamaya" yardımcı olacak bazı temel özelliklerle birlikte gelebilir.

Örnek olarak, çevrimiçi etkinlikler, grup sohbetlerini kullanarak katılımcıları birbirine bağlayabilir. Hatta gerçek zamanlı olarak işbirliği yaparak katılımcıların daha fazla ilgisini çekebilirler.

Sanal Konferansınızı Pazarlayın

İnsanlar bilmediği bir etkinliğe gelemez! Etkinliğinizi tanıtmak için kendinize bolca zaman ayırdığınızdan emin olun.

İyi bir genel kural, etkinlikten önce aylık bildirimler vererek kendinize üç aylık promosyon süresi tanımaktır. Ardından, yaklaştıkça sosyal medya kitleniz için haftalık veya günlük bildirimlere geçebilirsiniz. Sosyal medya, hem etkinliğinizi tanıtmanın hem de sonuç olarak ne kadar vızıltı oluşturduğunuzu görmenin hızlı bir yolu olabilir.

Katılımcılar için Swag'a Yatırım Yapın

Kurumsal hediyeler, şirket ganimetleri ve diğer teklif türleri, katılımcıların ilgisini çekmenin harika bir yolu olabilir. Herkes bedava şeyler almayı sever, bu yüzden hedef pazarınızla çok uzağa gidecek hediyeler almaya çalışın. Örnek olarak, potansiyel müşterilerle konuşuyorsanız, o zaman yağma teçhizatı gitmenin yolu olabilir. Millennial to Gen Z kitleniz varsa, Pokemon Kartları alın ve onların sürpriz sevincini izleyin.

Hatta bu hediyeleri etkinliğe katılanlara ödül olarak sunabilirsiniz. Birkaç örnek kazanan, soruları yanıtlayan, geri bildirim sağlayan, sohbet odalarına katılan vb. olabilir.

Teknoloji Sanal Konferansınızı Yapabilir veya Bozabilir

Teknoloji geleceğin dalgasıdır ve bazen onu sürmeniz veya süpürülmeniz gerekir. Bir teknoloji platformu, iş ortağı veya çözüm ararken tek bir noktada durmayın. Katılımcılarınız için en iyi sanal etkinlik platformunu oluşturmak için daha fazla teknoloji kullanın ve onlara mümkün olan en iyi sanal etkinlik deneyimini sunun.

Doğru platformu ve teknolojiyi seçmek yemek pişirmek gibi olabilir. Mağazadan sadece soğutulmuş bir yemek alıp şirkete verebilirsiniz, ancak sonuçta tatmin olmayabilirler. Öte yandan, yemeği pişirmek için birden fazla malzeme satın alırsanız, misafirleriniz eve gittiklerinde mideleri doyar . Aynı şekilde, sanal bir etkinlik yürütmek için mükemmel bir tek noktadan alışveriş teknolojisi yoktur.

Etkinliğinize Moderatörleri Dahil Edin

İşlerin kontrolden çıkmasına hazır olun; insanlar genellikle çevrim içi kadar kibar değiller.

Hazır olmak için, en kötü durumda sanal etkinlik katılımcılarını sessize alacak veya yasaklayacak çok sayıda moderatör bulundurduğunuzdan emin olun.

Katılımcıları Etkinliğe Hazırlayın

Etkinlik misafirleriniz hakkında çok fazla varsayımda bulunmayın; herkes teknoloji meraklısı değil. Etkinliğinizden en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olmak için katılımcıları hazırladığınızdan emin olun.

Satıcılar, odalar, sanal kabinler ve katılımcıların nasıl bağlanacağı gibi belirli araç özellikleri için teknik destek sunun.

Profesyonel Bir Sunucu İşe Alın

Sanal etkinliklerin sıklıkla kaçırdığı şeylerden biri, oturumları, ana notları ve ağ oluşturma etkinliklerini birbirinden kopuk hissetmeden birbirine bağlama fırsatıdır. Çözüm? Profesyonel bir sunucu . Duyuru yapmak, Soru-Cevap oturumlarına liderlik etmek ve oturumları başlatmak ve bitirmek için birini işe aldığınızda, konferansa eğlence katmaya yardımcı olacaktır.

Bir sunucu ararken, etkinliğiniz için istediğiniz tonu düşünmek önemli olabilir. Ciddi mi yoksa aptal mı istiyorsun? Sunucunuz etkinliğin yüzü olacak, bu nedenle etkinliğinizi en iyi temsil edecek birini seçin.

Sanal Özellikleri Tam Potansiyeliyle Kullanın

Sanal etkinliklerle birlikte gelen benzersiz özellikleri kullanarak, katılımcıların ilgisini on kat artırmayı planlayın. Kullanabileceğiniz seçenekleri düşünün: katılımcı ağlarına, canlı Soru-Cevaplara, bire bir görüntülü aramalara, ara oturumlarına ve ayrıca alkışlama veya el kaldırma gibi tepki düğmelerine yardımcı olacak araçlar.

Tüm bu sanal özellikler, katılımcıların etkinliğe dahil olmasına yardımcı olabilir ve bu da daha iyi katılım sağlar. Dahası, etkinliklerinizde hedef kitlenizi nelerin ilgilendirdiğini ve en çok neleri sevdiklerini görmek için bilgileri takip edebilirsiniz.

Katılımcılarla Etkileşime Geçmenin Benzersiz Yollarını Bulun

Sanal etkinlik katılımcılarınıza etkileşimli ve ilgi çekici bir deneyim sunun ve bu başarılı bir sanal etkinlik olacaktır.

