Etiquette de réunion virtuelle : tout ce que vous devez savoir pour aller à distance

Compte tenu de la propagation de COVID-19 et des commandes de séjour à domicile qui en résultent, il est probable que vous ayez participé à au moins une vidéoconférence récemment. Pour de nombreuses entreprises, la transition vers le travail à distance a été brutale, obligeant les gens à apprendre rapidement les tenants et les aboutissants de l'étiquette des réunions virtuelles.

Savoir s'adapter aux flux de travail à distance est essentiel pour maintenir la productivité et garantir que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d'onde. Dans cet article, nous nous concentrerons sur les réunions virtuelles et les meilleures pratiques pour garantir leur bon déroulement.

Plongeons-nous !

Comprendre ce qui rend l'étiquette d'une réunion virtuelle unique

En théorie, les réunions virtuelles devraient se dérouler de la même manière que les discussions en personne. Tout le monde devrait avoir la possibilité de s'exprimer et la réunion suivra idéalement un ordre naturel, les participants apportant leurs points de vue jusqu'à ce que vous parveniez à un consensus sur la manière d'aller de l'avant.

Au cours d'une réunion ordinaire, il est relativement facile de repérer quand quelqu'un se prépare à répondre ou si les gens ne sont pas engagés. Lorsque vous parlez à un écran, il est plus facile de négliger les indices sur lesquels vous comptez en personne. Pour commencer, les affichages vidéo pour les autres participants seront probablement plutôt petits, ce qui pourrait vous faire manquer des détails visuels.

Une mauvaise qualité audio peut également rendre les participants difficiles à comprendre. De plus, il existe également des difficultés techniques à prendre en compte, en particulier lorsque vous passez pour la première fois à une plate-forme de vidéoconférence.

L'établissement des directives d'étiquette des réunions virtuelles de votre entreprise peut aider à atténuer ces problèmes afin que vos conférences à distance se déroulent plus facilement. En éliminant les retards inutiles, vous pouvez maintenir un niveau élevé de productivité même lorsque votre équipe est répartie sur différents sites.

5 conseils sur l'étiquette des réunions virtuelles pour que les appels restent productifs et engageants

Les pratiques que nous allons couvrir dans cet article s'appliquent quel que soit l'outil de visioconférence utilisé par votre entreprise. Peu importe que vous préfériez Zoom, Google Meet ou Facebook Workplace – l'étiquette appropriée pour les réunions virtuelles s'applique toujours. Voici cinq conseils pour affiner le vôtre.

1. Planifiez des réunions et envoyez des liens à l'avance

Il y a de fortes chances que, lorsque vous organisez des réunions en personne dans votre bureau, tous les participants soient avertis à l'avance. Vous informez également probablement les membres de votre équipe de tout matériel qu'ils doivent apporter avec eux et des points importants que vous prévoyez de couvrir afin qu'ils soient prêts à faire leur part.

Ces principes deviennent encore plus importants lorsque vous travaillez à distance. Surtout si vous êtes récemment passé à la visioconférence, votre équipe peut avoir besoin d'un peu plus de temps pour comprendre le logiciel.

Si vous êtes chargé de planifier des réunions virtuelles, voici quelques directives de base pour vous assurer que tout le monde se présente préparé :

• Planifiez les réunions à l'avance.
• Envoyez des invitations de calendrier virtuel aux appels vidéo si votre logiciel les prend en charge.
• Si nécessaire, assurez-vous que tous les participants ont créé à l'avance un compte pour la plate-forme que vous avez choisie.
• Envoyez des liens pour rejoindre l'appel (si votre logiciel l'exige) au moins un jour avant la réunion.
• Préparez un bref aperçu des points que vous souhaitez aborder pendant la réunion et envoyez-le aux participants au préalable.

L'idée ici est simple. En informant les membres de l'équipe du moment où les réunions auront lieu et de ce que vous comptez couvrir, les choses iront beaucoup plus vite. Chacun pourra installer son ordinateur, préparer les points importants et rassembler les références dont il aura besoin lors de la réunion.

Au-delà de la productivité, planifier des réunions à l'avance montre à votre équipe que vous respectez leurs horaires. À moins qu'il n'y ait une urgence importante pour l'entreprise, les appels vidéo ne devraient jamais avoir lieu à la dernière minute.

2. Préparez un endroit calme pour installer votre ordinateur

Travailler à domicile peut signifier être entouré d'enfants, d'animaux domestiques, de membres de la famille et de diverses autres distractions. Aussi mignonnes qu'elles puissent être, de telles interruptions peuvent rapidement faire dérailler une vidéoconférence :

Si vous souhaitez minimiser le temps que vous passez en réunions virtuelles, vous devez réduire les distractions de votre côté. Trouvez un endroit calme dans votre maison où les autres personnes qui vous appellent ne peuvent pas entendre le bruit de fond ou voir les membres de votre foyer vaquer à leurs occupations derrière vous.

Il est également judicieux de faire savoir aux autres dans votre maison que vous allez participer à une réunion virtuelle. De cette façon, ils seront moins susceptibles d'interrompre. Bien que cela puisse être difficile à expliquer à votre tout-petit ou à votre chien, essayez d'avoir autant de personnes que possible sur la même page afin que votre appel puisse se faire sans problème.

