Etiqueta de reunião virtual: tudo o que você precisa saber para ficar remotamente

Dada a disseminação do COVID-19 e os pedidos de permanência em casa resultantes, é provável que você tenha participado de pelo menos uma videoconferência recentemente. Para muitas empresas, a transição para o trabalho remoto foi abrupta, exigindo que as pessoas aprendessem rapidamente os meandros da etiqueta de reuniões virtuais.

Saber como se adaptar a fluxos de trabalho remotos é fundamental para manter a produtividade alta e garantir que todos em sua equipe estejam na mesma página. Nesta postagem, vamos nos concentrar em reuniões virtuais e práticas recomendadas para garantir que ocorram sem problemas.

Vamos mergulhar!

Compreendendo o que torna a etiqueta de reuniões virtuais única

Em teoria, as reuniões virtuais devem se desenrolar da mesma forma que as discussões presenciais. Todos devem ter a chance de falar e a reunião idealmente seguirá uma ordem natural, à medida que os participantes contribuem com seus pontos de vista até que você chegue a um consenso sobre como seguir em frente.

Durante uma reunião normal, é relativamente fácil detectar quando alguém está se preparando para responder ou se as pessoas não estão engajadas. Quando você está falando para uma tela, é mais fácil ignorar dicas nas quais você confia pessoalmente. Para começar, as exibições de vídeo para os outros participantes provavelmente serão bem pequenas, o que pode fazer com que você perca detalhes visuais.

A baixa qualidade de áudio também pode dificultar a compreensão dos participantes. Além disso, existem dificuldades técnicas a serem consideradas, especialmente quando você está mudando para uma plataforma de videoconferência.

Estabelecer as diretrizes de etiqueta para reuniões virtuais de sua empresa pode ajudar a mitigar esses problemas para que suas conferências remotas ocorram com mais tranquilidade. Ao eliminar atrasos desnecessários, você pode manter um alto nível de produtividade, mesmo quando sua equipe está espalhada por locais diferentes.

5 dicas de etiqueta em reuniões virtuais para manter as ligações produtivas e envolventes

As práticas que vamos cobrir neste artigo se aplicam independentemente de qual ferramenta de videoconferência sua empresa usa. Não importa se você prefere Zoom, Google Meet ou Facebook Workplace - a etiqueta de reunião virtual adequada ainda se aplica. Aqui estão cinco dicas para refinar o seu.

1. Agende reuniões e envie links com antecedência

Provavelmente, quando você mantém reuniões presenciais em seu escritório, todos os participantes são notificados com antecedência. Você provavelmente também informará os membros de sua equipe sobre quaisquer materiais que eles precisem trazer e sobre pontos importantes que planeja cobrir para que estejam preparados para fazer suas partes.

Esses princípios se tornam ainda mais importantes quando você está trabalhando remotamente. Especialmente se você fez a transição recentemente para a videoconferência, sua equipe pode precisar de um pouco mais de tempo para descobrir o software.

Se você está encarregado de agendar reuniões virtuais, aqui estão algumas diretrizes básicas para garantir que todos apareçam preparados:

• Agende as reuniões com antecedência.
• Envie convites de calendário virtual para chamadas de vídeo se o seu software suportar.
• Se necessário, certifique-se de que todos os participantes tenham uma conta configurada para a plataforma escolhida com antecedência.
• Envie links para ingressar na chamada (se o seu software exigir) pelo menos um dia antes da reunião.
• Prepare uma breve visão geral dos pontos que deseja abordar durante a reunião e envie-a aos participantes com antecedência.

A ideia aqui é simples. Ao informar os membros da equipe sobre quando as reuniões ocorrerão e o que você espera cobrir, as coisas acontecerão muito mais rápido. Todos poderão configurar seus computadores, preparar todos os pontos importantes e reunir as referências de que precisarão durante a reunião.

Além da produtividade, o planejamento de reuniões com antecedência mostra à sua equipe que você respeita seus cronogramas. A menos que haja uma emergência significativa da empresa, as chamadas de vídeo nunca devem ser retidas no último minuto.

2. Prepare uma área silenciosa para configurar seu computador

Trabalhar em casa pode significar estar rodeado de crianças, animais de estimação, familiares e várias outras distrações. Por mais fofas que sejam, essas interrupções podem atrapalhar rapidamente uma videoconferência:

Se você deseja minimizar o tempo gasto em reuniões virtuais, deve reduzir as distrações do seu lado. Encontre um local tranquilo em sua casa onde as outras pessoas na chamada não possam ouvir o ruído de fundo ou ver os membros da sua família cuidando de seus negócios atrás de você.

Também é uma boa ideia permitir que outras pessoas em sua casa saibam que você participará de uma reunião virtual. Dessa forma, eles serão menos propensos a interromper. Embora isso possa ser difícil de explicar para seu filho pequeno ou cachorro, tente colocar o maior número possível de pessoas na mesma página para que sua ligação seja realizada sem problemas.

