Konsultasi Klien: 65 Pertanyaan untuk Ditanyakan

Diterbitkan: 2022-02-15

Menawarkan konsultasi klien untuk calon klien desain web adalah cara yang bagus untuk membangun hubungan Anda dari awal. Pertemuan konsultasi klien ini juga penting karena membantu memperjelas ruang lingkup proyek dan mengungkapkan potensi masalah yang mungkin ditimbulkan oleh klien atau proyek.

Dalam hal konsultasi klien, memiliki daftar pertanyaan sebelumnya akan membantu membuat pertemuan lebih efisien. Pada akhirnya, mempersiapkan pertemuan klien ini memberi nilai pada waktu Anda—baik untuk pertemuan yang sebenarnya dan juga untuk proyek potensial yang akan datang.

Dalam posting ini, kita akan mengeksplorasi seperti apa pertemuan konsultasi klien, mengapa Anda harus melakukannya, dan daftar besar semua pertanyaan konsultasi klien yang harus Anda tanyakan.

Apa itu Konsultasi Klien?

Hal pertama yang pertama, apa itu konsultasi klien? Singkatnya, konsultasi klien adalah pertemuan awal dengan klien untuk mengetahui apa yang mereka butuhkan dan untuk menjual layanan Anda. Di akhir pertemuan, Anda harus tahu apakah klien ini cocok, persis apa yang mereka butuhkan, titik harga kasar, dan apakah Anda akan menyusun proposal atau tidak.

Tidak setiap desainer web atau agensi memiliki konsultasi khusus dan terorganisir dengan calon klien. Setiap orang punya prosesnya masing-masing. Tetapi konsultasi klien dapat menjadi cara untuk merampingkan proses penjualan Anda dan membuang lebih sedikit waktu dengan calon klien yang tidak pernah berhasil.

Kiat: Jika Anda belum menawarkan layanan ini, pertimbangkan untuk mempromosikannya sebagai Konsultasi Satu Jam Gratis dari situs web bisnis Anda .

8 Tujuan untuk Konsultasi Klien

Perlu diingat bahwa konsultasi klien memiliki beberapa tujuan atau sasaran.

Ukur chemistry antara Anda dan klien potensial.
Selidiki kondisi kerja yang akan Anda miliki dengan klien potensial.
Perkirakan ruang lingkup proyek.
Menginformasikan klien potensial tentang proses pengembangan web.
Sarankan fitur tambahan yang dapat memenuhi tujuan klien potensial.
Mendidik klien potensial tentang pentingnya layanan berkelanjutan Anda.
Kumpulkan semua bahan yang dibutuhkan untuk membuat proposal proyek.
Kualifikasi klien potensial dengan kutipan kasarnya.

Pertemuan konsultasi klien adalah pertemuan terfokus untuk memindahkan calon klien dari kontak pertama ke proposal dan, semoga, kontrak yang ditandatangani. Berikut beberapa hal yang harus disampaikan oleh pertemuan konsultasi klien:

Detail proyek: Ini adalah rapat terbatas dan efisien yang akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang memulai proyek dengan klien.
Bekerja menuju proposal: Ini adalah kesempatan untuk mengumpulkan semua detail penting untuk membuat proposal.
Mengenal klien: Ini adalah kesempatan untuk mengenal klien dan mencari tahu apakah mereka seseorang yang ingin Anda ajak berbisnis.

Apa itu Konsultasi Klien?

Mari kita bicara tentang apa yang bukan konsultasi:

Ini bukan promosi penjualan. Oke, ya, Anda mencoba menjual layanan Anda. Tapi lebih dari itu, ini adalah kencan pertama. Anda sedang menguji perairan suatu hubungan untuk melihat apakah ini sesuatu yang harus dikejar. Luangkan lebih banyak waktu untuk mengevaluasi klien dan lebih sedikit waktu untuk mempromosikan diri sendiri.
Ini bukan untuk menyempurnakan rencana bisnis klien. Jika klien tidak tahu apa yang mereka butuhkan atau apa yang mereka lakukan, itu adalah tanda bahaya. Mereka tidak membutuhkan pengembang untuk membangun situs web, mereka membutuhkan konsultan untuk menyempurnakan strategi. Anda masih dapat melakukan pekerjaan itu, tetapi mengusulkan fase penemuan dan bukan situs web (atau merujuknya ke orang lain).
Bukan untuk menjelaskan caranya . Pertemuan ini untuk menemukan tujuan klien. Bicara tentang apa itu, jangan bicara tentang bagaimana bertemu mereka. Bagaimana memenuhi tujuan tersebut adalah apa yang Anda dibayar.