3. Testez votre caméra et votre microphone avant le début de la réunion

Une fois que vous avez trouvé l'endroit parfait dans votre maison où il y a un minimum de bruit et où le signal Wi-Fi est parfait, il est temps de configurer votre station de vidéoconférence. Tout d'abord, assurez-vous de placer votre caméra au bon angle pour que votre équipe puisse vous voir.

Il est également judicieux de tester l'appareil photo de votre ordinateur portable pour vous assurer qu'il fonctionne correctement. Vous pouvez le faire à l'aide des outils natifs de votre machine, ou votre logiciel de visioconférence peut vous y inviter.

Dans la plupart des cas, cependant, votre microphone est plus important que votre appareil photo. S'il est difficile de comprendre ce que quelqu'un dit lors d'un appel en ligne, cela peut faire dérailler toute la procédure. Encore une fois, vous pouvez tester le vôtre par vous-même ou en utilisant les fonctionnalités fournies par votre plateforme de réunion virtuelle.

Si vous n'en avez pas, envisagez d'acheter un casque de base à utiliser spécifiquement pour les appels en ligne. Cela peut faire une différence significative dans votre qualité audio, et vous n'avez pas à dépenser une fortune pour un.

Une bonne étiquette de réunion virtuelle dicte de tester tout votre équipement bien avant une vidéoconférence pour éviter de gêner le reste de votre équipe. De cette façon, vous pouvez résoudre tous les problèmes pendant votre temps libre et non pendant que d'autres vous attendent.

4. Coupez le son de votre micro lorsque vous ne parlez pas

Aussi difficile que vous puissiez essayer de supprimer toute distraction de votre environnement, il y aura toujours quelque chose en arrière-plan. Peut-être que votre voisin a décidé de commencer à apprendre à jouer de la cornemuse, ou qu'il y a une ambulance qui passe. Quoi qu'il en soit, vous pouvez résoudre rapidement de tels problèmes en désactivant votre microphone.

En règle générale, si vous ne parlez pas, votre microphone doit être coupé. Ceci est particulièrement important si vous utilisez un casque, car les gens peuvent entendre chaque petit son de votre côté. Cela inclut la respiration, la toux, si vous cliquez sur un autre onglet, etc.

Plusieurs plateformes de visioconférence, dont Zoom, offrent une fonctionnalité « push to talk ». Cette fonction maintient votre micro éteint par défaut et ne capte le bruit que lorsque vous appuyez sur un bouton pour l'allumer. C'est une solution simple qui élimine la plupart des bruits de fond lors des conférences téléphoniques et aide tout le monde à rester concentré.

Sur la même note, si vous vous préparez à parler, nous vous recommandons d'attendre quelques secondes après que l'orateur précédent ait cessé de parler pour tenir compte du décalage potentiel. Cela vous aidera à éviter les situations embarrassantes où vous parlez par inadvertance à vos coéquipiers.

5. Envoyez ensuite un résumé de la réunion

Bien que la préparation puisse aider à éviter la plupart des problèmes techniques liés aux réunions virtuelles, ils ne peuvent parfois pas être évités. De mauvaises connexions ou un manque d'accès à des équipements de qualité peuvent empêcher certains membres de votre équipe de participer facilement à des vidéoconférences.

De plus, il y a le décalage vidéo et audio susmentionné qui pourrait amener les participants à manquer certaines parties de votre réunion. Même avec une configuration idéale, cela pourrait laisser certains membres de votre équipe sans toutes les informations dont ils ont besoin pour terminer leur travail.

L'un des éléments clés de l'étiquette d'une réunion virtuelle qui découle des conférences en personne consiste à envoyer un résumé de tous les principaux points abordés afin que vous puissiez vous assurer que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde. Le degré de détail de ce résumé dépendra de vous. Cependant, même un bref aperçu peut vous aider à éviter de ressasser les mêmes points lors de futures réunions.

Idéalement, vous aurez besoin de deux membres de l'équipe qui seront sur l'appel pour prendre des notes pendant la réunion. De cette façon, si l'un d'eux n'attrape pas tout, l'autre devrait pouvoir combler les lacunes. Ces deux membres de l'équipe doivent ensuite compiler et consolider leurs notes et les envoyer au reste des participants.

Conclusion

Pouvoir participer à des réunions depuis votre salon est un énorme avantage dans des situations imprévues comme une pandémie. Cependant, les réunions virtuelles ne sont pas une excuse pour oublier l'étiquette de base. Toutes les personnes impliquées doivent respecter le temps de chacun, et établir des règles de base est un excellent moyen de s'assurer que les réunions ne se résument pas à ce que tout le monde se parle.

Si vous souhaitez améliorer votre étiquette de réunion virtuelle, gardez ces cinq conseils à l'esprit :

1. Planifiez des réunions et envoyez des liens à l'avance.
2. Préparez un endroit calme pour installer votre ordinateur.
3. Testez votre caméra et votre microphone avant le début de la réunion.
4. Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas.
5. Envoyez un résumé de la réunion.

Avez-vous des questions sur l'étiquette des réunions virtuelles ? Parlons-en dans la section commentaires ci-dessous!

Image miniature de l'article par aurielaki / shutterstock.com