3. Teste sua câmera e microfone antes do início da reunião

Depois de encontrar o local perfeito em sua casa onde há mínimo ruído e o sinal wi-fi acerta na perfeição, é hora de configurar sua estação de videoconferência. Primeiro, certifique-se de colocar sua câmera no ângulo certo para que sua equipe possa vê-lo.

Também é uma boa ideia testar a câmera do seu laptop para ter certeza de que está funcionando corretamente. Você pode fazer isso usando as ferramentas nativas de sua máquina ou seu software de videoconferência pode solicitar que você faça isso.

Na maioria dos casos, entretanto, o microfone é mais importante do que a câmera. Se for difícil entender o que alguém está dizendo durante uma chamada online, isso pode atrapalhar todo o procedimento. Mais uma vez, você pode testar o seu por conta própria ou usando os recursos fornecidos por sua plataforma de reunião virtual.

Se você não tiver um, considere comprar um fone de ouvido básico para usar especificamente para chamadas online. Isso pode fazer uma diferença significativa na qualidade do áudio e você não precisa gastar uma fortuna em um.

A etiqueta apropriada para reuniões virtuais determina que todos os seus equipamentos sejam testados bem antes de uma videoconferência para evitar inconvenientes para o resto da equipe. Dessa forma, você pode resolver quaisquer problemas no seu próprio tempo e não enquanto outros estão esperando por você.

4. Silencie o microfone quando você não estiver falando

Por mais que você tente remover todas as distrações do ambiente, sempre haverá algo em segundo plano. Talvez seu vizinho tenha decidido começar a aprender a tocar gaita de foles, ou há uma ambulância passando. Seja qual for o caso, você pode resolver rapidamente esses problemas silenciando o microfone.

Como regra geral, se você não estiver falando, o microfone deve ser silenciado. Isso é especialmente importante se você estiver usando um fone de ouvido, pois as pessoas podem ouvir cada pequeno som do seu lado. Isso inclui respiração, tosse, se você clicar em outra guia, etc.

Várias plataformas de videoconferência, incluindo Zoom, oferecem a funcionalidade 'push to talk'. Este recurso mantém seu microfone desligado por padrão e só capta ruído quando você pressiona um botão para ligá-lo. É uma solução fácil que elimina a maior parte do ruído de fundo em chamadas em conferência e ajuda todos a manter o foco.

Na mesma nota, se você estiver se preparando para falar, recomendamos esperar alguns segundos depois que o palestrante anterior parar de falar para explicar o possível atraso. Isso o ajudará a evitar situações embaraçosas em que você está inadvertidamente falando sobre seus colegas de equipe.

5. Envie um Resumo da Reunião Posteriormente

Embora a preparação possa ajudar a prevenir a maioria dos problemas técnicos relacionados às reuniões virtuais, às vezes eles não podem ser evitados. Conexões ruins ou falta de acesso a equipamentos de qualidade podem dificultar a participação de alguns membros de sua equipe em videoconferências.

Além disso, há o atraso de vídeo e áudio mencionado anteriormente que pode fazer com que os participantes percam algumas partes da reunião. Mesmo com uma configuração ideal, isso pode deixar alguns membros de sua equipe sem todas as informações de que precisam para concluir seu trabalho.

Um elemento-chave da etiqueta de reunião virtual que é transmitida a partir de conferências presenciais é enviar um resumo de todos os pontos principais cobertos para que você possa garantir que toda a equipe esteja na mesma página. O nível de detalhamento desse resumo dependerá de você. No entanto, mesmo um breve esboço pode ajudá-lo a evitar repetir os mesmos pontos em reuniões futuras.

O ideal é que dois membros da equipe que estarão na chamada façam anotações durante a reunião. Assim, se um deles não pegar tudo, o outro poderá preencher as lacunas. Esses dois membros da equipe devem, então, compilar e consolidar suas notas e enviá-las aos demais participantes.

Conclusão

Poder participar de reuniões em sua sala de estar é uma grande vantagem em situações inesperadas, como uma pandemia. No entanto, as reuniões virtuais não são uma desculpa para esquecer a etiqueta básica. Todos os envolvidos precisam respeitar o tempo uns dos outros, e estabelecer algumas regras básicas é uma excelente maneira de garantir que as reuniões não resultem em todos falando uns sobre os outros.

Se você deseja melhorar sua etiqueta em reuniões virtuais, mantenha estas cinco dicas em mente:

1. Agende reuniões e envie links com antecedência.
2. Prepare uma área silenciosa para configurar seu computador.
3. Teste sua câmera e microfone antes do início da reunião.
4. Silencie o microfone quando você não estiver falando.
5. Envie um resumo da reunião.

Você tem alguma dúvida sobre a etiqueta em reuniões virtuais? Vamos falar sobre eles na seção de comentários abaixo!

Imagem em miniatura do artigo por aurielaki / shutterstock.com