Mengapa Harus Rapat Konsultasi Klien?

Mengapa pertemuan konsultasi klien begitu penting? Sejumlah alasan:

Ini memformalkan proses Anda. Jika Anda ingin lebih efisien, lebih produktif, dan lebih menguntungkan, Anda harus memiliki sistem bisnis tertentu, bersama dengan proses desain situs web. Ini adalah bagaimana Anda secara efisien memindahkan klien dari kontak pertama ke kontrak yang ditandatangani.
Ini meletakkan dasar untuk proyek yang baik. Pertemuan konsultasi klien adalah tempat Anda dapat menetapkan semua harapan tentang bagaimana proyek akan berjalan. Anda sedang menyiapkan pedoman untuk proyek yang akan membuat klien tetap pada jalurnya (lihat lebih lanjut tentang Rencana Perlindungan Klien yang Mengerikan).
Itu bisa menyelamatkan Anda dari masalah. Menjaga klien di jalur dapat menyelamatkan Anda dari jalan memutar yang mahal, tetapi beberapa klien tidak dapat menahan diri. Pertemuan konsultasi klien akan membantu Anda menemukan tanda bahaya itu dan menghindari klien monster.
Hal ini dapat menghemat waktu Anda. Pernah menghabiskan waktu berjam-jam untuk memikirkan sebuah proposal hanya untuk mengetahui bahwa harga Anda bahkan tidak ada dalam perkiraan klien? Konsultasi klien menempatkan anggaran di atas meja. Pernah menghabiskan berjam-jam dalam pertemuan dengan klien tetapi tidak pernah mendapatkan proyek? Konsultasi klien dapat membantu Anda mendorong pertemuan yang tidak jelas itu ke fase penemuan di mana Anda dibayar.
Ini memberi Anda skrip. Jika Anda gugup tentang rapat atau khawatir melupakan sesuatu, rapat konsultasi klien memberi Anda naskah. Anda tidak perlu memikirkan apa yang harus ditanyakan selanjutnya, karena semuanya sudah dijabarkan.
Itu membuatnya lebih mudah untuk menjual perawatan berkelanjutan. Sementara pertemuan ini terutama tentang pemeriksaan klien, ini adalah kesempatan untuk berbicara tentang perlunya pemeliharaan berkelanjutan. Lebih baik menjual pemeliharaan yang sedang berlangsung sebelum proyek daripada memberikannya kepada klien sesudahnya.
Ini menunjukkan profesionalisme Anda. Semua ini menggambarkan bahwa Anda adalah pengembang yang serius, terorganisir, dan profesional. Itu akan membuat klien merasa nyaman dan membuat mereka lebih bersedia untuk menandatangani kontrak dan memulai.

Pertimbangkan Proses Anda Saat Ini Untuk Mendarat Klien & Mengamankan Proyek

Sebelum menjelajahi seluk beluk pertemuan konsultasi klien, mungkin membantu untuk mempertimbangkan proses Anda saat ini untuk memelihara prospek terlebih dahulu. Bagaimana tepatnya Anda mendapatkan klien dan mengamankan proyek?

Beberapa desainer web tidak memiliki proses formal. Mereka melakukan kontak pertama dengan klien, mungkin dari formulir situs web atau rujukan. Mereka bertukar email, menjawab beberapa pertanyaan dan bertanya kepada orang lain. Sebuah tarian bolak-balik terjadi kemudian, dan mungkin berlangsung selama berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan. Akhirnya, mereka mendapatkan kejelasan yang cukup tentang apa yang dibutuhkan klien untuk membuat proposal dan proyek bergerak maju.