İnsanların sosyal medya (örneğin, belirli hashtag'lerle sorular sorarak) veya sanal etkinliğinizdeki mesajlar yoluyla etkileşime girmesine yardımcı olun, insanları yatırım yapmak ve heyecanlandırmak için hızlı bir şekilde yanıt vermeye hazır olun.

Bir Planınız veya Gündem Hazırlayın

Önceden sağlam bir plan olmadan sanal bir etkinlik yapmak, başarısızlık için bir hazırlık olabilir. Yapı, misafirlerinizi meşgul etmeye yardımcı olur ve toplantıyı zamanında tutar.

Hatta etkinlik planlaması sırasında gündemi katılımcılarla paylaşabilirsiniz, böylece ne bekleyeceklerini bilirler. Ayrıca, konuşmacılarınızın kendi zaman dilimlerine hazırlıklı olmalarına yardımcı olarak toplantının sorunsuz geçmesini sağlar.

Gerçekçi Bir Zaman Çizelgesi Ayarlayın

Topluluğunuzdaki kişilerin katılabileceği bir saat veya tarih seçin. Neyse ki, yüz yüze etkinliklerde olduğu gibi konum hakkında endişelenmenize gerek yok, ancak tamamen farklı bir sorununuz var. Katılımcılarınız her yerden gelebileceğinden, saat dilimlerini de dikkate almanız gerekecektir.

İdeal bir dünyada, sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapmayı planlamak yaklaşık sekiz-on hafta sürer, ancak bunun sizi kandırmasına izin vermeyin.

Sorunlar meydana gelir ve geliştirme sırasında bir sorun nedeniyle bir hafta kaybederseniz, takılıp kalabilirsiniz. Bunun yerine, pazarlama ekibinizin çalışmasına ve etkinlik organizatörlerinizin mükemmelliğe ulaşmasına izin vermek için etkinliğinizi çok önceden ayırtmaya çalışın.

Sponsorlarınızı Sergileyin

Sponsorlarınızın, tıpkı bir yüz yüze etkinlikte olduğu gibi, kendilerini sergilemek için özel bir alana sahip olduğundan emin olun.

Bu, içeriğin, logoların ve hatta markalı bir sanal bekleme odasının görüntülenmesi gibi çeşitli şekillerde yapılabilir. Bu, yüz yüze bir etkinlikle aynı etkiyi geliştirmeye yardımcı olabilir ve bazen daha da ilginç olabilir.

Katılımı İzle

Etkisinden sonra çevrimiçi etkinliklerin avantajlarından, yüz yüze etkinliklerden tamamen farklı şekillerde yararlanabilirsiniz. Örnek olarak, yüz yüze etkinlikler için, özellikle fiziksel etkinlikten sonra, katılımcıların ilgisini kaybettiğini söylemek genellikle zor olabilir.

Kullanabileceğiniz izleme özelliklerini kullanarak (hangi sanal etkinlik platformunu kullandığınıza bağlı olarak), katılımcıların tam olarak ne zaman katılmayı bıraktığını veya ne zaman ayrılmaya başladıklarını anlayabilirsiniz.

Vızıltıların ne zaman azalmaya başladığını görmek için sosyal medyayı da kullanabilirsiniz. Tweetler veya mesajlar ne zaman yavaşlamaya başlar? Sanal etkinliğin hangi bölümleri en yüksek veya en düşük izleyiciye sahipti? En çok hangi sayfalar veya içerik parçaları seçildi? Bu bilgileri kullanarak, çevrimiçi olarak yapılacak gelecekteki etkinlikler için gelişmeye başlayabilirsiniz.

Etkinliğinizi Oyunlaştırın

Bazılarını oyunlaştırarak sanal etkinliğinizin bazı kısımlarını teşvik etmeye yardımcı olabilirsiniz. Hem çöpçü avları hem de skor tabloları, hedef kitlenizin katılım süresini artırmaya ve onların akıllarında bırakacağınız kalıcı izlenimi artırmaya yardımcı olur. Bu, sonunda mobil etkinlik uygulamalarında veya web sitenizde elde ettiğiniz olası satışların sayısına yardımcı olabilir.

Etkinlik Sonrası Takip Gönderin

Basit bir "Teşekkür Ederiz" göndererek olayları takip edebilir veya kayıtlar, ek içerik, okumalar, diğer ağ etkinliklerine davetler vb. gönderebilirsiniz.

Katılımcılarınızdan deneyimleri hakkında olumlu bir his bırakmak istiyorsunuz.

Bu Sanal Etkinlik En İyi Uygulamalarını İşletmenize Uygulayabilir misiniz?

Birçok kişi sanal etkinlikler düzenleme fikrinden korkar, ancak sanal etkinliklere ev sahipliği yapmak birçok şirket için cankurtaran olabilir.

Sanal etkinlik en iyi uygulamalarını kullanarak harika bir etkinliğin yapı taşlarına sahipsiniz. Unutmayın, kendinizi her zaman katılımcınızın yerine koyun. Etkinliğinizden ne elde etmek istediklerini düşünün ve ardından sponsorlarınızın, katılımcılarınızın ve organizasyonunuzun ihtiyaçlarını düşünün.

Sanal Etkinlik En İyi Uygulamaları hakkındaki bu makaleyi okumaktan keyif aldıysanız, bunları da okumalısınız:

• Sanal Bir Etkinliğe Nasıl Ev Sahipliği Yapılır: Bunun İçin En İyi Uygulamalar
• Her Profesyonelin Kullanması Gereken En İyi Etkinlik Planlama Kaynakları
• Piyasadaki En İyi Grup Planlama Uygulamaları