Ini mungkin skenario terbaik. Sering kali percakapan itu mereda dan tidak ada hasil. Itu salah satu cara untuk mendapatkan proyek. Ini dapat bekerja, tetapi tidak terlalu efisien. Tidak memiliki proses membuang waktu dengan calon klien yang mungkin tidak pernah membayar Anda sepeser pun. Itu juga rentan kehilangan detail penting atau lupa mengajukan pertanyaan yang dapat menyebabkan masalah di kemudian hari.

Kami berbicara tentang pentingnya menciptakan sistem bisnis penting, dan itu dimulai dengan bagaimana Anda mengamankan klien dan proyek tanah. Jika Anda memformalkan dan merampingkan proses itu, sejak awal, Anda bisa menjadi lebih efisien, lebih produktif, dan lebih menguntungkan.

Pertimbangkan Kontak Pertama Anda dengan Calon Klien

Anda harus memiliki proses formal tentang apa yang harus dilakukan ketika Anda terhubung dengan calon klien baru. Anda perlu mencari tahu apa yang mereka butuhkan, seberapa serius mereka, dan apakah Anda ingin bekerja dengan mereka . Proses yang baik akan membantu Anda menyingkirkan klien yang buruk dan menghindari proyek mimpi buruk.

Bagian yang bermanfaat dari kontak pertama ini adalah menyebutkan jumlah dolar: “Harga minimum kami untuk sebuah situs web adalah $X.” Anda akan segera mengetahui seberapa serius mereka. Anda juga akan menakut-nakuti pemburu barang murah.

Menyebutkan biaya proyek minimum adalah penyaringan klien awal. Anda mungkin memiliki skrip beberapa pertanyaan awal untuk diajukan. Mungkin Anda menyusun formulir online singkat yang Anda minta untuk diisi oleh calon klien.

Tujuan akhir dari kontak pertama ini adalah untuk menjadwalkan pertemuan konsultasi klien. Jika ini terdengar seperti proyek yang Anda minati, dengan klien yang tampaknya masuk akal, dan anggarannya bisa diterapkan, maka Anda perlu duduk bersama dan melakukan percakapan serius.

Bagaimana Melakukan Pertemuan Konsultasi Klien

Jadi bagaimana sebenarnya melakukan pertemuan konsultasi klien yang sukses? Nathan Ingram berbagi bagaimana dia melakukan konsultasi klien. Nathan menggunakan akronim “SCOPE” untuk mendefinisikan apa yang perlu terjadi selama pertemuan konsultasi:

Cakupan: Pelajari cukup tentang proyek untuk membuat proposal. Di sinilah Anda mengajukan pertanyaan—banyak pertanyaan—dan itu harus memenuhi sebagian besar rapat.
Kimia: Tentukan apakah ini klien yang bisa Anda ajak bekerja sama. Ini akan terjadi sepanjang rapat saat Anda memperhatikan tanda bahaya.
Sedang berlangsung: Jelaskan pentingnya layanan berkelanjutan Anda. Ambil kesempatan untuk menekankan bahwa situs web membutuhkan pemeliharaan berkelanjutan dan klien harus merencanakannya sekarang, baik dengan mempekerjakan Anda untuk melakukannya atau bersiap untuk melakukannya sendiri.
Proses: Tetapkan harapan dengan berjalan melalui proses Anda. Biarkan klien tahu apa langkah selanjutnya dan bagaimana Anda bekerja.
Perkiraan: Berikan perkiraan rata-rata dan dapatkan dukungan klien. Anda harus memiliki anggaran kasar. Jika klien tidak mau membicarakan anggaran, itu adalah tanda bahaya.

Anda harus dapat menyelesaikan langkah-langkah ini, termasuk semua pertanyaan, dalam waktu sekitar satu jam. Itu akan memberi Anda informasi yang cukup untuk memahami apa yang dibutuhkan proyek dan membuat proposal.

Ingatlah bahwa ini adalah pertemuan Anda . Anda menjalankannya. Ambil alih dan jalankan agenda Anda untuk memastikan Anda telah membahas semua yang Anda butuhkan. Jangan biarkan rapat berlarut-larut atau teralihkan. Jika klien ada di mana-mana dan tidak tahu apa yang mereka inginkan, maka mungkin lebih tepat untuk mengusulkan fase penemuan di mana mereka membayar Anda per jam untuk memilah strategi daripada kikuk maju dengan proyek situs web tanpa kemudi.

Anda ingin meminimalkan waktu yang dihabiskan dengan klien saat Anda tidak dibayar. Ya, jawab pertanyaan mereka, jelaskan bagaimana proses Anda bekerja. Tapi jangan terjebak dalam memberikan saran konsultasi gratis.

65 Pertanyaan untuk Konsultasi Klien

Kami telah membagi pertanyaan yang disarankan ini menjadi tujuh kelompok utama: pertanyaan tentang klien, pertanyaan tentang proyek, pertanyaan tentang audiens, pertanyaan tentang merek, pertanyaan tentang fitur dan cakupan, pertanyaan tentang e-niaga, dan pertanyaan tentang waktu dan anggaran .

Pertanyaan Tentang Klien

1. Apa yang paling menggambarkan organisasi Anda?
Contoh: Bisnis Besar, Bisnis Menengah, Bisnis Kecil, Kantor atau Praktik Profesional, Lembaga Pendidikan, Organisasi Nirlaba, dll.

2. Singkatnya, apa yang dilakukan organisasi Anda?

3. Siapa target pasar organisasi Anda?

Pertanyaan Tentang Proyek

4. Apakah ini situs baru atau desain ulang situs yang sudah ada?

5. Jelaskan konsep, proyek, atau layanan yang ingin disediakan atau dipromosikan situs ini.

6. Dengan siapa kita akan bekerja untuk memandu proyek ini sampai selesai?

7. Berapa banyak orang di organisasi Anda yang akan terlibat dalam proyek?

8. Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan akhir?

9. Siapa yang akan bertanggung jawab untuk memelihara situs setelah peluncuran untuk konten dan masalah teknis?

Subpertanyaan jika jawaban untuk #4 adalah “desain ulang”

10. Apa tujuan dari desain ulang?

11. Apakah ada masalah khusus saat ini dengan situs saat ini yang Anda harapkan untuk diperbaiki atau ditingkatkan?

12. Apa alamat web dari situs web Anda saat ini?

13. Apakah Anda akan menyimpan alamat ini?

14. Kapan terakhir kali situs didesain ulang?

15. Apakah situs Anda saat ini didukung oleh sistem manajemen konten? Jika demikian, yang mana?

16. Apa yang Anda suka dan tidak suka tentang sistem Anda saat ini?

Pertanyaan Tentang Audiens

17. Dengan kemampuan terbaik Anda, jelaskan berbagai kelompok yang menggunakan situs tersebut. Apa yang mereka harapkan untuk dicapai?

Contohnya mungkin ... Prospek mencari informasi tentang perusahaan kita. Pelanggan yang mungkin membeli produk kami. Pelanggan mencari menu, jam dan informasi lokasi. Donatur yang mungkin berkontribusi pada organisasi kami.

18. Apa demografi umum audiens Anda (atau pengunjung situs)?

19. Untuk tujuan situs baru ini, grup mana yang merupakan audiens utama (yang Anda anggap paling penting?)

Ini mungkin sulit, tetapi penting untuk menentukan siapa audiens utamanya.

20. Tindakan utama apa yang Anda inginkan untuk dilakukan audiens utama saat mengunjungi situs Anda?

Contoh: membeli produk, mengisi formulir prospek, mendaftar ke buletin kami, mengikuti kami di media sosial.

21. Kebutuhan audiens apa yang dipenuhi situs Anda saat ini dengan baik? Kebutuhan audiens apa yang tidak dipenuhi oleh situs Anda saat ini? Di mana kekurangannya?

Pertanyaan Tentang Merek

22. Jelaskan dalam beberapa kalimat atau kata-kata perasaan yang Anda inginkan untuk dibangkitkan oleh situs Anda dan atribut merek yang ingin Anda sampaikan.

Contoh perasaan mungkin termasuk: kehangatan, keramahan, kepastian, kenyamanan, kegembiraan. Contoh atribut merek mungkin termasuk: kepedulian, kejujuran, humor, profesionalisme, kecerdasan, keanggunan, kecanggihan, keandalan, dapat dipercaya.

23. Menggunakan kata sifat dan frasa pendek, jelaskan tampilan dan nuansa situs yang diinginkan.

Contoh: Mudah dilihat, edgy, klasik, up-to-date, segar, modern, tradisional, bersahaja, dll.

24. Apakah Anda memiliki identitas visual yang Anda sukai (termasuk identitas merek dan logo) atau apakah itu sesuatu yang perlu Anda rancang atau kembangkan?

25. Situs apa yang Anda anggap sebagai pesaing? Apa kekuatan dan kelemahan mereka?

26. Apa yang membedakan produk, layanan, atau ide Anda dari pesaing Anda?

Pertanyaan Tentang Fitur dan Cakupan

27. Kira-kira berapa banyak halaman yang akan ada di situs?

28. Fitur apa yang ingin Anda sertakan di situs?

Contohnya meliputi:

Iklan/Billboard
Blog
Forum Komunitas
berita perusahaan
Halaman Kustom Tidak Ditemukan Halaman
Formulir Prospek Pelanggan
Kalender acara
Google Peta
Integrasi Milis
Area Perlindungan Anggota/Staf
Kompatibilitas Perangkat Seluler
Banyak Blog
Beberapa Daftar Lokasi
Pembayaran Online/Donasi
Galeri foto
Podcasting
Menjual Produk atau Layanan (E-niaga)
Integrasi Media Sosial
Daftar Staf
Testimonial
Video

29. Apakah ada poin integrasi pihak ketiga yang perlu kami ketahui?

Contoh: antarmuka ke CRM, e-niaga di luar kantor, POS, solusi pemetaan, situs sosial, atau penggunaan lain dari API pihak ketiga, dll.

30. Berapa banyak konten situs yang sudah dibuat?

Konten termasuk judul, tajuk utama, teks halaman, bios dan foto staf, testimonial, foto, dll.

31. Apakah Anda membutuhkan bantuan dalam pembuatan konten?

32. Apakah proyek akan selesai dalam satu tahap atau beberapa tahap?

Setiap fase dalam proyek beberapa fase akan memiliki anggaran, jadwal, dan hasil sendiri.

33. Apakah ada persyaratan teknis lain untuk situs yang belum Anda sebutkan sejauh ini?

Pertanyaan Tentang E-niaga

34. Apakah Anda sudah tahu solusi e-commerce apa yang ingin Anda gunakan?

35. Jenis produk apa yang akan Anda jual?

36. Apakah saat ini Anda menggunakan situs pihak ketiga untuk penjualan (seperti Amazon, eBay, Etsy, dll.)?

37. Apakah situs Anda akan menjual keanggotaan atau akses ke konten premium di situs Anda?

38. Apakah situs Anda akan menjual produk yang dapat diunduh?

39. Apakah produk Anda akan memiliki banyak variasi?

Contohnya termasuk ukuran, warna, bahan atau bahkan poin harga.

40. Kira-kira berapa banyak produk yang akan terdaftar di situs?

41. Apakah Anda ingin situs web melacak inventaris?

42. Apakah Anda memiliki deskripsi produk yang tersedia?

43. Apakah Anda memiliki foto berkualitas tinggi yang tersedia untuk setiap produk?

44. Apakah Anda ingin mengizinkan ulasan atau penilaian produk?

45. Apakah Anda ingin menambahkan ikon berbagi sosial ke halaman produk?

46. Apakah Anda akan menawarkan program afiliasi atau rujukan?

47. Apakah Anda ingin membuat daftar email pelanggan untuk tujuan promosi?

48. Apakah Anda menawarkan diskon kuantitas?

49. Apakah Anda ingin menawarkan kupon?

50. Apakah Anda ingin menawarkan kartu hadiah?

51. Apakah Anda ingin menawarkan daftar keinginan atau pendaftar?

52. Apakah Anda perlu membuat faktur atau daftar pengepakan?

53. Apakah Anda menawarkan harga pilihan untuk kelompok tertentu?

54. Apakah Anda ingin kami memasukkan produk atau apakah itu sesuatu yang akan Anda tangani?

55. Apakah Anda perlu menghitung pengiriman? Bagaimana? Pengiriman waktu nyata? Operator apa?

56. Apakah Anda akan menjual kepada pelanggan di luar AS? Kanada? Negara-negara lain?

57. Apakah Anda perlu menghitung pajak penjualan? Untuk area apa?

58. Bagaimana pembayaran akan diproses? Apakah Anda akan menggunakan PayPal atau akun pedagang standar?

59. Apakah Anda telah disetujui atau menerima persetujuan kontingen untuk akun pedagang? Jika kontingen, apa kontinjensinya?

60. Apakah akan ada integrasi ke sistem pihak ketiga seperti pengiriman, akuntansi, atau CRM?

61. Jenis pelaporan apa yang Anda perlukan dari situs?

62. Apakah Anda memiliki persyaratan layanan dan kebijakan pengembalian dana untuk situs ini?

63. Bagaimana Anda akan menangani pertanyaan layanan pelanggan?

Pertanyaan Tentang Waktu & Uang

64. Apakah proyek ini memiliki tenggat waktu? Kapan Anda berharap untuk memulai?

65. Berapa anggaran atau kisaran anggaran Anda untuk proyek ini?

Catatan: Anda dapat mengklarifikasi pertanyaan ini dengan sesuatu seperti “Membagikan penilaian realistis tentang apa yang harus Anda keluarkan untuk upaya ini akan membantu kami menjangkau keterlibatan dengan tepat. Meskipun mengungkapkan anggaran Anda mungkin bukan sesuatu yang biasanya Anda lakukan, berbagi informasi ini dengan kami sekarang akan sangat mengurangi kemungkinan kedua belah pihak menghabiskan waktu dan sumber daya yang signifikan.”

Penutup: Konsultasi Klien Lebih Baik, Klien Lebih Bahagia, Anda Lebih Bahagia

Setelah Anda menyelesaikan pertemuan konsultasi klien, Anda harus tahu apakah Anda ingin berbisnis atau tidak. Anda akan mengetahui ruang lingkup proyek, Anda akan tahu apakah itu ada di ruang kemudi Anda dan jika Anda berada dalam anggaran klien. Anda akan memiliki ukuran tentang siapa mereka dan apakah Anda bersedia bekerja dengan mereka.

Jika semuanya baik-baik saja, langkah selanjutnya adalah menyusun proposal. Di sinilah Anda meletakkan semuanya secara tertulis dan membuat klien Anda menandatangani kontrak.

Pada akhirnya, proses konsultasi klien yang efisien (dan sukses!) memberikan dasar bagi klien yang lebih bahagia … dan Anda yang lebih bahagia .

Unduh Ebook: Panduan Utama Memulai Bisnis Desain Web

Baik Anda membangun situs web sebagai hobi atau sudah memiliki beberapa klien, buku ini adalah sumber utama untuk memulai dan menjalankan bisnis desain web yang menguntungkan. Sekarang 290-halaman!

Tetapkan tujuan & sasaran untuk bisnis Anda
Tangani keuangan Anda-dari biaya awal hingga anggaran
Percaya diri pada kutipan dan harga Anda
Pasarkan dan jual nilai pekerjaan Anda
Temukan (dan pertahankan) klien berkualitas
Kembangkan aliran tambahan pendapatan bulanan berulang
Tingkatkan keterampilan teknis Anda
Tetap produktif dan fokus di kantor rumah Anda
Mencapai keseimbangan kerja/kehidupan yang lebih baik

Unduh sekarang